روش‌های رسم نمودار در اکسل: راهنمای کامل

بسیاری از کاربران نمودار را یک‌بار می‌سازند و اگر نتیجه دلخواه نبود، از نو شروع می‌کنند. در حالی که با پنجره Select Data می‌توان منبع داده را بدون ساخت دوباره عوض کرد. روی نمودار راست‌کلیک کنید و گزینه Select Data را بزنید.

این پنجره دو بخش اصلی دارد: سری‌ها در ستون سمت چپ و برچسب‌های محور افقی در ستون سمت راست.

با دکمه Add می‌توانید سری تازه اضافه کنید. با Edit نام سری و محدوده مقادیر آن را تغییر می‌دهید و با Remove سری اضافی را حذف می‌کنید. اگر چند ستون دور از هم دارید، لازم نیست آن‌ها را کنار هم بیاورید.

کافی است هنگام انتخاب، کلید Ctrl را نگه دارید یا هر سری را جداگانه به نمودار اضافه کنید.

دکمه Switch Row/Column جای سری‌ها و دسته‌ها را عوض می‌کند. این دکمه وقتی کاربرد دارد که اکسل ماه‌ها را به‌جای محصولات به‌عنوان سری شناخته باشد. با یک کلیک، نمودار از «مقایسه ماه‌ها» به «مقایسه محصولات» تبدیل می‌شود، بدون آنکه جدول را دستکاری کنید.

هر سری پشت صحنه یک فرمول دارد. اگر روی یک سری کلیک کنید، در نوار فرمول عبارتی با ساختار SERIES را می‌بینید که نام سری، محدوده دسته‌ها، محدوده مقادیر و ترتیب رسم را مشخص می‌کند. ویرایش مستقیم همین فرمول گاهی سریع‌تر از پنجره Select Data است.

نکته‌ای که زیاد نادیده گرفته می‌شود، رفتار اکسل با سلول‌های پنهان و خالی است. به‌طور پیش‌فرض داده‌های ردیف‌ها و ستون‌های پنهان در نمودار نمایش داده نمی‌شوند. این رفتار در عمل یک فیلتر ساده است، اما اگر از آن خبر نداشته باشید، ممکن است فکر کنید داده‌ها گم شده‌اند.

برای تغییر این رفتار در همان پنجره روی Hidden and Empty Cells بزنید. گزینه Show data in hidden rows and columns پنهان‌ها را دوباره نمایش می‌دهد. برای سلول‌های خالی هم سه حالت دارید: نمایش به‌صورت شکاف، نمایش به‌صورت صفر یا اتصال نقاط با خط.

در نمودار خطی، حالت اتصال معمولاً روند را خواناتر نشان می‌دهد.

پیشنهاد عملی این است که نام سری‌ها را به سلول سرستون لینک کنید، نه اینکه متن را دستی بنویسید. به این ترتیب با تغییر عنوان ستون، راهنمای نمودار هم خودکار اصلاح می‌شود و ناهماهنگی بین جدول و نمودار پیش نمی‌آید.

محورها تعیین می‌کنند خواننده چه تصویری از اعداد در ذهن بسازد. اکسل مقیاس را خودکار انتخاب می‌کند، اما این انتخاب همیشه بهترین نیست. برای تنظیم دقیق، روی اعداد محور راست‌کلیک کنید و Format Axis را بزنید. در پنل کناری بخش Axis Options تمام گزینه‌های مقیاس را در اختیار شما می‌گذارد.

در قسمت Bounds می‌توانید حداقل و حداکثر محور را دستی تعیین کنید. در قسمت Units هم فاصله خطوط اصلی و فرعی (Major و Minor) قابل تنظیم است. اگر اختلاف داده‌ها ناچیز است و نمودار صاف دیده می‌شود، محدود کردن بازه محور تفاوت‌ها را برجسته می‌کند.

اما احتیاط کنید. در نمودار ستونی، اگر محور از صفر شروع نشود، اختلاف‌ها بزرگ‌تر از واقعیت به نظر می‌رسند. طول ستون باید با مقدار متناسب باشد. در نمودار خطی که فقط روند مهم است، شروع از عددی غیر از صفر قابل‌قبول‌تر است.

وقتی اعداد در مرتبه‌های بسیار متفاوت قرار دارند، مثلاً ۱۰ و ۱۰ میلیون، گزینه Logarithmic scale کمک می‌کند. در مقیاس لگاریتمی هر گام به‌جای افزایش ثابت، ضرب در یک عدد پایه است و مقادیر کوچک و بزرگ هر دو دیده می‌شوند.

این مقیاس برای مخاطب عمومی کمی گیج‌کننده است، پس حتماً در عنوان محور به آن اشاره کنید.

برای اعداد بزرگ از Display units استفاده کنید. با انتخاب هزار یا میلیون، برچسب‌های محور کوتاه می‌شوند و اکسل در کنار محور توضیحی مثل «Millions» اضافه می‌کند. این کار از شلوغ شدن محور با صفرهای متعدد جلوگیری می‌کند.

در محور افقی، نوع محور (Axis Type) اهمیت دارد. اگر ستون شما تاریخ میلادی باشد، اکسل ممکن است آن را Date axis بشناسد و فاصله‌ها را بر اساس زمان واقعی بچیند. یعنی اگر بین دو ثبت داده چند هفته فاصله باشد، نمودار هم همان فاصله را نشان می‌دهد.

با انتخاب Text axis هر دسته به فاصله یکسان رسم می‌شود.

گزینه‌های Categories in reverse order و Horizontal axis crosses هم ظاهر نمودار را تغییر می‌دهند. در نمودار میله‌ای، اکسل اولین دسته را پایین‌ترین میله رسم می‌کند. با فعال کردن ترتیب معکوس، ترتیب نمودار با ترتیب جدول یکی می‌شود.

ساخت نمودار برای مخاطب فارسی‌زبان چند نکته دارد که در آموزش‌های عمومی کمتر دیده می‌شود. اولین مورد فونت است. وقتی نمودار را انتخاب می‌کنید، فونتی که از تب Home تعیین می‌کنید روی همه متن‌های نمودار اعمال می‌شود. با یک بار انتخاب فونت فارسی، عنوان، برچسب‌ها و راهنما هماهنگ می‌شوند.

فونت باید روی رایانه‌ای که فایل را باز می‌کند نصب باشد. اگر فایل را برای دیگران می‌فرستید، یا از فونت‌های رایج سیستم استفاده کنید یا نمودار را به‌صورت تصویر بفرستید. در غیر این صورت اکسل فونت جایگزین انتخاب می‌کند و ظاهر نمودار به هم می‌ریزد.

مشکل مهم‌تر تاریخ شمسی است. اکسل محور تاریخ را بر اساس تقویم میلادی می‌سازد و تاریخ شمسی را که به‌صورت متن تایپ شده، تاریخ نمی‌شناسد. راه‌حل ساده، داشتن یک ستون کمکی با تاریخ شمسی به‌صورت متن، مثل «فروردین ۱۴۰۴»، و استفاده از آن به‌عنوان برچسب محور افقی است.

در این حالت نوع محور را روی Text axis بگذارید تا اکسل تلاش نکند ترتیب زمانی بسازد. ترتیب ماه‌ها همان ترتیب ردیف‌های جدول خواهد بود. پس مطمئن شوید داده‌ها از قدیمی‌ترین به جدیدترین مرتب شده‌اند.

جهت خواندن هم مهم است. مخاطب فارسی‌زبان زمان را از راست به چپ دنبال می‌کند، اما اکسل پیش‌فرض نمودار را چپ‌به‌راست رسم می‌کند. برای معکوس کردن، در Format Axis گزینه Categories in reverse order را فعال کنید.

سپس محور عمودی به سمت چپ می‌رود و باید در همان پنل تنظیم کنید که محور عمودی در بیشینه دسته‌ها قرار بگیرد تا کنار راست بماند.

بعد از این تغییر، نمودار خطی از راست شروع می‌شود و جدیدترین داده در سمت چپ قرار می‌گیرد. این چیدمان با عادت خواندن فارسی هماهنگ‌تر است. البته اگر نمودار در گزارش مشترک با مخاطب انگلیسی‌زبان استفاده می‌شود، همان چیدمان معمول را نگه دارید.

در پایان، ارقام را بررسی کنید. اگر عدد را با جداکننده هزارگان نشان می‌دهید، در Format Axis بخش Number کد قالب را روی عدد با جداکننده بگذارید. برچسب‌های داده هم همین بخش را دارند. ثابت بودن قالب در محور و برچسب‌ها ظاهر حرفه‌ای‌تری ایجاد می‌کند.

خط روند (Trendline) خطی است که اکسل بر اساس نقاط داده رسم می‌کند تا جهت کلی تغییرات را نشان دهد. این ابزار وقتی ارزش دارد که داده‌ها نوسان زیادی دارند و روند اصلی در میان نوسان‌ها گم می‌شود. در نمودارهای خطی، ستونی و پراکندگی می‌توانید آن را اضافه کنید.

برای افزودن، نمودار را انتخاب کنید، دکمه Chart Elements را بزنید و تیک Trendline را بگذارید. گزینه‌های بیشتر در پنل Format Trendline هستند. انتخاب نوع خط روند مهم‌ترین تصمیم است و باید با الگوی واقعی داده‌ها جور باشد.

نوع Linear برای رشد یا کاهش تقریباً ثابت مناسب است. Exponential برای مقادیری که با نرخ ثابت رشد می‌کنند، مثل گسترش سریع کاربران. Logarithmic برای رشدی که ابتدا تند است و بعد آرام می‌شود.

Polynomial برای داده‌هایی با فراز و فرود و Moving Average برای هموار کردن نوسان‌ها به کار می‌رود.

در همان پنل دو گزینه کاربردی وجود دارد: Display Equation on chart و Display R-squared value on chart. معادله، فرمول ریاضی خط را نشان می‌دهد. مقدار R-squared عددی بین صفر و یک است و نشان می‌دهد خط چقدر با داده‌ها سازگار است. هرچه به یک نزدیک‌تر باشد، برازش بهتر است.

با فیلد Forecast می‌توانید خط را به تعداد دوره‌های دلخواه جلوتر ادامه دهید. این پیش‌بینی صرفاً امتداد ریاضی الگوی گذشته است و عوامل بیرونی مثل تورم، فصل یا تغییر قوانین را در نظر نمی‌گیرد. پس آن را برای تصمیم‌های بزرگ به‌تنهایی مبنا قرار ندهید.

اگر نیاز به عدد دقیق پیش‌بینی دارید، تابع FORECAST.LINEAR مقدار آینده را بر پایه رگرسیون خطی محاسبه می‌کند. همچنین در تب Data ابزار Forecast Sheet وجود دارد که با یک کلیک جدول و نمودار پیش‌بینی همراه با بازه اطمینان می‌سازد. این ابزار به داده‌های زمانی با فاصله منظم نیاز دارد.

برای نمودار گزارش، خط روند را با رنگ و سبک متفاوت، مثلاً خط‌چین، رسم کنید تا از داده واقعی جدا دیده شود. در راهنمای نمودار نیز نام آن را روشن بنویسید.

وقتی جدول شما صدها یا هزاران ردیف دارد، رسم دستی نمودار برای هر حالت ممکن نیست. PivotChart نموداری است که به یک جدول محوری (PivotTable) وصل می‌شود و با تغییر فیلترها یا چیدمان فیلدها، خودش دوباره رسم می‌شود. به این ترتیب یک نمودار می‌تواند چندین گزارش را نمایش دهد.

برای ساخت، یک سلول داخل داده را انتخاب کنید و از تب Insert گزینه PivotChart را بزنید. در پنل فیلدها، دسته‌ها را به بخش Axis و مقادیر عددی را به بخش Values بکشید. اگر چند سری لازم دارید، فیلد مورد نظر را به بخش Legend ببرید.

اکسل خودش جدول محوری را هم می‌سازد.

دکمه‌های فیلتر روی خود نمودار نمایش داده می‌شوند. با آن‌ها می‌توانید فقط چند محصول یا چند ماه را نشان دهید. این روش برای تحلیل سریع مناسب است، اما برای ارائه به دیگران بهتر است ابزار بصری‌تری داشته باشید.

Slicer دقیقاً همین کار را می‌کند. با انتخاب نمودار، از تب PivotChart Analyze گزینه Insert Slicer را بزنید و فیلد دلخواه، مثل شهر یا دسته‌بندی کالا، را انتخاب کنید. هر دکمه روی Slicer یک مقدار فیلتر است و با کلیک روی آن، نمودار فوراً تغییر می‌کند.

برای انتخاب چند مقدار، کلید Ctrl را نگه دارید.

برای فیلد تاریخ، ابزار Timeline مناسب‌تر است. این ابزار نوار زمانی می‌سازد که با کشیدن آن بازه سال، فصل یا ماه را انتخاب می‌کنید. توجه کنید که Timeline بر پایه تاریخ واقعی اکسل کار می‌کند و تاریخ شمسی متنی را پشتیبانی نمی‌کند.

یک Slicer را می‌توان به چند جدول محوری وصل کرد. از Report Connections استفاده کنید تا با یک کلیک چند نمودار در یک داشبورد همزمان فیلتر شوند. شرط لازم این است که همه جدول‌های محوری از یک منبع داده تغذیه شوند.

دو نکته را فراموش نکنید. اول اینکه PivotChart با تغییر داده‌های منبع خودکار به‌روز نمی‌شود و باید Refresh کنید. دوم اینکه بعضی انواع نمودار، مانند پراکندگی، حبابی و سهام، در PivotChart پشتیبانی نمی‌شوند. اگر به این انواع نیاز دارید باید از نمودار معمولی استفاده کنید.

نمودار اکسل معمولاً در جای دیگری استفاده می‌شود: گزارش ورد، اسلاید پاورپوینت یا فایل PDF. شیوه انتقال تعیین می‌کند نمودار بعداً قابل ویرایش باشد، به فایل اصلی وابسته بماند یا به شکل تصویر ثابت درآید. انتخاب درست جلوی دردسرهای بعدی را می‌گیرد.

نمودار را کپی کنید و در ورد یا پاورپوینت با گزینه Paste Special یا آیکون‌های چسباندن بچسبانید. چهار حالت اصلی وجود دارد. حالت Use Destination Theme and Embed Workbook ظاهر نمودار را با قالب سند مقصد هماهنگ می‌کند و داده‌ها را درون سند ذخیره می‌کند.

حجم فایل بالاتر می‌رود، اما نیازی به فایل اکسل جداگانه نیست.

حالت Keep Source Formatting and Embed Workbook ظاهر اصلی نمودار را حفظ می‌کند. دو حالت دیگر پسوند Link Data دارند. در این حالات نمودار به فایل اکسل متصل می‌ماند و با تغییر داده‌ها در اکسل، می‌توان آن را به‌روز کرد.

در عوض اگر فایل اکسل جابه‌جا یا حذف شود، پیوند قطع می‌شود.

اگر فقط تصویر لازم دارید، گزینه Picture را انتخاب کنید. تصویر قابل ویرایش نیست، اما در هر دستگاهی دقیقاً همان‌طور دیده می‌شود. این انتخاب برای فایل‌هایی که قرار است برای دیگران ارسال شوند ایمن‌تر است، چون فونت و تنظیمات تغییر نمی‌کند.

برای ذخیره مستقل تصویر، روی نمودار راست‌کلیک کنید و Save as Picture را بزنید. فرمت PNG کیفیت خوبی دارد و پس‌زمینه شفاف را هم پشتیبانی می‌کند.

اگر تصویر باید در چاپ بزرگ استفاده شود، ابتدا اندازه نمودار را در Format Chart Area بزرگ کنید و بعد ذخیره کنید تا شفافیت کم نشود.

برای چاپ، نمودار را انتخاب کنید و از مسیر File و Print فقط همان نمودار را چاپ کنید. در Format Chart Area بخش Properties مشخص می‌کند نمودار با سلول‌ها جابه‌جا و هم‌اندازه شود یا ثابت بماند.

اگر ستونی را پنهان می‌کنید و نمی‌خواهید نمودار کوچک شود، گزینه Don't move or size with cells را انتخاب کنید.

در نهایت برای دسترسی‌پذیری، روی نمودار راست‌کلیک کنید و Edit Alt Text را بزنید. توضیح کوتاه درباره پیام اصلی نمودار به کاربران نابینا و ابزارهای خواننده صفحه کمک می‌کند.