آموزش کامل حاشیه بندی صفحه در ورد (Margin)

برای حاشیه‌بندی صفحه در ورد، تب Design را باز کنین، روی Page Borders بزنین و در پنجره‌ی Borders and Shading نوع، رنگ و ضخامت خط را انتخاب کنین. بعد OK را بزنین. همین چند کلیک کافیه.

در Word 2013 و نسخه‌های جدیدتر، این گزینه در تب Design و گروه Page Background قرار دارد. در Word 2007 و 2010 باید سراغ تب Page Layout بروین. نسخه‌ی Mac هم مثل ویندوز، همین گزینه را در تب Design دارد.

در زبانه‌ی Page Border پنج حالت Setting پیدا می‌کنین: None، Box، Shadow، 3-D و Custom. با Style نوع خط را عوض می‌کنین، با Color رنگ را و با Width ضخامت را. اگر قاب تزئینی می‌خواین، از لیست Art طرح تصویری انتخاب کنین.

در Preview می‌تونین هر ضلع را جدا روشن یا خاموش کنین. مثلاً فقط خط بالا و پایین بگذارین. گزینه‌ی Apply to هم تعیین می‌کنه که قاب روی کل سند بیفته یا فقط روی یک بخش یا صفحه‌ی اول.

اگر موقع چاپ بخشی از قاب بریده شد، سراغ دکمه‌ی Options بروین. فاصله‌ی قاب تا لبه‌ی کاغذ یا تا متن را همان‌جا تنظیم می‌کنین. این مرحله مشکل چاپ را معمولاً حل می‌کنه.

نکات کلیدی این مقاله:

Design ← Page Borders مسیر دسترسی در Word 2013 و جدیدتر؛ در 2007 و 2010 در تب Page Layout است
Apply to قاب را روی کل سند، یک بخش یا فقط صفحه‌ی اول اعمال می‌کنه
Options فاصله‌ی قاب از لبه و متن را تنظیم می‌کنه و مشکل بریده شدن در چاپ را حل می‌کنه

حاشیه‌بندی صفحه در ورد چیست و چه کاربردی دارد؟

حاشیه‌بندی صفحه یعنی کشیدن یک کادر دور کل صفحه در Word. این کادر می‌تونه خط ساده، سایه‌دار یا تصویری باشد. بیشتر برای جلد پایان‌نامه، گواهینامه، دعوتنامه و گزارش‌های رسمی استفاده می‌شه و به سند ظاهر مرتب می‌ده.

اسم رسمی این قابلیت در ورد Page Borders است. توی نسخه فارسی هم گاهی «حاشیه‌های صفحه» نوشته می‌شه.

کجاها به کارتون میاد؟

جلد پروژه، پایان‌نامه و گزارش کارآموزی
گواهی‌نامه، تقدیرنامه و کارت دعوت
برگه‌های آموزشی و فرم‌های اداری
بروشور و منوی ساده رستوران

فرق حاشیه صفحه با کادر پاراگراف

خیلی‌ها این دو تا رو قاطی می‌کنن. Page Borders دور کل صفحه می‌شینه. اما کادر پاراگراف فقط دور یک متن یا جدول می‌افته و از مسیر Home ← Borders ساخته می‌شه.

پس اگه فقط می‌خواین یه جمله مهم رو قاب بگیرین، سراغ Page Borders نرین. اون رو برای وقتی نگه دارین که کل صفحه باید قاب داشته باشه.

چرا ارزش یاد گرفتن داره؟

کادر دستی با Shape یا جدول معمولاً با تغییر متن به هم می‌ریزه. حاشیه استاندارد ورد به صفحه چسبیده و با ویرایش متن جابه‌جا نمی‌شه. تنظیمش هم بیشتر از چند دقیقه طول نمی‌کشه و روی همه صفحه‌ها یکدست اجرا می‌شه.

نمونه صفحه ورد با کادر ساده دور صفحه — نمونه‌ای از صفحه ورد با حاشیه ساده

حاشیه‌بندی صفحه در ورد چیست و چه کاربردی دارد؟

مسیر دسترسی به Page Borders در نسخه‌های مختلف ورد

در Word 2013 و جدیدتر، مسیر این است: تب Design ← گروه Page Background ← Page Borders. در Word 2007 و 2010 همین دکمه توی تب Page Layout قرار داره. بقیه پنجره در همه نسخه‌ها تقریباً یکسانه.

مسیر در هر نسخه

Word 2013، 2016، 2019، 2021 و Microsoft 365: تب Design، سپس Page Borders
Word 2007 و 2010: تب Page Layout، گروه Page Background، سپس Page Borders
Word برای Mac: تب Design، سپس Page Borders

اگه ورد فارسی دارین

بعضی نسخه‌های فارسی اسم‌ها رو ترجمه می‌کنن. دنبال «طراحی» و «حاشیه‌های صفحه» بگردین. اگه ترجمه‌ای ندیدین، همون نام‌های انگلیسی رو پیدا می‌کنین.

نبود دکمه Design

اگه تب Design رو نمی‌بینین، ممکنه نوار ابزار جمع شده باشه. روی هر تب دوبار کلیک کنین تا باز بشه. یا از جعبه جستجوی بالای ورد، عبارت Page Borders رو تایپ کنین. این راه توی همه نسخه‌ها جواب می‌ده.

Word آنلاین و موبایل

نسخه وب و اپ موبایل برای ساخت حاشیه جدید محدودیت دارن. حاشیه‌هایی که قبلاً ساخته شده معمولاً دیده می‌شن، ولی ساختن کادر تازه راحت نیست. برای کار جدی، نسخه دسکتاپ رو باز کنین و فایل رو بعداً توی هر دستگاهی ببینین.

قبل از کار روی پروژه مهم، یک بار هم نسخه خودتون رو امتحان کنین. ظاهر منوها بین به‌روزرسانی‌ها کمی فرق می‌کنه.

مسیر دسترسی به Page Borders در نسخه‌های مختلف ورد

آموزش مرحله‌به‌مرحله ایجاد کادر ساده دور صفحه

برای کادر ساده، توی تب Design روی Page Borders بزنین، گزینه Box رو انتخاب کنین و OK بزنین. همین. ورد یک خط مشکی نازک دور همه صفحه‌ها می‌کشه. بقیه تنظیمات اختیاریه و بعداً هم قابل تغییره.

مراحل کار

فایل ورد رو باز کنین.
روی تب Design برین.
در گروه Page Background روی Page Borders کلیک کنین.
در پنجره باز شده، زبانه Page Border فعال باشه.
از ستون Setting گزینه Box رو بزنین.
سبک، رنگ و ضخامت خط رو انتخاب کنین.
در پایین، Apply to رو روی Whole document بذارین.
روی OK کلیک کنین.

نتیجه رو چک کنین

کادر باید دور هر چهار طرف صفحه بیفته. اگه فقط بخشی دیده می‌شه، حالت نمایش رو روی Print Layout بذارین. توی Draft یا Web Layout حاشیه صفحه دیده نمی‌شه.

برای دیدن کل صفحه، از تب View گزینه One Page رو بزنین.

نکته برای سند چندصفحه‌ای

اگه سندتون شماره صفحه داره، کادر و شماره کنار هم قرار می‌گیرن. معمولاً شماره بیرون یا داخل کادر می‌افته. بسته به تنظیمات Options. درباره‌اش توی بخش‌های بعد حرف می‌زنیم. برای تنظیم شماره‌ها هم می‌تونین آموزش شماره‌گذاری صفحات در ورد رو ببینین.

پنجره Borders and Shading با گزینه Box انتخاب شده — انتخاب Box در زبانه Page Border

آموزش مرحله‌به‌مرحله ایجاد کادر ساده دور صفحه

بررسی گزینه‌های Setting: None، Box، Shadow، 3-D و Custom

بخش Setting پنج گزینه داره: None کادر رو حذف می‌کنه، Box کادر ساده می‌سازه، Shadow سایه اضافه می‌کنه، 3-D حالت برجسته می‌ده و Custom اجازه می‌ده هر ضلع رو جدا تنظیم کنین. انتخاب شما شکل کلی کادر رو تعیین می‌کنه.

None

این گزینه کادر رو از بخش انتخاب‌شده در Apply to برمی‌داره. یعنی همیشه کل فایل پاک نمی‌شه. اگه Apply to روی This section باشه، فقط همون بخش بی‌کادر می‌شه.

Box

رایج‌ترین حالته. یک کادر یکدست با چهار ضلع برابر. برای اسناد رسمی و جلد بهترین انتخابه چون ساده و تمیزه.

Shadow

کادر با سایه در پایین و راست. حس کارت یا برگه شناور می‌ده. برای دعوتنامه و بروشور قشنگه، ولی برای متن اداری کمی شلوغ به نظر میاد.

3-D

کادر سه‌بعدی با لبه برجسته. سبک‌های خطش محدودتر از Box است و ظاهر قدیمی‌تری داره. فقط وقتی جلوه تزئینی می‌خواین سراغش برین.

Custom

بدون Custom نمی‌شه اضلاع رو مستقل از هم تنظیم کرد. مثلاً می‌تونین بالا و پایین رو دولا و چپ و راست رو ساده بذارین.

گزینه Custom رو انتخاب کنین.
سبک و رنگ دلخواه رو بزنین.
در Preview روی ضلع موردنظر کلیک کنین.
برای ضلع بعدی، سبک رو عوض کنین و دوباره کلیک کنین.

مقایسه پنج حالت Setting در حاشیه صفحه ورد — مقایسه حالت‌های Box، Shadow و 3-D

تنظیم سبک، رنگ و ضخامت خط کادر

سه تنظیم ظاهر خط رو مشخص می‌کنن: Style نوع خط، Color رنگ و Width ضخامت. هر سه توی ستون وسط پنجره Borders and Shading هستن. بعد از هر تغییر، نتیجه همون لحظه توی Preview نمایش داده می‌شه.

Style: نوع خط

از لیست Style می‌تونین خط ساده، نقطه‌چین، خط‌چین، دولا، سه‌لا و موجی انتخاب کنین. برای متن اداری، خط ساده یا دولا مناسبه. نقطه‌چین بیشتر به درد کارت و فرم‌های غیررسمی می‌خوره.

Color: رنگ خط

رنگ اصلی با Automatic مشکی می‌شه. برای رنگ دلخواه، فلش Color رو بزنین. اگه رنگ سازمانی دارین، از More Colors کد دقیقش رو وارد کنین.

رنگ روی صفحه‌نمایش و فایل PDF همیشه دیده می‌شه. روی چاپگر سیاه‌وسفید، رنگ به طیف خاکستری تبدیل می‌شه. رنگ‌های روشن ممکنه کم‌رنگ یا نامرئی دربیان.

Width: ضخامت خط

ضخامت از ¼ تا 6 پوینت قابل انتخابه. برای سند رسمی، بین ½ تا 1½ پوینت کافیه. خط خیلی ضخیم صفحه رو سنگین می‌کنه و فضای متن رو کم نشون می‌ده.

ترکیب پیشنهادی

گزارش و پایان‌نامه: خط ساده، مشکی، 1 پوینت
گواهی و تقدیرنامه: خط دولا، آبی تیره یا طلایی، 2¼ پوینت
برگه آموزشی: خط‌چین، خاکستری، ¾ پوینت

بعد از انتخاب، یک بار پیش‌نمایش چاپ بگیرین تا مطمئن بشین خط به اندازه کافی پررنگه.

استفاده از حاشیه‌های تصویری (Art) برای صفحات خاص

گزینه Art کادر رو با نقش‌های تصویری مثل میوه، گل، ستاره و درخت می‌سازه. از لیست Art در پایین پنجره Page Border انتخابش می‌کنین. برای صفحات تزئینی مثل دعوتنامه و برگه کودک مناسبه، نه اسناد رسمی.

مراحل انتخاب

پنجره Page Borders رو باز کنین.
روی لیست Art کلیک کنین.
طرح موردنظر رو از لیست بزنین.
Width رو بین 1 تا 31 پوینت تنظیم کنین.
در صورت نیاز رنگ رو عوض کنین.
روی OK بزنین.

کجا به درد می‌خوره؟

کارت تبریک و دعوتنامه جشن
برگه‌های کلاس کودکان
جلد دفترچه خاطرات
گواهی شرکت در مسابقه

چند نکته مهم

طرح‌های تصویری فضای زیادی از صفحه می‌گیرن. هرچه Width بیشتر باشه، فضای متن کمتر می‌شه. اول با عدد کوچک شروع کنین.

روی چاپگر خانگی ممکنه جزئیات ریز خوب چاپ نشه. حتماً یک نسخه آزمایشی بگیرین. حاشیه تصویری برای سند اداری یا دانشگاهی معمولاً مناسب نیست و ممکنه رد بشه.

اگه از طرح راضی نبودین، دوباره Page Borders رو باز کنین و Art رو روی (none) بذارین یا Setting رو به Box برگردونین.

نمونه حاشیه تصویری ستاره و گل در ورد — نمونه حاشیه تصویری از لیست Art

فعال یا غیرفعال کردن هر ضلع کادر در بخش Preview

برای روشن یا خاموش کردن یک ضلع، توی بخش Preview روی دکمه‌های بالا، پایین، چپ یا راست کلیک کنین. همچنین می‌تونین مستقیم روی خط داخل نمونه بزنین. تغییر همان لحظه دیده می‌شه و با OK ذخیره می‌شه.

این بخش کجاست؟

Preview سمت راست پنجره قرار داره. یک صفحه کوچک نشون می‌ده و دور اون چهار دکمه هست. کنار نمونه هم دکمه‌های کوچک بالا، پایین، چپ و راست دیده می‌شن.

مراحل حذف یک ضلع

پنجره Page Borders رو باز کنین.
اول یک سبک کادر انتخاب کنین، مثلاً Box.
در Preview روی دکمه ضلعی که نمی‌خواین بزنین.
خط اون ضلع از نمونه ناپدید می‌شه.
روی OK کلیک کنین.

بعد از این کار، Setting خودکار روی Custom می‌ره. نگران نباشین، طبیعیه.

کاربردهای عملی

فقط خط بالا و پایین برای سربرگ رسمی
فقط ضلع راست برای صفحه فارسی که حاشیه دفتری می‌خواد
حذف ضلع پایین وقتی فوتر طراحی جدا دارین

اشتباه رایج

بعضی‌ها اول ضلع‌ها رو خاموش می‌کنن و بعد سبک رو عوض می‌کنن. نتیجه این می‌شه که اضلاع خاموش دوباره روشن می‌شن. ترتیب درست این است: اول سبک و رنگ، بعد روشن و خاموش کردن اضلاع.

اعمال کادر روی کل سند، یک بخش یا فقط صفحه اول (Apply to)

لیست Apply to پایین پنجره تعیین می‌کنه کادر روی کدوم صفحه‌ها بیفته. چهار گزینه داره: Whole document، This section، This section – First page only و This section – All except first page. با این لیست می‌تونین فقط جلد رو کادردار کنین.

معنی هر گزینه

Whole document: همه صفحه‌های سند
This section: فقط بخش فعلی (Section)
This section – First page only: فقط صفحه اول همان بخش
This section – All except first page: همه صفحه‌ها به‌جز اولی

کادر فقط برای جلد

مکان‌نما رو توی صفحه اول بذارین.
Page Borders رو باز کنین.
کادر دلخواه رو انتخاب کنین.
Apply to رو روی This section – First page only بذارین.
OK بزنین.

کادر فقط برای چند صفحه خاص

اینجا باید سند رو به چند Section تقسیم کنین. مکان‌نما رو آخر صفحه‌ای بذارین که کادر نباید ادامه پیدا کنه. بعد از تب Layout، منوی Breaks و گزینه Next Page رو بزنین.

حالا مکان‌نما رو توی هر بخش بذارین و Apply to رو روی This section تنظیم کنین. هر بخش مستقل کادر می‌گیره. همین روش برای شماره‌گذاری جداگانه صفحات هم کاربرد داره.

اگه کادر روی بخش اشتباه افتاد

مکان‌نما رو توی همان بخش بذارین، Page Borders رو باز کنین و Setting رو روی None بذارین. Apply to هم باید دقیقاً همان گزینه قبلی باشه تا فقط همان بخش پاک بشه.

تنظیمات دکمه Options: فاصله کادر از لبه کاغذ و متن

دکمه Options پایین-راست پنجره Page Border قرار داره. با اون تعیین می‌کنین کادر چقدر از لبه کاغذ یا از متن فاصله بگیره. این تنظیم برای چاپ درست از همه چیز مهم‌تره، چون کادرِ خیلی نزدیک به لبه بریده می‌شه.

Measure from

دو حالت داره. در Edge of page فاصله از لبه فیزیکی کاغذ حساب می‌شه. در Text فاصله از متن اصلی حساب می‌شه و کادر با حاشیه‌های صفحه جابه‌جا می‌شه.

Edge of page: برای چاپ و ثابت ماندن کادر
Text: برای فاصله ثابت بین متن و کادر

فاصله چهار طرف

فیلدهای Top، Bottom، Left و Right فاصله هر ضلع رو بر حسب پوینت می‌گیرن. مقدار پیش‌فرض معمولاً 24 پوینت (حدود 8 میلی‌متر) از لبه است. برای چاپ مطمئن، از 18 پوینت کمتر نرین.

گزینه‌های پایین پنجره

Surround header: هدر داخل کادر قرار بگیره
Surround footer: فوتر داخل کادر قرار بگیره
Always display in front: کادر جلوی بقیه عناصر بمونه

تنظیم متن نسبت به کادر

اگه متن به خط کادر چسبیده، حاشیه صفحه رو از تب Layout بزرگ‌تر کنین. یا فاصله بین خطوط رو درست کنین. راهنمای تنظیم فاصله خطوط در ورد کمک می‌کنه متن توی کادر بهتر بشینه.

حل مشکل چاپ نشدن یا بریده شدن کادر صفحه

کادر معمولاً به این دلیل بریده می‌شه که خیلی به لبه کاغذ نزدیکه و چاپگر نمی‌تونه آنجا چاپ کنه. راه‌حل: در Options فاصله از لبه رو به 24 پوینت یا بیشتر برسونین. اگه این کافی نبود، بقیه علت‌ها رو چک کنین.

علت‌های رایج

فاصله کادر از لبه خیلی کم است.
اندازه کاغذ در ورد و چاپگر فرق داره (مثلاً Letter به‌جای A4).
گزینه Fit to page یا Shrink روشن است.
رنگ کادر خیلی روشنه و روی چاپ سیاه‌وسفید محو می‌شه.

مراحل رفع مشکل

Page Borders ← Options رو باز کنین.
Measure from رو روی Edge of page بذارین.
هر چهار فاصله رو حداقل 24 پوینت کنین.
از تب Layout، اندازه کاغذ رو روی A4 بذارین.
با File ← Print پیش‌نمایش رو ببینین.
تنظیمات چاپگر رو چک کنین و Scale رو روی 100٪ بذارین.

چاپ چند صفحه در یک برگ

وقتی چند صفحه رو توی یک برگ جمع می‌کنین، ورد صفحه‌ها رو کوچک می‌کنه. کادر هم کوچیک می‌شه و ممکنه نزدیک لبه بیفته. راهنمای چاپ دو صفحه در یک صفحه رو ببینین و کادر رو بعد از آن امتحان کنین.

برای بقیه گزینه‌های چاپگر هم آموزش تنظیمات پرینت در ورد مفیده.

اگه بازم مشکل داشتین، سند رو PDF کنین و از PDF چاپ بگیرین. این کار معمولاً ظاهر رو ثابت نگه می‌داره.

نکات مهم و اشتباهات رایج در حاشیه‌بندی صفحه

رایج‌ترین اشتباه‌ها: انتخاب فاصله خیلی کم از لبه، رنگ روشن برای چاپ سیاه‌وسفید، فراموش کردن Apply to و استفاده از حاشیه تصویری در سند رسمی. اگه این چهار مورد رو رعایت کنین، بیشتر مشکل‌ها پیش نمیاد.

اشتباه‌های پرتکرار

کادر روی همه صفحه‌ها افتاد: Apply to رو روی گزینه اشتباه گذاشتین.
کادر بریده چاپ شد: فاصله از لبه کم بود.
کادر نمایش داده نمی‌شه: حالت نمایش Draft یا Web Layout است.
متن از کادر بیرون زد: فاصله از متن زیاد یا حاشیه صفحه کم است.

کادر با خط افقی فرق داره

گاهی بعد از تایپ چند خط تیره، ورد خودکار یک خط افقی می‌سازه. این با حاشیه صفحه فرق داره. برای پاک کردنش مسیر جدا لازمه؛ حذف خط افقی در ورد رو ببینین.

صفحه خالی اضافه بعد از کادر

گاهی آخر سند یک صفحه خالی با کادر می‌مونه. معمولاً علتش یک پاراگراف یا Page Break اضافه است. اون رو پاک کنین یا طبق راهنمای حذف یک صفحه در ورد عمل کنین.

چک‌لیست قبل از ارسال

پیش‌نمایش چاپ رو ببینین.
همه صفحه‌ها رو یک بار مرور کنین.
اگه کادر مهمه، PDF بگیرین.
فایل رو روی یک دستگاه دیگه هم باز کنین.

جمع‌بندی و پاسخ به پرسش‌های متداول

برای حاشیه‌بندی صفحه در ورد، از Design ← Page Borders استفاده کنین، سبک و رنگ رو انتخاب کنین، Apply to رو درست تنظیم کنین و فاصله از لبه رو در Options چک کنین. با همین چهار قدم، کادری تمیز و قابل چاپ می‌گیرین.

قبل از تحویل نهایی، پیش‌نمایش چاپ رو ببینین. اگه فایل رو برای دیگران می‌فرستین و نمی‌خواین تنظیماتش به هم بخوره، می‌تونین از قفل کردن متن و ویرایش فایل کمک بگیرین.

پرسش‌های متداول

چطور کادر رو کامل حذف کنم؟

Page Borders رو باز کنین، Setting رو روی None بذارین و Apply to رو همان گزینه‌ای که قبلاً استفاده کردین نگه دارین. اگه چند بخش دارین، این کار رو برای هر بخش تکرار کنین.

چرا کادر توی ورد نمایش داده نمی‌شه؟

اول حالت نمایش رو روی Print Layout بذارین. بعد مطمئن بشین Apply to شامل صفحه فعلی هست. گاهی هم کادر پشت بقیه عناصر پنهانه؛ Always display in front رو روشن کنین.

می‌شه کادر فقط دور یک پاراگراف بکشم؟

بله، ولی نه با Page Borders. متن رو انتخاب کنین و از تب Home دکمه Borders رو بزنین. اون کادر فقط دور همان متن یا جدول می‌افته.

کادر توی Word آنلاین هم ساخته می‌شه؟

ساخت حاشیه جدید در نسخه وب معمولاً محدوده. برای کار مطمئن از نسخه دسکتاپ استفاده کنین و نسخه خودتون رو یک بار تست کنین.

بهترین فاصله کادر از لبه برای چاپ چقدره؟

حداقل 18 پوینت و ترجیحاً 24 پوینت. این فاصله برای بیشتر چاپگرهای خانگی و اداری امنه.

طراحی قاب رسمی برای پایان‌نامه و گزارش دانشگاهی

در پایان‌نامه‌ها و گزارش‌های دانشگاهی معمولاً همه صفحه‌ها کادر ندارند. صفحه عنوان یا تقدیم‌نامه ممکن است قاب تزئینی بخواهد، اما فصل‌های اصلی فقط متن ساده با حاشیه‌های استاندارد دارند.

این تفاوت از دستورالعمل هر دانشکده می‌آید، پس پیش از طراحی، راهنمای قالب‌بندی دانشگاه خود را بخوانید تا بعداً مجبور به بازسازی کل فایل نشوید.کلید کار، تقسیم سند به چند بخش مستقل است. مکان‌نما را در انتهای صفحه عنوان بگذارید و به تب Layout بروید.

روی Breaks کلیک کنید و گزینه Next Page را بزنید. حالا سند دو بخش دارد و هر بخش می‌تواند شماره‌گذاری، هدر و کادر جداگانه داشته باشد.سپس مکان‌نما را داخل صفحه عنوان ببرید و پنجره Page Borders را باز کنید.

در بخش Apply to گزینه This section را انتخاب کنید. به این ترتیب فقط بخش اول کادر می‌گیرد و فصل‌های بعدی بدون قاب باقی می‌مانند. اگر چند صفحه مقدماتی دارید، همه را در همان بخش اول نگه دارید.در انتخاب ظاهر قاب، سادگی بهترین گزینه است.

خط ساده یا دوخطی با ضخامت یک تا یک‌ونیم پوینت و رنگ مشکی یا سرمه‌ای، حالتی رسمی و حرفه‌ای می‌سازد. حاشیه‌های تصویری رنگارنگ برای متن علمی مناسب نیستند و ممکن است توسط کمیته داوری یا واحد تحصیلات تکمیلی رد شوند.پس از اتمام کار، چند بررسی نهایی انجام دهید.

اگر هدر و فوتر بخش دوم به بخش اول وصل است، گزینه Link to Previous را غیرفعال کنید تا شماره صفحه‌ها درست بماند.

بعد کل سند را با Ctrl+A انتخاب کنید و کلید F9 را بزنید تا فهرست مطالب و ارجاع‌ها به‌روز شوند.در پایان، سند را در نمای Print Layout و همچنین در پیش‌نمایش چاپ مرور کنید. بخش‌بندی اضافه گاهی صفحه خالی ایجاد می‌کند.

اگر چنین شد، علامت‌های پنهان را با Ctrl+Shift+8 نمایش دهید و شکست‌های اضافی را حذف کنید. این بازبینی کوتاه جلوی ایرادهای دقیقه آخر هنگام تحویل را می‌گیرد.

ساخت گواهی‌نامه و تقدیرنامه با قاب تزئینی

گواهی‌نامه، تقدیرنامه و دعوتنامه از رایج‌ترین مواردی هستند که کادر دور صفحه در آن‌ها واقعاً کاربرد دارد. در این سندها قاب فقط تزئین نیست و بخشی از هویت بصری محسوب می‌شود.

برای نتیجه حرفه‌ای، ابتدا جهت صفحه را مشخص کنید، چون بیشتر گواهی‌ها افقی طراحی می‌شوند و کادر باید با همان جهت تنظیم شود.از تب Layout گزینه Orientation را باز کنید و Landscape را بزنید.

این کار را پیش از افزودن قاب انجام دهید، چون تغییر جهت پس از آن گاهی فاصله‌ها را به هم می‌ریزد. سپس اندازه کاغذ را بررسی کنید.

اگر قرار است چاپ شود، معمولاً A4 مناسب است و اگر برای نمایش دیجیتال ساخته می‌شود، هر اندازه‌ای ممکن است.برای قاب، حاشیه‌های تصویری گزینه خوبی هستند. در فهرست Art الگویی انتخاب کنید که با موضوع سند هماهنگ باشد، مثلاً ستاره برای جوایز و طرح‌های ساده برای مراسم رسمی.

ضخامت Width را کم‌کم افزایش دهید تا تصویر خوانا شود، اما مراقب باشید قاب به متن اصلی فشار نیاورد.یک خطای رایج این است که متن بسیار نزدیک به قاب نوشته می‌شود. برای جلوگیری از آن، حاشیه‌های داخلی صفحه را در Margins کمی بزرگ‌تر از فاصله کادر تنظیم کنید.

معمولاً دو تا سه سانتی‌متر فضای خالی بین قاب و متن، ظاهر متعادلی به گواهی می‌دهد و خواندن را آسان می‌کند.متن را با تراز وسط و اندازه فونت بزرگ‌تر بنویسید. عنوان را درشت و نام دریافت‌کننده را برجسته کنید.

برای فارسی از فونت‌هایی مثل B Nazanin، IRANSans یا Vazirmatn استفاده کنید و جهت پاراگراف را روی راست‌به‌چپ بگذارید تا علائم نگارشی جابه‌جا نشوند.اگر قرار است برای چندین نفر گواهی صادر کنید، از Mail Merge در تب Mailings استفاده کنید.

نام‌ها را در یک فایل اکسل بنویسید و در محل مناسب فیلد ادغام بگذارید. قاب در همه نسخه‌ها یکسان تکرار می‌شود و لازم نیست برای هر نفر جداگانه طراحی کنید.

ذخیره قاب به‌صورت قالب برای استفاده‌های بعدی

اگر مرتب سندهایی با یک قاب ثابت تولید می‌کنید، هر بار طراحی از ابتدا وقت‌گیر است. بهتر است سند آماده را به‌عنوان قالب ذخیره کنید. قالب فایلی است که هر بار با باز کردنش یک نسخه تازه می‌سازید و فایل اصلی دست‌نخورده می‌ماند.

به این ترتیب خطر پاک شدن تنظیمات کادر از بین می‌رود.ابتدا سند را با کادر، حاشیه‌ها، فونت و هدر موردنظر آماده کنید و متن‌های نمونه را پاک کنید. سپس به File و بعد Save As بروید.

در لیست نوع فایل، گزینه Word Template با پسوند dotx را انتخاب کنید.

برای اینکه قالب در فهرست خود ورد دیده شود، همان پوشه پیشنهادی Custom Office Templates را نگه دارید.برای استفاده بعدی، از File گزینه New را بزنید و در بخش Personal یا Custom قالب خود را پیدا کنید. با کلیک روی آن، سند جدیدی با همان قاب باز می‌شود.

هر تغییری در این سند جدید فقط روی خودش اعمال می‌شود و قالب اصلی ثابت می‌ماند.اگر نیاز دارید قالب را در اختیار همکاران بگذارید، فایل dotx را کپی کنید و آن را در پوشه Templates ورد آن‌ها قرار دهید.

ورد این پوشه را معمولاً در مسیر AppData کاربر نگه می‌دارد. راه ساده‌تر این است که فایل را ایمیل کنید و با دوبار کلیک باز کنند تا نسخه جدید ساخته شود.یک نکته مهم این است که قاب‌های تصویری و فونت‌های خاص ممکن است روی رایانه دیگر متفاوت دیده شوند.

اگر فونت نصب نباشد، ورد فونت جایگزین می‌گذارد و چیدمان تغییر می‌کند. بنابراین قبل از توزیع، فونت‌های استفاده‌شده را همراه قالب بفرستید یا از فونت‌های رایج استفاده کنید.برای نسخه‌های بعدی، قالب را با نام روشن ذخیره کنید، مثلاً قالب گواهی افقی یا قالب گزارش ماهانه.

نام‌گذاری مناسب باعث می‌شود پس از چند ماه هم بدانید هر قالب برای چه کاری ساخته شده است.

پاک کردن کادر و رفع قاب‌های ناخواسته

گاهی فایلی را از شخص دیگری دریافت می‌کنید و قابی دور صفحه‌ها دارد که نمی‌خواهید. حذف آن ساده است، اما اگر روش درست را ندانید ممکن است کادر روی بعضی صفحه‌ها بماند.

مسیر کار همان پنجره ایجاد کادر است، فقط انتخاب‌ها باید دقیق و با توجه به ساختار سند انجام شوند.پنجره Page Borders را از تب Design باز کنید. در ستون Setting گزینه None را بزنید و روی OK کلیک کنید. اگر کادر بلافاصله ناپدید شد، کار تمام است.

اما اگر هنوز در بخشی از سند دیده می‌شود، احتمالاً قاب فقط روی بخش یا صفحه مشخصی اعمال شده بود.در سندهای چندبخشی، حذف کادر در یک بخش روی بخش‌های دیگر اثر ندارد.

مکان‌نما را در هر بخشی که هنوز قاب دارد قرار دهید و دوباره همین مراحل را تکرار کنید. برای دیدن مرز بخش‌ها، علامت‌های پنهان را با Ctrl+Shift+8 روشن کنید و شکست بخش‌ها را ببینید.یک حالت پنهان‌تر وقتی است که قاب با گزینه صفحه اول تنظیم شده باشد.

در این وضعیت، پنجره را باز کنید، در Apply to ابتدا گزینه This section – First page only را انتخاب کنید و Setting را روی None بگذارید.

سپس همین کار را برای گزینه All except first page هم انجام دهید.گاهی آنچه شبیه قاب صفحه است در واقع کادر یک پاراگراف، جدول یا شیء گرافیکی است.

اگر None در Page Borders اثری نداشت، متن را انتخاب کنید و از تب Home، منوی Borders را باز کنید و No Border را بزنید.

اگر مستطیلی تصویری است، روی آن کلیک کنید و با Delete حذفش کنید.هنگام شک، از Ctrl+Z استفاده نکنید، چون ممکن است تغییرات دیگر را هم برگرداند. بهتر است ابتدا از فایل نسخه پشتیبان بگیرید، سپس مرحله‌به‌مرحله بررسی کنید که کادر از کجا آمده است.

این روش به‌خصوص برای فایل‌های حجیم و رسمی توصیه می‌شود.

حفظ ظاهر قاب هنگام ذخیره PDF و ارسال فایل

بسیاری از سندهای دارای قاب، در نهایت به شکل PDF ارسال می‌شوند، چون فایل ورد روی رایانه گیرنده ممکن است با فونت یا نسخه متفاوتی باز شود. PDF ظاهر سند را ثابت نگه می‌دارد، اما فقط وقتی تنظیمات صادرات درست باشد.

چند بررسی ساده از تغییر ناخواسته قاب جلوگیری می‌کند.برای ساخت PDF، از منوی File گزینه Save As را باز کنید و نوع فایل را PDF بگذارید. گزینه دیگر، Export و سپس Create PDF/XPS Document است. در پنجره ذخیره، دکمه Options را بزنید تا تنظیمات بیشتر را ببینید.

این دکمه همیشه در پایین یا کنار پنجره قرار دارد.اگر فایل برای چاپ حرفه‌ای است، گزینه Standard را انتخاب کنید تا کیفیت بالاتر حفظ شود. برای ارسال با ایمیل یا بارگذاری در وب‌سایت، Minimum size مناسب‌تر است، اما ممکن است حاشیه‌های تصویری کمی کم‌کیفیت‌تر دیده شوند.

برای قاب‌های ظریف، کیفیت استاندارد انتخاب بهتری است.پیش از ارسال، حتماً فایل PDF را در یک نمایشگر جداگانه باز کنید و همه صفحه‌ها را ببینید. بررسی کنید قاب از هر چهار طرف کامل است و به متن نچسبیده باشد.

همچنین مطمئن شوید فونت‌ها درست نمایش داده می‌شوند و حروف فارسی در هم نریخته‌اند.یادتان باشد که قاب در نمای Web Layout یا Draft دیده نمی‌شود. اگر پیش‌نمایش درست نیست، به تب View بروید و Print Layout را انتخاب کنید.

بسیاری از کاربران فکر می‌کنند قاب حذف شده، در حالی که فقط نمای سند عوض شده است.اگر سند دارای رمز یا محدودیت ویرایش است، در تنظیمات Options گزینه Encrypt the document with a password را بررسی کنید. این گزینه برای فرم‌ها و گواهی‌هایی که نباید تغییر کنند مفید است.

در آخر، نام فایل را با پسوند مشخص و بدون فاصله‌های اضافی بنویسید.

تفاوت قاب دور صفحه با تنظیمات Margins

یکی از رایج‌ترین سردرگمی‌ها در ورد، اشتباه گرفتن دو مفهوم متفاوت است: کادر دور صفحه و حاشیه‌های کاغذ. نام فارسی هر دو شبیه هم است، اما کارکردشان کاملاً فرق دارد.

شناخت این تفاوت جلوی بسیاری از خطاهای چیدمان را می‌گیرد و باعث می‌شود تنظیم درست را سریع‌تر پیدا کنید.حاشیه صفحه یا Margins فضای خالی بین لبه کاغذ و ناحیه متن است. این تنظیم در تب Layout قرار دارد و با چهار عدد بالا، پایین، چپ و راست مشخص می‌شود.

حاشیه‌ها خودشان هیچ خط یا تصویری نمی‌کشند. فقط مشخص می‌کنند متن از کجا شروع شود و تا کجا ادامه یابد.کادر صفحه اما یک عنصر دیداری است. خطی یا تصویری که دور صفحه رسم می‌شود و در تب Design تنظیم می‌گردد.

مکان آن هم با گزینه Measure from در دکمه Options تعیین می‌شود. بنابراین کادر می‌تواند نسبت به لبه کاغذ یا نسبت به متن فاصله بگیرد.رابطه این دو در عمل مهم است.

اگر کادر را از لبه کاغذ اندازه بگیرید و حاشیه متن خیلی کم باشد، متن به خود قاب برخورد می‌کند. اگر کادر را از متن اندازه بگیرید، با تغییر Margins خود قاب هم جابه‌جا می‌شود.

پس بعد از هر تغییر در حاشیه‌ها، ظاهر قاب را دوباره بررسی کنید.برای مثال، فرض کنید حاشیه چهار طرف را دو سانتی‌متر گذاشته‌اید. اگر فاصله کادر از لبه کاغذ را حدود یک سانتی‌متر تنظیم کنید، بین قاب و متن یک سانتی‌متر فضای تنفس می‌ماند.

این عدد برای بیشتر سندهای اداری مناسب است و در چاپ نیز مشکلی ایجاد نمی‌کند.قاعده ساده برای یادآوری این است: Margins مشخص می‌کند متن کجا بنشیند و Page Borders مشخص می‌کند قاب کجا کشیده شود. هنگام طراحی، ابتدا حاشیه‌ها را نهایی کنید و بعد سراغ قاب بروید.

این ترتیب از تنظیم دوباره و خطاهای تکراری جلوگیری می‌کند.

کادر دور پاراگراف به‌جای قاب کل صفحه

گاهی نیازی به قاب کل صفحه نیست و فقط می‌خواهید بخشی از متن، مثل یک هشدار، نقل‌قول یا نکته مهم، برجسته شود. در این حالت کادر پاراگراف انتخاب بهتری است.

این کادر فقط دور متن انتخاب‌شده کشیده می‌شود و سایر بخش‌های صفحه بدون تغییر باقی می‌مانند.ابتدا پاراگراف موردنظر را انتخاب کنید. به تب Home بروید و در گروه Paragraph، منوی کشویی Borders را باز کنید. آخرین گزینه، Borders and Shading است.

با کلیک روی آن همان پنجره‌ای باز می‌شود که برای قاب صفحه هم استفاده می‌کنید، اما این بار زبانه Borders فعال است.در بخش Apply to دو انتخاب مهم وجود دارد. گزینه Paragraph کادر را دور کل پاراگراف می‌کشد و گزینه Text فقط دور خود کلمه‌ها می‌گذارد.

برای جعبه نکته معمولاً Paragraph مناسب است. با دکمه‌های Preview هم می‌توانید فقط خط سمت راست یا پایین را روشن کنید.برای زیباتر شدن، به زبانه Shading بروید و رنگ پس‌زمینه ملایمی انتخاب کنید. زرد روشن برای هشدار، آبی کم‌رنگ برای توضیح و سبز ملایم برای توصیه مناسب است.

رنگ‌های تیره خواندن متن را سخت می‌کنند، پس همیشه تضاد کافی بین متن و پس‌زمینه را رعایت کنید.فاصله متن تا خط کادر را با دکمه Options تنظیم کنید. مقدار پیش‌فرض اغلب کم است و متن به خط می‌چسبد.

چهار تا شش پوینت از هر طرف ظاهر بهتری می‌سازد. همچنین تورفتگی پاراگراف را بررسی کنید، چون کادر تا حاشیه‌های پاراگراف کشیده می‌شود، نه تا لبه صفحه.اگر چند پاراگراف پشت سر هم دارای کادر یکسان باشند، ورد آن‌ها را در یک جعبه واحد ادغام می‌کند.

برای جدا نگه داشتن‌شان، تنظیمات متفاوتی بدهید یا یک پاراگراف خالی بین آن‌ها بگذارید. بهتر است این سبک را در Styles ذخیره کنید تا همه جعبه‌های سند ظاهر یکسانی داشته باشند.