آموزش به اشتراک گذاری پرینتر در شبکه ویندوز

اشتراک‌گذاری پرینتر در شبکه باعث کاهش چشمگیر هزینه‌های اداری می‌شود. شما می‌توانید با یک دستگاه به تمام کاربران مجموعه سرویس دهید. این کار بهره‌وری محیط کار را به شدت افزایش می‌دهد. مدیریت متمرکز چاپ نیز فرآیند نظارت را بسیار آسان‌تر می‌کند.

استفاده بهینه از منابع سخت‌افزاری هدف اصلی این راهنما است.

ابتدا تنظیمات شبکه را در سیستم میزبان به درستی پیکربندی کنید. قابلیت شناسایی شبکه را در بخش تنظیمات پیشرفته فعال نمایید. اشتراک‌گذاری فایل و پرینتر حتماً باید در وضعیت روشن قرار گیرد. بدون این تنظیمات، سایر سیستم‌ها هرگز چاپگر را در شبکه پیدا نمی‌کنند.

این مرحله زیربنای اصلی ارتباطات شبکه است.

برای سیستم اصلی یا میزبان یک آدرس آی‌پی ثابت تعریف کنید. تغییر خودکار آدرس آی‌پی توسط مودم باعث قطع اتصال کاربران می‌شود. پایداری شبکه به ثبات آدرس سیستم میزبان بستگی دارد. این کار از بروز خطاهای رایج در زمان ارسال دستور چاپ جلوگیری می‌کند.

تنظیم آی‌پی استاتیک گامی حیاتی برای پایداری است.

در ویندوز ۱۱ از منوی تنظیمات مدرن برای مدیریت استفاده کنید. بخش بلوتوث و دستگاه‌ها مسیر اصلی برای افزودن چاپگر جدید است. رابط کاربری جدید دسترسی به تنظیمات اشتراک‌گذاری را تغییر داده است. همیشه درایورهای چاپگر را به آخرین نسخه موجود بروزرسانی کنید.

سازگاری نرم‌افزاری باعث عملکرد بدون نقص دستگاه می‌شود.

امنیت شبکه و رفع خطاهای دسترسی را در اولویت قرار دهید. از پروتکل‌های ایمن برای محافظت از اسناد ارسالی استفاده کنید. شناسایی کدهای خطای رایج مانند خطای اتصال به چاپگر الزامی است. با رعایت این نکات فنی، یک شبکه چاپ پایدار و سریع خواهید داشت.

این راهنما تمام جزئیات لازم را پوشش می‌دهد.

نکات کلیدی این مقاله:

Win + R میانبر صحیح برای اجرای سریع دستورات سیستم
Network Discovery تنظیم حیاتی برای مشاهده چاپگر توسط سایر کاربران
Static IP تضمین پایداری اتصال و جلوگیری از قطع ارتباط

مقدمه و ضرورت اشتراک‌گذاری پرینتر در شبکه‌های محلی

اشتراک‌گذاری پرینتر در یک شبکه محلی (LAN) یکی از هوشمندانه‌ترین روش‌ها برای بهینه‌سازی منابع اداری و خانگی است. در دنیای امروز، خرید یک چاپگر مجزا برای هر کامپیوتر منطقی نیست. این کار نه تنها هزینه خرید تجهیزات را افزایش می‌دهد، بلکه فضای فیزیکی زیادی را نیز اشغال می‌کند.

با استفاده از تکنیک‌های اشتراک‌گذاری، چندین کاربر می‌توانند به صورت همزمان از یک دستگاه استفاده کنند.

چرا باید پرینتر را به اشتراک بگذاریم؟

اولین دلیل، کاهش چشمگیر هزینه‌های عملیاتی است. نگهداری از یک پرینتر حرفه‌ای بسیار ارزان‌تر از چندین پرینتر کوچک است. شما می‌توانید برای جستجوی مدل‌های برتر از راهنمای کامل استفاده از سایت گوگل کمک بگیرید. اشتراک‌گذاری باعث مدیریت بهتر مصرف کاغذ و تونر می‌شود.

همچنین نظارت بر صف چاپ در یک سیستم مرکزی بسیار آسان‌تر است.

در محیط‌های آموزشی، این کار تعامل را افزایش می‌دهد. برای مثال، در مراکز مشاوره، اشتراک‌گذاری اسناد بین همکاران حیاتی است. مطالعه معرفی کامل رشته مشاوره و راهنمایی نشان می‌دهد که هماهنگی ابزاری چقدر در پیشبرد اهداف موثر است. اشتراک‌گذاری چاپگر گامی بزرگ به سوی اتوماسیون اداری مدرن است.

اشتراک گذاری پرینتر در شبکه — تصویر ۱: نمایی از یک شبکه محلی متصل به چاپگر مرکزی

علاوه بر مزایای اقتصادی، پایداری شبکه نیز اهمیت دارد. وقتی یک پرینتر به درستی در شبکه تعریف شود، دسترسی به آن از تمام نقاط ساختمان ممکن است. این موضوع در سازمان‌های دولتی مانند مراکز دامپزشکی بسیار کاربرد دارد.

برای درک بهتر فرآیندهای سیستمی، می‌توانید راهنمای کامل سامانه قرنطینه دامپزشکی e.ivo.ir را مطالعه کنید. هماهنگی سخت‌افزار و نرم‌افزار در شبکه، کلید بهره‌وری است.

مقدمه و ضرورت اشتراک‌گذاری پرینتر در شبکه‌های محلی

پیش‌نیازهای حیاتی: از یکسان‌سازی Subnet تا فعال‌سازی Network Discovery

قبل از شروع تنظیمات نرم‌افزاری، باید زیرساخت شبکه را بررسی کنید. اولین و مهم‌ترین نکته، اتصال تمام سیستم‌ها به یک مودم یا سوئیچ واحد است. اگر کامپیوترها در زیرشبکه‌های (Subnet) متفاوت باشند، همدیگر را پیدا نمی‌کنند. این موضوع در تراکنش‌های مالی حساس نیز اهمیت دارد.

مثلاً برای دریافت تسهیلات، پایداری سیستم بانکی الزامی است. می‌توانید راهنمای کامل دریافت وام بانک رسالت ۱۴۰۴ را برای درک اهمیت پایداری سیستم‌ها ببینید.

فعال‌سازی قابلیت شناسایی شبکه

ویندوز به صورت پیش‌فرض ممکن است اشتراک‌گذاری را مسدود کند. شما باید وارد Control Panel شوید. سپس به بخش Network and Sharing Center بروید. در منوی سمت چپ، گزینه Change advanced sharing settings را انتخاب کنید. در این بخش، باید دو گزینه حیاتی را فعال کنید:

Turn on network discovery: اجازه می‌دهد سیستم شما بقیه را ببیند و دیده شود.
Turn on file and printer sharing: اجازه تبادل داده‌های چاپگر را صادر می‌کند.

در محیط‌های آموزشی آنلاین، این تنظیمات برای تبادل جزوات ضروری است. برای مثال، دانشجویانی که از راهنمای کامل ورود به سایت وادانا استفاده می‌کنند، باید شبکه پایداری داشته باشند. عدم فعال‌سازی این گزینه‌ها باعث می‌شود پرینتر در لیست جستجو ظاهر نشود.

همچنین اطمینان حاصل کنید که سرویس Print Spooler در ویندوز در حالت Running باشد. این سرویس قلب تپنده عملیات چاپ در ویندوز است.

پیش‌نیازهای حیاتی: از یکسان‌سازی Subnet تا فعال‌سازی Network Discovery

آموزش تنظیم IP ثابت (Static IP) برای پایداری اتصال چاپگر

یکی از بزرگترین مشکلات در شبکه‌های محلی، تغییر خودکار IP توسط مودم (DHCP) است. وقتی سیستم میزبان ری‌استارت می‌شود، مودم ممکن است آدرس جدیدی به آن بدهد. در این صورت، تمام سیستم‌های کلاینت اتصال خود را به پرینتر از دست می‌دهند.

برای جلوگیری از این مشکل، باید یک IP ثابت تعریف کنید. این کار شبیه به داشتن یک آدرس دائمی برای یک سازمان بزرگ است. مانند راهنمای کامل سامانه بنیاد احسان ehsan.ir که آدرس‌دهی دقیقی دارد.

مراحل گام‌به‌گام تنظیم IP استاتیک

کلیدهای Win + R را فشار دهید و عبارت ncpa.cpl را تایپ کنید.
روی کارت شبکه فعال خود راست‌کلیک کرده و Properties را بزنید.
گزینه (TCP/IPv4) را انتخاب کرده و روی دکمه Properties کلیک کنید.
گزینه Use the following IP address را تیک بزنید.

برای مثال، اگر آدرس مودم شما 192.168.1.1 است، برای سیستم میزبان آدرس 192.168.1.50 را ست کنید. این پایداری در سیستم‌های خدمات درمانی نیز بسیار مهم است. برای اطلاعات بیشتر در این حوزه، راهنمای کامل معاونت درمان تامین اجتماعی را مطالعه کنید.

تنظیم IP ثابت باعث می‌شود که میانبرهای شبکه همیشه کار کنند. این کار از بروز خطاهای آزاردهنده در هنگام ارسال دستور چاپ جلوگیری می‌کند.

آموزش تنظیم IP ثابت (Static IP) برای پایداری اتصال چاپگر

راهنمای گام‌به‌گام اشتراک‌گذاری پرینتر در ویندوز ۱۰ و ۱۱

حالا که پیش‌نیازها آماده است، نوبت به اشتراک‌گذاری واقعی می‌رسد. در سیستم میزبان (کامپیوتری که پرینتر با کابل USB به آن وصل است)، باید مجوز دسترسی صادر شود. این فرآیند در ویندوز ۱۰ و ۱۱ کمی تفاوت ظاهری دارد. اما منطق کلی یکسان است.

این کار مثل صدور مجوز برای یک سفر مهم است. اگر قصد سفر زیارتی دارید، حتماً راهنمای کامل دریافت گذرنامه موقت را ببینید تا با فرآیندهای اداری آشنا شوید.

تنظیمات در ویندوز ۱۰

به Control Panel بروید و وارد بخش Devices and Printers شوید. روی پرینتر مورد نظر راست‌کلیک کرده و Printer Properties را انتخاب کنید. به تب Sharing بروید. گزینه Share this printer را تیک بزنید. یک نام کوتاه برای آن انتخاب کنید. مثلاً "OfficeJet".

این نام نباید شامل فاصله یا کاراکترهای خاص باشد. برای تنظیمات شخصی‌سازی بیشتر در موبایل، می‌توانید از راهنمای جامع فعالسازی آهنگ پیشواز همراه اول الهام بگیرید.

در ویندوز ۱۱، مسیر کمی مدرن‌تر شده است. باید به Settings و سپس Bluetooth & devices بروید. بخش Printers & scanners را باز کنید. پرینتر را انتخاب کرده و وارد Printer properties شوید. بقیه مراحل مشابه ویندوز ۱۰ است.

برای تهیه لوازم جانبی پرینتر، راهنمای کامل سایت دیجی کانون می‌تواند به شما در خرید آنلاین کمک کند. همیشه بعد از تیک زدن گزینه اشتراک‌گذاری، دکمه Apply را بزنید.

راهنمای گام‌به‌گام اشتراک‌گذاری پرینتر در ویندوز ۱۰ و ۱۱ (سیستم میزبان)

نحوه افزودن و شناسایی پرینتر اشتراکی در سیستم‌های کلاینت

پس از اشتراک‌گذاری در سیستم میزبان، نوبت به سیستم‌های کلاینت می‌رسد. کلاینت‌ها کامپیوترهایی هستند که می‌خواهند از راه دور دستور چاپ صادر کنند. سریع‌ترین روش برای این کار استفاده از آدرس UNC است. این روش بسیار دقیق‌تر از جستجوی خودکار ویندوز عمل می‌کند.

درست مانند استفاده از خدمات آنلاین بانکی که دقت بالایی می‌طلبد. برای مثال، راهنمای ورود به سایت بانک پارسیان را ببینید تا با دقت در سیستم‌های آنلاین آشنا شوید.

استفاده از دستور Run

در سیستم کلاینت، کلیدهای Win + R را فشار دهید. در کادر باز شده، دو بک‌اسلش و سپس IP سیستم میزبان را وارد کنید (مثلاً \\192.168.1.50). پنجره‌ای باز می‌شود که تمام منابع به اشتراک گذاشته شده را نشان می‌دهد.

روی آیکون پرینتر راست‌کلیک کرده و گزینه Connect را انتخاب کنید. ویندوز به صورت خودکار درایور را از سیستم میزبان دانلود و نصب می‌کند. این فرآیند شبیه به دانلود کتاب از راهنمای کامل سامانه فروش کتاب v.ketab.ir است؛ سریع و مستقیم.

اگر با خطای دسترسی مواجه شدید، احتمالاً تنظیمات امنیتی مانع شده است. در برخی موارد، ویندوز از شما نام کاربری و رمز عبور سیستم میزبان را می‌خواهد. وارد کردن این اطلاعات برای یک بار کافی است.

برای مدیریت بهتر هزینه‌های جاری دفتر خود، می‌توانید از دریافت و پرداخت قبض برق به صورت آنلاین استفاده کنید تا وقت بیشتری برای تنظیمات شبکه داشته باشید.

نحوه افزودن و شناسایی پرینتر اشتراکی در سیستم‌های کلاینت

پیکربندی تنظیمات Advanced Sharing برای حذف محدودیت‌ها

گاهی اوقات با وجود انجام تمام مراحل، سیستم کلاینت نمی‌تواند به پرینتر وصل شود. دلیل اصلی این موضوع، لایه‌های امنیتی ویندوز است. در بخش Advanced sharing settings، گزینه‌ای به نام "Password protected sharing" وجود دارد.

اگر این گزینه روشن باشد، هر کاربری برای چاپ گرفتن باید رمز عبور سیستم میزبان را داشته باشد. در محیط‌های کوچک، بهتر است این گزینه را خاموش کنید.

این کار دسترسی را تسهیل می‌کند، درست مثل خرید آسان خودرو که در راهنمای کامل خرید هایما از بورس کالا توضیح داده شده است.

تنظیمات Permission

در تب Sharing پرینتر، دکمه‌ای به نام Security وجود دارد. در اینجا باید اطمینان حاصل کنید که گروه "Everyone" اجازه "Print" را دارد. اگر این گروه در لیست نیست، آن را اضافه کنید. مدیریت دسترسی‌ها در شبکه مثل مدیریت آزمون‌های آنلاین است.

برای درک بهتر ساختارهای دسترسی، راهنمای کامل سایت تیز آزما را مطالعه کنید. تنظیمات صحیح دسترسی، امنیت و کارایی را همزمان تضمین می‌کند.

فراموش نکنید که فایروال ویندوز نیز ممکن است پورت‌های اشتراک‌گذاری را ببندد. برای تست، می‌توانید فایروال را به صورت موقت خاموش کنید. اگر مشکل حل شد، باید یک Rule جدید در فایروال برای پورت‌های 135-139 و 445 تعریف کنید. این کار دانش فنی شما را ارتقا می‌دهد.

برای خدمات رفاهی دیگر، راهنمای جامع دریافت و مزایای کارت زائر نیز اطلاعات مفیدی در اختیار شما قرار می‌دهد.

پیکربندی تنظیمات Advanced Sharing برای حذف محدودیت‌های دسترسی

تفاوت‌های کلیدی مدیریت چاپگر در رابط کاربری جدید ویندوز ۱۱

ویندوز ۱۱ با بازطراحی کامل Settings، بسیاری از مسیرهای قدیمی را تغییر داده است. دیگر از آن ظاهر کلاسیک Control Panel در بخش پرینترها خبری نیست. همه چیز در یک محیط مینیمال جمع شده است. این تغییرات برای کاربران قدیمی ممکن است گیج‌کننده باشد.

درست مثل تغییر در سامانه‌های ثبت‌نام مدارس که در سایت ثبت نام تیزهوشان my.medu.ir مشاهده می‌کنیم. یادگیری این رابط جدید برای مدیران شبکه الزامی است.

ویژگی‌های جدید ویندوز ۱۱

در ویندوز ۱۱، قابلیت "Allow Windows to manage my default printer" بهبود یافته است. این سیستم به صورت هوشمند آخرین پرینتر استفاده شده را به عنوان پیش‌فرض قرار می‌دهد. همچنین بخش عیب‌یابی (Troubleshoot) به صورت مستقیم در صفحه تنظیمات پرینتر در دسترس است.

برای ارتباطات بهتر در شبکه‌های استانی، راهنمای کامل سایت مخابرات مازندران نمونه خوبی از خدمات دیجیتال است. ویندوز ۱۱ همچنین امنیت پروتکل‌های چاپ را به شدت افزایش داده است.

یکی از نکات مثبت ویندوز ۱۱، شناسایی بهتر پرینترهای وایرلس است. طبق آمارهای سال ۲۰۲۴، بیش از ۸۰٪ پرینترهای جدید با ویندوز ۱۱ سازگاری کامل دارند. اگر در شناسایی پرینتر مشکل دارید، حتماً از آپدیت بودن ویندوز مطمئن شوید.

برای بررسی اعتبار سیستم‌های خود، سامانه نتیجه اعتبارسنجی بانک رسالت می‌تواند الگوی خوبی برای بررسی وضعیت سیستم‌ها باشد. همیشه از درایورهای اختصاصی ویندوز ۱۱ استفاده کنید.

عیب‌یابی حرفه‌ای و رفع خطاهای رایج

خطای 0x0000011b یکی از کابوس‌های مدیران شبکه در سال‌های اخیر بوده است. این خطا پس از آپدیت‌های امنیتی مایکروسافت برای مقابله با آسیب‌پذیری PrintNightmare ظاهر شد. مایکروسافت برای امنیت بیشتر، احراز هویت در سطح RPC را اجباری کرد.

این موضوع باعث قطع اتصال بسیاری از پرینترهای اشتراکی شد. برای رفع این مشکل، باید در رجیستری ویندوز تغییراتی ایجاد کنید. این دقت در رفع خطا مثل بررسی دقیق طرح‌های آموزشی در راهنمای سامانه مشمولان طرح مهر آفرین است.

حل خطای 0x0000011b از طریق رجیستری

ابتدا regedit را باز کنید. به مسیر زیر بروید:
HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print یک مقدار DWORD (32-bit) به نام RpcAuthnLevelPrivacyEnabled بسازید و مقدار آن را 0 قرار دهید. پس از ری‌استارت، مشکل حل می‌شود.

برای مدیریت خدمات بیمه‌ای و تامین اجتماعی خود نیز می‌توانید از تامین اجتماعی من؛ راهنمای جامع استفاده کنید تا با ابزارهای دیجیتال بیشتر آشنا شوید.

خطای رایج دیگر، آفلاین نشان دادن پرینتر است. در این حالت، ابتدا کابل اتصال را چک کنید. سپس سرویس Print Spooler را ری‌استارت کنید. برای این کار در پنجره Services، روی این گزینه راست‌کلیک کرده و Restart را بزنید.

استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت مالی مثل راهنمای کامل همراه بانک مهر ایران به شما نشان می‌دهد که پایداری سرویس‌های پس‌زمینه چقدر حیاتی است. همیشه درایورها را به آخرین نسخه بروزرسانی کنید.

نکات امنیتی و مدیریت سطوح دسترسی کاربران

امنیت در شبکه فقط به فایروال محدود نمی‌شود. شما باید بدانید چه کسی اجازه چاپ دارد. در سازمان‌های بزرگ، دسترسی بی‌رویه می‌تواند باعث هدررفت منابع شود. شما می‌توانید برای کاربران مختلف، محدودیت زمانی یا تعداد صفحات تعیین کنید.

این مدیریت دقیق شبیه به فرآیند افتتاح حساب است. برای مثال، افتتاح حساب غیرحضوری بانک سامان مراحل امنیتی دقیقی دارد که باید رعایت شود.

تعریف گروه‌های کاربری

در تب Security پرینتر، می‌توانید کاربران خاصی را اضافه کنید. به جای دادن دسترسی به Everyone، فقط به گروه "Users" یا افراد مشخصی اجازه چاپ بدهید. این کار از چاپ‌های غیرضروری جلوگیری می‌کند.

برای مدیریت منابع کشاورزی و بانکی، راهنمای کامل سایت بانک کشاورزی مدل‌های خوبی از مدیریت دسترسی ارائه می‌دهد. همچنین می‌توانید گزارش چاپ‌های انجام شده را در Event Viewer ویندوز مشاهده کنید.

اگر در خانه یا محیط کار کوچک هستید، امنیت فیزیکی را هم جدی بگیرید. پرینتر نباید در دسترس افراد غیرمجاز باشد. برای کسب‌وکارهای خانگی، راهنمای ثبت نام وام مشاغل خانگی می‌تواند به شما در تجهیز دفتر کار امن کمک کند.

همیشه از رمز عبورهای قوی برای سیستم میزبان استفاده کنید. این کار اولین خط دفاعی شما در برابر نفوذ به شبکه است.

مزایای اقتصادی و عملیاتی استفاده از پرینتر تحت شبکه

در نهایت، اشتراک‌گذاری پرینتر یک بازی برد-برد است. از نظر اقتصادی، شما به جای خرید ۵ دستگاه ارزان، یک دستگاه صنعتی با کیفیت می‌خرید. هزینه نگهداری دستگاه‌های صنعتی در درازمدت بسیار کمتر است. این رویکرد در توزیع کالا نیز کاربرد دارد.

برای مثال، سامانه ستکاوا بر بهینه‌سازی توزیع تاکید دارد. اشتراک‌گذاری پرینتر نیز نوعی بهینه‌سازی توزیع خدمات چاپ است.

بهره‌وری و سرعت

سرعت چاپ در پرینترهای تحت شبکه معمولاً بالاتر است. این دستگاه‌ها دارای حافظه RAM داخلی هستند که صف چاپ را مدیریت می‌کند. اگر به دنبال تغییر اپراتور برای ارتباطات بهتر هستید، ترابرد به رایتل می‌تواند گزینه‌ای برای اینترنت پایدارتر باشد.

اینترنت پایدار، ستون اصلی یک شبکه محلی موفق است. برای جستجوهای پیشرفته‌تر در این زمینه، راهنمای جامع سایت گوگل را از دست ندهید.

در مجموع، با اجرای این راهنما، شما یک سیستم چاپ حرفه‌ای خواهید داشت. این کار باعث افزایش رضایت کارکنان و کاهش هزینه‌ها می‌شود. برای خرید منابع آموزشی در این زمینه، راهنمای جامع سامانه فروش کتاب v.ketab.ir بسیار مفید است.

همچنین دانشجویان می‌توانند از راهنمای کامل ورود به سامانه آموزشیار برای چاپ سریع جزوات خود در شبکه دانشگاه استفاده کنند. دنیای دیجیتال، دنیای اشتراک‌گذاری هوشمندانه است.

نقش پرینت سرورهای سخت‌افزاری در پایداری شبکه‌های بزرگ

در بسیاری از مجموعه‌های اداری، وابستگی پرینتر به یک کامپیوتر روشن (Host) یک چالش بزرگ است. اگر کامپیوتر میزبان خاموش شود یا دچار نقص فنی گردد، کل شبکه دسترسی خود را به چاپگر از دست می‌دهد. برای حل این مشکل، استفاده از سخت‌افزار اختصاصی «پرینت سرور» پیشنهاد می‌شود.

این دستگاه کوچک مستقیماً به پورت USB یا موازی پرینتر متصل شده و از طرف دیگر با کابل LAN یا وای‌فای به مودم وصل می‌گردد.

استفاده از پرینت سرور باعث می‌شود چاپگر به یک گره مستقل در شبکه تبدیل شود. در این حالت، دیگر نیازی به روشن ماندن یک کامپیوتر قدرتمند به عنوان سرور نیست. این موضوع نه تنها باعث کاهش مصرف انرژی در طولانی‌مدت می‌شود، بلکه امنیت شبکه را نیز افزایش می‌دهد.

چرا که برای چاپ گرفتن، نیازی به باز گذاشتن پورت‌های اشتراک‌گذاری فایل در ویندوز که معمولاً آسیب‌پذیر هستند، نخواهد بود.

این تجهیزات معمولاً دارای پنل مدیریتی تحت وب هستند. مدیر شبکه می‌تواند از راه دور وضعیت جوهر، تعداد صفحات چاپ شده و صف انتظار را مدیریت کند.

همچنین، پرینت سرورها از پروتکل‌های متنوعی مانند LPD/LPR و IPP پشتیبانی می‌کنند که سازگاری با سیستم‌عامل‌های مختلف از جمله لینوکس و مک را تضمین می‌کند. در سال ۲۰۲۴، مدل‌های بی‌سیم این دستگاه‌ها محبوبیت زیادی یافته‌اند.

نکته مهم در انتخاب این سخت‌افزار، بررسی لیست سازگاری (Compatibility List) آن با مدل پرینتر شماست. برخی پرینترهای چندکاره (GDI Printers) ممکن است با پرینت سرورهای ارزان‌قیمت سازگار نباشند. بنابراین پیش از خرید، حتماً از پشتیبانی کامل قابلیت‌های اسکن و کپی در شبکه اطمینان حاصل کنید.

این راهکار برای محیط‌هایی که پایداری ۱۰۰ درصدی نیاز دارند، بهترین گزینه است.

در نهایت، راه‌اندازی این دستگاه‌ها بسیار ساده‌تر از تنظیمات پیچیده ویندوز است. با اختصاص یک آی‌پی ثابت به پرینت سرور، تمامی کلاینت‌ها می‌توانند از طریق پورت TCP/IP استاندارد به آن متصل شوند.

این روش از بروز خطاهای رایج ویندوزی مانند عدم شناسایی پرینتر در شبکه پس از آپدیت‌های سیستم‌عامل جلوگیری می‌کند.

بهره‌گیری از تکنولوژی Wi-Fi Direct برای اشتراک‌گذاری بدون روتر

تکنولوژی Wi-Fi Direct انقلابی در نحوه تعامل دستگاه‌های دیجیتال ایجاد کرده است. این قابلیت به پرینتر اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به مودم یا روتر واسط، یک شبکه داخلی و مستقیم با دستگاه‌های اطراف ایجاد کند.

این روش برای محیط‌های کاری کوچک یا مواقعی که شبکه داخلی شرکت دچار اختلال شده است، یک راهکار نجات‌بخش و سریع محسوب می‌شود.

در این حالت، پرینتر مانند یک نقطه اتصال (Access Point) عمل می‌کند. کاربر با گوشی هوشمند، تبلت یا لپ‌تاپ خود به سیگنال وای‌فای پرینتر متصل شده و فایل خود را ارسال می‌کند.

مزیت اصلی این روش، عدم نیاز به وارد کردن تنظیمات پیچیده IP یا درگیر شدن با فایروال‌های ویندوز است. اکثر پرینترهای تولید شده پس از سال ۲۰۲۲ از این قابلیت به صورت پیش‌فرض پشتیبانی می‌کنند.

امنیت در Wi-Fi Direct با استفاده از پروتکل‌های رمزنگاری WPA2 یا WPA3 تامین می‌شود. شما می‌توانید برای اتصال به پرینتر رمز عبور تعیین کنید تا افراد غیرمجاز نتوانند از منابع شما استفاده کنند. همچنین، این روش برای مهمانان شرکت که دسترسی به شبکه داخلی ندارند، بسیار مناسب است.

آن‌ها می‌توانند بدون ورود به شبکه حساس سازمان، مدارک خود را به راحتی چاپ کنند.

برای فعال‌سازی، معمولاً باید از منوی تنظیمات روی نمایشگر پرینتر گزینه Wi-Fi Direct را پیدا کرده و آن را روشن کنید. پس از روشن شدن، نام شبکه (SSID) و رمز عبور روی صفحه نمایش داده می‌شود.

در ویندوز ۱۰ و ۱۱، هنگام جستجوی پرینتر جدید، این دستگاه‌ها با پیشوند 'DIRECT' در لیست ظاهر می‌شوند که نشان‌دهنده اتصال مستقیم و بدون واسطه است.

البته باید توجه داشت که در حالت Wi-Fi Direct، برد اتصال محدودتر از روترهای قدرتمند است. معمولاً تا فاصله ۵ الی ۱۰ متری کیفیت اتصال حفظ می‌شود. همچنین، برخی پرینترها در این حالت اجازه دسترسی همزمان به اینترنت را به دستگاه متصل شده نمی‌دهند.

با این حال، سرعت انتقال داده در این روش بسیار بالا بوده و برای چاپ فایل‌های سنگین گرافیکی بسیار کارآمد است.

آشنایی با Universal Print: آینده اشتراک‌گذاری پرینتر در فضای ابری

با گسترش دورکاری و استفاده از زیرساخت‌های ابری، روش‌های سنتی اشتراک‌گذاری پرینتر در شبکه محلی دیگر پاسخگوی نیازها نیستند. مایکروسافت با معرفی سرویس Universal Print در محیط Azure، راهکاری مدرن ارائه داده است.

این سرویس نیاز به نصب درایورهای محلی و مدیریت سرورهای چاپ فیزیکی را به طور کامل حذف می‌کند و تجربه چاپ را به فضای ابری منتقل می‌سازد.

در این سیستم، پرینترها به جای اتصال به یک کامپیوتر محلی، به حساب کاربری Microsoft 365 سازمان متصل می‌شوند. کاربران در هر کجای دنیا که باشند، تنها با اتصال به اینترنت و ورود به حساب کاربری خود، می‌توانند پرینترهای دفتر مرکزی را مشاهده و دستور چاپ صادر کنند.

این موضوع برای سازمان‌هایی که دارای شعب متعدد هستند، یک مزیت استراتژیک و مدیریتی بزرگ محسوب می‌شود.

امنیت در Universal Print در بالاترین سطح قرار دارد. از آنجایی که احراز هویت از طریق Azure Active Directory انجام می‌شود، مدیران IT می‌توانند به دقت تعیین کنند که چه کسی به کدام پرینتر دسترسی داشته باشد.

همچنین، تمامی داده‌های ارسالی در مسیر انتقال به فضای ابری رمزنگاری می‌شوند. این روش خطر حملات سایبری از طریق پورت‌های باز پرینتر در شبکه محلی را به صفر می‌رساند.

یکی دیگر از ویژگی‌های جذاب این سرویس، قابلیت 'Pull Printing' است. در این حالت، سند چاپ نمی‌شود تا زمانی که کاربر فیزیکی در کنار پرینتر حاضر شده و با اسکن یک کد QR یا کارت پرسنلی، هویت خود را تایید کند.

این کار از باقی ماندن اسناد حساس روی سینی خروجی پرینتر جلوگیری کرده و باعث صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و تونر می‌شود.

برای استفاده از این تکنولوژی، پرینترهای جدید باید گواهینامه Universal Print Ready داشته باشند. با این حال، برای مدل‌های قدیمی‌تر نیز مایکروسافت نرم‌افزار 'Universal Print Connector' را ارائه داده است. این نرم‌افزار روی یک سیستم ویندوزی نصب شده و پرینترهای قدیمی را به پل ارتباطی ابری متصل می‌کند.

این راهکار، گامی بلند به سوی حذف محدودیت‌های جغرافیایی در مدیریت چاپ است.

اهمیت معماری درایورهای V4 در رفع تداخلات اشتراک‌گذاری

یکی از بزرگترین مشکلات در اشتراک‌گذاری پرینتر، تفاوت در معماری سیستم‌عامل‌ها (۳۲ بیتی در مقابل ۶۴ بیتی) و نیاز به نصب دستی درایور روی تک‌تک کلاینت‌ها بود. مایکروسافت برای حل این معضل، معماری درایورهای کلاس ۴ (V4) را معرفی کرد.

این درایورها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که فرآیند اشتراک‌گذاری را بسیار ساده‌تر و بدون خطا (Driverless Printing) انجام دهند.

در درایورهای قدیمی کلاس ۳، وقتی پرینتری را به اشتراک می‌گذاشتید، سیستم کلاینت باید دقیقاً همان فایل‌های درایور را از سرور دانلود و نصب می‌کرد. این کار اغلب با خطاهای امنیتی یا عدم سازگاری مواجه می‌شد.

اما در درایورهای V4، کلاینت‌ها از یک درایور عمومی و پیش‌فرض ویندوز برای ارسال دستورات چاپ استفاده می‌کنند و پردازش اصلی در سمت سرور یا خود پرینتر انجام می‌شود.

استفاده از درایورهای V4 باعث می‌شود که مشکلاتی نظیر خطای معروف 'Point and Print Restrictions' به حداقل برسد. همچنین، این درایورها با اپلیکیشن‌های مدرن ویندوز (UWP) سازگاری کامل دارند.

اگر در هنگام اشتراک‌گذاری با خطاهایی مانند عدم پیدا شدن درایور مناسب برای نسخه ویندوز کلاینت مواجه شدید، جایگزین کردن درایور فعلی با نسخه V4 از سایت سازنده، بهترین راهکار فنی است.

علاوه بر این، درایورهای کلاس ۴ حجم بسیار کمتری دارند و باعث سنگین شدن صف چاپ (Print Spooler) نمی‌شوند. این درایورها به صورت ماژولار طراحی شده‌اند، به این معنی که رابط کاربری تنظیمات پرینتر از هسته اصلی درایور جداست.

این تفکیک باعث می‌شود که حتی در صورت کرش کردن بخش تنظیمات، فرآیند چاپ در پس‌زمینه بدون مشکل به کار خود ادامه دهد.

برای تشخیص نوع درایور خود، می‌توانید به بخش Print Management در ویندوز رفته و در قسمت Drivers، ستون Type را چک کنید. اگر با عدد ۳ مواجه شدید و در اشتراک‌گذاری مشکل دارید، حتماً به دنبال نسخه ۴ (V4) در سایت سازنده بگردید.

این تغییر کوچک می‌تواند ساعت‌ها وقت شما را در عیب‌یابی شبکه صرفه‌جویی کند و پایداری سیستم را به شدت افزایش دهد.

مدیریت و عیب‌یابی سرویس Print Spooler در محیط‌های تحت شبکه

سرویس Print Spooler قلب تپنده عملیات چاپ در ویندوز است. وظیفه این سرویس، دریافت فایل‌ها از نرم‌افزارهای مختلف، ذخیره موقت آن‌ها در حافظه و ارسال نوبتی به پرینتر است.

در حالت اشتراک‌گذاری، فشار روی این سرویس دوچندان می‌شود؛ زیرا باید درخواست‌های متعددی را از چندین کامپیوتر مختلف مدیریت و اولویت‌بندی کند. خرابی این سرویس عامل اصلی ۹۰ درصد مشکلات چاپ در شبکه است.

یکی از تکنیک‌های حرفه‌ای برای پایداری اشتراک‌گذاری، ایزوله کردن درایورها (Driver Isolation) در تنظیمات اسپولر است. با فعال کردن این قابلیت، اگر درایور یک پرینتر دچار خطا یا کرش شود، کل سرویس اسپولر از کار نمی‌افتد و سایر پرینترهای شبکه همچنان در دسترس باقی می‌مانند.

این تنظیم در کنسول Print Management و با راست‌کلیک روی درایور مورد نظر قابل دسترسی است.

در مواقعی که صف چاپ گیر می‌کند و دستورات حذف نمی‌شوند، پاکسازی دستی پوشه Spooler راهکار نهایی است. برای این کار باید ابتدا سرویس را از طریق منوی services.msc متوقف کرد. سپس به مسیر `C:\Windows\System32\spool\PRINTERS` رفته و تمام فایل‌های داخل آن را حذف نمود.

پس از استارت مجدد سرویس، صف چاپ کاملاً تخلیه شده و آماده دریافت دستورات جدید بدون خطا خواهد بود.

همچنین، برای بهبود عملکرد در شبکه‌های شلوغ، توصیه می‌شود محل ذخیره‌سازی فایل‌های موقت اسپولر را از درایو C به یک درایو سریع‌تر (مانند SSD) منتقل کنید. این کار سرعت پردازش فایل‌های سنگین گرافیکی را به شدت افزایش می‌دهد.

این تنظیم از طریق تب Advanced در پنجره Print Server Properties قابل انجام است و تاثیر چشمگیری بر تجربه کاربران شبکه دارد.

در نهایت، همیشه از آپدیت بودن این سرویس و نصب پچ‌های امنیتی مربوط به PrintNightmare اطمینان حاصل کنید. مایکروسافت به طور مداوم برای جلوگیری از سوءاستفاده‌های امنیتی از طریق اسپولر، آپدیت‌های جدیدی منتشر می‌کند.

مدیریت صحیح این سرویس، ضامن بقای ارتباط بین کلاینت‌ها و چاپگر میزبان در تمام طول روز کاری است.

جلوگیری از قطع اتصال پرینتر با تنظیمات Power Management

بسیاری از کاربران پس از طی کردن تمام مراحل اشتراک‌گذاری، با مشکلی عجیب مواجه می‌شوند: پرینتر در شبکه دیده می‌شود اما پس از مدتی بیکار ماندن، وضعیت آن به Offline تغییر می‌کند. ریشه این مشکل معمولاً در تنظیمات صرفه‌جویی در انرژی (Power Saving) ویندوز نهفته است.

ویندوز برای کاهش مصرف برق، ممکن است پورت‌های USB یا کارت شبکه را در حالت استراحت غیرفعال کند.

برای جلوگیری از این اتفاق، باید به Device Manager رفته و در بخش Universal Serial Bus controllers، روی پورت‌های USB Root Hub راست‌کلیک کنید. در تب Power Management، گزینه 'Allow the computer to turn off this device to save power' را غیرفعال کنید.

این کار باعث می‌شود ارتباط فیزیکی پرینتر با سیستم میزبان هرگز قطع نشود و همیشه آماده پاسخگویی به کلاینت‌ها باشد.

علاوه بر پورت USB، تنظیمات کارت شبکه (NIC) نیز بسیار حیاتی است. در همان پنجره Device Manager، به بخش Network Adapters بروید و تنظیمات مشابه را برای کارت شبکه سیستم میزبان انجام دهید.

همچنین، غیرفعال کردن قابلیت 'Energy Efficient Ethernet' می‌تواند به پایداری بیشتر اتصال در شبکه‌های کابلی کمک کند. این تنظیمات ساده، پایداری اشتراک‌گذاری را به طرز محسوسی افزایش می‌دهند.

نکته دیگر، تنظیمات Sleep خودِ ویندوز است. سیستم میزبان (Host) هرگز نباید به حالت Sleep یا Hibernate برود. در بخش Power Options، گزینه 'Put the computer to sleep' را روی حالت Never قرار دهید.

اگر نگران مصرف برق مانیتور هستید، می‌توانید فقط خاموش شدن مانیتور را فعال بگذارید. روشن ماندن کیس برای پاسخگویی به درخواست‌های چاپ در شبکه الزامی است.

در نهایت، برخی پرینترهای مدرن خودشان دارای حالت 'Deep Sleep' هستند. در این حالت، پرینتر حتی با دریافت دستور از شبکه هم بیدار نمی‌شود. باید از طریق پنل تنظیمات خودِ پرینتر، زمان رفتن به حالت خواب را افزایش دهید یا قابلیت 'Wake on LAN' را فعال کنید.

با رعایت این نکات فنی، دیگر نیازی به ری‌استارت کردن مداوم سیستم‌ها برای شناسایی پرینتر نخواهید داشت.

راهنمای کامل به اشتراک گذاری پرینتر در شبکه (ویندوز و مک)