سامانه معاملات فصلی؛ آموزش جامع ثبت و ارسال صورت معاملات

سامانه معاملات فصلی ابزاری است که سازمان امور مالیاتی کشور برای شفاف‌سازی مبادلات اقتصادی و کنترل زنجیره خرید و فروش طراحی کرده است. طبق ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل گروه اول مکلفند فهرست معاملات خود را به صورت فصلی در این سامانه ثبت کنند. هدف اصلی این سامانه، شناسایی درآمدهای واقعی مودیان، جلوگیری از فرار مالیاتی و تطبیق اطلاعات ارائه شده توسط خریدار و فروشنده برای اعتبارسنجی صورتحساب‌ها در فرآیند رسیدگی مالیاتی است.

بر اساس آخرین اصلاحات قانونی، تمامی اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) بدون استثنا و تمامی اشخاص حقیقی که در گروه اول طبقه‌بندی مشاغل قرار می‌گیرند، موظف به ارسال این گزارش هستند. همچنین صاحبان مشاغلی که مشمول اجرای قانون مالیات بر ارزش افزوده بوده‌اند نیز در لیست مشمولین قرار دارند. این افراد باید تمامی خریدها، فروش‌ها، قراردادها و هزینه‌های خود را در بازه‌های زمانی سه ماهه (فصلی) از طریق سامانه آنلاین یا نرم‌افزار آفلاین به سازمان امور مالیاتی گزارش دهند.

این یکی از مهم‌ترین تغییرات سال ۱۴۰۲ و ۱۴۰۳ است. طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی، مودیانی که صورتحساب‌های خود را در «سامانه مؤدیان» به صورت الکترونیکی ثبت می‌کنند، دیگر نیازی به ثبت مجدد آن معاملات در سامانه معاملات فصلی (ماده ۱۶۹) ندارند. در واقع سامانه معاملات فصلی برای مواردی استفاده می‌شود که هنوز فراخوان نشده‌اند یا معاملاتی که امکان ثبت در سامانه مؤدیان را ندارند؛ بنابراین ارسال موازی یک صورتحساب در هر دو سامانه اشتباه است و باعث دوبرابر شدن درآمد مالیاتی می‌شود.

مطابق قانون، مودیان مشمول موظفند حداکثر تا ۴۵ روز پس از پایان هر فصل، نسبت به ارسال فهرست معاملات خود اقدام کنند. برای مثال، مهلت ارسال معاملات فصل بهار تا ۱۵ مرداد ماه، فصل تابستان تا ۱۵ آبان، فصل پاییز تا ۱۵ بهمن و فصل زمستان تا ۱۵ اردیبهشت سال بعد است. لازم به ذکر است که در شرایط خاص یا تغییرات سیستمی، سازمان امور مالیاتی ممکن است این مهلت را طی بخشنامه‌های رسمی تمدید کند، اما اصل بر همان بازه ۴۵ روزه است.

به طور کلی، تکلیف اصلی ارسال گزارش موضوع ماده ۱۶۹ بر عهده اشخاص حقوقی و مشاغل گروه اول است. اشخاص حقیقی گروه دوم و سوم به طور پیش‌فرض مشمول ارسال معاملات فصلی نیستند، مگر اینکه در موارد خاصی مانند معاملات با دولتی‌ها یا بنا به فراخوان‌های خاص سازمان ملزم به این کار شوند. با این حال، با گسترش سامانه مؤدیان، اکثر این افراد به تدریج وارد چرخه ثبت صورتحساب الکترونیکی می‌شوند که جایگزین گزارشگری فصلی سنتی خواهد شد.

در صورتی که یک واحد اقتصادی در طول یک فصل مالی هیچ‌گونه فعالیت خرید یا فروشی نداشته باشد و هیچ هزینه‌ای ثبت نکرده باشد، تکلیفی برای ارسال گزارش «عدم فعالیت» در سامانه معاملات فصلی ندارد. بر خلاف اظهارنامه ارزش افزوده که حتی در صورت صفر بودن باید ارسال شود، سامانه معاملات فصلی بر مبنای وجود تراکنش طراحی شده است. با این حال، توصیه می‌شود برای اطمینان از وضعیت مالیاتی، اسناد مثبته عدم فعالیت را در دفاتر قانونی خود به دقت نگهداری کنید.

اظهارنامه ارزش افزوده برای محاسبه و پرداخت مالیات بر مصرف در بازه‌های زمانی مشخص (که اخیراً به صورت پیش‌فرض سیستمی شده) ارسال می‌شود و تمرکز آن بر مبالغ مالیات و عوارض است. اما گزارش معاملات فصلی صرفاً یک گزارش اطلاعاتی برای شفاف‌سازی طرفین معامله است و در آن پولی پرداخت نمی‌شود. اطلاعات معاملات فصلی باید با ارقام ابرازی در اظهارنامه ارزش افزوده و اظهارنامه عملکرد سالانه کاملاً همخوانی داشته باشد تا مودی در فرآیند حسابرسی دچار مشکل نشود.

برخی از پرداخت‌ها و دریافت‌ها ماهیت معامله تجاری ندارند و نباید در سامانه ثبت شوند. این موارد شامل: حقوق و دستمزد کارکنان (که در سامانه مالیات بر حقوق ثبت می‌شود)، سود و کارمزد بانکی، جریمه‌های پرداختی، حق عضویت‌ها، کمک‌های بلاعوض و مبالغ پرداختی به سازمان‌های دولتی بابت عوارض و نوسازی (که ماهیت خرید کالا یا خدمت ندارند) می‌باشند. ثبت اشتباه این موارد می‌تواند باعث سردرگمی ممیزین مالیاتی و ایجاد مغایرت در دفاتر قانونی شرکت شود.

بله، تمامی معاملات بین‌المللی شامل واردات کالا و خدمات و صادرات آن‌ها باید در سامانه معاملات فصلی ثبت گردند. در مورد واردات، شماره کوتاژ گمرکی و مشخصات اظهارنامه گمرکی به جای شماره اقتصادی فروشنده خارجی درج می‌شود. در مورد صادرات نیز مشخصات پروانه صادراتی الزامی است. از آنجایی که طرف معامله خارجی کد اقتصادی ایران را ندارد، در سامانه بخش ویژه‌ای برای معاملات خارجی پیش‌بینی شده که مودی باید با انتخاب گزینه مربوطه، اطلاعات را تکمیل نماید.

برای ساده‌سازی گزارشگری، سازمان امور مالیاتی اجازه داده است معاملاتی که مبلغ آن‌ها کمتر از ۵ درصد حد نصاب معاملات کوچک است، به صورت تجمیعی ثبت شوند. با توجه به اینکه حد نصاب معاملات کوچک در سال ۱۴۰۳ مبلغ ۲۱۰ میلیون تومان تعیین شده، ۵ درصد آن معادل ۱۰ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان است. بنابراین، فاکتورهای خرید یا فروشی که مبلغ آن‌ها کمتر از این مقدار باشد را می‌توان بدون ذکر مشخصات طرف معامله و به صورت یکجا در پایان فصل در بخش «معاملات کمتر از ۵ درصد حد نصاب» ثبت کرد.

در صورتی که پس از ارسال نهایی و دریافت کد رهگیری متوجه اشتباهی در اطلاعات شدید، سامانه امکان اصلاح را فراهم کرده است. شما باید وارد بخش «مشاهده و ویرایش اطلاعات» شوید. در این بخش می‌توانید ردیف مورد نظر را انتخاب کرده و اصلاحات لازم را انجام دهید. دقت کنید که اصلاحات مکرر ممکن است حساسیت سیستم را برانگیزد. همچنین اگر اصلاحیه پس از مهلت قانونی انجام شود، باید دقت کرد که منجر به کتمان درآمد نشود، زیرا تغییر در مبالغ فروش می‌تواند تبعات قانونی و جریمه داشته باشد.

پرداخت اجاره‌بها توسط مستاجر (اگر شخص حقوقی یا مشمول ماده ۱۶۹ باشد) باید در بخش «هزینه» یا «خرید خدمات» ثبت شود. در این حالت، مشخصات مالک (موجر) شامل کد ملی یا شناسه ملی و مبلغ اجاره ناخالص باید درج گردد. نکته مهم این است که مالیات تکلیفی اجاره نیز باید جداگانه مدیریت شود. اگر موجر شخص حقیقی باشد، مستاجر موظف است اطلاعات او را دقیق وارد کند تا سازمان بتواند درآمد اجاره مالک را رصد کرده و با اظهارنامه املاک او تطبیق دهد.

اگر فروشنده‌ای از ارائه کد اقتصادی یا شناسه ملی خودداری کند، خریدار موظف است طبق اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی، مشخصات وی را در بخش «امتناع» یا گزارش‌های خاص ثبت کند. با این حال، با راه‌اندازی سامانه مؤدیان، این مشکل تا حد زیادی حل شده است. در سیستم قدیمی، عدم درج کد اقتصادی فروشنده باعث رد اعتبار خرید توسط ممیز می‌شد. بهترین راهکار در مواجهه با این افراد، عدم انجام معامله یا گزارش دقیق تخلف به سازمان است تا مسئولیت جریمه ۲ درصدی عدم درج شماره اقتصادی متوجه خریدار نشود.

در سامانه معاملات فصلی، بخش‌های مجزایی برای «برگشت از خرید» و «برگشت از فروش» تعبیه شده است. هنگامی که کالایی مرجوع می‌شود، نباید مبلغ آن را از فاکتور اصلی کسر کنید؛ بلکه باید فاکتور اصلی را با مبلغ کامل ثبت کرده و سپس در بخش برگشتی‌ها، اطلاعات مربوط به کالای مرجوعی را با ارجاع به شماره فاکتور قبلی درج نمایید. این کار باعث می‌شود گردش کالا و وجوه نقد در دفاتر شما با اطلاعات سامانه کاملاً منطبق باقی بماند و در زمان رسیدگی مغایرت ایجاد نشود.

بله، تمامی هزینه‌هایی که دارای فاکتور هستند باید گزارش شوند. برای سهولت در مورد هزینه‌های جزئی تنخواه (مانند خرید لوازم‌التحریر، پذیرایی و...)، می‌توان از قابلیت ثبت تجمیعی استفاده کرد. اگر هر یک از این فاکتورها زیر حد نصاب ۱۰.۵ میلیون تومان (برای سال ۱۴۰۳) باشند، حسابدار می‌تواند مجموع آن‌ها را در یک سطر به عنوان خرید تجمیعی ثبت کند. این کار از شلوغ شدن بی مورد لیست معاملات جلوگیری کرده و فرآیند ثبت را سرعت می‌بخشد، در حالی که الزامات قانونی نیز رعایت شده است.

در معاملاتی که طرف مقابل «مصرف‌کننده نهایی» است (یعنی شخصی که کالا را برای استفاده شخصی می‌خرد و فعالیت اقتصادی ندارد)، الزامی به دریافت کد اقتصادی یا کد ملی وجود ندارد. در سامانه معاملات فصلی، گزینه‌ای برای انتخاب «مصرف‌کننده نهایی» وجود دارد که با انتخاب آن، فیلد کد اقتصادی غیرفعال می‌شود. این موضوع بیشتر برای خرده‌فروشی‌ها و شرکت‌های خدماتی که با عموم مردم سر و کار دارند کاربرد دارد. البته سقف مبالغ این معاملات نیز باید مدنظر قرار گیرد.

بله، اگر شرکت یا واحد اقتصادی کالایی را از یک شخص حقیقی که صاحب شغل نیست (مثلاً خرید یک خودروی مستعمل از یک فرد عادی) خریداری کند، باید این معامله را گزارش دهد. در این حالت، کد ملی شخص حقیقی به عنوان شناسنامه معامله در بخش خرید درج می‌شود. این کار برای سازمان امور مالیاتی از جهت ردیابی جریان پول و شناسایی درآمدهای اتفاقی یا فعالیت‌های اقتصادی پنهان اشخاص حقیقی اهمیت بالایی دارد و عدم ثبت آن می‌تواند باعث رد هزینه در دفاتر خریدار شود.

در قراردادهای پیمانکاری، علاوه بر ثبت خرید و فروش کالا، باید اطلاعات قراردادها نیز در بخش مخصوص «پیمان‌ها» ثبت شود. کارفرما موظف است مبالغ پرداختی به پیمانکار را گزارش کند و پیمانکار نیز باید صورت‌وضعیت‌های تایید شده را به عنوان فروش خدمت ثبت نماید. تطبیق اطلاعات میان کارفرما و پیمانکار در این سامانه یکی از اصلی‌ترین روش‌های سازمان برای بررسی صحت اجرای تکالیف مالیاتی در پروژه‌های عمرانی و خدماتی بزرگ است.

سامانه آنلاین مستقیماً از طریق مرورگر وب در دسترس است و برای مودیانی که تعداد معاملات کمی دارند مناسب است. اما نرم‌افزار آفلاین (TTMS) که توسط سازمان ارائه می‌شود، به مودی اجازه می‌دهد اطلاعات را در سیستم خود وارد کرده، چک‌های لازم را انجام دهد و در نهایت یک فایل خروجی با پسوند مشخص تولید و در سامانه بارگذاری کند. نرم‌افزار آفلاین برای شرکت‌های بزرگ با حجم معاملات بالا که می‌خواهند اطلاعات را از سیستم حسابداری خود استخراج و ایمپورت کنند، گزینه بسیار بهتری است.

این خطا زمانی رخ می‌دهد که الگوریتم کد ملی وارد شده با استانداردهای ثبت احوال همخوانی نداشته باشد یا کد ملی در پایگاه داده سازمان مالیاتی یافت نشود. در چنین حالتی، ابتدا باید از صحت عدد وارد شده اطمینان حاصل کنید. اگر کد ملی صحیح است اما سامانه نمی‌پذیرد، ممکن است شخص مورد نظر اطلاعات خود را در سامانه ثبت‌نام کد اقتصادی تکمیل نکرده باشد. در موارد اضطراری، اگر فروشنده همکاری نکند، باید از گزینه عدم ارائه کد اقتصادی استفاده کرد، هرچند تبعات خاص خود را دارد.

اکثر نرم‌افزارهای حسابداری معتبر در ایران، ماژول «گزارشات فصلی» دارند. این ماژول‌ها اطلاعات خرید و فروش را طبق فرمت مورد تایید سازمان (فایل Access یا دیتابیس مخصوص) خروجی می‌دهند. برای انتقال، شما باید فایل خروجی را در نرم‌افزار آفلاین سازمان امور مالیاتی (TTMS) فراخوانی (Import) کنید. پس از بررسی نهایی و رفع خطاهای احتمالی در نرم‌افزار آفلاین، فایل نهایی تولید شده را در سایت عملیات الکترونیکی مودیان بارگذاری نمایید تا کد رهگیری صادر شود.

در حال حاضر برای ارسال گزارش‌های فصلی موضوع ماده ۱۶۹، داشتن نام کاربری و رمز عبور سامانه کد اقتصادی (سطح ۴) کافی است و الزامی به استفاده از توکن امضای دیجیتال برای «ارسال» وجود ندارد. با این حال، با یکپارچه شدن سیستم‌ها با سامانه مؤدیان، استفاده از گواهی امضای دیجیتال (CSR) برای صدور صورتحساب‌های نوع اول و دوم ضروری شده است. اما برای بخش‌هایی که هنوز در سامانه قدیمی گزارش می‌شوند، همان تایید نهایی با رمز عبور کفایت می‌کند.

خطای رکورد تکراری زمانی رخ می‌دهد که شما سعی دارید فاکتوری را با شماره فاکتور، تاریخ و مشخصات طرف معامله‌ای ثبت کنید که قبلاً در همان فصل در سامانه ثبت شده است. سامانه برای جلوگیری از تورم صوری هزینه‌ها یا درآمدها، اجازه ثبت دقیقاً همان اطلاعات را نمی‌دهد. برای رفع این مشکل، باید لیست خود را بررسی کرده و ردیف‌های مشابه را حذف کنید. اگر واقعاً دو معامله متفاوت با مشخصات مشابه دارید، باید در شماره فاکتور یا شرح کالا تمایز ایجاد کنید.

سامانه آنلاین معاملات فصلی بهترین عملکرد را در نسخه‌های به‌روز مرورگرهای Google Chrome یا Microsoft Edge دارد. استفاده از مرورگرهای قدیمی مانند Internet Explorer به دلیل عدم پشتیبانی از پروتکل‌های امنیتی جدید و کدهای جاوااسکریپت توصیه نمی‌شود. همچنین برای استفاده از نسخه آفلاین، سیستم عامل ویندوز ۷ به بالا و نصب بودن پکیج Microsoft Access Database Engine الزامی است تا نرم‌افزار بتواند دیتابیس‌های مربوطه را به درستی پردازش و تولید نماید.

کد رهگیری تنها زمانی صادر می‌شود که شما تمامی مراحل ثبت یا بارگذاری را انجام داده و دکمه «تایید نهایی و ارسال» را کلیک کرده باشید. این کد به منزله رسید دریافت اطلاعات توسط سازمان امور مالیاتی است. اهمیت این کد در زمان رسیدگی مالیاتی مشخص می‌شود؛ ممیزین بدون داشتن کد رهگیری، هیچ گزارشی را به عنوان گزارش ارسالی قبول نمی‌کنند. حتماً پس از دریافت کد، نسخه چاپی یا فایل PDF رسید را برای بایگانی در پرونده مالیاتی خود ذخیره کنید.

پس از ارسال، مودی می‌تواند با ورود به کارتابل خود در سامانه عملیات الکترونیکی مودیان، به بخش «مشاهده سوابق معاملات فصلی» مراجعه کند. در این بخش، لیستی از تمامی ارسال‌های انجام شده به همراه تاریخ، ساعت، تعداد رکوردها و وضعیت (تایید شده/در انتظار بررسی) نمایش داده می‌شود. اگر وضعیت «تایید نهایی» باشد، یعنی اطلاعات با موفقیت در بانک اطلاعاتی سازمان نشسته است. در غیر این صورت، باید پیام‌های سیستمی را برای رفع نقص احتمالی مطالعه کرد.

طبق تصویب‌نامه هیئت وزیران، حد نصاب معاملات کوچک برای سال ۱۴۰۳ مبلغ ۲,۱۰۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال (۲۱۰ میلیون تومان) تعیین شده است. کاربرد اصلی این عدد در سامانه معاملات فصلی، تعیین سقف برای گزارش‌های تجمیعی است. مودیان می‌توانند معاملاتی را که مبلغ آن‌ها کمتر از ۵ درصد این عدد (یعنی کمتر از ۱۰,۵۰۰,۰۰۰ تومان) است، بدون نیاز به اطلاعات هویتی طرف معامله و به صورت سرجمع در سامانه ثبت کنند که این امر حجم عملیات حسابداری را به شدت کاهش می‌دهد.

مطابق ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم، عدم ارسال فهرست معاملات در موعد مقرر مشمول جریمه‌ای معادل ۱ درصد مبلغ معاملاتی است که فهرست آن‌ها ارسال نشده است. این جریمه می‌تواند مبالغ بسیار سنگینی را به شرکت‌ها تحمیل کند. برای مثال، اگر شرکتی ۱۰ میلیارد تومان فروش داشته باشد و گزارش آن را ارسال نکند، ۱۰۰ میلیون تومان جریمه غیرقابل بخشش (یا با شرایط سخت قابل بخشش) دریافت خواهد کرد. بنابراین دقت در ارسال به موقع حتی برای مبالغ کوچک ضروری است.

استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران، یا استفاده از شماره اقتصادی دیگران برای معاملات خود، و همچنین عدم درج شماره اقتصادی در صورتحساب‌ها، مشمول جریمه‌ای معادل ۲ درصد مبلغ مورد معامله خواهد بود. این قانون برای جلوگیری از پدیده «کد فروشی» و استفاده از شرکت‌های صوری وضع شده است. سازمان امور مالیاتی با تطبیق اطلاعات در سامانه معاملات فصلی، به راحتی این تخلفات را شناسایی کرده و هر دو طرف معامله را مشمول جریمه‌های سنگین می‌کند.

جرایم مربوط به ماده ۱۶۹ در دسته جرایم قابل بخشش قرار دارند، اما بخشودگی آن‌ها منوط به شرایط خاصی است. معمولاً سازمان امور مالیاتی در بازه‌های زمانی مختلف (مانند هفته مالیات) بخشنامه‌هایی برای بخشودگی جرایم صادر می‌کند. با این حال، شرط اصلی بهره‌مندی از این بخشودگی‌ها، پرداخت اصل مالیات و ارسال اصلاحیه‌هاست. لازم به ذکر است که تکرار تخلف یا کتمان عمدی درآمد می‌تواند مانع از موافقت مدیران مالیاتی با درخواست بخشودگی جرایم مودی شود.

استفاده از سامانه آنلاین و نرم‌افزار آفلاین سازمان امور مالیاتی کاملاً رایگان است و هیچ مبلغی بابت ثبت یا ارسال گزارش از مودی دریافت نمی‌شود. هزینه‌های مرتبط با این تکلیف معمولاً شامل هزینه‌های جانبی مانند استخدام حسابدار متخصص، خرید نرم‌افزار حسابداری با قابلیت خروجی فصلی و یا هزینه‌های مربوط به اینترنت و زیرساخت است. با توجه به پیچیدگی‌های قانونی، بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند از خدمات مشاوران مالیاتی استفاده کنند که این خود یک هزینه عملیاتی محسوب می‌شود.

محاسبه جریمه معمولاً پس از رسیدگی به دفاتر مالیاتی توسط ممیزین صورت می‌گیرد. ممیز با بررسی اسناد خرید و فروش و تطبیق آن‌ها با گزارش‌های موجود در سامانه، موارد عدم ارسال یا ارسال اشتباه را استخراج می‌کند. سپس برگ مطالبه جریمه صادر و از طریق سامانه ابلاغ الکترونیک به مودی اعلام می‌شود. مودی پس از ابلاغ، ۳۰ روز فرصت دارد تا نسبت به جریمه اعتراض کند یا با پرداخت آن، از تخفیف‌های احتمالی خوش‌حسابی بهره‌مند شود.

اگر خریدهای کوچک اداری (مانند قند، چای و لوازم نظافت) به صورت تجمیعی و در قالب «معاملات کمتر از ۵ درصد حد نصاب» گزارش شوند، هیچ جریمه‌ای نخواهند داشت. اما اگر این خریدها اصلاً گزارش نشوند و در دفاتر قانونی به عنوان هزینه ثبت شده باشند، ممیز می‌تواند بابت عدم گزارش آن‌ها، جریمه ۱ درصدی را اعمال کند. بهترین راه برای جلوگیری از این جریمه‌های ریز، ثبت تمامی فاکتورهای هزینه‌ای در بخش تجمیعی سامانه به صورت ماهانه یا فصلی است.

یکی از شروط اصلی پذیرش هزینه‌ها در حسابرسی مالیاتی، ثبت آن‌ها در سامانه معاملات فصلی است. اگر شما هزینه‌ای را در دفاتر خود ثبت کرده باشید اما گزارش آن را در ماده ۱۶۹ رد نکرده باشید، ممیز مالیاتی این حق را دارد که آن هزینه را «غیرقابل قبول» تلقی کرده و به درآمد مشمول مالیات شما اضافه کند. این موضوع به معنای پرداخت مالیات بیشتر (تا ۲۵ درصد مبلغ آن هزینه) علاوه بر جریمه ۱ درصدی عدم ارسال گزارش است.

مرور زمان برای رسیدگی به تخلفات موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم، ۵ سال از تاریخ انقضای مهلت تسلیم گزارش است. به این معنا که سازمان امور مالیاتی تا ۵ سال فرصت دارد تا گزارش‌های شما را بررسی کرده و در صورت مشاهده تخلف، جریمه صادر کند. پس از گذشت این ۵ سال، دیگر امکان مطالبه جریمه بابت آن فصل خاص وجود ندارد. به همین دلیل نگهداری اسناد و مدارک مثبته حداقل تا ۵ سال پس از هر سال مالی الزامی است.

استفاده‌کننده اصلی سازمان امور مالیاتی است، اما اطلاعات این سامانه به صورت یکپارچه در اختیار سایر نهادهای نظارتی و حاکمیتی نیز قرار می‌گیرد. پایگاه اطلاعات رفاه ایرانیان، بانک مرکزی (برای بررسی تراکنش‌های مشکوک)، نهادهای مبارزه با پولشویی و حتی دستگاه‌های قضایی در پرونده‌های خاص اقتصادی از این داده‌ها استفاده می‌کنند. این سامانه در واقع بخشی از «پایگاه اطلاعات اقتصادی کشور» است که برای شفافیت کل نظام مالی طراحی شده است.

بله، معافیت از پرداخت مالیات به معنای معافیت از انجام تکالیف قانونی و گزارشگری نیست. تمامی شرکت‌های مستقر در مناطق آزاد، موسسات خیریه، شرکت‌های دانش‌بنیان و صادرکنندگان که نرخ مالیات آن‌ها صفر است، موظفند گزارش معاملات فصلی خود را ارسال کنند. عدم ارسال این گزارش‌ها می‌تواند منجر به لغو معافیت مالیاتی یا اعمال جریمه‌های سنگین شود؛ چرا که سازمان برای تایید معافیت، نیاز به شفافیت در روابط تجاری این واحدها دارد.

از نظر قانون مالیات‌ها، مسئولیت نهایی انجام تکالیف قانونی و صحت اطلاعات ارائه شده بر عهده «صاحبان امضای مجاز» و مدیران ارشد واحد اقتصادی است. اگرچه حسابدار یا مدیر مالی فرآیند اجرایی ثبت را انجام می‌دهد، اما در صورت بروز تخلف یا کتمان، مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره مسئول پاسخگویی حقوقی هستند. البته در قراردادهای کاری، ممکن است مسئولیت‌های حرفه‌ای متوجه حسابدار باشد، اما در مقابل سازمان مالیاتی، مودی (شخص حقوقی) مسئول است.

هنگامی که خریدار مبلغی را به عنوان خرید ثبت می‌کند و فروشنده مبلغ دیگری را (یا اصلاً ثبت نمی‌کند)، سیستم یک «مغایرت» شناسایی می‌کند. این مغایرت‌ها در کارتابل مودیان به عنوان «پیام‌های استعلام» ظاهر می‌شود. سازمان معمولاً از طرفین می‌خواهد تا مدارک خود را ارائه دهند. اگر مغایرت ناشی از اشتباه تایپی باشد، باید اصلاح شود، اما اگر ناشی از کتمان درآمد باشد، فروشنده مشمول جریمه کتمان و مالیات متعلقه خواهد شد و اعتبار خرید خریدار نیز رد می‌گردد.

بله، مودیان حق دارند در صورت اعتراض به جرایم ابلاغی، مراتب را از طریق هیئت‌های حل اختلاف مالیاتی پیگیری کنند. مودی باید ظرف ۳۰ روز از تاریخ ابلاغ، اعتراض کتبی خود را در سامانه ثبت کند. دلایلی مانند مشکلات فنی سامانه در روزهای پایانی، اشتباه در محاسبات ممیز یا ارائه اسناد مثبته مبنی بر ارسال قبلی، می‌تواند در هیئت‌ها مورد بررسی قرار گیرد. در بسیاری از موارد، اگر مودی حسن نیت خود را ثابت کند، هیئت‌ها رای به تعدیل یا بخشودگی بخشی از جرایم می‌دهند.

سازمان امور مالیاتی لیستی از شرکت‌های غیرفعال یا صوری (معروف به لیست سیاه) دارد. اگر مودی در سامانه معاملات فصلی، خریدی را از این شرکت‌ها ثبت کند، سیستم به صورت خودکار هشدار داده و آن هزینه را غیرقابل قبول تلقی می‌کند. از نظر قانونی، معامله با این شرکت‌ها می‌تواند به اتهام همدستی در فرار مالیاتی و پولشویی منجر شود. مودیان موظفند قبل از انجام معاملات بزرگ، وضعیت طرف مقابل را در سامانه «ارزش افزوده» یا «کد اقتصادی» استعلام کنند.

در صورت انحلال یک شرکت، مدیران تصفیه موظفند گزارش معاملات فصلی مربوط به آخرین دوره فعالیت شرکت (از ابتدای فصل تا تاریخ انحلال) را ظرف مهلت مقرر ارسال کنند. عدم انجام این تکلیف مانع از صدور مفاصاحساب مالیاتی نهایی برای شرکت در حال تصفیه خواهد شد. همچنین تمامی سوابق قبلی باید در سامانه موجود باشد تا ممیز تصفیه بتواند با استناد به آن‌ها، عملکرد نهایی شرکت را ارزیابی و مالیات انحلال را محاسبه نماید.

طبق ماده ۲۳۲ قانون مالیات‌های مستقیم، اطلاعاتی که ماموران مالیاتی در جریان رسیدگی به دست می‌آورند محرمانه است و نباید جز در موارد قانونی در اختیار دیگران قرار گیرد. با این حال، این اطلاعات در داخل بدنه دولت و برای مقاصد مالیاتی، قضایی و نظارتی به اشتراک گذاشته می‌شود. افشای غیرقانونی این اطلاعات توسط کارکنان سازمان امور مالیاتی جرم محسوب شده و مجازات‌های اداری و قضایی در پی خواهد داشت.