آموزش ساخت جیمیل (Gmail)؛ راهنمای گام به گام تصویری ۲۰۲۴

پس از اتمام فرآیند ساخت جیمیل، حیاتی‌ترین اقدام تنظیم روش‌های بازیابی است. بسیاری از کاربران تصور می‌کنند داشتن رمز عبور کافی است، اما در سیستم‌های امنیتی ۲۰۲۵ گوگل، بدون داشتن اطلاعات بازیابی به‌روز، ریسک از دست دادن دائمی اکانت بسیار بالا است.

شما باید بلافاصله یک ایمیل پشتیبان معتبر و یک شماره تلفن در دسترس را در بخش Security تنظیم کنید.

یکی از قابلیت‌های کمتر شناخته شده اما بسیار کاربردی، کدهای پشتیبان (Backup Codes) هستند. این کدهای ده رقمی یک‌بار مصرف، زمانی که به گوشی خود دسترسی ندارید یا پیامک تایید ارسال نمی‌شود، تنها راه نجات شما خواهند بود.

توصیه می‌شود این کدها را دانلود کرده و در محلی امن و فیزیکی (خارج از فضای ابری) نگهداری کنید.

گوگل در سال‌های اخیر هوش مصنوعی خود را برای تشخیص الگوهای ورود مشکوک تقویت کرده است. اگر از یک آی‌پی جدید یا دستگاهی ناشناس وارد شوید، حتی با وجود رمز عبور صحیح، گوگل از شما سوالات امنیتی یا تاییدیه ایمیل پشتیبان را می‌خواهد.

بنابراین، همگام‌سازی اطلاعات بازیابی با وضعیت فعلی‌تان، ضامن بقای حضور دیجیتال شماست.

در صورتی که ایمیل پشتیبان خود را از سرویس‌های دیگری مثل یاهو یا اوت‌لوک انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که آن حساب‌ها نیز فعال هستند.

سیاست حذف اکانت‌های غیرفعال گوگل شامل حال تمام سرویس‌ها می‌شود و اگر ایمیل پشتیبان شما حذف شده باشد، عملاً راهی برای بازیابی جیمیل جدید خود نخواهید داشت. هر ۶ ماه یک‌بار، بخش امنیتی حساب خود را چک کنید تا از صحت شماره تماس و ایمیل جایگزین اطمینان حاصل یابید.

بسیاری از کاربران برای تفکیک امور کاری، تحصیلی و شخصی، نیاز به ساخت و مدیریت چندین حساب جیمیل دارند. گوگل این امکان را به شکلی بهینه فراهم کرده است که بتوانید بدون خروج از یک حساب (Logout)، بین چندین اکانت جابه‌جا شوید.

در نسخه دسکتاپ، با کلیک بر روی تصویر پروفایل و انتخاب گزینه Add another account، این فرآیند آغاز می‌شود.

در اپلیکیشن موبایل جیمیل، مدیریت چند اکانت بسیار ساده‌تر است. شما می‌توانید با کشیدن انگشت (Swipe) روی آیکون پروفایل به سمت بالا یا پایین، به سرعت بین حساب‌ها سوئیچ کنید.

همچنین قابلیت All Inboxes به شما اجازه می‌دهد پیام‌های دریافتی تمام حساب‌های خود را در یک پوشه واحد و به صورت یکپارچه مشاهده کنید، بدون اینکه تداخلی در تنظیمات هر کدام ایجاد شود.

یکی از چالش‌های مدیریت چند اکانت، اشتباه در ارسال ایمیل از آدرس نادرست است. برای جلوگیری از این مشکل، می‌توانید برای هر پروفایل یک رنگ یا تصویر متمایز انتخاب کنید. همچنین در تنظیمات پیشرفته، امکان استفاده از قابلیت Delegation وجود دارد.

این ویژگی به شما اجازه می‌دهد دسترسی خواندن و نوشتن ایمیل‌های یک حساب را به حساب دیگر بدهید، بدون اینکه نیاز باشد رمز عبور اصلی را به اشتراک بگذارید.

توجه داشته باشید که مرورگر کروم نیز قابلیت ساخت پروفایل‌های مجزا را دارد. بهترین روش برای جلوگیری از تداخل کوکی‌ها و تاریخچه جستجو، ساخت یک پروفایل اختصاصی در کروم برای هر جیمیل است.

این کار باعث می‌شود بوک‌مارک‌ها، پسوردها و افزونه‌های هر حساب کاملاً مجزا و سازمان‌دهی شده باقی بمانند و امنیت داده‌های کاری و شخصی شما به حداکثر برسد.

هر حساب جیمیل جدید به صورت پیش‌فرض ۱۵ گیگابایت فضای رایگان دریافت می‌کند، اما نکته مهم اینجاست که این فضا بین جیمیل، گوگل درایو و گوگل فوتوز مشترک است.

با توجه به کیفیت بالای عکس‌های موبایلی و حجم بالای پیوست‌های ایمیل، این فضا ممکن است سریع‌تر از آنچه فکر می‌کنید پر شود. مدیریت صحیح این فضا از همان ابتدای ساخت اکانت ضروری است.

برای بهینه‌سازی، ابتدا باید بدانید کدام سرویس بیشترین حجم را اشغال کرده است. استفاده از ابزار Google Storage Manager به شما نشان می‌دهد که فایل‌های حجیم در کجا قرار دارند.

در جیمیل، می‌توانید با استفاده از فیلترهای جستجو مانند `has:attachment larger:10M` ایمیل‌هایی که فضای زیادی اشغال کرده‌اند را شناسایی و پاکسازی کنید. حذف ایمیل‌های تبلیغاتی و پوشه Spam نیز به طور منظم توصیه می‌شود.

سیاست‌های جدید گوگل در سال ۲۰۲۵ بسیار سخت‌گیرانه شده است؛ اگر فضای ذخیره‌سازی شما پر باشد، نه تنها ایمیل جدیدی دریافت نمی‌کنید، بلکه گوگل ممکن است پس از مدتی دسترسی شما به سرویس‌های ویرایش فایل را محدود کند.

برای جلوگیری از این اتفاق، می‌توانید قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار عکس‌ها را در حالت Storage Saver قرار دهید تا حجم کمتری اشغال کنند.

در صورتی که به فضای بیشتری نیاز دارید، سرویس Google One گزینه‌های اشتراکی متنوعی ارائه می‌دهد. اما قبل از خرید اشتراک، حتماً سطل زباله (Trash) درایو و جیمیل را خالی کنید، زیرا فایل‌های موجود در زباله نیز تا ۳۰ روز بخشی از سهمیه شما محسوب می‌شوند.

مدیریت هوشمندانه داده‌ها، شما را از پرداخت هزینه‌های اضافی برای فضای ابری بی‌نیاز می‌کند.

جیمیل فراتر از یک سرویس ساده ارسال و دریافت پیام است؛ این پلتفرم شامل ابزارهای قدرتمندی برای افزایش بهره‌وری است که پس از ساخت اکانت باید با آن‌ها آشنا شوید.

قابلیت Smart Compose و Smart Reply با استفاده از هوش مصنوعی، جملات بعدی شما را پیش‌بینی کرده و سرعت پاسخگویی را تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهند. این ویژگی به مرور زمان با لحن نگارش شما سازگار می‌شود.

یکی دیگر از ابزارهای حیاتی، قابلیت Snooze است. اگر ایمیلی دریافت کرده‌اید که در لحظه فرصت رسیدگی به آن را ندارید، می‌توانید آن را به زمان دیگری (مثلاً فردا صبح یا هفته آینده) موکول کنید. در زمان تعیین شده، ایمیل دوباره در بالای لیست پیام‌های شما ظاهر می‌شود.

همچنین قابلیت Undo Send به شما فرصت می‌دهد تا ۳۰ ثانیه پس از زدن دکمه ارسال، از فرستادن ایمیل پشیمان شده و آن را ویرایش کنید.

استفاده از Labelها و Filterها برای سازمان‌دهی خودکار ورودی‌ها الزامی است. شما می‌توانید تنظیم کنید که ایمیل‌های ارسالی از یک دامنه خاص، به طور خودکار برچسب «کاری» بخورند یا مستقیماً به پوشه آرشیو بروند تا اینباکس شما شلوغ نشود.

این اتوماسیون باعث می‌شود تمرکز شما بر روی پیام‌های واقعاً مهم باقی بماند و زمان کمتری صرف دسته‌بندی دستی کنید.

در نهایت، ادغام جیمیل با Google Calendar و Google Tasks به شما اجازه می‌دهد مستقیماً از داخل یک ایمیل، رویداد یا وظیفه‌ای را تعریف کنید. با کلیک بر روی آیکون‌های پنل سمت راست، می‌توانید بدون خروج از محیط جیمیل، برنامه‌های روزانه خود را مدیریت کنید.

این یکپارچگی، جیمیل را به یک مرکز کنترل عملیات برای فعالیت‌های روزانه و حرفه‌ای شما تبدیل می‌کند.

اگر به تازگی یک حساب جیمیل ساخته‌اید و قصد دارید از یک سرویس قدیمی (مانند یاهو، اوت‌لوک یا یک جیمیل دیگر) به اینجا نقل مکان کنید، نیازی به انتقال دستی پیام‌ها نیست.

گوگل ابزاری به نام Import Mail and Contacts در بخش تنظیمات (Settings > Accounts and Import) دارد که به طور خودکار تمام نامه‌های قدیمی و لیست مخاطبین شما را به حساب جدید منتقل می‌کند.

این فرآیند مهاجرت شامل دو بخش است: انتقال داده‌های گذشته و هدایت ایمیل‌های آینده. با فعال کردن قابلیت Forwarding در حساب قدیمی، هر پیامی که به آدرس قبلی شما ارسال شود، به صورت خودکار در اینباکس جیمیل جدید ظاهر می‌گردد.

این کار باعث می‌شود تا زمانی که تمام دوستان و همکارانتان آدرس جدید شما را یاد بگیرند، هیچ پیامی را از دست ندهید.

برای انتقال فایل‌های حجیم از سرویس‌های ابری دیگر به گوگل درایو، استفاده از ابزار Google Takeout پیشنهاد می‌شود. این سرویس به شما اجازه می‌دهد یک نسخه پشتیبان کامل از تمام داده‌های خود در اکانت قبلی تهیه کرده و آن را در اکانت جدید بارگذاری کنید.

این روش ایمن‌ترین راه برای جابه‌جایی اسناد، عکس‌ها و تاریخچه یوتیوب بین دو حساب کاربری مجزا است.

در نهایت، فراموش نکنید که پس از انتقال، تنظیمات امنیتی حساب قدیمی را نیز بررسی کنید. اگر دیگر قصد استفاده از آن را ندارید، بهتر است پس از اطمینان از انتقال کامل، آن را غیرفعال کنید.

اما توصیه می‌شود برای مدتی (حداقل ۶ ماه) هر دو حساب را نگه دارید تا از صحت انتقال تمامی اشتراک‌ها و حساب‌های متصل به ایمیل قدیمی در سایت‌های مختلف مطمئن شوید.

بسیاری از کاربران حرفه‌ای ترجیح می‌دهند ایمیل‌های خود را از طریق نرم‌افزارهایی مانند Microsoft Outlook، Apple Mail یا Thunderbird مدیریت کنند. برای این کار، باید پروتکل‌های IMAP یا POP3 را در تنظیمات جیمیل فعال کنید.

پروتکل IMAP گزینه بهتری است زیرا تغییرات را در لحظه بین تمام دستگاه‌ها همگام‌سازی می‌کند؛ یعنی اگر ایمیلی را در گوشی بخوانید، در کامپیوتر نیز به عنوان خوانده شده علامت می‌خورد.

با توجه به استانداردهای امنیتی جدید گوگل در سال ۲۰۲۴، دیگر نمی‌توان تنها با نام کاربری و رمز عبور اصلی به این نرم‌افزارها متصل شد. اگر تایید دو مرحله‌ای شما فعال باشد (که اکیداً توصیه می‌شود)، باید از App Passwords استفاده کنید.

این رمزهای عبور ۱۶ رقمی مخصوص، به اپلیکیشن‌های جانبی اجازه می‌دهند بدون دسترسی به رمز اصلی حساب، به ایمیل‌های شما دسترسی داشته باشند.

در هنگام تنظیم نرم‌افزار، دقت کنید که آدرس سرور ورودی (imap.gmail.com) و خروجی (smtp.gmail.com) به درستی وارد شده باشند. همچنین استفاده از پورت‌های امن (مانند ۹۹۳ برای IMAP) برای جلوگیری از سرقت اطلاعات در شبکه الزامی است.

گوگل به طور مداوم دسترسی اپلیکیشن‌های «کم‌امنیت» (Less Secure Apps) را محدودتر می‌کند، بنابراین همیشه از آخرین نسخه نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل استفاده کنید.

مزیت اصلی این اتصال، دسترسی آفلاین به ایمیل‌ها است. شما می‌توانید در زمان عدم دسترسی به اینترنت، ایمیل‌های خود را جستجو کرده یا پاسخ‌هایی بنویسید که به محض آنلاین شدن ارسال شوند.

این قابلیت برای مسافران و افرادی که در مناطق با اینترنت ناپایدار فعالیت می‌کنند، یک مزیت رقابتی بزرگ محسوب می‌شود و کارایی حساب جیمیل را دوچندان می‌کند.