معرفی آفیس 2019 و امکانات آن

آفیس 2019 در قالب چند بسته جداگانه عرضه شد و هر بسته مجموعه‌ای متفاوت از برنامه‌ها داشت. نسخه Home & Student شامل ورد، اکسل و پاورپوینت بود. نسخه Home & Business اوت‌لوک را هم اضافه می‌کرد.

بسته‌های Professional و Professional Plus برنامه‌هایی مانند اکسس و پابلیشر را نیز در بر می‌گرفتند. ارتقای بسته معمولاً به خرید لایسنس تازه نیاز داشت.

لایسنس خرده‌فروشی (Retail) معمولاً برای یک رایانه صادر می‌شد و با یک کد ۲۵ کاراکتری فعال می‌شد. این کد به حساب مایکروسافت کاربر گره می‌خورد. بدون دسترسی به آن حساب، مدیریت نصب‌ها و دانلود دوباره برنامه دشوار می‌شود.

به همین دلیل نگهداری کد خرید و ایمیل ثبت‌شده اهمیت دارد، حتی حالا که این نسخه منسوخ شده است.

لایسنس حجمی (Volume Licensing) ویژه سازمان‌ها بود و با کلیدهای مخصوص و سرویس‌های فعال‌سازی سازمانی مدیریت می‌شد. این مدل برای شرکت‌هایی مناسب بود که ده‌ها رایانه را یکجا اداره می‌کردند. کاربر خانگی معمولاً با آن کاری ندارد.

اگر کسی نسخه حجمی را جداگانه و ارزان عرضه می‌کند، باید نسبت به منشأ آن مشکوک بود.

یک نکته فنی مهم، روش نصب است. آفیس 2019 فقط با فناوری Click-to-Run نصب می‌شود. یعنی فایل‌ها از اینترنت دریافت می‌شوند و نصب‌کننده MSI قدیمی در کار نیست.

سازمان‌هایی که فایل نصب آفلاین می‌خواستند، باید از ابزار استقرار آفیس (Office Deployment Tool) استفاده می‌کردند و فایل‌ها را از پیش دانلود می‌کردند.

فعال‌سازی آنلاین به ارتباط با سرورهای مایکروسافت نیاز دارد. در ایران محدودیت‌های شبکه و تحریم‌ها گاهی این مرحله را دشوار می‌کنند. با این حال، ابزارهای فعال‌ساز غیرمجاز راه‌حل نیستند. این ابزارها معمولاً بدافزار حمل می‌کنند و دسترسی مهاجم به رایانه را آسان می‌کنند.

بهتر است لایسنس را از منابع معتبر تهیه کنید.

یک نکته هم درباره امروز: چون پشتیبانی این نسخه تمام شده، خرید لایسنس تازه آفیس 2019 توصیه نمی‌شود. اگر پیش‌تر لایسنس داشته‌اید، آن را نگه دارید و ببینید در حساب مایکروسافت‌تان ثبت شده یا نه. هزینه جدید را بهتر است صرف نسخه‌ای کنید که هنوز وصله امنیتی دریافت می‌کند.

پایان پشتیبانی به این معنا نیست که برنامه‌ها یک‌شبه از کار بیفتند. ورد و اکسل همچنان باز می‌شوند. مشکل در آسیب‌پذیری‌هایی است که از ۱۴ اکتبر 2025 به بعد کشف می‌شوند و دیگر هیچ‌وقت رفع نخواهند شد. هر ماه که می‌گذرد، فهرست حفره‌های شناخته‌شده و بدون وصله بلندتر می‌شود.

فایل‌های آفیس یکی از رایج‌ترین ابزارهای نفوذ هستند. مهاجم یک فایل ورد یا اکسل آلوده می‌سازد و با ایمیل، پیام‌رسان یا لینک دانلود برای قربانی می‌فرستد. اگر نرم‌افزار آسیب‌پذیر باشد، صرف باز کردن فایل ممکن است کد مخرب اجرا کند. در نسخه پشتیبانی‌شده، چنین حفره‌ای با به‌روزرسانی بسته می‌شود.

ماکروها خطر دیگری هستند. بسیاری از حمله‌های باج‌افزاری با فایل اکسلی شروع شده‌اند که از کاربر می‌خواهد «محتوا را فعال کند». حتی در نسخه‌های پشتیبانی‌شده هم این ترفند کار می‌کند. در نسخه بدون پشتیبانی، اگر ماکرو و آسیب‌پذیری هم‌زمان وجود داشته باشد، ریسک چند برابر می‌شود.

برای سازمان‌ها بعد دیگری هم وجود دارد: انطباق و اعتماد. بانک‌ها، شرکت‌های بیمه و مشتریان بزرگ ممکن است در ممیزی امنیتی، نرم‌افزار بدون پشتیبانی را نقطه ضعف بدانند. یک حادثه کوچک روی یک رایانه می‌تواند به سرور فایل و حساب‌های مالی هم سرایت کند.

اگر فعلاً مجبورید از این نسخه استفاده کنید، چند اقدام ریسک را کم می‌کند:

ماکروها را در Trust Center غیرفعال کنید و حالت Protected View را خاموش نکنید. فایل‌های ناشناس را فقط در نسخه وب یا رایانه‌ای جدا باز کنید. آنتی‌ویروس را به‌روز نگه دارید و رایانه‌ای که آفیس قدیمی دارد، به پوشه‌های حساس مالی دسترسی مستقیم نداشته باشد.

باید توجه کرد که ویندوز 10 هم در همان تاریخ به پایان پشتیبانی عمومی رسید. اگر هر دو قدیمی باشند، ریسک روی هم جمع می‌شود. این راه‌حل‌ها فقط موقتی‌اند و مهاجرت به نسخه پشتیبانی‌شده باید در برنامه کوتاه‌مدت شما باشد، نه یک پروژه نامعلوم برای آینده.

همه کاربران برای نوشتن یک نامه یا جمع زدن چند عدد به آفیس کامل نیاز ندارند. قبل از خرید لایسنس تازه، بهتر است ببینید کارهای روزانه‌تان با ابزارهای رایگان انجام می‌شود یا نه. این انتخاب می‌تواند هزینه مهاجرت را برای کاربران خانگی و دانشجویان تقریباً به صفر برساند.

نخستین گزینه نسخه وب خود مایکروسافت است. با یک حساب مایکروسافت می‌توانید ورد، اکسل و پاورپوینت را در مرورگر باز کنید. ظاهر و فرمت فایل‌ها با آفیس رومیزی بسیار نزدیک است.

محدودیت‌ها هم روشن است: به اینترنت پایدار نیاز دارد، برخی قابلیت‌های پیشرفته مثل بعضی ماکروها در آن نیست و ذخیره‌سازی رایگان محدود است.

گزینه دوم LibreOffice است، مجموعه‌ای متن‌باز که روی رایانه نصب می‌شود و بدون اینترنت کار می‌کند. نویسنده، محاسبه‌گر و ارائه‌دهنده آن معادل ورد، اکسل و پاورپوینت‌اند و فایل‌های docx و xlsx را باز و ذخیره می‌کنند. پشتیبانی از متن راست‌به‌چپ و فارسی هم در آن وجود دارد.

برای نوشتن و جدول ساده بسیار مناسب است.

ضعف اصلی LibreOffice در فایل‌های پیچیده است. اگر سند شما جدول‌های تو در تو، قالب‌های دقیق چاپی، ماکروی VBA یا نمودارهای پیشرفته داشته باشد، ممکن است پس از باز کردن در این نرم‌افزار جابه‌جا شود. پیش از تصمیم، چند فایل واقعی و مهم کاری خود را با آن امتحان کنید.

گزینه سوم ابزارهای همکاری آنلاین مثل Google Docs و Google Sheets است. برتری آن‌ها ویرایش هم‌زمان چند نفر روی یک فایل و ذخیره خودکار است.

اما اگر طرف مقابل شما فقط فایل ورد می‌فرستد، تبدیل رفت‌وبرگشت گاهی ظاهر فایل را عوض می‌کند و ریاضیات پیچیده اکسل ممکن است ۱۰۰٪ هم‌خوان نباشد.

قاعده ساده برای انتخاب این است: برای نوشتن و محاسبه سبک، یک ابزار رایگان کافی است. برای کار حرفه‌ای با ماکرو، گزارش‌های سازمانی و تبادل مداوم فایل با شرکای تجاری، بهتر است یک نسخه پشتیبانی‌شده آفیس تهیه کنید تا ناسازگاری، وقت شما را هدر ندهد.

سازگاری فایل‌ها مهم‌ترین نگرانی هنگام مهاجرت از آفیس 2019 است. خبر خوب این است که از نسخه 2007 به بعد، آفیس از قالب‌های Open XML با پسوندهای docx، xlsx و pptx استفاده می‌کند.

بنابراین فایل‌هایی که با آفیس 2019 ساخته‌اید، در Microsoft 365 و Office LTSC 2024 هم معمولاً بدون مشکل باز می‌شوند.

مشکل بیشتر در جهت برعکس است. وقتی همکارتان فایلی را با Microsoft 365 می‌سازد و برای شما می‌فرستد، ممکن است از قابلیت‌هایی استفاده کرده باشد که آفیس 2019 ندارد. نمونه مشهور آن تابع XLOOKUP و آرایه‌های پویا در اکسل است.

این‌ها در اکسل 2019 وجود ندارند و سلول‌ها به‌جای نتیجه، خطا یا فرمولی ناقص نشان می‌دهند.

فایل‌های قدیمی‌تر با پسوند doc و xls هم در حالت سازگاری (Compatibility Mode) باز می‌شوند. این حالت برخی قابلیت‌های تازه را غیرفعال می‌کند تا فایل برای نسخه‌های قدیمی قابل‌استفاده بماند. اگر دیگر نیازی به نسخه‌های قدیمی ندارید، با گزینه Save As فایل را به قالب جدید تبدیل کنید.

مسئله دیگر فونت است. اگر سند با فونتی فارسی مثل B Nazanin یا Vazirmatn نوشته شده و آن فونت روی رایانه مقصد نصب نباشد، آفیس فونت جایگزین انتخاب می‌کند. نتیجه معمولاً تغییر فاصله خطوط، جابه‌جایی صفحه و به‌هم‌ریختن فهرست است.

در تنظیمات ذخیره‌سازی، گزینه جاسازی فونت‌ها در فایل (Embed fonts) را فعال کنید.

برای فایل‌هایی که قرار است فقط خوانده شوند، بهترین راه خروجی PDF است. PDF قالب‌بندی را دقیقاً حفظ می‌کند و به نسخه آفیس گیرنده بستگی ندارد. مناسب فاکتور، قرارداد و گزارش‌های نهایی است. اما اگر طرف مقابل باید فایل را ویرایش کند، همان docx یا xlsx را بفرستید.

قبل از مهاجرت کامل یک آزمایش ساده انجام دهید: ۱۰ فایل مهم کاری را در نسخه جدید باز کنید و فهرست، جدول‌ها، فرمول‌ها و چاپ را بررسی کنید. اگر مشکلی ندیدید، بقیه فایل‌ها هم تقریباً همین‌طور رفتار می‌کنند. ماکروهای قدیمی را جداگانه تست کنید.

کاربر فارسی‌زبان با چند مسئله روبه‌روست که در راهنماهای انگلیسی کمتر دیده می‌شود: جهت متن، شکل اعداد، نیم‌فاصله و تاریخ شمسی. دانستن چند تنظیم ساده می‌تواند ساعت‌ها اصلاح دستی را حذف کند و فایل‌هایی با ظاهر یکدست بسازد.

در ورد، جهت پاراگراف را با دکمه‌های راست‌به‌چپ و چپ‌به‌راست در تب Home تعیین می‌کنید. اگر متن فارسی با نقطه یا کلمه‌ای انگلیسی ترکیب شود، علائم نگارشی ممکن است جای نادرست بنشینند. معمولاً مشکل از جهت پاراگراف یا زبان کیبورد هنگام تایپ است.

قبل از تایپ، زبان صفحه‌کلید و جهت پاراگراف را بررسی کنید.

نیم‌فاصله (ZWNJ) در نوشتار فارسی ضروری است، مثلاً در «می‌روم» یا «کتاب‌ها». در چیدمان استاندارد فارسی ویندوز، ترکیب Shift و Space نیم‌فاصله ایجاد می‌کند. استفاده از فاصله معمولی به جای آن، هم زیبایی متن را از بین می‌برد و هم جست‌وجو و ویرایش خودکار متن را مختل می‌کند.

شکل اعداد (فارسی یا لاتین) هم به تنظیمات ویندوز، فونت و گاهی گزینه‌های خود برنامه وابسته است. در اکسل، مهم‌ترین نکته این است که اعداد را عددی نگه دارید. اگر رقم‌های فارسی را به‌صورت متن وارد کنید، جمع و میانگین و مرتب‌سازی درست کار نمی‌کند.

شکل نمایش را با فرمت سلول تغییر دهید، نه با تایپ دوباره.

تاریخ شمسی بزرگ‌ترین چالش است. تا جایی که می‌دانیم، اکسل به‌صورت پیش‌فرض و کامل از تقویم جلالی پشتیبانی نمی‌کند و تاریخ‌ها را میلادی ذخیره می‌کند. بسیاری از کاربران تاریخ شمسی را به شکل متن می‌نویسند. این کار برای نمایش مشکلی ندارد ولی مرتب‌سازی و محاسبه فاصله زمانی را مختل می‌کند.

راه‌حل عملی این است که یک ستون تاریخ میلادی برای محاسبه نگه دارید و ستون شمسی را برای نمایش به‌کار ببرید. برای تبدیل خودکار، افزونه‌ها یا فرمول‌های آماده وجود دارد.

فایل‌های کاری مهم را قبل از هر ابزار ثالثی آزمایش کنید و منبع آن را بشناسید، چون افزونه‌های ناشناس می‌توانند خطر امنیتی باشند.

مقایسه قیمت لایسنس یک‌باره و اشتراک ماهانه، اگر فقط به عدد روی برچسب نگاه کند، گمراه‌کننده است. هزینه واقعی شامل چند بخش است: قیمت خرید، هزینه نگهداری، هزینه مهاجرت بعدی و هزینه‌ای که یک رخداد امنیتی یا از دست رفتن اطلاعات می‌تواند ایجاد کند.

تجربه آفیس 2019 این نکته را به‌خوبی نشان داد.

خرید یک‌باره در نگاه اول ارزان به نظر می‌رسد، چون یک بار پرداخت می‌کنید و تا ابد مالک نسخه هستید. اما مالکیت برنامه با تداوم پشتیبانی یکی نیست. آفیس 2019 هم همین‌طور بود: لایسنس باقی ماند، ولی پشتیبانی تمام شد و کاربر ناچار شد دوباره هزینه کند.

در مقابل، Microsoft 365 هزینه‌ای تکرارشونده دارد، اما به‌روزرسانی‌های امنیتی و قابلیت‌های جدید را پیوسته دریافت می‌کند. بسته‌های شخصی و خانوادگی معمولاً چند دستگاه و فضای ذخیره‌سازی ابری را هم شامل می‌شوند. برای تیمی که از موبایل، تبلت و رایانه استفاده می‌کند، این پیوستگی ارزش دارد.

Office LTSC 2024 مدل یک‌باره را ادامه داده است و برای سازمان‌هایی که نمی‌خواهند اشتراک بپردازند یا رایانه‌هایشان به اینترنت دائمی متصل نیست، مناسب‌تر است. دوره پشتیبانی آن کوتاه‌تر از نسخه‌های قدیمی‌تر است و در حدود پنج سال تخمین زده می‌شود.

پیش از خرید، تاریخ دقیق را از صفحه رسمی مایکروسافت بررسی کنید.

برای محاسبه عملی، یک جدول ساده بسازید: تعداد کاربران، تعداد دستگاه هر کاربر، دوره استفاده (مثلاً سه یا پنج سال) و قیمت هر گزینه. سپس هزینه ذخیره‌سازی ابری جداگانه و هزینه ساعت‌های کار فنی برای نصب و پشتیبانی را اضافه کنید.

گاهی گزینه‌ای که ماهانه گران‌تر است، در جمع کل ارزان‌تر درمی‌آید.

قاعده سرانگشتی: اگر کاربران کم و نیازها ثابت است و اینترنت دائمی ندارید، نسخه یک‌باره پشتیبانی‌شده کافی است. اگر تیم بزرگ‌تر است، همکاری آنلاین مهم است یا می‌خواهید دیگر نگران ضرب‌الاجل پایان پشتیبانی نباشید، اشتراک انتخاب منطقی‌تری است.