راهنمای کامل سامانه اظهارنامه اجاره املاک

یکی از مهم‌ترین نکاتی که موجران در سال ۱۴۰۳ باید به آن توجه کنند، پیوستگی میان سامانه املاک و اسکان و سامانه اظهارنامه اجاره املاک است. طبق قوانین جدید، تمامی مالکان موظف هستند اطلاعات سکونتی و مالکیت خود را در سامانه املاک و اسکان ثبت کنند.

عدم ثبت اطلاعات در این سامانه، ملک را در وضعیت «خانه خالی» قرار می‌دهد که جرایم آن بسیار سنگین‌تر از مالیات بر اجاره است.

در واقع، سامانه اظهارنامه مالیاتی اکنون از داده‌های سامانه املاک و اسکان تغذیه می‌کند.

اگر شما ملکی را اجاره داده باشید اما قرارداد آن را در سامانه ثبت نکرده و اظهارنامه ارائه ندهید، سازمان امور مالیاتی بر اساس داده‌های جانبی، آن ملک را خالی شناسایی کرده و مالیاتی معادل ۶ تا ۱۸ برابر مالیات بر اجاره عادی را مطالبه خواهد کرد.

این رویکرد سخت‌گیرانه برای تنظیم بازار مسکن اتخاذ شده است.

بنابراین، تسلیم اظهارنامه اجاره تنها یک وظیفه مالیاتی ساده نیست، بلکه نوعی خوداظهاری برای جلوگیری از شمول در قانون مالیات بر خانه‌های خالی است. مودیان باید دقت کنند که اطلاعات وارد شده در هر دو سامانه کاملاً با یکدیگر همخوانی داشته باشد.

هرگونه تضاد در متراژ، مبلغ اجاره یا مشخصات مستأجر می‌تواند منجر به رد اظهارنامه و شروع فرآیند حسابرسی مالیاتی شود.

در سال‌های اخیر، تقاطع‌گیری داده‌ها میان دستگاه‌های مختلف از جمله شهرداری‌ها، سازمان ثبت اسناد و توانیر با سازمان امور مالیاتی شدت یافته است. این موضوع باعث شده تا کتمان درآمد اجاره تقریباً غیرممکن شود.

بهترین استراتژی برای مالکان، شفافیت در ثبت قراردادها و استفاده از معافیت‌های قانونی از طریق سامانه my.tax.gov.ir است تا از جریمه‌های مضاعف خانه‌های خالی مصون بمانند.

توجه داشته باشید که حتی اگر ملک شما به دلیل متراژ پایین (زیر ۱۵۰ متر در تهران) معاف از مالیات باشد، باز هم ثبت اطلاعات در سامانه املاک و اسکان و در صورت لزوم ارسال اظهارنامه برای تثبیت این معافیت ضروری است.

عدم اقدام به موقع می‌تواند باعث تضییع حقوق قانونی مالک و ورود به چرخه‌های طولانی دادرسی مالیاتی گردد.

سامانه خودنویس که جایگزین سامانه قدیمی ایران املاک شده است، تحولی بزرگ در نحوه تنظیم قراردادهای اجاره و به تبع آن، ثبت اظهارنامه‌های مالیاتی ایجاد کرده است.

در گذشته، مالکان برای دریافت کد رهگیری ملزم به مراجعه به بنگاه‌های املاک و پرداخت هزینه‌های گزاف بودند، اما اکنون با سامانه خودنویس، این فرآیند به صورت رایگان و مستقیم توسط مالک و مستأجر انجام می‌شود.

اهمیت این سامانه برای اظهارنامه مالیاتی در این است که کد رهگیری ۱۳ رقمی صادر شده در «خودنویس»، کلید اصلی ورود اطلاعات به درگاه ملی خدمات الکترونیک مالیاتی است.

هنگامی که شما قصد تکمیل اظهارنامه اجاره را دارید، با وارد کردن این کد، بخش بزرگی از اطلاعات شامل مشخصات ملک، مبلغ ودیعه و اجاره ماهیانه به صورت خودکار در فرم‌های مالیاتی بارگذاری می‌شود که احتمال خطای انسانی را به شدت کاهش می‌دهد.

استفاده از سامانه خودنویس باعث شفافیت قراردادها شده و از تبانی‌های احتمالی برای کم‌اظهاری درآمد اجاره جلوگیری می‌کند.

سازمان امور مالیاتی قراردادهای فاقد کد رهگیری معتبر را به عنوان قرارداد رسمی نمی‌پذیرد و در چنین مواردی، مالیات را بر اساس «ارزش اجاری املاک مشابه» که توسط کمیسیون‌های تقویم املاک تعیین شده، محاسبه می‌کند که معمولاً بسیار بالاتر از مبالغ واقعی است.

به مالکان توصیه می‌شود پیش از فرارسیدن تیرماه و مهلت ارسال اظهارنامه، حتماً نسبت به ثبت یا انتقال قراردادهای خود به سامانه خودنویس اقدام کنند.

این کار نه تنها فرآیند مالیاتی را سرعت می‌بخشد، بلکه در صورت بروز اختلافات حقوقی با مستأجر، به عنوان یک سند رسمی و قابل استناد در مراجع قضایی و مالیاتی عمل خواهد کرد.

در نهایت، یکپارچگی سامانه خودنویس با پنجره واحد خدمات دولت هوشمند، احراز هویت مودیان را ساده‌تر کرده است. اکنون مالکان می‌توانند با اطمینان از صحت کد پستی و پلاک ثبتی، اظهارنامه خود را بر پایه مستنداتی دقیق تنظیم کنند که ریسک جریمه‌های ناشی از اطلاعات غلط را به حداقل می‌رساند.

بسیاری از مالکان تصور می‌کنند که کل مبلغ اجاره دریافتی مشمول مالیات می‌شود، در حالی که طبق ماده ۵۳ قانون مالیات‌های مستقیم، درآمد مشمول مالیات املاکی که به اجاره واگذار می‌گردد، عبارت است از کل مال‌الاجاره پس از کسر ۲۵ درصد بابت هزینه‌ها و استهلاکات و تعهدات مالک نسبت به مورد اجاره.

این یک امتیاز قانونی بزرگ برای مودیان است.

در واقع، سازمان امور مالیاتی به صورت پیش‌فرض فرض می‌کند که یک‌چهارم درآمد اجاره شما صرف تعمیرات، نگهداری و استهلاک ملک شده است و از این بخش هیچ مالیاتی دریافت نمی‌کند.

برای بهره‌مندی از این کسر ۲۵ درصدی، نیازی به ارائه فاکتور یا مستندات هزینه نیست و سامانه اظهارنامه به صورت خودکار این مبلغ را از سرجمع درآمد سالانه شما کسر می‌کند.

نکته مهم در اینجا، محاسبه صحیح «درآمد ناخالص» است. درآمد ناخالص شامل مجموع اجاره‌بهای نقدی ماهیانه به علاوه ۱۸ درصد از مبلغ ودیعه (قرض‌الحسنه) در سال است. پس از محاسبه این مجموع، ۲۵ درصد آن کسر شده و ۷۵ درصد باقی‌مانده مبنای اعمال نرخ‌های مالیاتی قرار می‌گیرد.

این نرخ برای اشخاص حقیقی بر اساس ماده ۱۳۱ قانون مالیات‌ها (پلکانی از ۱۵ تا ۲۵ درصد) محاسبه می‌شود.

درک این فرمول به مالکان کمک می‌کند تا برآورد دقیقی از بدهی مالیاتی خود داشته باشند.

همچنین اگر ملکی به صورت دست‌دوم اجاره داده شود (مستأجر ملک را به دیگری اجاره دهد)، مابه‌تفاوت اجاره پرداختی و دریافتی ملاک عمل است و کسر ۲۵ درصد استهلاک در این حالت به مستأجر اول تعلق نمی‌گیرد، زیرا او مالک عین ملک نیست.

پیشنهاد می‌شود مودیان هنگام تکمیل اظهارنامه در سامانه my.tax.gov.ir، مبالغ را با دقت وارد کنند تا سیستم بتواند محاسبات استهلاک را به درستی انجام دهد. شفافیت در اعلام مبالغ ودیعه و اجاره، مانع از تشخیص علی‌الرأس توسط ممیزان مالیاتی شده و بهره‌مندی از این معافیت ۲۵ درصدی را تضمین می‌کند.

پس از ارسال اظهارنامه اجاره در سامانه، سازمان امور مالیاتی اقدام به بررسی و صدور «برگ تشخیص» می‌کند. در بسیاری از موارد، ممکن است مبلغ مالیات تعیین شده توسط سازمان با محاسبات مالک متفاوت باشد.

این اختلاف معمولاً ناشی از عدم پذیرش مبالغ مندرج در قرارداد یا استفاده سازمان از جداول ارزش اجاری املاک مشابه است. در چنین شرایطی، قانون حق اعتراض را برای مودی محفوظ داشته است.

مودیان حداکثر ۳۰ روز پس از ابلاغ برگ تشخیص فرصت دارند تا اعتراض خود را به صورت الکترونیکی در سامانه my.tax.gov.ir ثبت کنند. مرحله اول اعتراض، «توافق با رئیس امور مالیاتی» است.

در این مرحله، مودی با ارائه مستندات (مانند فیش‌های بانکی واریز اجاره یا قراردادهای رسمی) سعی می‌کند مسئول مربوطه را متقاعد کند که درآمد واقعی او کمتر از مبلغ تشخیصی است.

اگر در مرحله اول توافق حاصل نشود، پرونده به «هیئت حل اختلاف مالیاتی» ارجاع می‌گردد. این هیئت متشکل از سه نفر (قاضی، نماینده سازمان مالیاتی و نماینده صنف یا اتاق بازرگانی) است. حضور در این جلسات و ارائه لایحه دفاعی مستدل بسیار حیاتی است.

مودی باید بر اساس مواد قانونی نظیر ماده ۵۳ یا ۸۰ قانون مالیات‌های مستقیم، از حقوق خود دفاع کند.

یکی از اشتباهات رایج مالکان، نادیده گرفتن برگ تشخیص و عدم ثبت اعتراض در مهلت ۳۰ روزه است. در صورت عدم اعتراض، برگ تشخیص به منزله «برگ قطعی» تلقی شده و فرآیند وصول مالیات و جریمه‌ها آغاز می‌شود.

بنابراین، پیگیری وضعیت اظهارنامه در سامانه پس از پایان تیرماه بسیار ضروری است تا در صورت صدور اوراق مالیاتی، زمان طلایی اعتراض از دست نرود.

در نهایت، اگر مودی در مراحل بدوی و تجدیدنظر موفق نشود، امکان شکایت به «شورای عالی مالیاتی» یا «دیوان عدالت اداری» وجود دارد. البته این مراحل پیچیده‌تر بوده و معمولاً مربوط به پرونده‌هایی با مبالغ بسیار سنگین است.

برای اکثر مالکان، شفافیت در مرحله اظهارنامه و دفاع موثر در مرحله توافق، بهترین راه برای جلوگیری از پرداخت مالیات مضاعف است.

قوانین مالیات بر درآمد اجاره برای اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و موسسات) تفاوت‌های ساختاری با اشخاص حقیقی دارد. برخلاف افراد عادی که از معافیت‌های زیربنایی (۱۵۰ متر در تهران و ۲۰۰ متر در شهرستان) بهره‌مند می‌شوند، شرکت‌ها هیچ‌گونه معافیت متراژی ندارند.

هر ملکی با هر متراژی که متعلق به یک شخص حقوقی باشد و به اجاره واگذار شود، مشمول مالیات بر درآمد خواهد بود.

نرخ مالیات برای اشخاص حقوقی ثابت و معادل ۲۵ درصد درآمد مشمول مالیات (پس از کسر ۲۵ درصد استهلاک) است. این در حالی است که برای اشخاص حقیقی، نرخ‌ها به صورت پلکانی محاسبه می‌شود.

همچنین شرکت‌ها موظف هستند درآمد اجاره خود را در اظهارنامه عملکرد سالانه خود نیز ابراز کنند و این درآمد با سایر فعالیت‌های تجاری آن‌ها تجمیع می‌شود.

نکته بسیار مهم دیگر، بحث «مالیات تکلیفی» است. طبق ماده ۵۳، هرگاه مستأجر یک شخص حقوقی باشد، مکلف است مالیات اجاره را از مبلغ پرداختی به مالک کسر و ظرف ۱۰ روز به حساب سازمان امور مالیاتی واریز کند و رسید آن را به مالک تحویل دهد.

این موضوع برای شرکت‌هایی که هم موجر و هم مستأجر هستند، پیچیدگی‌های حسابداری ایجاد می‌کند که باید در سامانه اظهارنامه به دقت ثبت شود.

اشخاص حقوقی باید دقت کنند که تمامی قراردادهای اجاره آن‌ها باید دارای کد رهگیری باشد و در دفاتر قانونی ثبت گردد. عدم انطباق درآمد اجاره ابرازی در اظهارنامه با مبالغ ثبت شده در دفاتر یا قراردادهای سامانه خودنویس، می‌تواند منجر به رد دفاتر و جرایم سنگین کتمان درآمد شود.

همچنین هزینه‌های بازسازی بزرگ که توسط شرکت انجام می‌شود، باید طبق استانداردهای حسابداری مستهلک گردد.

در نهایت، اشخاص حقوقی باید مراقب باشند که مهلت ارسال اظهارنامه آن‌ها بسته به سال مالی شرکت متفاوت است، اما عموماً تا پایان تیرماه (برای شرکت‌هایی که سال مالی‌شان پایان اسفند است) می‌باشد.

مدیریت دقیق اسناد اجاره و اطمینان از واریز مالیات‌های تکلیفی توسط مستأجران، از اولویت‌های بخش مالی شرکت‌های مالک ملک است.

تسلیم اظهارنامه و پرداخت مالیات، پایان راه نیست؛ به ویژه اگر قصد فروش یا انتقال ملک را داشته باشید. طبق ماده ۱۸۷ قانون مالیات‌های مستقیم، سردفتران مکلفند قبل از تنظیم هرگونه سند انتقال ملک، از سازمان امور مالیاتی استعلام کرده و «گواهی مفاصاحساب مالیاتی» دریافت کنند.

این گواهی تایید می‌کند که ملک مذکور هیچ‌گونه بدهی بابت مالیات بر اجاره، نقل و انتقال یا حق واگذاری محل ندارد.

فرآیند دریافت مفاصاحساب اکنون به صورت الکترونیکی شده است. پس از اینکه مالک اظهارنامه خود را ارسال و مالیات متعلقه را پرداخت کرد، می‌تواند از طریق درگاه my.tax.gov.ir درخواست گواهی ماده ۱۸۷ را ثبت کند.

سازمان مالیاتی با بررسی سوابق سال‌های گذشته، در صورت عدم وجود بدهی، گواهی را صادر و به صورت سیستمی برای دفترخانه ارسال می‌کند.

نکته چالش‌برانگیز اینجاست که اگر در سال‌های قبل اظهارنامه ارسال نشده باشد یا مالیات به صورت قطعی پرداخت نشده باشد، صدور مفاصاحساب متوقف می‌شود. در این حالت، مالک مجبور است ابتدا اظهارنامه‌های اصلاحی یا معوقه را ارسال کرده و جریمه‌های دیرکرد را تسویه کند.

جریمه عدم تسلیم اظهارنامه در موعد مقرر، غیرقابل بخشودگی است و می‌تواند مبلغ قابل توجهی به هزینه‌های انتقال ملک اضافه کند.

بسیاری از مالکان تنها در زمان فروش ملک متوجه بدهی‌های انباشته مالیات بر اجاره خود می‌شوند. توصیه می‌شود حتی اگر قصد فروش ندارید، به صورت دوره‌ای از بخش «استعلام بدهی» در سامانه مالیاتی وضعیت خود را چک کنید.

شفاف بودن وضعیت مالیاتی ملک، ارزش افزوده معنوی برای آن ایجاد کرده و فرآیند معاملات آتی را به شدت سرعت می‌بخشد.

در سال ۱۴۰۳، با هوشمند شدن سامانه‌ها، صدور مفاصاحساب برای املاکی که اظهارنامه دقیق و به موقع داشته‌اند، در کمتر از ۴۸ ساعت انجام می‌شود.

این در حالی است که پرونده‌های دارای نقص اطلاعات یا کتمان درآمد، ممکن است هفته‌ها در پیچ و خم اداری و هیئت‌های حل اختلاف معطل بمانند. بنابراین، نظم در ارسال اظهارنامه سالانه، کلید سهولت در نقل و انتقالات بعدی است.