آموزش ایجاد امضای جیمیل: راهنمای کامل مرحله به مرحله

بیشتر کاربران فقط یک امضا می‌سازند و برای همه ایمیل‌ها از همان استفاده می‌کنند. اما جیمیل اجازه می‌دهد چند امضای جداگانه داشته باشید و هنگام نوشتن هر ایمیل، مناسب‌ترین را انتخاب کنید.

این قابلیت برای کسی که چند نقش دارد، مثلاً مدیر یک شرکت، مدرس دوره آموزشی و فریلنسر، بسیار کاربردی است.

یک راهکار ساده این است که سه امضا بسازید. امضای رسمی شامل نام کامل، سمت، نام سازمان و شماره تماس دفتر است. امضای دوستانه فقط نام کوچک و یک راه ارتباطی دارد. امضای تبلیغاتی هم یک جمله کوتاه و لینک محصول یا خدمت را نشان می‌دهد.

هر کدام را با نامی روشن ذخیره کنید تا بعداً اشتباه نگیرید.

نام‌گذاری امضاها اهمیت بیشتری از آنچه فکر می‌کنید دارد. این نام فقط برای خود شما نمایش داده می‌شود و گیرنده آن را نمی‌بیند. اگر نام‌ها مبهم باشند، در عجله ممکن است امضای تبلیغاتی را زیر ایمیلی بگذارید که باید رسمی باشد.

نام‌هایی مثل «رسمی»، «پاسخ سریع» و «معرفی خدمات» کار را ساده می‌کنند.

هنگام نوشتن ایمیل، در پنجره ایجاد پیام، آیکون خودکار یا مداد را در نوار پایین پیدا می‌کنید. با کلیک روی آن، فهرست امضاهای ذخیره‌شده باز می‌شود و با انتخاب هرکدام، امضای فعلی جایگزین می‌شود.

اگر امضای دیگری از قبل در پیام باشد، جیمیل آن را عوض می‌کند و نیازی به حذف دستی نیست.

برای ایمیل‌های تکراری، مثل پاسخ به درخواست‌های مشتری، می‌توانید امضا را با متن آماده ترکیب کنید. جیمیل قابلیت پاسخ‌های از پیش نوشته‌شده یا قالب‌ها را هم دارد و ترکیب آن با امضای مناسب، سرعت کار را چند برابر می‌کند.

فقط مراقب باشید قالب‌ها خودشان امضا نداشته باشند، وگرنه امضا دو بار تکرار می‌شود.

یک نکته مدیریتی هم وجود دارد. هر چند ماه یک بار امضاها را مرور کنید. شماره‌ها عوض می‌شوند، سمت‌ها تغییر می‌کنند و لینک‌ها از کار می‌افتند. امضای قدیمی با اطلاعات نادرست، بدتر از نداشتن امضا است، چون مخاطب را به راه ارتباطی اشتباه هدایت می‌کند.

یک یادآوری تقویمی شش‌ماهه برای بازبینی امضاها کافی است.

در نهایت، تعداد امضاها را زیاد نکنید. سه تا چهار امضا برای بیشتر افراد کافی است. وقتی فهرست طولانی شود، انتخاب درست دشوار می‌شود و مزیت این قابلیت از بین می‌رود.

اگر دوست دارید امضایی با چیدمان ستونی، آیکون شبکه‌های اجتماعی و دکمه تماس داشته باشید، ویرایشگر ساده جیمیل کافی نیست. در این حالت می‌توانید از ابزارهای آنلاین ساخت امضا استفاده کنید. این ابزارها امضا را به‌صورت یک بلوک قابل کپی تحویل می‌دهند و شما آن را در جیمیل جایگذاری می‌کنید.

روش کار ساده است. اطلاعات خود را در فرم ابزار وارد می‌کنید، یکی از قالب‌ها را انتخاب می‌کنید و پیش‌نمایش را می‌بینید. سپس گزینه کپی امضا را می‌زنید. بعد به تنظیمات جیمیل می‌روید، امضای جدیدی می‌سازید و محتوای کپی‌شده را در کادر ویرایش می‌چسبانید.

در پایان Save Changes را فراموش نکنید.

پیش از استفاده از هر ابزار، چند نکته را بررسی کنید. اول اینکه تصاویر قالب روی سرور چه کسی نگهداری می‌شوند. اگر سرویس روزی تعطیل شود یا طرح اشتراک را عوض کند، تصاویر امضای شما ممکن است از همه ایمیل‌های قدیمی و جدید ناپدید شوند.

بهتر است لوگو و عکس‌ها را روی هاست یا فضای خودتان قرار دهید.

دوم، حجم امضا را کنترل کنید. جیمیل برای طول امضا سقف دارد و قالب‌های پرکد معمولاً سریع به آن می‌رسند. اگر هنگام ذخیره پیامی درباره طولانی بودن امضا دیدید، قالب را ساده‌تر کنید. کمتر کردن آیکون‌ها و حذف جدول‌های تودرتو معمولاً مشکل را حل می‌کند.

سوم، فارسی‌نویسی. بسیاری از قالب‌های خارجی برای متن چپ‌به‌راست طراحی شده‌اند. پس از چسباندن، حتماً متن فارسی را بررسی کنید و در صورت نیاز تراز را راست‌چین کنید. گاهی علامت‌های نگارشی یا شماره‌ها جابه‌جا نمایش داده می‌شوند و باید دستی اصلاح شوند.

چهارم، نمایش در برنامه‌های دیگر. قالبی که در جیمیل زیبا دیده می‌شود، ممکن است در برخی برنامه‌های ایمیل دیگر به هم بریزد. برای کاهش این خطر، از ساختار ساده یک یا دو ستونی استفاده کنید و فونت‌های رایج را انتخاب کنید.

اگر نیازی به جلوه‌های پیچیده ندارید، قالب‌ساز را کنار بگذارید. امضایی با سه خط متن، یک لینک و یک لوگوی کوچک در بیشتر موارد حرفه‌ای‌تر و پایدارتر از طرح‌های سنگین است. ابزار فقط وقتی ارزش دارد که واقعاً به چیدمان پیشرفته نیاز دارید.

امضای ایمیل در هر پیام ارسالی تکرار می‌شود و ممکن است به دست افراد ناشناس برسد. به همین دلیل، آنچه در آن می‌نویسید باید با دقت انتخاب شود. بسیاری از افراد بدون فکر، اطلاعاتی را در امضا می‌گذارند که در دست افراد سودجو می‌تواند به ابزار کلاهبرداری تبدیل شود.

شماره موبایل شخصی مهم‌ترین نمونه است. اگر ایمیل‌های کاری شما به گروه‌های بزرگ یا مخاطبان ناشناس می‌رسد، شماره شخصی ممکن است برای پیامک‌های تبلیغاتی یا تماس‌های مزاحم استفاده شود. در چنین شرایطی بهتر است شماره دفتر یا خط اختصاصی کار را بنویسید.

آدرس دقیق منزل، کد ملی، شماره حساب و اطلاعات مشابه هرگز نباید در امضا بیاید. حتی اگر ایمیل را فقط برای یک نفر می‌فرستید، آن ایمیل ممکن است فوروارد شود. اطلاعات هویتی در زنجیره‌های طولانی ایمیل می‌ماند و کنترل آن از دست شما خارج می‌شود.

سمت دقیق و ساختار سازمانی هم می‌تواند ریسک داشته باشد. مهاجمان در حملات مهندسی اجتماعی از همین اطلاعات استفاده می‌کنند تا خود را همکار یا مدیر شما معرفی کنند. اگر در سازمانی کار می‌کنید، با واحد امنیت یا مدیر فناوری هماهنگ کنید که چه اطلاعاتی در امضا مجاز است.

لینک‌ها را هم بررسی کنید. فقط به صفحاتی لینک بدهید که کنترلشان دست شماست. اگر دامنه یا صفحه‌ای از دست برود و کس دیگری آن را بخرد، لینک امضای قدیمی شما در هزاران ایمیل به محتوای ناخواسته منتهی می‌شود. این مشکل در ایمیل‌های چندساله بیشتر دیده می‌شود.

نکته دیگر، تشخیص ایمیل جعلی است. مهاجم می‌تواند ظاهر امضای شما را کپی کند. پس به شکل ظاهری امضا برای اعتماد کردن تکیه نکنید و به مخاطبان خود هم یاد بدهید که درخواست‌های مالی را از راه دیگری تأیید کنند.

می‌توانید در امضا جمله‌ای کوتاه بنویسید که هرگز اطلاعات بانکی از طریق ایمیل درخواست نمی‌شود.

قاعده ساده این است: فقط چیزی را بنویسید که حاضرید روی یک کارت ویزیت عمومی چاپ کنید. نام، سمت، وب‌سایت و یک راه تماس کاری معمولاً کافی است و ریسک را به حداقل می‌رساند.

بسیاری از کاربران جیمیل را در حالت تیره یا Dark Mode استفاده می‌کنند. امضایی که روی پس‌زمینه سفید عالی به نظر می‌رسد، ممکن است روی پس‌زمینه تیره خوانا نباشد. این مشکل بیشتر درباره لوگوهایی پیش می‌آید که پس‌زمینه سفید یا مشکی دارند و متن‌هایی که رنگ ثابت و تیره گرفته‌اند.

اولین توصیه، استفاده نکردن از رنگ مشکی خالص برای متن امضاست. اگر متن را مشکی تعیین کنید، برنامه‌هایی که رنگ‌ها را معکوس می‌کنند معمولاً آن را سفید می‌کنند، اما برنامه‌هایی که چنین کاری نمی‌کنند متن را روی پس‌زمینه تیره نامرئی می‌گذارند.

رنگ خاکستری متوسط در هر دو حالت خوانایی قابل قبولی دارد.

درباره لوگو، فرمت PNG با پس‌زمینه شفاف بهترین انتخاب است. لوگوی دارای کادر سفید در حالت تیره مثل یک مستطیل روشن دیده می‌شود و ظاهر ناشیانه‌ای دارد. اگر لوگوی شما فقط به‌صورت تیره طراحی شده، نسخه‌ای با حاشیه روشن بسازید که روی هر دو زمینه دیده شود.

آیکون‌های شبکه‌های اجتماعی هم همین وضعیت را دارند. آیکون‌های تک‌رنگ مشکی روی زمینه تیره گم می‌شوند. آیکون‌های رنگی با درخشش مناسب یا طرح‌هایی که خودشان دایره پس‌زمینه دارند، در هر شرایطی خوانا می‌مانند.

اندازه تصاویر نیز مهم است. صفحه‌نمایش‌های با تراکم بالا، تصاویر کوچک را تار نشان می‌دهند. معمولاً بهتر است تصویر را دو برابر اندازه نمایشی آماده کنید و عرض نمایش را در ویرایشگر کوچک‌تر تنظیم کنید.

به این ترتیب لوگو روی گوشی‌های جدید تیز دیده می‌شود، بدون آنکه حجم فایل بی‌دلیل زیاد شود.

برای آزمایش، یک ایمیل به خودتان یا به دوستی بفرستید و آن را در حالت روشن و تیره، روی گوشی و کامپیوتر باز کنید. دو دقیقه وقت گذاشتن برای این بررسی از ده‌ها ایمیل با ظاهر خراب جلوگیری می‌کند.

در نهایت، طراحی ساده‌تر همیشه ایمن‌تر است. هرچه تعداد رنگ‌ها و تصاویر کمتر باشد، احتمال خراب شدن امضا در شرایط مختلف کمتر می‌شود. امضایی که اطلاعاتش را حتی بدون تصویر هم منتقل کند، حرفه‌ای‌ترین نوع امضاست.

جیمیل به شما اجازه می‌دهد از یک صندوق ورودی، با چند آدرس ایمیل پیام بفرستید. این قابلیت با نام Send mail as در تب Accounts تنظیمات قرار دارد. اگر ایمیل سازمانی یا دامنه شخصی خود را به جیمیل متصل کرده‌اید، بهتر است برای هر آدرس امضای جداگانه تعیین کنید.

در بخش امضا، گزینه پیش‌فرض برای هر آدرس ارسال را می‌توانید جداگانه انتخاب کنید. مثلاً وقتی با آدرس شرکت پیام می‌فرستید، امضای رسمی خودکار درج شود و وقتی با آدرس شخصی می‌فرستید، امضای ساده‌تر بیاید. این کار خطر اشتباه گرفتن هویت‌ها را کم می‌کند.

یک اشتباه رایج این است که کاربر آدرس جدید را اضافه می‌کند اما امضا را تنظیم نمی‌کند. نتیجه این می‌شود که ایمیل با آدرس شرکت و بدون هیچ امضایی ارسال می‌شود، یا امضای مربوط به آدرس دیگری زیر آن قرار می‌گیرد.

بعد از اضافه کردن هر آدرس جدید، یک ایمیل آزمایشی بفرستید.

قابلیت دیگری که به امضا مربوط است، پاسخ خودکار یا Vacation responder است. این بخش در همان صفحه General تنظیمات قرار دارد و برای زمانی است که در دسترس نیستید. متن پاسخ خودکار امضای جداگانه ندارد و باید اطلاعات تماس را داخل خود پیام بنویسید.

بسیاری از افراد این نکته را نمی‌دانند و پیام ناقص ارسال می‌کنند.

متن پاسخ خودکار خوب سه بخش دارد: اعلام اینکه در دسترس نیستید، تاریخ بازگشت، و یک راه تماس جایگزین برای موارد فوری. بعد از آن نام و سمتتان را مانند امضا بنویسید. با این کار گیرنده بدون نیاز به جست‌وجوی بیشتر می‌داند چه کسی دیگری را می‌تواند پیگیری کند.

اگر از قابلیت تعیین بازه زمانی استفاده می‌کنید، تاریخ شروع و پایان را دقیق وارد کنید. پاسخ خودکاری که بعد از بازگشت شما هم ادامه یابد، به اعتبار کاری شما آسیب می‌زند. همچنین می‌توانید گزینه ارسال پاسخ فقط به مخاطبان ذخیره‌شده را فعال کنید تا اسپمرها پاسخی دریافت نکنند.

برای کسب‌وکارهای کوچک، ترکیب این دو قابلیت بسیار مفید است: آدرس اختصاصی پشتیبانی با امضای مخصوص خودش، و پاسخ خودکار در روزهای تعطیل که ساعت کاری و کانال‌های جایگزین را اعلام می‌کند.

لینک‌های امضا از نظر بازاریابی یکی از ارزان‌ترین فرصت‌هاست. هر ایمیلی که می‌فرستید، یک بار دیگر وب‌سایت یا صفحه ثبت‌نام شما را به گیرنده نشان می‌دهد. اما بدون اندازه‌گیری، نمی‌دانید این لینک‌ها واقعاً کار می‌کنند یا نه.

ساده‌ترین روش پیگیری، افزودن پارامترهای UTM به آدرس است. با افزودن مقدار مثل منبع ایمیل و کمپین امضا، در ابزار تحلیل وب‌سایت می‌بینید چند بازدید از امضای ایمیل آمده است. اگر چند امضا دارید، برای هر کدام مقدار متفاوتی بگذارید تا تفاوت عملکردشان مشخص شود.

آدرس‌های دارای پارامتر طولانی و زشت هستند و در متن امضا بد دیده می‌شوند. راه‌حل این است که لینک را پشت یک متن قابل کلیک مخفی کنید، مثل «مشاهده نمونه کارها». ویرایشگر جیمیل این کار را با ابزار لینک انجام می‌دهد.

این روش ظاهر را تمیز نگه می‌دارد و در عین حال پیگیری را ممکن می‌کند.

نوشتن متن لینک هم اهمیت دارد. عبارت‌هایی مثل «اینجا کلیک کنید» اطلاعاتی نمی‌دهند. به جای آن بنویسید «رزرو مشاوره رایگان» یا «دانلود کاتالوگ». متن واضح، نرخ کلیک را بالا می‌برد و برای کاربران با ابزارهای کمکی نیز قابل فهم‌تر است.

تعداد لینک‌ها را محدود کنید. امضایی با شش لینک مختلف، تمرکز مخاطب را پخش می‌کند. بهتر است یک لینک اصلی انتخاب کنید و آیکون شبکه‌های اجتماعی را فقط برای پلتفرم‌هایی نگه دارید که واقعاً فعالید. لینک به صفحه‌ای رها شده، بیشتر ضرر دارد تا فایده.

پیش از نهایی کردن امضا، یک بازبینی کامل انجام دهید. همه لینک‌ها را یکی‌یکی باز کنید، املای نام و شماره را بخوانید و ایمیل آزمایشی را به یک حساب دیگر بفرستید. آن را روی موبایل و کامپیوتر ببینید و مطمئن شوید لینک تلفن و ایمیل درست کار می‌کنند.

در آخر، به یاد داشته باشید منوهای جیمیل گاهی تغییر می‌کنند. اگر مسیری که در راهنما آمده با صفحه شما فرق داشت، از جست‌وجوی داخل تنظیمات برای پیدا کردن بخش Signature استفاده کنید. اصل کار همیشه یکسان است: ساخت امضا، انتخاب پیش‌فرض و ذخیره تغییرات.