بهترین زمان ارسال ایمیل؛ راهنمای جامع زمان‌بندی

در سال ۲۰۲۴ و ۲۰۲۵، زمان‌بندی ارسال ایمیل از حالت دستی و انتخاب‌های کلیشه‌ای خارج شده و به سمت استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی حرکت کرده است. ابزارهای مدرن اکنون می‌توانند رفتار هر کاربر را به صورت مجزا تحلیل کنند.

این یعنی اگر مخاطب «الف» معمولاً ایمیل‌های خود را ساعت ۸ شب چک می‌کند و مخاطب «ب» ساعت ۷ صبح، سیستم به طور خودکار زمان ارسال را برای هر فرد تنظیم می‌کند.

استفاده از سیستم‌های Predictive Send Time به بازاریابان اجازه می‌دهد تا فراتر از آمارهای عمومی عمل کنند. هوش مصنوعی با بررسی داده‌های تاریخی، نرخ کلیک و زمان‌های فعال بودن کاربر در پلتفرم‌های مختلف، دقیق‌ترین لحظه را پیش‌بینی می‌کند.

این فناوری باعث می‌شود ایمیل شما دقیقاً زمانی در بالای صندوق ورودی قرار گیرد که کاربر آماده تعامل است.

یکی از مزایای اصلی این روش، جلوگیری از غرق شدن ایمیل در میان انبوه پیام‌های دریافتی است. وقتی سیستم تشخیص می‌دهد که یک مدیر اجرایی معمولاً در زمان استراحت ناهار ایمیل‌های غیرکاری را بررسی می‌کند، محتوای شما را برای آن بازه رزرو می‌کند.

این سطح از شخصی‌سازی، نرخ تبدیل را به شکل چشم‌گیری افزایش می‌دهد.

علاوه بر این، هوش مصنوعی می‌تواند الگوهای فصلی و تغییرات رفتاری را نیز شناسایی کند. برای مثال، در طول تعطیلات یا تغییر فصل، رفتار کاربران تغییر می‌کند و الگوریتم‌های یادگیری ماشین این تغییرات را سریع‌تر از هر تحلیل‌گر انسانی درک کرده و استراتژی زمان‌بندی را اصلاح می‌کنند.

این رویکرد هوشمند، ریسک نادیده گرفته شدن ایمیل را به حداقل می‌رساند.

در نهایت، پیاده‌سازی هوش مصنوعی در زمان‌بندی، فشار کاری تیم‌های مارکتینگ را کاهش می‌دهد. دیگر نیازی به آزمون و خطاهای طولانی برای پیدا کردن «بهترین ساعت هفته» نیست. سیستم به صورت خودکار و پویا، زمان‌بندی را برای هر کمپین بهینه‌سازی می‌کند تا بیشترین بهره‌وری از لیست ایمیل حاصل شود.

تست A/B یا آزمون دومتغیره، یکی از حیاتی‌ترین روش‌ها برای کشف زمان طلایی ارسال ایمیل مختص کسب‌وکار شماست. اگرچه آمارهای جهانی روزهای میانی هفته را پیشنهاد می‌دهند، اما رفتار مشتریان هر برند منحصر‌به‌فرد است.

برای اجرای یک تست دقیق، باید لیست ایمیل خود را به دو گروه کاملاً تصادفی و مساوی تقسیم کنید و یک محتوای واحد را در دو زمان متفاوت ارسال کنید.

در این فرآیند، متغیرهای محیطی باید کنترل شوند. برای مثال، نباید یک گروه را صبح دوشنبه و گروه دیگر را عصر جمعه هدف قرار دهید، زیرا تفاوت رفتار در این دو بازه بسیار زیاد است.

بهترین رویکرد، مقایسه ساعت‌های مختلف در یک روز واحد یا مقایسه دو روز مشابه (مانند سه‌شنبه و چهارشنبه) در یک ساعت مشخص است تا تاثیر دقیق زمان مشخص شود.

تحلیل نتایج تست A/B نباید صرفاً به نرخ باز شدن (Open Rate) محدود شود. فاکتور مهم‌تر، نرخ کلیک (CTR) و نرخ تبدیل (Conversion) است.

ممکن است ایمیلی که ساعت ۹ صبح ارسال شده، بیشتر باز شود، اما ایمیلی که ساعت ۲ بعد از ظهر ارسال شده، منجر به خرید بیشتری شود.

این نشان می‌دهد که مخاطبان در صبح فقط ایمیل را چک می‌کنند اما در بعد از ظهر وقت بیشتری برای بررسی پیشنهادات دارند.

تکرار این تست‌ها در بازه‌های زمانی مختلف (مثلاً هر فصل یک بار) ضروری است. عادت‌های دیجیتال کاربران به مرور زمان تغییر می‌کند.

ابزارهای مدیریت ایمیل پیشرفته به شما اجازه می‌دهند این تست‌ها را به صورت خودکار اجرا کنید و پس از ارسال به درصدی از لیست، زمان برنده را برای باقی‌مانده اعضا اعمال کنید.

در نهایت، مستندسازی نتایج تست A/B به شما کمک می‌کند تا یک تقویم محتوایی دقیق بر اساس داده‌های واقعی بسازید. این کار باعث می‌شود بودجه و انرژی تبلیغاتی شما در ساعت‌هایی که مخاطب کمترین تمایل به تعامل را دارد، هدر نرود و استراتژی بازاریابی شما بر پایه واقعیت بنا شود.

زمان‌بندی ارسال ایمیل بیش از آنکه یک بحث فنی باشد، ریشه در روانشناسی رفتار انسانی دارد. درک وضعیت ذهنی مخاطب در ساعات مختلف روز می‌تواند تعیین‌کننده موفقیت یا شکست یک کمپین باشد.

برای مثال، ساعات اولیه صبح (۷ تا ۹) زمانی است که اکثر افراد در حال عبور از وضعیت استراحت به وضعیت کاری هستند و معمولاً ایمیل‌ها را به صورت گذرا بررسی می‌کنند.

در این بازه زمانی، ذهن افراد به دنبال اولویت‌بندی کارهای روزانه است. اگر ایمیل شما حاوی یک درخواست پیچیده یا محتوای طولانی باشد، احتمالاً برای «بعداً» ذخیره شده و در نهایت فراموش می‌شود.

اما ایمیل‌های خبری کوتاه یا یادآوری‌های سریع در این ساعت شانس بالایی برای دیده شدن دارند، چون فرد می‌خواهد سریعاً صندوق ورودی خود را خلوت کند.

ساعات پایانی روز کاری (۱۶ تا ۱۸) بازه زمانی «خستگی تصمیم‌گیری» است. در این زمان، افراد تمایل کمتری به انجام کارهای سخت دارند و بیشتر به دنبال محتوای سرگرم‌کننده یا پیشنهادات خرید برای پاداش دادن به خود پس از یک روز کاری هستند.

زمان‌بندی ایمیل‌های فروشگاهی و تخفیف‌ها در این ساعات معمولاً نتایج درخشانی به همراه دارد.

همچنین باید به پدیده «Inbox Zero» در شب‌ها توجه کرد. برخی کاربران قبل از خواب تلاش می‌کنند صندوق ورودی خود را پاکسازی کنند.

ارسال ایمیل در این زمان ریسک بالایی دارد؛ زیرا ممکن است ایمیل شما بدون خوانده شدن و صرفاً برای تمیز ماندن اینباکس، آرشیو یا حذف شود. بنابراین، شناخت ریتم بیولوژیکی و کاری مخاطب هدف، کلید اصلی زمان‌بندی است.

در بازاریابی B2B، احترام به زمان تمرکز (Deep Work) مخاطب اهمیت زیادی دارد. ارسال ایمیل در اواسط صبح (ساعت ۱۰ تا ۱۱) که معمولاً اوج تمرکز کاری است، ممکن است نوعی مزاحمت تلقی شود.

در مقابل، زمان‌های مرده مانند دقایق ابتدایی بعد از ناهار، فرصت مناسبی برای برقراری ارتباط با مدیرانی است که در حال چک کردن گوشی خود هستند.

در سیستم‌های اتوماسیون بازاریابی، زمان‌بندی ارسال ایمیل فراتر از انتخاب یک ساعت خاص برای یک بار ارسال است. در درپ‌کمپین‌ها، ما با «توالی‌های زمانی» سروکار داریم.

این یعنی فاصله زمانی بین ایمیل اول، دوم و سوم باید به گونه‌ای تنظیم شود که بدون ایجاد مزاحمت، برند را در ذهن مخاطب زنده نگه دارد و او را به سمت خرید هدایت کند.

قانون طلایی در اتوماسیون، رعایت فاصله منطقی است. ارسال سه ایمیل در یک روز قطعاً منجر به لغو اشتراک (Unsubscribe) می‌شود.

استراتژی استاندارد در سال ۲۰۲۵ پیشنهاد می‌کند که ایمیل اول بلافاصله پس از اکشن کاربر (مثل ثبت‌نام) ارسال شود، ایمیل دوم با فاصله ۲۴ تا ۴۸ ساعت و ایمیل‌های بعدی با فواصل طولانی‌تر (۳ تا ۵ روز) فرستاده شوند.

نکته مهم در زمان‌بندی اتوماتیک، استفاده از «شرط‌های زمانی» است. برای مثال، اگر کاربر ایمیل اول را باز نکرد، سیستم باید ایمیل دوم را در ساعت متفاوتی نسبت به اولی ارسال کند تا شانس دیده شدن امتحان شود.

این نوع زمان‌بندی پویا باعث می‌شود که شما بر اساس واکنش واقعی کاربر، استراتژی خود را در لحظه تغییر دهید.

همچنین در کمپین‌های رها کردن سبد خرید (Abandoned Cart)، زمان‌بندی حیاتی‌ترین فاکتور است. تحقیقات نشان می‌دهد ارسال اولین ایمیل یادآوری در کمتر از یک ساعت پس از رها کردن سبد، بیشترین شانس بازگشت مشتری را دارد.

هر چه این زمان طولانی‌تر شود، احتمال اینکه مشتری از فروشگاه دیگری خرید کند یا کلاً منصرف شود، به شدت افزایش می‌یابد.

در نهایت، اتوماسیون به شما اجازه می‌دهد زمان‌بندی را با منطقه زمانی (Time Zone) هر کاربر هماهنگ کنید.

این یعنی اگر کمپین شما برای ساعت ۹ صبح تنظیم شده، سیستم تشخیص می‌دهد که ساعت ۹ صبح برای کاربر ساکن نیویورک با کاربر ساکن توکیو متفاوت است و ایمیل را در ساعت محلی مناسب برای هر کدام تحویل می‌دهد.

بسیاری از بازاریابان تصور می‌کنند زمان‌بندی فقط بر نرخ باز شدن تاثیر دارد، اما واقعیت این است که زمان ارسال می‌تواند بر قابلیت تحویل (Deliverability) ایمیل نیز اثر بگذارد. سرورهای ایمیل مانند جیمیل و اوت‌لوک، الگوهای ارسال انبوه را به دقت رصد می‌کنند.

ارسال حجم عظیمی از ایمیل در یک ثانیه مشخص می‌تواند سیگنال اسپم ایجاد کند.

برای جلوگیری از این مشکل، استفاده از قابلیت «ارسال تدریجی» یا Email Throttling در زمان‌بندی توصیه می‌شود. به جای اینکه ۱۰۰ هزار ایمیل را دقیقاً در ساعت ۹:۰۰ صبح شلیک کنید، بهتر است آن‌ها را در بازه زمانی ۹:۰۰ تا ۱۰:۳۰ توزیع کنید.

این کار باعث می‌شود سرورهای دریافت‌کننده فشار کمتری احساس کنند و اعتبار دامنه شما حفظ شود.

علاوه بر این، تعامل اولیه (Engagement) که بلافاصله پس از ارسال رخ می‌دهد، به سرویس‌های ایمیل می‌فهماند که محتوای شما ارزشمند است یا خیر. اگر ایمیل را در زمانی ارسال کنید که نرخ باز شدن بالایی دارد، سیگنال‌های مثبتی به فیلترهای اسپم ارسال می‌شود.

این تعامل بالا باعث می‌شود ایمیل‌های بعدی شما با احتمال بیشتری مستقیماً به اینباکس (و نه تب Promotions) بروند.

اشتباه در زمان‌بندی و ارسال در ساعاتی که کاربران تمایلی به چک کردن ایمیل ندارند، منجر به انباشت ایمیل‌های خوانده نشده می‌شود.

وقتی تعداد زیادی از ایمیل‌های شما برای مدت طولانی باز نشوند، الگوریتم‌های گوگل ممکن است به این نتیجه برسند که محتوای شما برای کاربران جذاب نیست و در ارسال‌های بعدی، رتبه اعتباری فرستنده را کاهش دهند.

بنابراین، زمان‌بندی صحیح یک ابزار برای گرم نگه داشتن دامنه (Domain Warming) و حفظ شهرت فرستنده (Sender Reputation) است.

با انتخاب زمان‌هایی که بیشترین تعامل مثبت (باز کردن، کلیک کردن و پاسخ دادن) را دریافت می‌کنید، در واقع در حال بیمه کردن تحویل ایمیل‌های خود در آینده هستید و از بلاک‌لیست شدن توسط سرویس‌دهندگان بزرگ جلوگیری می‌کنید.

زمان‌بندی ارسال ایمیل در دنیای B2B (تجارت با تجارت) تفاوت‌های بنیادینی با بازارهای مصرفی (B2C) دارد. در اینجا شما با افرادی سروکار دارید که در چارچوب ساعات اداری فعالیت می‌کنند و ایمیل ابزار اصلی کار آن‌هاست.

بهترین زمان برای این گروه معمولاً اواسط هفته (سه‌شنبه و چهارشنبه) است، زمانی که بحران‌های شنبه و یکشنبه فروکش کرده و هنوز خستگی آخر هفته غالب نشده است.

یکی از تکنیک‌های موثر در B2B، ارسال ایمیل در «ساعات غیر رند» است. به جای تنظیم زمان‌بندی روی ساعت ۱۰:۰۰، آن را روی ۱۰:۰۷ یا ۱۰:۱۲ تنظیم کنید. بسیاری از جلسات اداری در ساعت‌های رند شروع می‌شوند و افراد دقیقاً در آن زمان گوشی خود را کنار می‌گذارند.

ارسال با چند دقیقه تاخیر باعث می‌شود ایمیل شما درست زمانی برسد که فرد از جلسه خارج شده و اینباکس خود را چک می‌کند.

همچنین، روزهای پنج‌شنبه (در تقویم میلادی جمعه) زمان مناسبی برای ارسال محتواهای آموزشی یا گزارش‌های تحلیلی است. در این زمان، فشار کاری کمتر است و مدیران تمایل بیشتری به مطالعه مطالب عمیق‌تر برای برنامه‌ریزی هفته آینده دارند.

اما باید مراقب باشید که این ایمیل‌ها حاوی درخواست‌های فوری (Urgent) نباشند، زیرا باعث ایجاد حس منفی در آستانه تعطیلات می‌شود.

در بازاریابی B2B بین‌المللی، مدیریت زمان‌بندی باید بر اساس تقویم‌های محلی باشد. برای مثال، اگر به مشتریانی در کشورهای اسلامی ایمیل می‌زنید، باید بدانید که ساختار هفته کاری آن‌ها متفاوت است و ارسال ایمیل مهم در روز جمعه (که روز تعطیل است) بازدهی بسیار پایینی خواهد داشت.

هماهنگی با تعطیلات رسمی و مذهبی هر منطقه، نشانه حرفه‌ای بودن و احترام به مخاطب است.

در نهایت، برای جذب لیدهای باکیفیت در بخش B2B، زمان‌بندی باید با قیف فروش هماهنگ باشد. ایمیل‌های پیگیری (Follow-up) پس از یک جلسه کاری باید در کمتر از ۲۴ ساعت زمان‌بندی شوند تا موضوع هنوز در ذهن مخاطب داغ باشد.

استفاده از ابزارهای اتوماسیون برای تنظیم این زمان‌بندی‌های دقیق، شانس بستن قراردادهای تجاری را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.