سامانه مالیات حقوق؛ راهنمای جامع محاسبه و پرداخت

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته، یکی از حیاتی‌ترین نیازهای هر واحد مالی برای تعامل با سامانه مالیات حقوق است. این نرم‌افزارها وظیفه دارند محاسبات پیچیده حقوق و دستمزد را بر اساس آخرین جداول مالیاتی سال ۱۴۰۳ انجام داده و خروجی‌های استاندارد مورد پذیرش سازمان امور مالیاتی را تولید کنند.

ساختار فایل‌های خروجی شامل سه فایل متنی با پسوندهای مشخص است که اطلاعات هویتی کارفرما، لیست کارکنان و جزئیات پرداختی ماهانه را در بر می‌گیرد.

یک نرم‌افزار استاندارد باید بتواند به صورت خودکار سقف معافیت ۱۲ میلیون تومانی ماهانه را اعمال کرده و نرخ‌های پلکانی ۱۰ تا ۳۰ درصد را بر مازاد درآمد محاسبه نماید.

خطای انسانی در محاسبات دستی مالیات، به‌ویژه در شرکت‌هایی با تعداد پرسنل بالا، می‌تواند منجر به جرایم سنگین غیرقابل‌بخشش شود. نرم‌افزارهای معتبر با به‌روزرسانی خودکار قوانین در ابتدای هر سال، از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری می‌کنند. همچنین، این سیستم‌ها امکان تفکیک اقلام مشمول و غیرمشمول را به دقت فراهم می‌آورند.

یکپارچگی نرم‌افزار حقوق و دستمزد با سامانه مودیان و پنجره واحد خدمات مالیاتی، سرعت ارسال لیست را به شدت افزایش می‌دهد. کارفرمایان می‌توانند با چند کلیک، فایل‌های تولید شده را در سامانه salary.tax.gov.ir بارگذاری کرده و بلافاصله قبض مالیاتی خود را دریافت کنند.

این فرآیند باعث شفافیت مالی و کاهش اصطکاک با ممیزین مالیاتی در زمان رسیدگی‌های سالانه می‌شود.

در انتخاب نرم‌افزار، باید به قابلیت گزارش‌گیری از مانده مرخصی، عیدی و سنوات نیز توجه کرد. چرا که این موارد نیز در زمان پرداخت مشمول قواعد خاص مالیاتی هستند.

هماهنگی نرم‌افزار با استانداردهای جدید امنیتی و احراز هویت دو مرحله‌ای سامانه مالیات، از دیگر نکات کلیدی است که مدیران مالی باید در نظر بگیرند.

یکی از چالش‌برانگیزترین بخش‌ها در سامانه مالیات حقوق، تفکیک دقیق اقلام مشمول مالیات از موارد غیرمشمول است. طبق ماده ۹۱ قانون مالیات‌های مستقیم و بخشنامه‌های تکمیلی سال ۱۴۰۳، برخی از پرداختی‌ها به کارکنان از پرداخت مالیات معاف هستند و نباید در محاسبه پایه مالیاتی لحاظ شوند.

هزینه سفر و فوق‌العاده ماموریت، مشروط بر اینکه با اسناد مثبته همراه باشد، از جمله مهم‌ترین موارد غیرمشمول است. همچنین، سنوات پایان خدمت، خسارت اخراج، و حقوق ایام مرخصی استفاده نشده که در زمان تسویه حساب پرداخت می‌شود، از شمول مالیات حقوق خارج است.

شناسایی درست این موارد در سامانه، از تضییع حقوق کارکنان جلوگیری می‌کند.

کمک‌هزینه‌های رفاهی مانند حق مسکن، خواروبار و بن کارگری نیز دارای پیچیدگی‌های خاصی هستند. بر اساس آخرین آرای دیوان عدالت اداری، بخش‌هایی از این مزایا که در سقف مقرر قانونی پرداخت می‌شوند، تحت شرایطی می‌توانند از شمول مالیات خارج گردند.

با این حال، کارفرمایان باید دقت کنند که هرگونه پرداخت خارج از عرف، توسط سامانه به عنوان درآمد مشمول شناسایی می‌شود.

حق اولاد و عائله‌مندی نیز بر اساس قوانین جدید حمایت از خانواده، در زمره موارد حمایتی قرار گرفته و نحوه درج آن‌ها در سامانه مالیات حقوق اهمیت بالایی دارد.

عدم آگاهی از این جزئیات باعث می‌شود کارفرما مالیات بیشتری از حقوق کارگر کسر کند که این امر می‌تواند منجر به شکایات کارگری در مراجع ذی‌صلاح شود.

توصیه می‌شود مدیران مالی همواره بخشنامه‌های صادره از سوی سازمان امور مالیاتی در خصوص «مزایای غیرنقدی» را مطالعه کنند. سقف معافیت این مزایا معمولاً معادل دو دوازدهم معافیت سالانه است.

ثبت دقیق این مبالغ در ستون‌های مربوطه در سامانه مالیات حقوق، شفافیت پرونده مالیاتی شرکت را تضمین کرده و ریسک علی‌الراس شدن را به حداقل می‌رساند.

در مواردی ممکن است پس از بررسی لیست‌های ارسالی، سازمان امور مالیاتی مبالغی را به عنوان مابه‌التفاوت یا جریمه برای کارفرما تشخیص دهد. در چنین شرایطی، قانون مالیات‌های مستقیم حق اعتراض را برای مودیان محفوظ دانسته است.

این اعتراض معمولاً زمانی رخ می‌دهد که ممیزین مالیاتی برخی هزینه‌ها را غیرقابل قبول دانسته یا معافیت‌ها را به درستی نپذیرفته باشند.

اولین گام برای اعتراض، ثبت درخواست در سامانه مدیریت اعتراضات مالیاتی است. کارفرما یا نماینده قانونی او موظف است ظرف مدت ۳۰ روز از تاریخ ابلاغ برگ تشخیص، اعتراض مستدل خود را ثبت نماید.

عدم رعایت این بازه زمانی به معنای پذیرش مالیات تشخیصی بوده و برگه مالیاتی قطعی تلقی خواهد شد.

پس از ثبت اعتراض، پرونده در مرحله اول به هیئت حل اختلاف مالیاتی ارجاع می‌شود. در این مرحله، ارائه اسناد و مدارک مثبته مانند لیست‌های بیمه، قراردادهای کاری و فیش‌های بانکی پرداخت حقوق بسیار تعیین‌کننده است.

سامانه مالیات حقوق تمامی سوابق ارسالی شما را بایگانی می‌کند، لذا استناد به گزارش‌های استخراج شده از خود سامانه می‌تواند قدرت دفاعی شما را افزایش دهد.

نکته مهم در سال ۱۴۰۳، توجه به تفاوت‌های میان «مالیات ابرازی» و «مالیات تشخیصی» است. اگر سامانه به دلیل نقص در فایل‌های ارسالی، مالیات را به صورت سیستمی محاسبه کرده باشد، مودی باید ابتدا نقص فایل را برطرف و سپس تقاضای اصلاح نماید.

در بسیاری از موارد، اشتباه در درج کد ملی یا کد پستی باعث بروز ناهماهنگی در سیستم و صدور برگ تشخیص اشتباه می‌شود.

در صورتی که در مرحله بدوی نتیجه مطلوب حاصل نشود، امکان ارجاع پرونده به شورای عالی مالیاتی یا دیوان عدالت اداری وجود دارد.

با این حال، بهترین راهکار برای جلوگیری از ورود به این فرآیندهای زمان‌بر، دقت در تنظیم لیست‌های ماهانه و تطبیق آن‌ها با استانداردهای اعلامی در پنجره واحد خدمات مالیاتی است.

یکی از تغییرات مهم و مثبت در قوانین مالیاتی سال‌های اخیر، اعمال مشوق‌های مالیاتی برای خانواده‌های دارای فرزند است.

طبق ماده ۱۸ قانون حمایت از خانواده و جوانی جمعیت، والدین پس از تولد فرزند سوم و به بعد، مشمول تخفیف‌های ویژه در محاسبه مالیات بر درآمد حقوق خود می‌شوند که این موضوع در سامانه جدید مالیاتی نیز لحاظ شده است.

بر اساس این قانون، به ازای هر فرزند که از تاریخ تصویب قانون به بعد متولد شده باشد، ۱۵ درصد به سقف معافیت مالیاتی والدین اضافه می‌شود. البته این موضوع باید با دقت در سامانه مالیات حقوق ثبت گردد تا سیستم به صورت خودکار نرخ پلکانی را تغییر دهد.

کارفرمایان موظفند مدارک هویتی فرزندان کارکنان خود را دریافت و در بخش اطلاعات پرسنلی سامانه به‌روزرسانی کنند.

اجرای این طرح در سامانه salary.tax.gov.ir نیازمند دقت در درج کدهای مربوط به تعداد فرزندان و وضعیت تاهل است. این تسهیلات علاوه بر معافیت پایه ۱۲ میلیون تومانی ماهانه اعمال می‌شود و می‌تواند مبلغ مالیات پرداختی کارکنان پرجمعیت را به شکل محسوسی کاهش دهد.

این اقدام در راستای سیاست‌های کلان کشور برای تشویق به فرزندآوری صورت گرفته است.

بسیاری از حسابداران به اشتباه تصور می‌کنند که این تخفیف فقط شامل پدر می‌شود، در حالی که طبق بخشنامه‌های ارسالی، هر دو والدین در صورت شاغل بودن می‌توانند از مزایای قانونی مربوط به فرزندان خود در چارچوب ضوابط بهره‌مند شوند.

ثبت صحیح این اطلاعات در سامانه، مانع از تضییع حقوق رفاهی خانواده‌ها در محیط‌های کاری می‌شود.

در صورتی که کارفرما این تخفیف را در لیست‌های ارسالی اعمال نکند، کارمند می‌تواند با ارائه مدارک به اداره امور مالیاتی محل سکونت خود، درخواست استرداد مالیات اضافی پرداخت شده را داشته باشد.

سامانه مالیات حقوق با قابلیت پردازش هوشمند کدهای ملی، امکان راستی‌آزمایی این اطلاعات را با پایگاه داده ثبت احوال دارد تا از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری شود.

در بسیاری از پروژه‌ها و شرکت‌ها، علاوه بر پرسنل رسمی، افرادی به صورت قراردادهای پروژه‌ای، مشاوره یا پیمانکاری مشغول به کار هستند. مدیریت مالیات این افراد در سامانه مالیات حقوق با پرسنل عادی متفاوت است.

طبق ماده ۸۶ قانون مالیات‌های مستقیم، پرداخت‌هایی که به افراد غیر از کارکنان ثابت انجام می‌شود، مشمول نرخ مقطوع ۱۰ درصد مالیات است.

کارفرمایان باید توجه داشته باشند که در سامانه، این افراد را تحت عنوان «نیروهای حق‌الزحمه‌ای» یا «خارج از شمول لیست اصلی» تعریف کنند.

برخلاف کارکنان عادی که از معافیت ۱۲ میلیون تومانی بهره‌مند می‌شوند، برای پرداخت‌های حق‌الزحمه‌ای معمولاً معافیت پایه‌ای لحاظ نمی‌شود و مالیات از کل مبلغ پرداختی کسر و به حساب سازمان واریز می‌گردد.

اشتباه رایج بسیاری از مودیان، ثبت نام مشاوران در لیست اصلی حقوق است. این کار باعث می‌شود سیستم به اشتباه برای آن‌ها معافیت ماهانه در نظر بگیرد که در زمان رسیدگی، منجر به جریمه کتمان مالیات برای کارفرما خواهد شد.

تفکیک دقیق این دو گروه در فایل‌های ارسالی به سامانه salary.tax.gov.ir از الزامات اصلی انضباط مالی است.

همچنین در قراردادهای پیمانکاری، باید بین مالیات بر درآمد حقوق و مالیات تکلیفی موضوع ماده ۱۹۰ تفکیک قائل شد. اگر فرد به صورت شخص حقیقی قراردادی را اجرا می‌کند، مالیات او باید در همین سامانه گزارش شود.

اما اگر طرف قرارداد یک شرکت حقوقی باشد، موضوع از شمول مالیات حقوق خارج شده و در قالب صورت‌حساب‌های سامانه مودیان بررسی می‌گردد.

شفافیت در نوع رابطه استخدامی، کلید اصلی موفقیت در ارسال لیست‌های مالیاتی است. با توجه به یکپارچگی سامانه‌های دولتی، هرگونه تناقض بین لیست بیمه تامین اجتماعی و لیست مالیات حقوق در خصوص نوع قراردادها، به سرعت توسط بازرسان شناسایی می‌شود.

لذا توصیه می‌شود وضعیت قراردادی هر فرد دقیقاً مطابق با واقعیت در سامانه ثبت گردد.