آموزش ساخت اکانت گوگل (جیمیل) به صورت گام به گام و تصویری

اکانت گوگل یک حساب کاربری جامع است که به شما اجازه می‌دهد به تمامی سرویس‌های شرکت گوگل مانند یوتیوب، گوگل درایو، نقشه و اندروید دسترسی داشته باشید. جیمیل (Gmail) در واقع تنها یکی از سرویس‌های زیرمجموعه این حساب است که برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده می‌شود. بنابراین، وقتی یک اکانت گوگل می‌سازید، به طور خودکار صاحب یک آدرس جیمیل نیز می‌شوید، اما کاربرد اکانت گوگل بسیار فراتر از مدیریت ایمیل‌های روزانه است.

اگرچه می‌توانید از گوشی اندرویدی بدون اکانت گوگل استفاده کنید، اما برای بهره‌مندی از قابلیت‌های اصلی مانند دانلود اپلیکیشن از گوگل پلی استور، پشتیبان‌گیری از مخاطبین، همگام‌سازی عکس‌ها در Google Photos و استفاده از دستیار صوتی گوگل، داشتن این اکانت ضروری است. بدون اکانت گوگل، تجربه کاربری شما در اندروید بسیار محدود شده و امنیت دستگاه شما به دلیل عدم دریافت به‌روزرسانی‌های سیستمی و امنیتی از طریق پلی استور به خطر می‌افتد.

طبق قوانین گوگل، حداقل سن برای مدیریت اکانت شخصی در اکثر کشورها ۱۳ سال است، اما این عدد در برخی کشورها متفاوت می‌باشد. برای افراد زیر سن قانونی، والدین می‌توانند از طریق سرویس Google Family Link یک حساب تحت نظارت ایجاد کنند. این قابلیت به والدین اجازه می‌دهد فعالیت‌های فرزند خود را مدیریت کرده، محدودیت‌های زمانی تعیین کنند و بر اپلیکیشن‌هایی که فرزندشان نصب می‌کند نظارت دقیق داشته باشند تا امنیت آنلاین آن‌ها حفظ شود.

اکانت شخصی برای استفاده انفرادی طراحی شده و آدرس آن معمولاً به @gmail.com ختم می‌شود و ۱۵ گیگابایت فضای رایگان دارد. در مقابل، اکانت‌های کاری یا Google Workspace برای سازمان‌ها هستند و از دامنه اختصاصی شرکت (مثل info@yourcompany.com) استفاده می‌کنند. اکانت‌های کاری دارای ابزارهای مدیریتی پیشرفته، فضای ذخیره‌سازی بیشتر، امنیت سازمانی بالاتر و قابلیت‌های اختصاصی در گوگل میت و تقویم هستند که برای همکاری‌های تیمی بهینه‌سازی شده‌اند.

بله، گوگل به کاربران اجازه می‌دهد چندین حساب کاربری برای تفکیک امور شخصی، کاری یا تحصیلی ایجاد کنند. شما می‌توانید به راحتی در مرورگر یا گوشی هوشمند خود بین این حساب‌ها سوئیچ کنید بدون اینکه نیاز به خروج از حساب قبلی باشد. با این حال، توجه داشته باشید که هر حساب باید به طور جداگانه مدیریت شود و فضای ذخیره‌سازی ۱۵ گیگابایتی رایگان بین حساب‌های مختلف شما ادغام نمی‌شود و هر کدام سهمیه مستقل خود را دارند.

در سال ۲۰۲۴، اکانت گوگل فراتر از یک ایمیل ساده است؛ این حساب دروازه ورود شما به هوش مصنوعی Gemini (رقیب مستقیم ChatGPT) است. همچنین با این اکانت می‌توانید از قابلیت Passkeys برای ورود بدون رمز عبور استفاده کنید، تمامی رمزهای عبور خود را در Google Password Manager ذخیره نمایید و از یکپارچگی کامل بین دستگاه‌های هوشمند خانگی، ساعت‌های هوشمند و سیستم‌عامل اندروید لذت ببرید. امنیت هوشمند و فیلترهای اسپم پیشرفته جیمیل نیز از دیگر مزایای کلیدی آن هستند.

Google Gemini هوش مصنوعی مولد و پیشرفته گوگل است که جایگزین دستیار صوتی قبلی شده است. با ساخت اکانت گوگل، شما به طور مستقیم و رایگان به نسخه پایه Gemini دسترسی پیدا می‌کنید. این ابزار به شما در نوشتن ایمیل‌ها، خلاصه‌سازی متون طولانی در گوگل داکس، تحلیل داده‌ها و حتی برنامه‌ریزی سفر کمک می‌کند. تمامی تعاملات شما با این هوش مصنوعی در اکانت گوگل شما ذخیره شده و به مرور زمان با سبک کاری شما سازگارتر می‌شود.

شما می‌توانید ویدیوهای یوتیوب را بدون داشتن اکانت تماشا کنید، اما برای استفاده از قابلیت‌های تعاملی مانند لایک کردن، کامنت گذاشتن، سابسکرایب کردن کانال‌ها و ایجاد لیست پخش (Playlist)، داشتن اکانت گوگل الزامی است. همچنین، الگوریتم‌های پیشنهادی یوتیوب بر اساس تاریخچه تماشای شما در اکانت گوگل عمل می‌کنند تا محتوای مرتبط‌تری را به شما نمایش دهند. علاوه بر این، برای آپلود ویدیو و داشتن کانال شخصی در یوتیوب، حتماً به یک اکانت گوگل فعال نیاز دارید.

برای ساخت اکانت در کامپیوتر، ابتدا به سایت accounts.google.com بروید و روی Create account کلیک کنید. سپس نام، نام خانوادگی و نام کاربری دلخواه خود را وارد نمایید. در مرحله بعد، یک رمز عبور قوی انتخاب کنید. گوگل از شما شماره تلفن و ایمیل بازیابی می‌خواهد (که توصیه می‌شود حتماً وارد کنید). پس از تایید شماره تلفن از طریق کد پیامکی، تاریخ تولد و جنسیت خود را وارد کرده و در نهایت با تایید قوانین و مقررات (Privacy and Terms)، اکانت شما آماده استفاده خواهد بود.

در گوشی اندرویدی، به بخش Settings (تنظیمات) بروید، گزینه Google را پیدا کرده و روی آن ضربه بزنید. سپس روی فلش کنار اکانت فعلی کلیک کرده و Add another account را انتخاب کنید. در اینجا گزینه Create account را بزنید و مراحل وارد کردن نام، تاریخ تولد و انتخاب آدرس جیمیل را دنبال کنید. در نهایت با تعیین رمز عبور و تایید شماره تماس، اکانت به طور خودکار به گوشی شما اضافه شده و همگام‌سازی سرویس‌هایی مثل کانتکت‌ها و پلی استور آغاز می‌شود.

انتخاب نام کاربری در گوگل به دلیل تعداد بسیار زیاد کاربران چالش‌برانگیز است. اگر نام مدنظر شما رزرو شده بود، سعی کنید از ترکیب نام و نام خانوادگی به همراه نقطه یا اعداد معنادار استفاده کنید. گوگل استفاده از حروف الفبا (a-z)، اعداد (0-9) و نقطه (.) را مجاز می‌داند. توجه داشته باشید که نقطه در آدرس جیمیل تاثیری ندارد؛ یعنی myname@gmail.com با m.y.n.a.m.e@gmail.com تفاوتی ندارد و هر دو به یک صندوق ورودی ختم می‌شوند، پس از این ویژگی برای زیبایی آدرس استفاده کنید.

ایمیل بازیابی یکی از حیاتی‌ترین لایه‌های امنیتی برای اکانت شماست. در صورتی که رمز عبور خود را فراموش کنید یا اکانت شما به دلیل فعالیت‌های مشکوک قفل شود، گوگل یک لینک یا کد بازیابی به این ایمیل ثانویه ارسال می‌کند. بدون داشتن ایمیل یا شماره تلفن بازیابی، اثبات مالکیت اکانت به گوگل در مواقع بحرانی بسیار دشوار و گاهی غیرممکن است. توصیه می‌شود از ایمیل معتبر یکی از نزدیکان یا ایمیل دوم خودتان که به آن دسترسی کامل دارید استفاده کنید.

گوگل برای جلوگیری از ساخت اکانت‌های رباتیک، در اکثر مواقع وارد کردن شماره تلفن را اجباری کرده است. گاهی اوقات هنگام ساخت اکانت از طریق اپلیکیشن جیمیل در موبایل، گزینه Skip برای شماره تلفن ظاهر می‌شود، اما این همیشگی نیست. توجه داشته باشید که حتی اگر بدون شماره اکانت بسازید، گوگل در آینده برای امنیت بیشتر یا در صورت ورود از دستگاه ناشناس، حتماً از شما شماره تلفن خواهد خواست. بنابراین استفاده از شماره واقعی برای امنیت پایدار اکانت اکیداً توصیه می‌شود.

بلافاصله پس از ساخت اکانت، گوگل ابزاری به نام Privacy Checkup را پیشنهاد می‌دهد. این یک راهنمای گام‌به‌گام است که به شما اجازه می‌دهد تعیین کنید چه داده‌هایی توسط گوگل ذخیره شود. شما می‌توانید ذخیره تاریخچه مکان (Location History)، فعالیت‌های وب و اپلیکیشن (Web & App Activity) و تاریخچه یوتیوب را فعال یا غیرفعال کنید. همچنین می‌توانید تنظیم کنید که این داده‌ها پس از ۳، ۱۸ یا ۳۶ ماه به طور خودکار حذف شوند. انجام این تنظیمات برای حفظ حریم خصوصی در سال ۲۰۲۴ بسیار مهم است.

برای تغییر مشخصات، به آدرس myaccount.google.com بروید و وارد بخش Personal info شوید. در اینجا می‌توانید نام، تاریخ تولد، جنسیت و عکس پروفایل خود را ویرایش کنید. تغییر عکس پروفایل باعث می‌شود در تمامی سرویس‌های گوگل مثل جیمیل و یوتیوب، تصویر جدید شما نمایش داده شود. همچنین در بخش Contact info می‌توانید ایمیل‌های ثانویه یا شماره تلفن‌های متصل به حساب را مدیریت کنید. تغییر نام در اینجا تاثیری بر آدرس جیمیل شما (که دائمی است) نخواهد داشت.

اگر کد تایید پیامکی را دریافت نمی‌کنید، ابتدا مطمئن شوید که شماره را با پیش‌شماره صحیح ایران (+98) و بدون صفر اول وارد کرده‌اید. گاهی اوقات اختلالات اپراتورهای داخلی مانع رسیدن پیامک می‌شود؛ در این صورت گزینه Call instead را انتخاب کنید تا کد از طریق تماس صوتی به شما اعلام شود. اگر باز هم موفق نشدید، از اینترنت گوشی به جای وای‌فای استفاده کنید یا چند ساعت بعد دوباره تلاش کنید. استفاده از مرورگرهای مختلف مانند کروم یا فایرفاکس نیز ممکن است مشکل را حل کند.

تایید دو مرحله‌ای (2-Step Verification) یک لایه امنیتی اضافی است که مانع از ورود افراد غیرمجاز به حساب شما می‌شود، حتی اگر رمز عبور شما را داشته باشند. با فعال‌سازی این قابلیت، پس از وارد کردن رمز عبور، باید یک کد از طریق پیامک، اپلیکیشن Google Authenticator یا تاییدیه روی گوشی (Google Prompt) وارد کنید. با توجه به افزایش حملات سایبری در سال ۲۰۲۴، فعال کردن این ویژگی برای محافظت از اطلاعات حساس، عکس‌ها و ایمیل‌های شما در برابر هکرها یک ضرورت مطلق است.

Passkey جدیدترین استاندارد امنیتی گوگل در سال ۲۰۲۴ است که به شما اجازه می‌دهد بدون نیاز به تایپ رمز عبور و تنها با استفاده از قفل صفحه گوشی (اثر انگشت، تشخیص چهره یا پین)، وارد اکانت خود شوید. این روش بسیار امن‌تر از رمز عبور سنتی است زیرا در برابر حملات فیشینگ مقاوم است و هیچ رمزی بین دستگاه شما و سرورهای گوگل رد و بدل نمی‌شود. برای فعال‌سازی آن باید به بخش Security در تنظیمات اکانت گوگل بروید و گزینه Passkeys را انتخاب کنید.

این مشکل معمولاً به دلیل سیاست‌های سخت‌گیرانه گوگل برای جلوگیری از اسپم یا محدودیت‌های مقطعی ناشی از تحریم‌ها و اختلالات زیرساختی مخابراتی رخ می‌دهد. گاهی اوقات یک شماره تلفن بیش از حد برای ساخت اکانت استفاده شده است (Limit exceeded). برای رفع این مشکل، سعی کنید از شماره اپراتور دیگری استفاده کنید یا فرآیند ساخت اکانت را از طریق اپلیکیشن YouTube یا Google Maps در موبایل انجام دهید، زیرا این اپلیکیشن‌ها گاهی حساسیت کمتری نسبت به نسخه وب مرورگر نشان می‌دهند.

اگر دسترسی شما به اکانت قطع شده، فوراً به صفحه g.co/recover بروید. گوگل از شما سوالاتی درباره آخرین رمز عبوری که به یاد دارید، ایمیل بازیابی و شماره تلفن می‌پرسد. بسیار مهم است که این فرآیند را از طریق دستگاه و اینترنتی انجام دهید که قبلاً با آن وارد اکانت شده بودید (مانند لپ‌تاپ شخصی یا گوشی همیشگی). گوگل از آدرس IP و مشخصات سخت‌افزاری برای تایید هویت شما استفاده می‌کند. اگر تایید دو مرحله‌ای فعال باشد، داشتن کدهای پشتیبان (Backup Codes) می‌تواند نجات‌دهنده باشد.

کدهای پشتیبان مجموعه‌ای از ۱۰ کد یک‌بار مصرف هستند که در بخش Security > 2-Step Verification قابل دریافت می‌باشند. این کدها برای زمانی طراحی شده‌اند که شما به گوشی خود دسترسی ندارید یا پیامک تایید را دریافت نمی‌کنید. توصیه می‌شود این کدها را چاپ کرده یا در یک جای امن (خارج از فضای دیجیتال) نگهداری کنید. در صورتی که گوشی شما گم شود یا بسوزد، این کدها تنها راه ورود سریع شما به اکانت بدون نیاز به فرآیندهای پیچیده بازیابی هویت توسط گوگل خواهند بود.

گوگل ابزاری به نام Your devices در بخش Security ارائه می‌دهد که لیست تمامی موبایل‌ها، تبلت‌ها و کامپیوترهایی که در حال حاضر به اکانت شما متصل هستند را نمایش می‌دهد. شما می‌توانید مدل دستگاه، مکان تقریبی و زمان آخرین فعالیت را مشاهده کنید. اگر دستگاه ناشناسی در لیست دیدید، می‌توانید بلافاصله با کلیک روی آن، گزینه Sign out را بزنید تا دسترسی آن دستگاه به اکانت شما قطع شود. این کار اولین قدم امنیتی در صورت احساس خطر یا لو رفتن رمز عبور است.

Google Prompt جایگزینی سریع و امن برای کدهای پیامکی است. وقتی می‌خواهید وارد اکانت خود شوید، یک اعلان (Notification) روی گوشی شما ظاهر می‌شود که می‌پرسد «آیا شما هستید که قصد ورود دارید؟». با زدن دکمه Yes، اجازه ورود صادر می‌شود. این روش نه تنها سریع‌تر است، بلکه امنیت بیشتری دارد زیرا کدها قابل سرقت از طریق شنود پیامک نیستند. برای استفاده از این قابلیت، باید اکانت گوگل شما روی یک گوشی اندرویدی یا آیفون (از طریق اپلیکیشن گوگل) فعال باشد.

گوگل سرویسی به نام Google Takeout (takeout.google.com) دارد که به شما اجازه می‌دهد یک نسخه پشتیبان کامل از تمامی داده‌های خود تهیه کنید. این داده‌ها شامل ایمیل‌ها، مخاطبین، عکس‌های موجود در Google Photos، فایل‌های درایو، تاریخچه جستجو و حتی لوکیشن‌های ثبت شده است. شما می‌توانید فرمت فایل (مثلاً zip) و مقصد ارسال (لینک دانلود در ایمیل یا انتقال مستقیم به دراپ‌باکس) را انتخاب کنید. این قابلیت برای کسانی که قصد بستن اکانت یا انتقال به یک سرویس دیگر را دارند بسیار کاربردی است.

ساخت اکانت گوگل و استفاده از سرویس‌های پایه آن مانند جیمیل، یوتیوب، نقشه و گوگل داکس کاملاً رایگان است. گوگل مدل درآمدی خود را بر پایه تبلیغات هدفمند بنا کرده است. با این حال، برخی خدمات پیشرفته مانند فضای ذخیره‌سازی بیش از ۱۵ گیگابایت، یوتیوب پرمیوم (برای حذف تبلیغات) و نسخه‌های تجاری Google Workspace شامل هزینه می‌شوند. برای اکثر کاربران عادی، نسخه رایگان تمامی نیازهای روزمره را به طور کامل پوشش می‌دهد و نیازی به پرداخت هیچ هزینه‌ای نیست.

از سال ۲۰۲۱ به بعد، گوگل سیاست‌های خود را تغییر داد و اکنون به هر کاربر ۱۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان اختصاص می‌دهد. نکته بسیار مهم این است که این ۱۵ گیگابایت بین سه سرویس اصلی یعنی جیمیل (ایمیل‌ها و پیوست‌ها)، گوگل درایو (فایل‌های آپلود شده) و گوگل فوتوز (عکس‌ها و ویدیوهای پشتیبان‌گیری شده) مشترک است. برخلاف گذشته، عکس‌هایی که با کیفیت بالا آپلود می‌شوند نیز اکنون از این سهمیه کسر می‌گردند، بنابراین مدیریت فضا برای کاربران رایگان اهمیت زیادی پیدا کرده است.

Google One یک سرویس اشتراکی برای خرید فضای ذخیره‌سازی اضافی است. اگر ۱۵ گیگابایت رایگان شما پر شود، می‌توانید با خرید اشتراک گوگل وان، فضای خود را به ۱۰۰ گیگابایت، ۲۰۰ گیگابایت یا حتی ۲ ترابایت و بیشتر ارتقا دهید. علاوه بر فضا، مشترکین گوگل وان از مزایایی مانند قابلیت‌های ویرایش پیشرفته در Google Photos (مثل Magic Eraser)، پشتیبانی مستقیم کارشناسان گوگل، و امکان اشتراک‌گذاری فضا با حداکثر ۵ نفر از اعضای خانواده بهره‌مند می‌شوند.

وقتی فضای شما پر شود، اولین و مهم‌ترین اتفاق این است که دیگر نمی‌توانید ایمیل جدید دریافت کنید و فرستندگان با پیام خطا مواجه می‌شوند. همچنین نمی‌توانید فایل جدیدی در گوگل درایو آپلود کنید و پشتیبان‌گیری خودکار عکس‌ها در Google Photos متوقف می‌شود. با این حال، دسترسی شما به فایل‌های قبلی قطع نمی‌شود و می‌توانید آن‌ها را مشاهده یا دانلود کنید. برای حل این مشکل باید یا فایل‌های اضافی را حذف کنید و یا اشتراک گوگل وان خریداری نمایید.

قیمت‌های گوگل وان بسته به ریجن (منطقه) اکانت متفاوت است، اما به طور کلی طرح پایه ۱۰۰ گیگابایتی حدود ۱.۹۹ دلار در ماه هزینه دارد. طرح ۲۰۰ گیگابایتی با قیمت ۲.۹۹ دلار و طرح ۲ ترابایتی با قیمت ۹.۹۹ دلار در ماه عرضه می‌شود. در صورت خرید اشتراک سالانه، معمولاً ۱۶ تا ۱۷ درصد تخفیف به کاربران تعلق می‌گیرد. برای کاربران ایرانی، به دلیل محدودیت‌های بانکی، خرید مستقیم دشوار است و معمولاً از طریق گیفت‌کارت یا واسطه‌های پرداخت ارزی انجام می‌شود.

خیر، گوگل هیچ هزینه‌ای برای نگهداری اکانت‌های غیرفعال دریافت نمی‌کند. اما طبق سیاست جدیدی که از اواخر سال ۲۰۲۳ اجرایی شده، گوگل حق دارد اکانت‌هایی را که حداقل به مدت ۲ سال هیچ فعالیتی نداشته‌اند، حذف کند. این حذف شامل تمامی محتویات جیمیل، درایو و فوتوز می‌شود. برای جلوگیری از این اتفاق، کافی است حداقل هر دو سال یک بار وارد اکانت خود شوید، یک ایمیل بفرستید یا یک ویدیوی یوتیوب تماشا کنید تا اکانت شما «فعال» تلقی شود.

گوگل ابزاری به نام Storage Manager در آدرس one.google.com/storage/management ارائه می‌دهد. این ابزار به طور هوشمند فایل‌های حجیم، ایمیل‌های موجود در پوشه اسپم و سطل زباله، و ویدیوهای با حجم بالا را شناسایی کرده و به شما پیشنهاد حذف آن‌ها را می‌دهد. همچنین در جیمیل می‌توانید با جستجوی عبارت «larger:10M» ایمیل‌هایی که پیوست‌های بزرگتر از ۱۰ مگابایت دارند را پیدا و پاک کنید. مدیریت صحیح این بخش می‌تواند نیاز شما به خرید فضای اضافه را ماه‌ها یا سال‌ها به تعویق بیندازد.

گوگل یک نسخه رایگان از Gemini را برای همه دارندگان اکانت فراهم کرده است. اما نسخه پیشرفته‌تر با نام Gemini Advanced که از مدل هوش مصنوعی Ultra 1.0 استفاده می‌کند، بخشی از طرح اشتراکی «Google One AI Premium» است. این طرح ماهانه حدود ۱۹.۹۹ دلار هزینه دارد و علاوه بر دسترسی به قدرتمندترین هوش مصنوعی گوگل، ۲ ترابایت فضای ذخیره‌سازی و قابلیت استفاده از هوش مصنوعی در داخل محیط گوگل داکس و جیمیل را نیز به کاربر ارائه می‌دهد.

قوانین گوگل مجموعه‌ای از تعهدات دوطرفه است. طبق این قوانین، شما مالک محتوایی هستید که آپلود می‌کنید (مثل عکس‌ها)، اما به گوگل اجازه می‌دهید برای ارائه و بهبود سرویس‌هایش از آن‌ها استفاده کند. همچنین استفاده از اکانت برای فعالیت‌های غیرقانونی، ارسال اسپم، انتشار بدافزار یا نقض حقوق مالکیت معنوی دیگران ممنوع است. نقض این قوانین می‌تواند منجر به تعلیق موقت یا حذف دائمی اکانت بدون اطلاع قبلی شود، بنابراین مطالعه خلاصه این قوانین هنگام ساخت اکانت توصیه می‌شود.

گوگل از داده‌های فعالیت شما (مثل جستجوها، ویدیوهای تماشا شده و موقعیت مکانی) برای ایجاد یک پروفایل تبلیغاتی استفاده می‌کند تا تبلیغات مرتبط‌تری به شما نشان دهد. با این حال، گوگل صراحتاً اعلام کرده است که محتوای ایمیل‌ها، فایل‌های درایو یا عکس‌های شما را به هیچ وجه برای مقاصد تبلیغاتی نمی‌فروشد و به اشخاص ثالث نمی‌دهد. شما می‌توانید در بخش Ad Settings اکانت خود، نمایش تبلیغات شخصی‌سازی شده را کاملاً غیرفعال کنید یا علایق ثبت شده خود را ویرایش نمایید.

گوگل گزارش‌های شفافیت (Transparency Reports) منظمی منتشر می‌کند که در آن تعداد درخواست‌های دولت‌ها برای دریافت اطلاعات کاربران ذکر شده است. گوگل اعلام کرده که تنها در صورت ارائه حکم قضایی معتبر و قانونی، اطلاعات محدودی را در اختیار مراجع ذی‌صلاح قرار می‌دهد. در بسیاری از موارد، گوگل با درخواست‌های بیش از حد گسترده یا غیرقانونی مخالفت کرده و از حریم خصوصی کاربران خود در دادگاه‌ها دفاع می‌کند، مگر اینکه پای امنیت ملی یا جان انسان‌ها در میان باشد.

تحت قوانینی مانند GDPR در اروپا، کاربران این حق را دارند که درخواست حذف اطلاعات شخصی خود را از نتایج جستجوی گوگل بدهند، به خصوص اگر این اطلاعات قدیمی، نامرتبط یا نادرست باشند. در مورد اکانت شخصی نیز، گوگل به شما اجازه می‌دهد هر زمان که بخواهید کل اکانت یا بخشی از فعالیت‌های ثبت شده خود را برای همیشه حذف کنید. پس از درخواست حذف اکانت، گوگل یک دوره زمانی کوتاه (معمولاً ۶۰ روز) فرصت پشیمانی می‌دهد و پس از آن داده‌ها را از سرورهای اصلی خود پاک می‌کند.

گوگل ابزاری به نام Inactive Account Manager دارد که به شما اجازه می‌دهد برای آینده اکانت خود تصمیم بگیرید. شما می‌توانید تعیین کنید که اگر اکانت شما برای مدتی مشخص (مثلاً ۶ ماه) غیرفعال ماند، گوگل به یک فرد مورد اعتماد اطلاع دهد و اجازه دانلود بخش‌هایی از داده‌ها را به او بدهد، یا اینکه کل اکانت را به طور خودکار حذف کند. اگر این تنظیمات انجام نشده باشد، اعضای خانواده می‌توانند با ارائه مدارک قانونی فوت، درخواست بستن اکانت یا دسترسی محدود به برخی داده‌ها را بدهند.

گوگل دیگر مانند سال‌های گذشته اصراری بر استفاده از «نام واقعی» (Real Name Policy) ندارد و شما می‌توانید از نام مستعار برای اکانت شخصی خود استفاده کنید. با این حال، در صورت بروز مشکل امنیتی و نیاز به بازیابی اکانت از طریق مدارک شناسایی، تطابق نام اکانت با کارت شناسایی شما می‌تواند فرآیند را بسیار آسان‌تر کند. همچنین برای سرویس‌های مالی مانند گوگل پی (Google Pay) یا یوتیوب مانیتایزیشن، استفاده از نام قانونی و واقعی طبق قوانین مالیاتی و بانکی الزامی است.

طبق قوانین اکثر کشورها و شرایط خدمات گوگل، مسئولیت کامل هرگونه محتوایی که از طریق اکانت شما منتشر می‌شود (اعم از کامنت‌های یوتیوب، نقدهای گوگل مپس یا ایمیل‌ها) بر عهده صاحب اکانت است. اگر اکانت شما توسط شخص دیگری استفاده شود و فعالیت مجرمانه‌ای صورت گیرد، شما باید بتوانید ثابت کنید که در آن زمان کنترل اکانت را در اختیار نداشته‌اید. به همین دلیل است که گوگل بر عدم اشتراک‌گذاری رمز عبور و فعال‌سازی قفل‌های امنیتی تاکید فراوان دارد.

شما می‌توانید به بخش Data & Privacy در اکانت خود بروید و گزینه‌های Web & App Activity، Location History و YouTube History را متوقف (Pause) کنید. با این کار، گوگل دیگر فعالیت‌های شما را برای شخصی‌سازی نتایج ذخیره نمی‌کند. همچنین گزینه‌ای به نام Auto-delete وجود دارد که به طور خودکار داده‌های قدیمی‌تر از ۳ یا ۱۸ ماه را حذف می‌کند. توجه داشته باشید که غیرفعال کردن کامل این موارد ممکن است باعث شود برخی سرویس‌ها مانند گوگل مپس یا دستیار صوتی گوگل دقت و کارایی کمتری داشته باشند.