راهنمای کامل سایت جیمیل؛ آموزش ورود و ساخت اکانت Gmail

استفاده از نسخه رایگان جیمیل برای امور شخصی عالی است، اما برای کسب‌وکارها، گوگل سرویس Google Workspace را ارائه می‌دهد. این سرویس به شما اجازه می‌دهد از دامنه اختصاصی خود (مانند info@yourcompany.com) به جای پسوند gmail.com استفاده کنید.

این موضوع باعث افزایش اعتبار برند و اعتماد مشتریان در مکاتبات رسمی می‌شود.

یکی از تفاوت‌های اصلی نسخه تجاری، کنترل‌های مدیریتی پیشرفته است. مدیران سیستم می‌توانند دسترسی کاربران را مدیریت کنند، تنظیمات امنیتی سخت‌گیرانه‌تری اعمال نمایند و در صورت ترک سازمان توسط یک کارمند، داده‌های ایمیل او را بازیابی یا منتقل کنند. این سطح از نظارت در نسخه رایگان وجود ندارد.

علاوه بر این، فضای ذخیره‌سازی در نسخه تجاری بسیار فراتر از ۱۵ گیگابایت استاندارد است. بسته به طرح انتخابی، کاربران می‌توانند از ۳۰ گیگابایت تا فضای نامحدود بهره‌مند شوند.

این فضا برای کسب‌وکارهایی که با فایل‌های حجیم و پیوست‌های متعدد سروکار دارند، حیاتی است و نیاز به پاکسازی مداوم اینباکس را از بین می‌برد.

همچنین، جیمیل تجاری فاقد هرگونه تبلیغات است و اولویت پشتیبانی فنی ۲۴ ساعته را دارد.

ادغام عمیق‌تر با سرویس‌هایی مثل Google Meet برای جلسات ویدئویی طولانی‌تر و Google Calendar برای مدیریت تیمی، این پلتفرم را به یک دفتر کار مجازی کامل تبدیل می‌کند که بهره‌وری تیم‌های دورکار را به شدت افزایش می‌دهد.

بسیاری از کاربران تصور می‌کنند که برای کار با جیمیل حتماً باید به اینترنت متصل باشند، اما قابلیت Gmail Offline این محدودیت را از بین برده است.

این ویژگی به شما اجازه می‌دهد حتی در زمان قطع اینترنت یا در مکان‌هایی با آنتن‌دهی ضعیف، ایمیل‌های خود را بخوانید، جستجو کنید و حتی به آن‌ها پاسخ دهید.

برای فعال‌سازی این قابلیت، باید از مرورگر کروم استفاده کرده و در تنظیمات جیمیل، گزینه Offline را فعال کنید. پس از فعال‌سازی، جیمیل نسخه‌ای از داده‌های شما را در حافظه محلی سیستم ذخیره می‌کند.

شما می‌توانید تعیین کنید که ایمیل‌های چند روز اخیر (مثلاً ۳۰ یا ۹۰ روز) برای استفاده آفلاین همگام‌سازی شوند.

وقتی در حالت آفلاین ایمیلی ارسال می‌کنید، پیام شما در پوشه Outbox قرار می‌گیرد. به محض اینکه سیستم شما دوباره به اینترنت متصل شود، جیمیل به صورت خودکار تمام تغییرات را همگام‌سازی کرده و ایمیل‌های منتظر را ارسال می‌کند.

این قابلیت برای مسافران هواپیما یا افرادی که در مناطق با اینترنت ناپایدار زندگی می‌کنند، بسیار کاربردی است.

نکته امنیتی مهم در استفاده از جیمیل آفلاین این است که اگر از یک کامپیوتر عمومی یا مشترک استفاده می‌کنید، هرگز این گزینه را فعال نکنید. چرا که داده‌های ایمیل شما روی حافظه آن دستگاه باقی می‌ماند.

همیشه توصیه می‌شود این قابلیت را فقط روی لپ‌تاپ یا سیستم شخصی خود فعال نگه دارید تا حریم خصوصی شما حفظ شود.

امنیت اطلاعات حساس در فضای مجازی همیشه یک دغدغه بزرگ است. جیمیل با معرفی «حالت محرمانه» یا Confidential Mode، ابزاری قدرتمند برای کنترل پیام‌های ارسالی فراهم کرده است.

با استفاده از این ویژگی، فرستنده می‌تواند برای ایمیل خود تاریخ انقضا تعیین کند تا پس از زمان مشخصی، پیام به طور خودکار حذف شود.

در این حالت، گیرنده ایمیل امکان فوروارد کردن، کپی کردن محتوا، دانلود یا پرینت گرفتن از پیام و پیوست‌های آن را نخواهد داشت.

این یک راهکار عالی برای ارسال قراردادها، اطلاعات بانکی یا اسناد شخصی است که نمی‌خواهید برای همیشه در اینباکس طرف مقابل باقی بماند یا به اشتباه برای دیگران ارسال شود.

یکی دیگر از لایه‌های امنیتی این بخش، امکان گذاشتن رمز عبور پیامکی (SMS Passcode) است. اگر این گزینه را فعال کنید، گوگل یک کد تایید به شماره موبایل گیرنده ارسال می‌کند و او تنها با وارد کردن آن کد می‌تواند محتوای ایمیل را مشاهده کند.

این موضوع تضمین می‌کند که حتی اگر حساب کاربری گیرنده هک شود، پیام شما همچنان محافظت شده باقی می‌ماند.

لازم به ذکر است که اگرچه این قابلیت از کپی‌برداری ساده جلوگیری می‌کند، اما مانع از گرفتن اسکرین‌شات توسط گیرنده نمی‌شود. بنابراین، حالت محرمانه یک ابزار بازدارنده و مدیریتی قوی است، اما همچنان باید در ارسال اطلاعات فوق‌سری دقت لازم را داشته باشید.

شما می‌توانید هر زمان که بخواهید، حتی قبل از تاریخ انقضا، دسترسی گیرنده به ایمیل را مسدود کنید.

با گذشت زمان و انباشته شدن هزاران ایمیل، پیدا کردن یک پیام خاص می‌تواند مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه باشد. نوار جستجوی جیمیل بسیار فراتر از یک جستجوی متنی ساده عمل می‌کند.

با استفاده از اپراتورهای جستجو، شما می‌توانید در عرض چند ثانیه دقیق‌ترین نتایج را فیلتر کرده و به هدف خود برسید.

به عنوان مثال، اگر به دنبال ایمیلی هستید که پیوست حجیمی دارد، می‌توانید از عبارت `larger:5M` استفاده کنید تا فقط ایمیل‌های بزرگتر از ۵ مگابایت نمایش داده شوند. یا اگر به دنبال فایلی با فرمت PDF هستید که از طرف شخص خاصی ارسال شده، ترکیب `from:name filename:pdf` معجزه می‌کند.

این دستورات باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شوند.

اپراتورهای زمانی نیز بسیار کاربردی هستند. با استفاده از `after:2023/01/01` یا `before:2024/01/01` می‌توانید بازه زمانی جستجو را محدود کنید. همچنین برای پیدا کردن ایمیل‌هایی که هنوز خوانده نشده‌اند، عبارت `is:unread` و برای ایمیل‌های ستاره‌دار `is:starred` به شما کمک می‌کند تا لیست‌های شلوغ خود را به سرعت مدیریت کنید.

ترکیب این اپراتورها با هم (Boolean Logic) قدرت بی‌پایانی به شما می‌دهد. مثلاً می‌توانید جستجو کنید: «ایمیل‌هایی که از طرف علی هستند، پیوست دارند و در پوشه اسپم نیستند».

یادگیری این کدهای کوتاه، شما را از یک کاربر معمولی به یک کاربر حرفه‌ای جیمیل تبدیل می‌کند که هیچ پیامی را در اعماق اینباکس خود گم نخواهد کرد.

جیمیل به تنهایی ابزار کاملی است، اما با استفاده از افزونه‌ها (Add-ons) می‌توان آن را به یک مرکز مدیریت پروژه یا فروش تبدیل کرد.

در منوی سمت راست جیمیل، آیکون علامت مثبت (+) به شما اجازه می‌دهد تا به Google Workspace Marketplace دسترسی پیدا کرده و ابزارهای جانبی را مستقیماً در محیط ایمیل خود نصب کنید.

برای مثال، اگر از ابزارهای مدیریت وظایف مثل Trello یا Asana استفاده می‌کنید، افزونه‌های آن‌ها به شما اجازه می‌دهند تا یک ایمیل دریافتی را با یک کلیک به یک «تسک» یا وظیفه تبدیل کنید.

این کار باعث می‌شود دیگر نیازی به جابجایی مداوم بین تب‌های مرورگر نداشته باشید و تمام جریان کاری خود را از داخل اینباکس مدیریت کنید.

افزونه‌های مرتبط با امضای دیجیتال مانند DocuSign نیز بسیار محبوب هستند. با این ابزارها می‌توانید قراردادهای ارسالی را مستقیماً در جیمیل امضا کرده و بازگردانید.

همچنین برای بازاریابان، افزونه‌های CRM مثل HubSpot یا Streak اجازه می‌دهند تا تاریخچه تعامل با مشتری را دقیقاً در کنار متن ایمیل مشاهده کنند و فرآیند فروش را پیگیری نمایند.

نکته مثبت این است که این افزونه‌ها برخلاف اکستنشن‌های مرورگر، مستقیماً روی حساب گوگل شما نصب می‌شوند. این یعنی اگر جیمیل را در کامپیوتر دیگری باز کنید، این ابزارها همچنان در دسترس هستند.

همیشه قبل از نصب، به سطح دسترسی‌های درخواستی افزونه توجه کنید تا امنیت و حریم خصوصی حساب شما تحت‌الشعاع قرار نگیرد.

بسیاری از کاربران به دلیل داشتن ایمیل‌های قدیمی در یاهو، اوت‌لوک یا سرویس‌های دیگر، از نقل‌مکان کامل به جیمیل واهمه دارند. اما گوگل ابزارهای بسیار ساده‌ای برای وارد کردن (Import) تمامی پیام‌ها و مخاطبین از سرویس‌های دیگر فراهم کرده است.

شما می‌توانید تمام سوابق ده ساله خود را به محیط مدرن جیمیل منتقل کنید.

در بخش تنظیمات جیمیل و تب Accounts and Import، گزینه‌ای به نام Import mail and contacts وجود دارد. با وارد کردن مشخصات ایمیل قدیمی، جیمیل به صورت خودکار شروع به کپی کردن پیام‌ها می‌کند.

این فرآیند ممکن است بسته به حجم اطلاعات، از چند ساعت تا چند روز طول بکشد، اما در تمام این مدت شما می‌توانید به کارهای عادی خود برسید.

علاوه بر انتقال ایمیل‌های قدیمی، می‌توانید جیمیل را طوری تنظیم کنید که ایمیل‌های جدیدی که به آدرس قدیمی شما ارسال می‌شوند را هم دریافت کند. این کار از طریق پروتکل POP3 انجام می‌شود.

به این ترتیب، شما فقط یک اینباکس (جیمیل) را چک می‌کنید اما پیام‌های چندین حساب مختلف را در آن واحد مدیریت می‌نمایید.

این قابلیت برای افرادی که می‌خواهند از محیط‌های قدیمی و پر از تبلیغ به محیط تمیز و هوشمند جیمیل کوچ کنند، بسیار حیاتی است.

همچنین می‌توانید هنگام پاسخ دادن به ایمیل‌ها، انتخاب کنید که پاسخ از طرف کدام آدرس (آدرس اصلی جیمیل یا آدرس قدیمی وارد شده) ارسال شود تا مخاطبان شما دچار سردرگمی نشوند.