مدارک لازم برای ثبت نام سامانه ثنا (حضوری و آنلاین)

ایرانیان ساکن خارج از کشور برای پیگیری امور قضایی، انحصار وراثت یا تمدید مدارک خود در ایران، نیازمند دسترسی به سامانه ثنا هستند. در گذشته این افراد باید به کنسولگری‌ها مراجعه کرده یا به وکیل خود در ایران وکالت می‌دادند.

اما اکنون با راه‌اندازی سامانه ثنای خارج از کشور، این فرآیند کاملاً الکترونیک شده است.

متقاضیان خارج از کشور باید ابتدا به درگاه مخصوص ایرانیان خارج از کشور در سامانه عدل ایران مراجعه کنند. مهم‌ترین تفاوت در این بخش، عدم نیاز به شماره همراه داخلی در مرحله اولیه است.

این افراد می‌توانند با استفاده از کد ملی و تاریخ تولد، وارد فرآیند احراز هویت شوند. سیستم‌های بیومتریک پیشرفته، تطبیق چهره را به صورت بین‌المللی انجام می‌دهند.

مدارک مورد نیاز شامل تصویر پاسپورت ایرانی، کارت ملی (یا شماره ملی) و اطلاعات دقیق محل سکونت در خارج از کشور است. همچنین، فرد باید یک کارت بانکی عضو شتاب برای پرداخت هزینه‌های احراز هویت در اختیار داشته باشد.

در صورت نداشتن کارت بانکی ایرانی، می‌توان از کمک بستگان در داخل کشور برای پرداخت مبلغ ناچیز تعرفه استفاده کرد.

یکی از چالش‌های اصلی، تفاوت زمانی و سرعت اینترنت است. توصیه می‌شود فرآیند ضبط ویدیو و امضا در ساعاتی انجام شود که ترافیک سرورهای داخلی کمتر است. پس از تایید نهایی توسط کارشناسان قضایی، رمز شخصی برای شماره همراه یا ایمیل ثبت شده ارسال می‌گردد.

این رمز به منزله کلید ورود به تمام خدمات قضایی ایران از راه دور است.

داشتن کد ثنا برای ایرانیان خارج از کشور، امکان شرکت در جلسات دادگاه آنلاین را نیز فراهم می‌کند. این تحول بزرگ باعث شده تا هزینه‌های سفر و بروکراسی اداری برای هموطنان خارج از کشور به حداقل برسد.

همچنین، امکان مشاهده ابلاغیه‌های مربوط به املاک یا دعاوی خانوادگی به صورت لحظه‌ای فراهم شده است.

در نهایت، امنیت این سامانه برای کاربران خارجی با پروتکل‌های سخت‌گیرانه‌تری حفظ می‌شود. کاربران باید مراقب باشند که از فیلترشکن‌های ناامن در زمان ثبت‌نام استفاده نکنند. استفاده از آی‌پی‌های ثابت یا مستقیم برای جلوگیری از مسدود شدن موقت حساب کاربری توصیه می‌شود.

برخلاف اشخاص حقیقی، ثبت‌نام اشخاص حقوقی (شرکت‌ها، سازمان‌ها و موسسات) در سامانه ثنا الزامات خاص خود را دارد. طبق قانون، تمام شرکت‌های ثبت شده در ایران موظفند برای دریافت ابلاغیه‌های قضایی، حساب کاربری ثنای حقوقی داشته باشند.

این اقدام جهت جلوگیری از تضییع حقوق شرکت در دعاوی تجاری و بانکی است.

مدارک لازم برای این بخش شامل شناسه ملی شرکت، شماره ثبت و آگهی آخرین تغییرات روزنامه رسمی است. همچنین، اطلاعات هویتی مدیرعامل یا نماینده قانونی شرکت که در روزنامه رسمی حق امضا دارد، الزامی است. برخلاف اشخاص حقیقی، ثبت‌نام اولیه اشخاص حقوقی معمولاً نیازمند تاییدیه مدیرعامل در سامانه است.

در فرآیند ثبت‌نام، ابتدا باید مشخصات شرکت در بخش اشخاص حقوقی وارد شود. سپس سیستم به صورت خودکار اطلاعات را با پایگاه داده سازمان ثبت شرکت‌ها تطبیق می‌دهد. پس از تایید اولیه، مدیرعامل باید با کد ملی خود وارد شده و مسئولیت حساب کاربری شرکت را بپذیرد.

در واقع، حساب حقوقی به حساب حقیقی مدیرعامل متصل می‌شود.

یکی از نکات مهم، مدیریت دسترسی‌ها در شرکت‌های بزرگ است. مدیرعامل می‌تواند دسترسی مشاهده ابلاغیه‌ها را به مدیر حقوقی یا وکیل شرکت تفویض کند. این کار از طریق بخش مدیریت کاربران در سامانه ثنا امکان‌پذیر است.

با این روش، بدون اشتراک‌گذاری رمز اصلی، امور قضایی شرکت به صورت تخصصی پیگیری می‌شود.

هزینه ثبت‌نام اشخاص حقوقی مطابق با تعرفه سالانه قوه قضاییه است و تفاوتی با اشخاص حقیقی ندارد. اما دقت در وارد کردن کد پستی اقامتگاه قانونی شرکت بسیار حیاتی است.

هرگونه ابلاغیه ارسالی به این سامانه، طبق ماده ۱۳ آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای، ابلاغ قانونی محسوب شده و آثار حقوقی دارد.

در صورت تغییر مدیرعامل، شرکت موظف است بلافاصله نسبت به به‌روزرسانی اطلاعات در سامانه ثنا اقدام کند. عدم به‌روزرسانی می‌تواند منجر به عدم اطلاع از دادخواست‌های مطروحه علیه شرکت شود. این موضوع در پرونده‌های مالیاتی و بانکی اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند، زیرا مهلت‌های قانونی اعتراض بسیار محدود هستند.

بسیاری از کاربران پس از ثبت‌نام اولیه در سامانه ثنا، ممکن است شماره همراه خود را تغییر دهند یا محل سکونتشان عوض شود.

با توجه به اینکه تمام ابلاغیه‌ها و رمزهای موقت به شماره ثبت شده ارسال می‌شود، ویرایش به موقع اطلاعات در سامانه ثنا یک ضرورت امنیتی و قانونی است.

برای ویرایش اطلاعات، کاربر باید به سامانه عدل ایران مراجعه کرده و وارد بخش «تغییر اطلاعات» شود. در این مرحله، داشتن رمز شخصی (کد ثنا) الزامی است.

اگر فردی رمز خود را فراموش کرده باشد، ابتدا باید از طریق گزینه بازیابی رمز عبور اقدام کند و سپس وارد مراحل ویرایش شود.

تغییر شماره همراه حساس‌ترین بخش ویرایش است. برای این کار، سیستم یک کد تایید به شماره جدید ارسال می‌کند. نکته حیاتی این است که شماره جدید نیز باید حتماً به نام شخص متقاضی باشد. در غیر این صورت، سیستم اجازه ثبت نهایی را نخواهد داد.

این سخت‌گیری برای جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به پرونده‌های شخصی است.

علاوه بر شماره تماس، امکان ویرایش آدرس سکونت، کد پستی و سطح تحصیلات نیز وجود دارد. با توجه به حذف قبوض خدماتی، درج کد پستی دقیق در زمان ویرایش بسیار مهم است.

سیستم به صورت آنلاین آدرس متناظر با کد پستی را از اداره پست استعلام کرده و در پروفایل کاربر جایگذاری می‌کند.

توصیه می‌شود کاربران حداقل سالی یک‌بار پروفایل خود را چک کنند. گاهی اوقات تغییرات در وضعیت تاهل یا شغل نیز می‌تواند در روند برخی پرونده‌های قضایی موثر باشد.

ویرایش اطلاعات در سامانه ثنا کاملاً رایگان است و نیازی به مراجعه حضوری به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی ندارد، مگر در موارد خاص که سیستم با خطا مواجه شود.

در صورتی که گوشی هوشمند شما سرقت شده یا سیم‌کارت خود را گم کرده‌اید، باید سریعاً نسبت به مسدود سازی سیم‌کارت و سپس تغییر شماره در ثنا اقدام کنید. امنیت قضایی شما مستقیماً به امنیت شماره همراه ثبت شده در این سامانه وابسته است.

هرگونه کوتاهی در این زمینه می‌تواند منجر به صدور حکم غیابی بدون اطلاع شما شود.

اتباع خارجی مقیم ایران که دارای پروانه اقامت قانونی هستند، برای انجام امور بانکی، خرید و فروش خودرو یا پیگیری دعاوی حقوقی ملزم به ثبت‌نام در سامانه ثنا می‌باشند. فرآیند ثبت‌نام برای این افراد تفاوت‌های ساختاری با شهروندان ایرانی دارد و نیازمند مدارک شناسایی اختصاصی است.

اولین و مهم‌ترین مدرک برای اتباع خارجی، «کد فراگیر» یا «کد فیدا» است. این کد به منزله شماره ملی برای اتباع غیرایرانی عمل می‌کند. علاوه بر کد فراگیر، داشتن گذرنامه معتبر و کارت اقامت (آمایش یا هوشمند) الزامی است.

اطلاعات هویتی فرد باید دقیقاً مطابق با آنچه در سامانه مهاجرت ثبت شده، در سامانه ثنا وارد شود.

اتباع خارجی نیز مانند ایرانیان باید شماره همراهی داشته باشند که به نام خودشان در اپراتورهای داخلی ثبت شده باشد. با توجه به محدودیت‌های مالکیت سیم‌کارت برای برخی اتباع، این مرحله گاهی با چالش مواجه می‌شود.

اما بدون داشتن سیم‌کارت به نام شخص، امکان تکمیل احراز هویت غیرحضوری وجود نخواهد داشت.

در مرحله احراز هویت بیومتریک، سیستم چهره فرد را با تصویر ذخیره شده در پایگاه داده پلیس مهاجرت تطبیق می‌دهد. اگر تصویر گذرنامه قدیمی باشد یا تغییرات چهره زیاد باشد، ممکن است نیاز به مراجعه حضوری به دفاتر خدمات قضایی منتخب باشد.

در مراجعه حضوری، ارائه اصل مدارک اقامتی و گذرنامه برای اسکن مجدد ضروری است.

ثبت‌نام ثنا برای اتباع، دسترسی آن‌ها را به خدمات دولت الکترونیک در ایران تسهیل می‌کند. به عنوان مثال، برای دریافت گواهینامه رانندگی یا ثبت قراردادهای اجاره رسمی، داشتن کد ثنا الزامی است.

این سامانه به شفافیت حقوقی اتباع کمک کرده و از بروز کلاهبرداری‌های احتمالی علیه آنان در معاملات جلوگیری می‌کند.

هزینه ثبت‌نام برای اتباع خارجی مطابق با تعرفه مصوب است و تفاوتی با شهروندان ایرانی ندارد. نکته مهم این است که در صورت انقضای مدت اقامت، ممکن است دسترسی به سامانه ثنا تا زمان تمدید مدارک قانونی با محدودیت مواجه شود.

بنابراین، تمدید به موقع کارت اقامت برای حفظ دسترسی به خدمات قضایی ضروری است.

فراموشی رمز شخصی سامانه ثنا یکی از رایج‌ترین مشکلاتی است که کاربران با آن مواجه می‌شوند. این رمز که یک عدد ۱۰ رقمی است، برای هر بار ورود به سامانه ابلاغ یا مشاهده پرونده مورد نیاز است.

در صورت فراموشی، نیازی به ثبت‌نام مجدد یا مراجعه حضوری نیست و فرآیند بازیابی کاملاً آنلاین انجام می‌شود.

برای شروع، کاربر باید در صفحه ورود به سامانه ثنا، گزینه «رمز عبور خود را فراموش کرده‌ام» را انتخاب کند. در این مرحله، وارد کردن شماره ملی، تاریخ تولد، شماره سریال شناسنامه و شماره همراه ثبت شده در سیستم الزامی است.

این اطلاعات برای احراز هویت اولیه و اطمینان از مالکیت حساب کاربری دریافت می‌شود.

پس از وارد کردن اطلاعات، یک «کد فعال‌سازی» به شماره همراه کاربر پیامک می‌شود. با وارد کردن این کد در کادر مربوطه، سیستم اجازه تعیین رمز جدید یا دریافت رمز قبلی را می‌دهد.

توصیه می‌شود پس از بازیابی، رمز خود را در جای امنی یادداشت کنید یا از رمزهای قابل حدس (مانند شماره ملی یا تاریخ تولد) استفاده نکنید.

گاهی اوقات کاربران به دلیل وارد کردن مکرر رمز اشتباه، با پیغام «حساب کاربری مسدود شده است» مواجه می‌شوند. در این حالت، معمولاً پس از گذشت ۲۴ ساعت، حساب به صورت خودکار آزاد می‌شود.

اگر مسدودی رفع نشد، استفاده از گزینه بازیابی رمز عبور می‌تواند قفل حساب را باز کرده و دسترسی مجدد را فراهم کند.

اگر کاربر به شماره همراه قبلی خود دسترسی نداشته باشد، بازیابی رمز عبور به صورت آنلاین غیرممکن خواهد بود. در این شرایط خاص، فرد باید با در دست داشتن کارت ملی به یکی از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مراجعه کند.

در آنجا پس از احراز هویت حضوری، شماره همراه جدید ثبت شده و رمز بازیابی می‌گردد.

امنیت در بازیابی رمز بسیار بالاست. هیچ شخص یا نهادی حق ندارد رمز ثنای شما را از طریق تماس تلفنی یا پیامک درخواست کند. پیامک‌های بازیابی رمز صرفاً حاوی کدهای عددی هستند و هرگز شامل لینک‌های پرداخت وجه نمی‌باشند.

آگاهی از این نکات، از وقوع جرایم سایبری و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات قضایی شما جلوگیری می‌کند.