سامانه جامع انبارها nwms.ir؛ آموزش ثبت نام و استعلام کد انبار

سامانه جامع انبارها و مراکز نگهداری کالا، یکی از زیرسیستم‌های اصلی سامانه جامع تجارت ایران است که بر اساس بند «ث» ماده ۶ قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز طراحی شده است. هدف اصلی این سامانه، ایجاد شفافیت در زنجیره تأمین، رصد دقیق گردش کالا از زمان ورود به کشور یا تولید تا رسیدن به مصرف‌کننده نهایی، جلوگیری از احتکار و مبارزه با قاچاق سازمان‌یافته است. با استفاده از این سامانه، دولت می‌تواند موجودی کالاهای استراتژیک را در لحظه رصد کرده و برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای تنظیم بازار انجام دهد.

تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که مالک یا بهره‌بردار هرگونه مکان برای نگهداری کالا هستند، ملزم به ثبت‌نام می‌باشند. این اماکن شامل انبارهای عمومی، انبارهای اختصاصی، سردخانه‌ها، سیلوها، واحدهای تولیدی، معادن، اصناف، مراکز پخش، و حتی زمین‌های کشاورزی که محصولات در آن‌ها دپو می‌شود، می‌گردد. به طور کلی، هر نقطه‌ای که کالا در آن تخلیه، بارگیری یا نگهداری می‌شود و دارای کد پستی مستقل است، باید در این سامانه ثبت شده و وضعیت فعالیت آن توسط سازمان‌های مربوطه تایید گردد تا فعالیت آن قانونی تلقی شود.

سامانه جامع تجارت (ntsw.ir) به عنوان پنجره واحد بازرگانی کشور عمل می‌کند که تمامی فرآیندهای تجاری از ثبت سفارش تا ترخیص و فروش را پوشش می‌دهد. در مقابل، سامانه جامع انبارها (nwms.ir) به طور تخصصی بر روی «مکان نگهداری کالا» و «لجستیک» تمرکز دارد. در حال حاضر این دو سامانه کاملاً با هم یکپارچه شده‌اند؛ به طوری که برای انجام بسیاری از عملیات‌ها در سامانه تجارت، ابتدا باید انبار مورد نظر در سامانه nwms.ir ثبت و تایید شده باشد. در واقع سامانه انبارها، زیرساخت فیزیکی زنجیره تأمین را در سامانه تجارت تعریف می‌کند.

شناسه انبار یک کد اختصاصی و یکتا است که پس از ثبت‌نام و تایید نهایی اطلاعات انبار در سامانه nwms.ir به هر واحد اختصاص می‌یابد. این شناسه به عنوان هویت قانونی مکان نگهداری کالا شناخته می‌شود. در تمامی اسناد تجاری از جمله بارنامه‌های آنلاین، فاکتورهای فروش در سامانه جامع تجارت و اسناد گمرکی، درج این شناسه الزامی است. بدون داشتن شناسه انبار فعال، امکان صدور بارنامه رسمی توسط سازمان راهداری برای آن مقصد وجود نخواهد داشت و عملاً جابجایی کالا به آن مکان غیرقانونی محسوب می‌شود.

بله، طبق ابلاغیه‌های جدید وزارت صمت و ستاد مبارزه با قاچاق کالا و ارز، تمامی واحدهای صنفی که دارای انبار یا محل دپوی کالا در مجاورت یا فاصله‌ای از واحد صنفی خود هستند، موظف به ثبت آن در سامانه انبارها می‌باشند. حتی اگر مغازه‌ای دارای یک انبار کوچک در طبقه فوقانی یا زیرزمین باشد که کد پستی مجزا دارد یا به عنوان محل اصلی دپو استفاده می‌شود، باید ثبت گردد. عدم ثبت این مکان‌ها می‌تواند منجر به توقیف کالا به ظن قاچاق یا احتکار شود، چرا که کالا خارج از شبکه رسمی توزیع و نظارت قرار گرفته است.

اگرچه هدف نهایی پوشش تمامی کالاهاست، اما در حال حاضر تمرکز اصلی بر کالاهای اساسی و استراتژیک است. این کالاها شامل اقلام خوراکی (برنج، روغن، شکر، چای)، نهاده‌های دامی، لوازم خانگی (یخچال، تلویزیون، ماشین لباسشویی)، قطعات یدکی خودرو (لاستیک، روغن موتور)، مصالح ساختمانی (سیمان، فولاد) و محصولات پتروشیمی می‌باشند. برای این گروه‌های کالایی، ثبت تمامی مراحل ورود، خروج و موجودی پایان دوره در سامانه الزامی است و هرگونه مغایرت در آمارها می‌تواند تبعات قانونی سنگینی برای مالک انبار و صاحب کالا داشته باشد.

کد پستی ده رقمی، کلیدی‌ترین فاکتور شناسایی در سامانه جامع انبارهاست. هر واحد انبار بر اساس کد پستی استعلام شده از شرکت پست جمهوری اسلامی ایران ثبت می‌شود. سامانه به صورت برخط صحت کد پستی و آدرس مرتبط با آن را چک می‌کند. اگر کد پستی در سامانه ثبت نشده باشد یا اطلاعات آن با واقعیت فیزیکی انبار مغایرت داشته باشد، امکان دریافت شناسه انبار وجود نخواهد داشت. همچنین، برای هر کد پستی تنها یک واحد انبار می‌تواند تعریف شود و در صورت اشتراکی بودن انبار، فرآیندهای خاصی برای تعریف بهره‌برداران متعدد پیش‌بینی شده است.

اگر انبار برای نگهداری کالاهای شخصی و در حد متعارف مصرف خانگی استفاده شود، نیازی به ثبت‌نام نیست. اما به محض اینکه حجم کالا از حد متعارف فراتر رود یا کالا جنبه تجاری پیدا کند (خرید و فروش شود)، ثبت آن در سامانه الزامی است. قانون‌گذار ملاک را «تجاری بودن کالا» و «حجم موجودی» قرار داده است. بنابراین، حتی انبارهای شخصی که کالاهای تجاری در آن‌ها دپو شده است، مشمول قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز بوده و باید در سامانه جامع انبارها ثبت شده و کد یکتا دریافت نمایند تا از جریمه‌های احتمالی جلوگیری شود.

فرآیند ثبت‌نام شامل چند مرحله اصلی است: ابتدا کاربر با شماره همراه متعلق به کد ملی خود در سامانه ثبت‌نام اولیه را انجام می‌دهد. سپس اطلاعات هویتی (حقیقی یا حقوقی) وارد شده و از ثبت احوال یا ثبت شرکت‌ها استعلام می‌گردد. در مرحله بعد، اطلاعات واحد انبار شامل کد پستی، نوع مالکیت، نوع فعالیت (عمومی، اختصاصی، تولیدی و غیره) و ظرفیت انبار وارد می‌شود. پس از ثبت، درخواست به کارتابل سازمان صمت استان یا دستگاه اجرایی مربوطه (مانند جهاد کشاورزی) ارسال شده و پس از بازدید میدانی یا بررسی مدارک، وضعیت انبار به «تایید نهایی» تغییر می‌یابد.

برای اعلام ورود کالا، انباردار باید به کارتابل خود در سامانه جامع انبارها یا بخش مدیریت موجودی در سامانه جامع تجارت مراجعه کند. در این بخش، لیست بارنامه‌هایی که به مقصد این انبار صادر شده‌اند مشاهده می‌شود. انباردار موظف است پس از تخلیه فیزیکی کالا، اطلاعات بارنامه را با محموله تطبیق داده و رسید انبار را صادر کند. در این مرحله، مقدار دقیق کالای وارد شده، تاریخ ورود و مشخصات تامین‌کننده ثبت می‌شود. تایید رسید انبار باعث می‌شود که موجودی کالا در کارتابل انباردار افزایش یافته و زنجیره انتقال مالکیت کالا در سامانه تکمیل گردد.

ثبت خروج کالا یا صدور حواله انبار، زمانی انجام می‌شود که کالا قصد خروج از انبار به مقصد دیگری را دارد. انباردار باید در سامانه، نوع خروج (فروش، انتقال بین انبارها، مرجوعی و غیره) را مشخص کرده و اطلاعات مقصد (کد پستی و شناسه انبار مقصد) را وارد نماید. پس از ثبت حواله، یک شماره پیگیری صادر می‌شود که باید در اختیار راننده جهت صدور بارنامه قرار گیرد. نکته مهم این است که برای کالاهای مشمول، تا زمانی که حواله خروج در سامانه ثبت نشود، امکان صدور بارنامه قانونی توسط شرکت‌های حمل و نقل وجود نخواهد داشت.

طبق دستورالعمل‌های وزارت صمت، برای کالاهای گروه اول (کالاهای اساسی و حساس)، انبارداران و مالکان کالا موظفند به صورت ماهیانه و در برخی موارد هفتگی، موجودی پایان دوره خود را در سامانه ثبت و تایید کنند. این فرآیند که به «خوداظهاری موجودی» معروف است، باید حداکثر تا پنجم هر ماه برای ماه قبل انجام شود. عدم ثبت اعلام موجودی در مهلت مقرر، منجر به غیرفعال شدن موقت شناسه انبار، قطع سهمیه‌های دولتی و معرفی واحد به سازمان تعزیرات حکومتی به اتهام عدم اعلام موجودی و ظن احتکار خواهد شد.

در صورت تغییر بهره‌بردار (مستاجر جدید)، ابتدا باید بهره‌بردار قبلی نسبت به تسویه موجودی کالا در سامانه و ثبت خروج آن‌ها اقدام نماید. سپس مالک انبار یا نماینده قانونی وی باید در بخش مدیریت واحدهای نگهداری، اطلاعات بهره‌بردار جدید را جایگزین کند. بهره‌بردار جدید نیز باید در سامانه ثبت‌نام کرده و تاییدیه فعالیت در آن کد پستی را دریافت نماید. اگر انبار به صورت کامل واگذار شده است، باید درخواست تغییر مالکیت در سامانه ثبت شده و مدارک مثبته (سند یا اجاره‌نامه رسمی) جهت تایید به سازمان صمت استان ارائه گردد تا شناسه انبار به نام شخص جدید منتقل شود.

برای غیرفعال‌سازی انبار، ابتدا باید موجودی تمامی کالاهای ثبت شده در آن انبار به صفر برسد (از طریق ثبت حواله خروج یا فروش). سپس کاربر باید در سامانه درخواست «تعطیلی یا غیرفعال‌سازی» را ثبت کند. این درخواست توسط کارشناسان سازمان صمت بررسی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که هیچ تعهد کالایی یا پرونده باز تعزیراتی برای آن واحد وجود ندارد. حذف کامل اطلاعات از سامانه به دلیل حفظ سوابق بازرگانی امکان‌پذیر نیست، اما با تغییر وضعیت به «غیرفعال»، امکان صدور بارنامه یا ثبت کالا برای آن کد پستی مسدود خواهد شد.

در صورتی که کد پستی در استعلام از سامانه پست یافت نشود، کاربر باید ابتدا به سامانه «GNAF» شرکت پست مراجعه کرده و نسبت به دریافت یا اصلاح کد پستی ملک خود اقدام نماید. پس از اطمینان از صحت کد پستی در پایگاه داده پست، باید در سامانه انبارها گزینه «ثبت کد پستی جدید» را انتخاب کرد. اگر کد پستی متعلق به مکان دیگری نشان داده می‌شود، لازم است با در دست داشتن سند مالکیت یا اجاره‌نامه به اداره پست منطقه مراجعه و اصلاحیه جغرافیایی دریافت شود. سامانه انبارها مستقیماً اطلاعات را از سرورهای پست فراخوانی می‌کند و امکان ویرایش دستی آدرس را ندارد.

حتی اگر هر دو انبار مبدأ و مقصد متعلق به یک شخص یا شرکت باشد، ثبت تراکنش در سامانه الزامی است. برای این کار، در انبار مبدأ یک «حواله بین انباری» ثبت می‌شود که در آن شناسه انبار مقصد (متعلق به خود فرد) درج می‌گردد. پس از جابجایی فیزیکی، در کارتابل انبار مقصد، یک اعلان ورود ظاهر می‌شود که باید توسط کاربر تایید (رسید) شود. این فرآیند باعث می‌شود که موجودی از کارتابل انبار اول کسر و به کارتابل انبار دوم اضافه شود. عدم ثبت این انتقال، باعث مغایرت در بازرسی‌های حضوری و جریمه‌های سنگین خواهد شد.

این مشکل معمولاً به سه دلیل رخ می‌دهد: اول اینکه وضعیت انبار در سامانه nwms.ir هنوز در حالت «در انتظار تایید» یا «نیاز به اصلاح» است و به وضعیت «تایید نهایی» نرسیده است. دوم، ممکن است نوع فعالیت انبار با کالای درج شده در بارنامه همخوانی نداشته باشد (مثلاً انبار مواد غذایی بخواهد بارنامه آهن‌الات دریافت کند). سوم، احتمال عدم همگام‌سازی (Sync) لحظه‌ای بین دیتابیس سامانه انبارها و سامانه برخط راهداری وجود دارد. در این موارد، کاربر باید از فعال بودن انبار و صحت کد پستی در هر دو سامانه اطمینان حاصل کرده و در صورت تداوم مشکل، تیکت پشتیبانی ثبت نماید.

اگر کاربر به شماره همراه قبلی دسترسی دارد، می‌تواند از گزینه «فراموشی رمز عبور» استفاده کرده و کد تایید جدید دریافت کند. اما اگر شماره همراه تغییر کرده یا مفقود شده است، کاربر باید به صورت حضوری به سازمان صمت استان یا دفاتر پیشخوان دولت منتخب مراجعه نماید. در آنجا پس از احراز هویت با کارت ملی و ارائه مدارک مالکیت، شماره همراه جدید در سامانه جایگزین می‌شود. به دلیل حساسیت بالای اطلاعات و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به موجودی کالاها، تغییر شماره همراه به صورت کاملاً سیستمی و از راه دور (بدون احراز هویت ثانویه) امکان‌پذیر نیست.

بله، وزارت صمت برای شرکت‌های بزرگ، تولیدکنندگان و انبارهای عمومی پرتراکم، وب‌سرویس‌های (API) اختصاصی پیش‌بینی کرده است. با استفاده از این وب‌سرویس‌ها، نرم‌افزار حسابداری یا انبارداری داخلی شرکت می‌تواند به صورت خودکار اطلاعات ورود و خروج کالا را به سامانه جامع انبارها ارسال کند. برای این کار، واحد IT شرکت باید مستندات فنی را از مرکز پشتیبانی سامانه دریافت کرده و پس از پیاده‌سازی کدها، تست‌های لازم را در محیط Sandbox انجام دهد. پس از تایید نهایی فنی، دسترسی عملیاتی برای ارسال خودکار داده‌ها صادر می‌شود که از دوباره‌کاری و خطای انسانی جلوگیری می‌کند.

این خطا زمانی رخ می‌دهد که کد پستی مورد نظر قبلاً توسط شخص دیگری (مثلاً مستاجر قبلی یا مالک قبلی) در سامانه انبارها یا سامانه‌های همسو مانند سامانه جامع تجارت ثبت شده باشد. برای رفع این مشکل، کاربر جدید باید «درخواست ابطال ثبت قبلی» را در سامانه ثبت کند. در این فرآیند، کاربر باید اسناد مالکیت یا اجاره‌نامه جدید خود را بارگذاری نماید. کارشناسان سامانه پس از بررسی اسناد و احراز اینکه بهره‌بردار فعلی تغییر کرده است، دسترسی نفر قبلی را قطع و کد پستی را برای ثبت‌نام کاربر جدید آزاد می‌کنند. این فرآیند معمولاً بین ۴۸ تا ۷۲ ساعت کاری زمان می‌برد.

در سامانه جامع انبارها، هر کالا دارای یک شناسه کالا (IRC یا GTIN) است که واحد اندازه‌گیری استانداردی (مانند کیلوگرم، عدد، دستگاه یا تن) برای آن تعریف شده است. اگر انباردار بخواهد کالا را با واحدی غیر از واحد تعریف شده در سامانه ثبت کند، با خطا مواجه می‌شود. برای رفع این مشکل، باید ابتدا واحد اندازه‌گیری استاندارد کالا در سامانه جامع تجارت چک شود. در صورت نیاز به تبدیل واحد (مثلاً تبدیل تعداد کارتن به عدد)، انباردار باید محاسبات را طبق ضریب تبدیل رسمی انجام داده و عدد نهایی را بر اساس واحد اصلی در سامانه انبارها وارد نماید تا تراز موجودی برقرار شود.

این خطا به این معناست که فروشنده یا انبار مبدأ، کالا را به صورت سیستمی از کارتابل خود خارج نکرده یا حواله خروج به نام شما ثبت نکرده است. در زنجیره سامانه جامع تجارت و انبارها، کالا باید از یک نقطه خارج شود تا در نقطه بعدی قابل رسید کردن باشد. برای رفع این مشکل، باید با تامین‌کننده کالا تماس گرفته و از او بخواهید که در سامانه جامع تجارت، فاکتور فروش یا انتقال داخلی را ثبت و تایید کند. به محض اینکه وضعیت سند در سمت مبدأ به «نهایی» تغییر کند، کالا در کارتابل مقصد (انبار شما) جهت ثبت رسید ظاهر خواهد شد.

در حال حاضر تمرکز اصلی بر روی نسخه وب سامانه (nwms.ir) است که به صورت Responsive طراحی شده و در مرورگرهای موبایل قابل استفاده است. با این حال، برخی از قابلیت‌های نظارتی و ثبت رسید/حواله در اپلیکیشن «سامانه جامع تجارت» (نسخه موبایل) نیز گنجانده شده است. کاربران می‌توانند با نصب اپلیکیشن جامع تجارت و ورود با نام کاربری خود، بخش مدیریت انبارها را مشاهده کنند. توصیه می‌شود برای انجام عملیات‌های سنگین و ثبت اطلاعات انبوه، حتماً از نسخه دسکتاپ و مرورگرهای به‌روز مانند Chrome یا Firefox استفاده شود تا احتمال بروز خطای بارگذاری به حداقل برسد.

در موارد نادری که سامانه به دلیل به‌روزرسانی یا اختلال فنی از دسترس خارج می‌شود، انبارداران باید مستندات فیزیکی (رسید انبار دستی و کپی بارنامه) را با دقت تنظیم و نگهداری کنند. طبق دستورالعمل‌ها، به محض رفع اختلال و در دسترس قرار گرفتن سامانه، انباردار موظف است حداکثر ظرف ۲۴ ساعت تمامی تراکنش‌های انجام شده در زمان قطعی را به صورت دستی در سامانه ثبت نماید. تاریخ موثر در سامانه باید همان تاریخ واقعی ورود یا خروج کالا درج شود. نگهداری مستندات فیزیکی در این شرایط برای ارائه به بازرسان احتمالی جهت اثبات حسن نیت و جلوگیری از جریمه الزامی است.

ثبت‌نام اولیه و ایجاد کارتابل در سامانه جامع انبارها (nwms.ir) در حال حاضر رایگان است و دولت بابت ایجاد شناسه انبار هزینه‌ای از مالکان دریافت نمی‌کند. این اقدام جهت تشویق تمامی فعالان اقتصادی به شفاف‌سازی و ثبت اطلاعات صورت گرفته است. با این حال، ممکن است برای دریافت برخی گواهی‌های جانبی مانند گواهی امضای الکترونیک (GICA) که برای تایید اسناد در سامانه جامع تجارت (مرتبط با انبار) لازم است، هزینه‌های اندکی طبق تعرفه‌های مصوب مراکز صدور گواهی دریافت شود. همچنین مراجعه به دفاتر پیشخوان برای احراز هویت حضوری شامل تعرفه خدمات آن دفاتر خواهد بود.

خیر، از آنجایی که سامانه جامع انبارها یک سامانه حاکمیتی و نظارتی است و بابت خدمات اصلی خود (ثبت ورود و خروج کالا) کارمزدی دریافت نمی‌کند، موضوع مالیات بر ارزش افزوده برای استفاده از خود سامانه منتفی است. اما باید توجه داشت که اطلاعات ثبت شده در این سامانه (میزان موجودی و گردش کالا) می‌تواند مبنای محاسبات مالیاتی سازمان امور مالیاتی قرار گیرد. در واقع، شفافیت ایجاد شده در این سامانه باعث می‌شود که درآمدهای حاصل از فروش کالا به دقت رصد شده و مالیات حقه بر اساس فعالیت واقعی واحد اقتصادی محاسبه گردد.

برای انطباق کامل با الزامات سامانه، انبارها ممکن است نیاز به هزینه‌کرد در بخش زیرساخت داشته باشند. این هزینه‌ها شامل تهیه سیستم‌های کامپیوتری مناسب، اتصال به اینترنت پایدار، تهیه بارکدخوان (برای انبارهای مکانیزه) و احتمالاً استخدام یا آموزش نیروی انسانی متخصص برای کار با سامانه است. همچنین شرکت‌های بزرگ برای اتصال نرم‌افزار داخلی خود به سامانه از طریق API، هزینه‌هایی را بابت توسعه نرم‌افزار به شرکت‌های پشتیبان IT خود پرداخت می‌کنند. این هزینه‌ها اگرچه در ابتدا ممکن است بار مالی داشته باشند، اما با جلوگیری از جریمه‌های سنگین تعزیراتی، در بلندمدت به نفع واحد است.

عدم ثبت انبار یا مرکز نگهداری کالا در سامانه، مصداق بارز تخلف «عدم اعلام موجودی» و در برخی موارد «ظن به قاچاق» است. طبق قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز، کالاهای یافت شده در انبارهای ثبت نشده می‌تواند به نفع دولت ضبط شود. علاوه بر ضبط کالا، جریمه نقدی معادل ۲ تا ۵ برابر ارزش کالا برای مالک در نظر گرفته می‌شود. همچنین در صورت تکرار تخلف، امکان پلمب واحد صنفی یا تولیدی و ابطال پروانه کسب نیز وجود دارد. این جریمه‌ها به قدری سنگین هستند که ثبت‌نام در سامانه را به یک ضرورت اقتصادی تبدیل می‌کنند.

خیر، بازدیدهای میدانی که توسط کارشناسان سازمان صنعت، معدن و تجارت یا جهاد کشاورزی جهت تایید صحت اطلاعات انبار انجام می‌شود، رایگان است. این بازدیدها بخشی از وظایف حاکمیتی جهت نظارت بر شبکه توزیع است. هرگونه درخواست وجه تحت عنوان هزینه ایاب و ذهاب یا کارشناسی غیرقانونی بوده و متقاضیان باید در صورت مشاهده، مراتب را به واحد بازرسی سازمان مربوطه یا سامانه ۱۲۴ گزارش دهند. البته متقاضی موظف است شرایط لازم برای بازدید (حضور در محل و ارائه اسناد مالکیت) را فراهم آورد تا فرآیند تایید با سرعت انجام شود.

برای بسیاری از عملیات‌های حساس در سامانه جامع تجارت که مستقیماً با سامانه انبارها در ارتباط است (مانند تایید نهایی اسناد فروش عمده)، داشتن امضای الکترونیک الزامی است. هزینه دریافت این گواهی (شامل سخت‌افزار توکن و صدور گواهی یک یا دو ساله) طبق تعرفه مرکز صدور گواهی ریشه (GICA) تعیین می‌شود که معمولاً مبلغی بین ۲۰۰ تا ۵۰۰ هزار تومان (بسته به نوع و مدت اعتبار) است. این هزینه مستقیماً به مراکز صدور گواهی پرداخت شده و ارتباطی به درآمدهای سامانه انبارها ندارد، اما برای فعالیت قانونی در زنجیره تجارت الزامی است.

ثبت اطلاعات غلط، اعم از آدرس اشتباه، ظرفیت غیرواقعی یا بدتر از همه، ثبت رسید و حواله صوری، مشمول جریمه‌های سنگین «اظهار خلاف واقع» می‌شود. اگر بازرسان در بازرسی حضوری متوجه مغایرت بین موجودی فیزیکی و موجودی سیستمی شوند، کل کالای مغایر به عنوان کالای قاچاق یا احتکار شده تلقی می‌گردد. جریمه نقدی این تخلف معمولاً درصدی از ارزش کل کالای مغایر (از ۲۵٪ تا ۱۰۰٪ ارزش کالا) است. علاوه بر این، امتیاز رتبه‌بندی اعتباری بازرگان در سامانه جامع تجارت کاهش یافته که منجر به محدودیت در ثبت سفارش‌های آتی خواهد شد.

انبارهای دولتی و عمومی (مانند انبارهای گمرک یا سازمان اموال تملیکی) نیز همانند بخش خصوصی ملزم به ثبت‌نام و رعایت تمامی قوانین سامانه هستند. این واحدها بابت استفاده از سامانه هزینه‌ای پرداخت نمی‌کنند، اما موظف به صرف بودجه‌های داخلی خود برای تامین تجهیزات و نیروی انسانی جهت ثبت دقیق تراکنش‌ها هستند. در صورت بروز تخلف در انبارهای دولتی، علاوه بر جریمه‌های مالی که از بودجه واحد کسر می‌شود، مدیران مسئول نیز طبق قانون به تخلفات اداری معرفی شده و ممکن است با مجازات‌های انضباطی و کیفری مواجه شوند.

مبنای اصلی، بند «ث» ماده ۶ قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز مصوب سال ۱۳۹۲ مجلس شورای اسلامی است. این قانون دولت را موظف کرده است به منظور پیشگیری از ارتکاب قاچاق، سامانه‌ای را جهت شناسایی و نظارت بر انبارها و مراکز نگهداری کالا ایجاد کند. همچنین آیین‌نامه اجرایی مواد ۵ و ۶ همین قانون، جزئیات وظایف دستگاه‌ها و اشخاص را مشخص کرده است. علاوه بر این، مصوبات ستاد تنظیم بازار و بخشنامه‌های وزارت صمت، ثبت اطلاعات در این سامانه را برای تمامی فعالان اقتصادی به عنوان یک تکلیف قطعی و پیش‌شرط فعالیت تجاری تعیین کرده‌اند.

از نظر قانونی و سیستمی، احتکار تنها به معنی انبار کردن کالا نیست؛ بلکه «عدم اعلام موجودی» یا «عدم عرضه کالا» علی‌رغم وجود نیاز در بازار، مصداق احتکار است. سامانه جامع انبارها با رصد موجودی‌ها، کالاهایی که بیش از حد مجاز در انبار مانده و حواله خروجی برای آن‌ها صادر نشده را شناسایی می‌کند. اگر واحدی موجودی خود را در سامانه ثبت نکند یا اطلاعات خلاف واقع بدهد، حتی اگر قصد سوئی نداشته باشد، از نظر قانون تعزیرات حکومتی محتکر شناخته شده و با مجازات‌هایی شامل الزام به فروش کالا با نرخ دولتی و جریمه‌های سنگین مواجه می‌شود.

طبق قانون، مسئولیت نهایی صحت اطلاعات ثبت شده در سامانه بر عهده «بهره‌بردار» انبار است؛ یعنی شخصی که کد کاربری و رمز عبور سامانه به نام اوست و عملیات رسید و حواله را انجام می‌دهد. با این حال، مالک انبار نیز مسئولیت دارد که ملک خود را تنها در اختیار افرادی قرار دهد که دارای مجوزهای قانونی فعالیت هستند. در صورتی که در یک انبار کالای قاچاق کشف شود و انبار در سامانه ثبت نشده باشد، هم مالک ملک (به دلیل فراهم کردن بستر تخلف) و هم صاحب کالا (بهره‌بردار) تحت پیگرد قانونی قرار می‌گیرند. بنابراین در قراردادهای اجاره، درج بند الزام مستاجر به ثبت در سامانه انبارها ضروری است.

بله، ثبت‌نام در سامانه جامع انبارها به منزله پذیرش نظارت‌های حاکمیتی است. بازرسان سازمان صمت، تعزیرات حکومتی، پلیس امنیت اقتصادی و سایر نهادهای ذی‌صلاح حق دارند در هر زمان (با ارائه کارت شناسایی و حکم ماموریت) از انبارهای ثبت شده بازدید کرده و موجودی فیزیکی را با موجودی سیستمی تطبیق دهند. ممانعت از ورود بازرسان به انباری که در سامانه ثبت شده است، خود تخلف محسوب شده و می‌تواند منجر به لغو فوری شناسه انبار و ارجاع پرونده به مراجع قضایی شود. این بازرسی‌ها جهت اطمینان از صحت آمارهای ثبت شده در سامانه انجام می‌گیرد.

نگهداری کالایی که در سامانه جامع تجارت دارای شناسه کالا است اما بدون ثبت در سامانه انبارها (بدون رسید انبار معتبر) دپو شده، «کالای قاچاق» محسوب می‌شود؛ حتی اگر کالا تولید داخل باشد یا از مبادی قانونی وارد شده باشد. قانون‌گذار استدلال می‌کند که هرگونه کالای خارج از شبکه رصد سیستمی، پتانسیل ورود به بازار سیاه را دارد. در صورت کشف چنین کالایی، علاوه بر ضبط آن، پرونده قضایی برای انباردار و صاحب کالا تشکیل می‌شود. برای رفع این مشکل، انبارداران باید از پذیرش هرگونه محموله بدون بارنامه رسمی و بدون ثبت در سامانه خودداری کنند.

لیست کالاهای مشمول به صورت دوره‌ای توسط «ستاد تنظیم بازار» و با همکاری وزارت صمت، وزارت جهاد کشاورزی و ستاد مبارزه با قاچاق کالا و ارز تعیین و ابلاغ می‌شود. این لیست بر اساس شرایط اقتصادی کشور و نیاز بازار تغییر می‌کند. به عنوان مثال، در دوره‌هایی ممکن است لاستیک خودرو یا روغن موتور به لیست اضافه شوند و در دوره‌های دیگر اولویت با نهادهای دامی باشد. فعالان اقتصادی موظفند از طریق اطلاعیه‌های رسمی در سایت nwms.ir و ntsw.ir، آخرین لیست کالاهای مشمول را چک کنند تا از تکالیف قانونی خود در مورد ثبت موجودی آگاه شوند.

بله، طبق قانون تجارت الکترونیک و پروتکل‌های امنیتی سامانه جامع تجارت، اطلاعات مربوط به موجودی کالا، آدرس دقیق انبارها و تراکنش‌های مالی اشخاص محرمانه تلقی می‌شود. این اطلاعات تنها در اختیار نهادهای نظارتی و قضایی (آن هم در راستای انجام وظایف قانونی) قرار می‌گیرد. سایر کاربران یا رقبا به هیچ عنوان دسترسی به موجودی انبار یکدیگر ندارند. سامانه از سطوح دسترسی پیشرفته و پروتکل‌های رمزنگاری برای حفاظت از داده‌های بخش خصوصی استفاده می‌کند تا امنیت تجاری فعالان اقتصادی حفظ شده و از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری شود.

سامانه جامع انبارها به عنوان یک «ثالث مورد اعتماد» عمل می‌کند. رسید انبار تایید شده در سامانه، یک سند رسمی و محکمه‌پسند است. اگر فروشنده ادعا کند ۱۰۰ واحد کالا فرستاده اما انباردار مقصد تنها ۸۰ واحد را رسید کرده باشد، سامانه این مغایرت را نشان می‌دهد. در صورت بروز دعوای حقوقی، مراجع قضایی با استعلام از سامانه و بررسی زمان ثبت رسید و حواله، می‌توانند مقصر را شناسایی کنند. به همین دلیل توصیه می‌شود انبارداران دقیقاً همان مقداری را که تخلیه می‌کنند رسید نمایند و در صورت کسری بار، بلافاصله صورت‌جلسه رسمی تنظیم و در سامانه منعکس کنند.

اگر پروژه ساختمانی یا عمرانی بزرگ باشد و حجم کالاهای ورودی به آن (مانند میلگرد و سیمان) در حد تجاری باشد، بله. طبق قانون، محل تخلیه این کالاها باید به عنوان «انبار پروژه» یا «مرکز مصرف» در سامانه ثبت شود تا زنجیره انتقال کالا از کارخانه تولیدی تا مصرف‌کننده نهایی (پروژه) تکمیل گردد. عدم ثبت این مکان‌ها باعث می‌شود که تولیدکننده نتواند حواله خروج به نام پروژه صادر کند و در نتیجه بارنامه رسمی صادر نخواهد شد. برای پروژه‌های کوچک و در حد نوسازی مسکن شخصی، معمولاً ثبت در سامانه الزامی نیست و کالا به عنوان مصرف نهایی در مرحله فروش اصناف ثبت می‌شود.