آموزش کامنت گذاشتن در ورد؛ درج، پاسخ و حذف نظر

بسیاری از کاربران تصور می‌کنند قابلیت کامنت‌گذاری فقط در نسخه دسکتاپ ورد در دسترس است، در حالی که نسخه وب آفیس (Word Online) نیز از این امکان به‌طور کامل پشتیبانی می‌کند.

برای استفاده از آن کافی است سند خود را در OneDrive یا SharePoint ذخیره کرده و از طریق مرورگر باز کنید.

در نسخه آنلاین، متن مورد نظر را انتخاب کنید و از تب Review گزینه New Comment را بزنید؛ همچنین می‌توانید با راست‌کلیک روی متن انتخابی، از منوی باز شده مستقیماً New Comment را انتخاب کنید. این روش سریع‌تر از رفتن به نوار ابزار است.

یکی از مزیت‌های مهم نسخه آنلاین، همگام‌سازی آنی کامنت‌ها با ابر است. به محض ثبت نظر، تغییرات بدون نیاز به ذخیره دستی روی تمام دستگاه‌هایی که به همان فایل در OneDrive دسترسی دارند نمایش داده می‌شود؛ این یعنی همکاران می‌توانند هم‌زمان کامنت‌های یکدیگر را ببینند.

قابلیت منشن‌کردن یا @mention یکی دیگر از امکانات ویژه نسخه آنلاین و ادغام‌شده با ۳۶۵ مایکروسافت است.

اگر در متن کامنت از علامت @ به همراه نام یا ایمیل فردی استفاده کنید، آن شخص به‌صورت خودکار یک ایمیل اعلان دریافت می‌کند که حاوی لینک مستقیم به همان کامنت است، حتی اگر در آن لحظه سند را باز نکرده باشد.

تفاوت دیگر این است که در نسخه وب، کامنت‌ها معمولاً به‌صورت پیش‌فرض در نمای کناری (Comments Pane) نمایش داده می‌شوند و می‌توان با کلیک روی آیکن حباب گفتگو در گوشه بالا سمت راست صفحه، تمام کامنت‌های سند را به‌صورت فهرست‌وار مشاهده کرد، بدون آنکه نیاز باشد در متن اسکرول کنید.

نکته کاربردی برای کسانی که هم از دسکتاپ و هم از مرورگر استفاده می‌کنند این است که کامنت‌های ثبت‌شده در هر دو نسخه کاملاً سازگار هستند و باز کردن فایل در ورد دسکتاپ، هیچ‌کدام از نظرات ثبت‌شده در نسخه آنلاین را از بین نمی‌برد.

زمانی که یک سند طولانی، ده‌ها یا صدها کامنت داشته باشد، حذف تک‌به‌تک آن‌ها زمان‌بر و خسته‌کننده است. خوشبختانه ورد امکان پاک کردن یکجای تمام نظرات را در چند کلیک فراهم کرده است.

برای این کار به تب Review بروید و در گروه Comments روی فلش کوچک کنار دکمه Delete کلیک کنید. در منوی باز شده گزینه Delete All Comments in Document نمایش داده می‌شود؛ با انتخاب آن، تمام کامنت‌های موجود در کل سند به‌طور هم‌زمان حذف خواهند شد.

توجه داشته باشید این عملیات با یک کلیک کل تاریخچه بازخوردها را از بین می‌برد، بنابراین قبل از اجرای آن مطمئن شوید که دیگر به آن نظرات نیازی ندارید. اگر اشتباهی این گزینه را انتخاب کردید، بلافاصله کلید Ctrl + Z را بزنید تا عملیات Undo شود و کامنت‌ها بازگردند.

در مواردی که فقط می‌خواهید کامنت‌های یک نویسنده خاص حذف شود، می‌توانید از قسمت Show Comments From در بخش تنظیمات نمایش استفاده کرده و ابتدا کامنت‌های سایر افراد را فیلتر کنید تا فقط نظرات فرد مدنظر دیده شود؛ سپس با انتخاب Delete All Comments Shown تنها همان‌ها حذف می‌شوند، نه کل سند.

برای کاربرانی که به‌صورت مکرر با اسناد پر از کامنت کار می‌کنند و می‌خواهند این کار را برای چندین فایل تکرار کنند، ورد امکان ضبط این عملیات به‌صورت یک ماکرو (Macro) را نیز فراهم می‌کند؛ با ضبط یک ماکروی ساده که دستور حذف همه کامنت‌ها را اجرا می‌کند، می‌توان با یک کلید میانبر اختصاصی، این کار را در آینده روی هر فایلی تکرار کرد بدون آنکه هر بار مسیر منو طی شود.

پیش از ارسال نهایی فایل به مشتری یا سازمان بیرونی، حذف تمام کامنت‌ها یک گام حرفه‌ای مهم محسوب می‌شود، چون بسیاری از یادداشت‌های داخلی تیم نباید در نسخه نهایی و رسمی سند باقی بماند.

با گسترش استفاده از موبایل برای بازبینی اسناد، اپلیکیشن ورد برای اندروید و iOS نیز امکان درج و مدیریت کامنت را به‌طور کامل در اختیار کاربر قرار می‌دهد، هرچند رابط کاربری آن با نسخه دسکتاپ کمی متفاوت است.

برای افزودن کامنت در موبایل، ابتدا متن مورد نظر را با نگه‌داشتن انگشت روی آن انتخاب کنید تا هندل‌های انتخاب متن ظاهر شوند. سپس از نوار ابزاری که در بالا یا پایین صفحه باز می‌شود، آیکن مربوط به کامنت (معمولاً شکل حباب گفتگو با علامت +) را لمس کنید.

پس از تایپ متن نظر، برای ثبت نهایی کافی است روی آیکن تیک یا دکمه Post ضربه بزنید. در برخی نسخه‌های اندروید، این دکمه در گوشه بالا سمت راست کادر کامنت قرار دارد، در حالی که در iOS معمولاً پایین صفحه نمایش داده می‌شود.

برای مشاهده کامنت‌های ثبت‌شده در موبایل، باید به تب Home یا Review در نوار پایین برنامه بروید و از آنجا آیکن Comments را انتخاب کنید؛ این کار فهرست تمام نظرات سند را به‌صورت عمودی و قابل اسکرول نمایش می‌دهد.

یکی از محدودیت‌های شناخته‌شده نسخه موبایل این است که برخی گزینه‌های پیشرفته مانند فرمت‌بندی متن داخل کامنت یا افزودن ایموجی خاص، به اندازه نسخه دسکتاپ در دسترس نیست؛ همچنین صفحه کوچک موبایل باعث می‌شود مشاهده هم‌زمان متن اصلی و کامنت‌های حاشیه‌ای دشوارتر باشد.

نکته مهم دیگر این است که همگام‌سازی کامنت‌های ثبت‌شده در موبایل با نسخه دسکتاپ و آنلاین کاملاً خودکار و آنی است، به شرطی که فایل روی OneDrive یا SharePoint ذخیره شده باشد؛ در غیر این صورت باید فایل را به‌صورت دستی با دستگاه دیگر همگام کنید تا کامنت‌ها قابل مشاهده باشند.

گاهی لازم است سندی را بدون حواس‌پرتی ناشی از حباب‌های کامنت مطالعه کنید، بدون آنکه خود نظرات از بین بروند. ورد برای همین منظور چهار حالت نمایش مختلف در گروه Tracking از تب Review در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

حالت All Markup، پیش‌فرض ورد است و تمام کامنت‌ها، تغییرات ردیابی‌شده و حاشیه‌نویسی‌ها را به‌طور کامل و رنگی نمایش می‌دهد. این حالت برای بازبینی دقیق و مقایسه نسخه‌ها مناسب‌ترین گزینه است.

حالت Simple Markup نظرات را حذف نمی‌کند، بلکه فقط حباب‌های کامنت را جمع‌کرده و به‌جای آن‌ها یک خط عمودی کوچک در حاشیه صفحه نمایش می‌دهد. با کلیک روی همین خط، می‌توان کامنت مربوطه را دوباره باز کرد.

حالت No Markup برای مطالعه یک نسخه تمیز و بدون هیچ نشانه بصری از کامنت‌ها کاربرد دارد؛ در این حالت، هیچ نشانه‌ای از وجود نظرات دیده نمی‌شود، اما آن‌ها هنوز در فایل باقی هستند و با تغییر دوباره حالت نمایش، بلافاصله بازمی‌گردند.

حالت آخر یعنی Original، سند را دقیقاً همان‌طور که پیش از افزودن هرگونه کامنت یا تغییر بوده نشان می‌دهد؛ این گزینه بیشتر برای مقایسه نسخه ابتدایی با نسخه ویرایش‌شده فعلی کاربرد دارد.

انتخاب حالت مناسب نمایش، به‌ویژه هنگام ارائه سند به مدیر یا مشتری اهمیت زیادی دارد؛ برای مثال استفاده از Simple Markup هنگام اسکرین‌شات گرفتن یا اشتراک‌گذاری صفحه، ظاهر حرفه‌ای‌تر و مرتب‌تری به سند می‌دهد در حالی که تمام بازخوردهای تیم همچنان حفظ می‌شوند.

به‌طور پیش‌فرض، وقتی سندی که شامل کامنت است را چاپ می‌کنید، ورد فقط متن اصلی را روی کاغذ می‌آورد و نظرات حاشیه‌ای در نسخه چاپی دیده نمی‌شوند؛ اما در بسیاری از موارد کاری، مثلاً بازبینی حقوقی یا آموزشی، وجود کامنت‌ها در نسخه چاپی ضروری است.

برای فعال کردن این قابلیت، ابتدا به File و سپس Print بروید. در بخش Settings، روی گزینه‌ای که معمولاً با عنوان Print All Pages نمایش داده می‌شود کلیک کنید تا منوی کشویی آن باز شود.

در این منو، بخش Document Info وجود دارد که شامل زیرگزینه Print Markup است. با فعال کردن تیک این گزینه، ورد به‌طور خودکار کامنت‌ها را در کنار متن یا در پایین صفحه چاپ می‌کند و همچنین چیدمان صفحه را برای جا دادن حاشیه‌نویسی‌ها تنظیم می‌کند.

اگر فقط به فهرستی جداگانه از تمام نظرات نیاز دارید، بدون تغییر چیدمان متن اصلی، می‌توانید از همان منوی Document Info گزینه List of Markup را انتخاب کنید؛ این حالت یک صفحه یا چند صفحه مجزا شامل تمام کامنت‌ها به همراه نام نویسنده و تاریخ ثبت هرکدام چاپ می‌کند.

نکته مهم این است که چاپ همراه با Markup ممکن است تعداد صفحات نهایی را افزایش دهد، زیرا ورد برای جا دادن حباب‌های کامنت در حاشیه، عرض ناحیه متن اصلی را کمی کاهش می‌دهد. پیش از چاپ نسخه‌های زیاد، حتماً از بخش Print Preview برای بررسی چیدمان نهایی استفاده کنید.

در صورتی که می‌خواهید نسخه چاپی کاملاً تمیز و بدون هیچ اثری از کامنت باشد، کافی است تیک گزینه Print Markup را غیرفعال بگذارید؛ در این حالت نظرات فقط در فایل دیجیتال باقی می‌مانند و در کاغذ دیده نمی‌شوند.

یکی از قابلیت‌های قدرتمند ورد مدرن، امکان کار هم‌زمان چند نفر روی یک فایل واحد و مشاهده لحظه‌ای کامنت‌های یکدیگر است، بدون نیاز به ارسال نسخه‌های جداگانه فایل از طریق ایمیل.

برای فعال کردن این قابلیت، سند باید در OneDrive یا یک کتابخانه SharePoint ذخیره شده باشد. سپس با استفاده از دکمه Share در گوشه بالا سمت راست پنجره ورد، می‌توانید افراد دیگر را با سطح دسترسی ویرایش یا فقط نظر دادن (Can Comment) به فایل دعوت کنید.

پس از پیوستن همکاران، هرکدام با یک رنگ مشخص و یک نشانگر متحرک روی صفحه دیده می‌شوند که نشان می‌دهد در حال حاضر کدام بخش از سند را مشاهده یا ویرایش می‌کنند. کامنت‌های جدید هرکدام از افراد، بلافاصله و بدون نیاز به ذخیره دستی برای سایرین ظاهر می‌شود.

قابلیت @mention در این محیط اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند؛ اگر در کامنتی نام یکی از همکاران را با علامت @ بیاورید، آن شخص یک ایمیل اعلان دریافت می‌کند، حتی اگر در آن لحظه سند را باز نکرده باشد، و این باعث می‌شود هیچ بازخوردی نادیده گرفته نشود.

برای جلوگیری از شلوغی بیش از حد کامنت‌ها هنگام کار گروهی چند نفره، پیشنهاد می‌شود از قابلیت Resolve بلافاصله پس از رفع هر بازخورد استفاده شود تا فهرست کامنت‌های باز، کوتاه و قابل مدیریت باقی بماند.

در صورت بروز تأخیر یا عدم به‌روزرسانی آنی کامنت‌های سایر افراد، معمولاً مشکل به کندی اتصال اینترنت یا هم‌زمان نبودن ورد با نسخه ابری فایل مربوط می‌شود؛ در این حالت بستن و باز کردن دوباره فایل معمولاً مشکل را برطرف می‌کند.

نام و حروف اول کاربری که پیش‌فرض روی هر کامنت نمایش داده می‌شود، بر اساس اطلاعات حساب مایکروسافت یا تنظیمات آفیس تعیین می‌شود؛ اما در برخی موقعیت‌های حرفه‌ای، مثلاً بازبینی ناشناس یک متن آموزشی یا داوری علمی، لازم است این هویت پنهان بماند.

برای این منظور، ورد یک گزینه اختصاصی در تب Review فراهم کرده است.

در گوشه بالا سمت راست، روی آیکن پروفایل کاربری کلیک کنید تا منوی مربوط به هویت نمایشی باز شود؛ از آنجا گزینه‌ای برای نمایش ناشناس (Anonymous) در دسترس است که با فعال‌سازی آن، نام واقعی با عبارتی مانند «Author» جایگزین می‌شود.

روش دیگر و قدیمی‌تر، از مسیر File سپس Options است.

در پنجره باز شده به بخش General بروید و در قسمت Personalize your copy of Microsoft Office، نام و حروف اول کاربری را به‌طور کامل تغییر دهید یا خالی بگذارید؛ این تغییر روی تمام کامنت‌های بعدی که ثبت می‌کنید اعمال می‌شود، ولی کامنت‌های قبلی را تغییر نمی‌دهد.

برای حذف اطلاعات هویتی از کامنت‌های موجود قبلی، باید به File، سپس Info و گزینه Check for Issues مراجعه کنید و از آنجا Inspect Document را انتخاب کنید.

با فعال کردن بخش Document Properties and Personal Information و اجرای بازرسی، ورد امکان حذف یکجای تمام نام‌های نویسنده از کامنت‌های ثبت‌شده در فایل را فراهم می‌کند.

توجه داشته باشید که این عملیات Inspect Document غیرقابل بازگشت است و تمام اطلاعات هویتی نویسندگان کامنت‌ها را برای همیشه از فایل پاک می‌کند؛ بنابراین پیشنهاد می‌شود پیش از اجرای آن، یک نسخه پشتیبان از فایل اصلی نگه دارید تا در صورت نیاز به بازگشت اطلاعات، نسخه اولیه در دسترس باشد.