راهنمای جامع تعویض و ثبت نام کارت ملی هوشمند

کارت ملی هوشمند یک سند شناسایی دیجیتال است که جایگزین کارت‌های لمینت قدیمی شده است. این کارت مجهز به یک تراشه الکترونیکی (Microchip) است که اطلاعات هویتی، بیومتریک (مانند اثر انگشت) و امضای دیجیتال صاحب کارت را به صورت امن ذخیره می‌کند. تفاوت اصلی آن با نسخه قدیمی در امنیت بسیار بالا، غیرقابل جعل بودن و قابلیت احراز هویت آنلاین و آفلاین در سامانه‌های دولتی و بانکی است. این کارت به عنوان زیرساخت اصلی دولت الکترونیک در ایران شناخته می‌شود.

تمامی شهروندان ایرانی که به سن ۱۵ سال تمام رسیده‌اند، موظف به دریافت کارت ملی هوشمند هستند. همچنین افرادی که شناسنامه خود را به دلیل تغییرات سجلی (مانند تغییر نام یا نام خانوادگی) تعویض کرده‌اند یا کارت ملی قدیمی آن‌ها مفقود یا مستعمل شده است، باید برای ثبت‌نام اقدام کنند. نوجوانانی که وارد ۱۵ سالگی می‌شوند (کارت‌اولی‌ها) در اولویت اصلی سازمان ثبت احوال قرار دارند تا بتوانند از خدمات آموزشی و بانکی استفاده کنند.

خیر، طبق بخشنامه‌های صادره از سوی سازمان ثبت احوال و هیئت وزیران، اعتبار تمامی کارت‌های ملی قدیمی (نمونه غیر هوشمند) از سال ۱۳۹۸ به طور کامل به پایان رسیده است. در حال حاضر هیچ سازمان، بانک یا نهاد دولتی مجاز به پذیرش کارت‌های قدیمی نیست. افرادی که هنوز کارت هوشمند دریافت نکرده‌اند، باید با در دست داشتن رسید ثبت‌نام و شناسنامه فعالیت‌های اداری خود را انجام دهند تا زمان صدور کارت فیزیکی فرا برسد.

اعتبار کارت‌های ملی هوشمند به طور معمول ۷ تا ۱۰ سال تعیین شده است. تاریخ انقضای دقیق بر روی بدنه کارت درج شده است. با این حال، به دلیل تاخیر در صدور برخی کارت‌ها در سال‌های اخیر، سازمان ثبت احوال اعلام کرده است که اعتبار کارت‌هایی که تاریخ انقضای آن‌ها فرا رسیده، به صورت خودکار تمدید شده و فعلاً نیازی به تعویض فیزیکی کارت به دلیل انقضا نیست، مگر اینکه دستورالعمل جدیدی ابلاغ شود.

در حال حاضر فرآیند صدور کارت ملی هوشمند صرفاً برای افراد بالای ۱۵ سال که شناسنامه آن‌ها عکس‌دار شده است، انجام می‌گیرد. برای کودکان زیر ۱۵ سال، شماره ملی درج شده در شناسنامه ملاک شناسایی در تمامی سامانه‌ها است. با این حال، طرح‌هایی برای صدور کارت ملی برای کودکان زیر ۱۵ سال در سازمان ثبت احوال در حال بررسی است، اما تا لحظه نگارش این راهنما، الزامی برای این گروه سنی وجود ندارد.

کارت ملی هوشمند امکان احراز هویت دقیق را فراهم می‌کند که مانع از سوءاستفاده و جعل هویت می‌شود. از مزایای آن می‌توان به امضای دیجیتال برای اسناد رسمی، دسترسی به کارپوشه ملی ایرانیان، تسهیل در امور بانکی بدون نیاز به کپی مدارک، و امکان تجمیع سایر کارت‌های خدماتی (مانند کارت سلامت یا کارت سوخت) در آینده اشاره کرد. این کارت باعث کاهش مراجعات حضوری و حذف کاغذبازی‌های اداری در سازمان‌های مختلف شده است.

بله، تمامی ایرانیان مقیم خارج از کشور برای انجام امور اداری، ملکی و بانکی خود در داخل ایران یا سفارتخانه‌ها به کارت ملی هوشمند نیاز دارند. فرآیند ثبت‌نام برای این افراد از طریق نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران و کنسولگری‌ها در کشورهای مختلف فراهم شده است. این افراد باید با هماهنگی قبلی به کنسولگری مراجعه کرده و مراحل تصویربرداری و ثبت اثر انگشت را جهت صدور کارت انجام دهند تا کارت آن‌ها صادر و ارسال شود.

بله، در صورتی که هر یک از اطلاعات اصلی مندرج بر روی کارت یا ذخیره شده در تراشه، مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر یا تاریخ تولد تغییر کند، فرد موظف است نسبت به تعویض کارت ملی خود اقدام نماید. چرا که اطلاعات کارت باید با آخرین تغییرات شناسنامه‌ای در پایگاه اطلاعات جمعیت کشور مطابقت داشته باشد. در غیر این صورت، در هنگام استعلام آنلاین توسط بانک‌ها یا ادارات، مغایرت ایجاد شده و ارائه خدمات به فرد متوقف خواهد شد.

فرآیند ثبت‌نام شامل سه مرحله اصلی است: ۱. پیش‌ثبت‌نام آنلاین در سامانه ncr.ir و پرداخت هزینه دولتی. ۲. نوبت‌گیری برای مراجعه حضوری به دفاتر پیشخوان یا مراکز ثبت احوال. ۳. مراجعه حضوری جهت تکمیل ثبت‌نام که شامل اسکن شناسنامه، اخذ اثر انگشت و گرفتن عکس بیومتریک است. پس از این مراحل، پرونده به مرحله صدور می‌رود و متقاضی باید منتظر پیامک فراخوان جهت تحویل کارت فیزیکی بماند که در مرحله نهایی با تایید اثر انگشت تحویل داده می‌شود.

متقاضیان می‌توانند برای اطلاع از آخرین وضعیت کارت خود از سه روش استفاده کنند: ۱. مراجعه به سامانه ncr.ir و بخش پیگیری وضعیت. ۲. استفاده از کد دستوری USSD با شماره‌گیری #۴* یا #۶۰۹۰*۴* از طریق تلفن همراه. ۳. مراجعه حضوری به همان دفتری که ثبت‌نام در آن انجام شده است. در این سامانه‌ها وضعیت‌هایی مانند «در مرحله تولید»، «ارسال به منطقه» یا «آماده تحویل» به کاربر نمایش داده می‌شود تا از زمان دقیق دریافت کارت مطلع شود.

رسید ثبت‌نام حاوی کد رهگیری و اطلاعات مهمی برای پیگیری و دریافت کارت است. در صورت گم شدن آن، متقاضی باید به دفتر پیشخوانی که در آن مرحله تکمیل ثبت‌نام را انجام داده، مراجعه کند. با ارائه شناسنامه، متصدی مربوطه می‌تواند مجدداً رسید را چاپ کرده و در اختیار فرد قرار دهد. لازم به ذکر است که برای دریافت کارت فیزیکی در مرحله نهایی، همراه داشتن این رسید الزامی است، مگر اینکه سیستم احراز هویت اثر انگشت جایگزین آن شود.

به طور کلی، کارت ملی هوشمند به همان مرکزی ارسال می‌شود که متقاضی در آنجا مرحله تکمیل ثبت‌نام و احراز هویت را انجام داده است. تغییر محل تحویل پس از نهایی شدن ثبت‌نام در سامانه بسیار دشوار است و نیاز به درخواست کتبی و موافقت اداره ثبت احوال استان دارد. لذا توصیه می‌شود در انتخاب دفتر پیشخوان یا مرکز ثبت احوال در هنگام نوبت‌گیری دقت کافی صورت گیرد تا در زمان تحویل (که ممکن است ماه‌ها بعد باشد) دسترسی به آن مکان میسر باشد.

هنگامی که کارت ملی هوشمند صادر و به مرکز تحویل ارسال می‌شود، پیامکی برای متقاضی ارسال می‌گردد. فرد باید شخصاً با در دست داشتن شناسنامه و رسید به مرکز مراجعه کند. در زمان تحویل، اثر انگشت فرد مجدداً اسکن می‌شود تا با اطلاعات تراشه تطبیق داده شود. پس از تایید هویت، کارت فعال شده و یک رمز عبور (PIN) چهار رقمی به فرد داده می‌شود که برای استفاده از خدمات الکترونیک کارت در آینده ضروری است و باید در حفظ آن کوشا بود.

گاهی به دلیل اختلال در سیستم‌های مخابراتی یا تغییر شماره تلفن متقاضی، پیامک فراخوان دریافت نمی‌شود. اگر بیش از ۶ ماه از زمان ثبت‌نام شما گذشته است، بهتر است به صورت دوره‌ای از طریق کد دستوری #۴* یا سایت ncr.ir وضعیت خود را چک کنید. اگر وضعیت «آماده تحویل» بود، بدون منتظر ماندن برای پیامک، به مرکز مربوطه مراجعه کنید. عدم مراجعه طولانی‌مدت برای دریافت کارت ممکن است منجر به برگشت خوردن کارت به مخزن مرکزی ثبت احوال شود.

خیر، به دلیل الزامات امنیتی و نیاز به تایید زنده اثر انگشت (Live Fingerprint) جهت فعال‌سازی تراشه کارت، حضور شخص متقاضی الزامی است. حتی والدین برای فرزندان بالای ۱۵ سال خود یا وکلای قانونی نیز نمی‌توانند بدون حضور فرد، کارت را تحویل بگیرند. تنها استثنا برای افرادی است که دارای معلولیت شدید حرکتی یا بیماری خاص هستند که در این موارد با تاییدیه پزشکی قانونی و هماهنگی با ثبت احوال، تیم سیار یا رویه‌های جایگزین پیش‌بینی می‌شود.

اگر در زمان تکمیل ثبت‌نام در دفتر پیشخوان، متوجه شدید که عکس گرفته شده کیفیت مناسبی ندارد یا اطلاعات فردی شما اشتباه وارد شده است، همان لحظه از اپراتور بخواهید آن را اصلاح کند. اگر پس از خروج از دفتر متوجه اشتباه شدید، باید سریعاً به همان مرکز مراجعه کنید. اگر کارت با اطلاعات غلط صادر شود، مسئولیت آن با متقاضی بوده و برای اصلاح آن باید مجدداً هزینه صدور کارت پرداخت شود و فرآیند تعویض از ابتدا طی گردد.

تراشه کارت ملی هوشمند شامل چندین بخش امنیتی است. اطلاعات هویتی پایه (نام، شماره ملی، تاریخ تولد)، عکس بیومتریک صاحب کارت، و الگوی اثر انگشت (نه خود تصویر اثر انگشت) در آن ذخیره شده است. همچنین فضایی برای امضای دیجیتال و کلیدهای رمزنگاری جهت احراز هویت در شبکه‌های دولتی در نظر گرفته شده است. این اطلاعات به گونه‌ای رمزنگاری شده‌اند که دسترسی غیرمجاز به آن‌ها بدون داشتن دستگاه‌های کارت‌خوان مخصوص و کلیدهای دسترسی سازمان ثبت احوال غیرممکن است.

عکس کارت ملی هوشمند باید مطابق با استانداردهای بین‌المللی ICAO (سازمان هوانوردی کشوری) برای اسناد هویتی باشد. این استانداردها شامل نورپردازی دقیق، عدم روتوش، زاویه مستقیم صورت و پس‌زمینه خاص است. علاوه بر این، سیستم‌های ثبت احوال از تکنولوژی تشخیص زنده بودن (Liveness Detection) استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل شود عکس متعلق به فرد حاضر در محل است. استفاده از فایل‌های آماده امکان جعل را افزایش داده و با استانداردهای بیومتریک سیستم مطابقت ندارد.

در مواردی که فرد به دلیل کهولت سن، بیماری‌های پوستی یا مشاغل سخت فاقد اثر انگشت واضح باشد، اپراتور سیستم تلاش می‌کند از انگشت‌های جایگزین استفاده کند. اگر هیچ‌کدام از انگشت‌ها قابل اسکن نباشد، سیستم گزینه‌ای تحت عنوان «فاقد اثر انگشت» را فعال می‌کند. در این حالت، احراز هویت فرد در مراحل بعدی و زمان استفاده از کارت، از طریق روش‌های جایگزین مانند تشخیص چهره یا رمز عبور یکبار مصرف انجام خواهد شد و مشکلی برای صدور کارت وجود نخواهد داشت.

بدنه کارت از جنس پلی‌کربنات چندلایه ساخته شده است که مقاومت بالایی در برابر حرارت و فشار دارد. ویژگی‌های امنیتی متعددی در طراحی آن به کار رفته است؛ از جمله چاپ ریز (Microprint) که فقط با ذره‌بین قابل مشاهده است، طرح‌های متغیر نوری (OVD) که با تغییر زاویه دید رنگشان عوض می‌شود، و حکاکی لیزری اطلاعات که باعث می‌شود نوشته‌ها با لمس کردن احساس شوند. این ویژگی‌ها باعث می‌شود که جعل فیزیکی کارت تقریباً غیرممکن و به راحتی قابل تشخیص باشد.

امضای دیجیتال یکی از پیشرفته‌ترین قابلیت‌های این کارت است. این ویژگی به صاحب کارت اجازه می‌دهد تا اسناد الکترونیکی را در فضای مجازی به گونه‌ای امضا کند که از نظر قانونی معادل امضای خیس (دستی) باشد. با استفاده از این قابلیت، فرد می‌تواند قراردادهای بانکی، اظهارنامه‌های مالیاتی و درخواست‌های رسمی خود را بدون نیاز به مراجعه حضوری و با اطمینان از عدم تغییر متن سند پس از امضا، در سامانه‌های دولتی ثبت و ارسال نماید.

بله، تراشه‌های به کار رفته در نسل جدید کارت‌های ملی هوشمند ایران دارای رابط تماسی و برخی مدل‌ها دارای قابلیت غیرتماسی (Contactless) مبتنی بر تکنولوژی NFC هستند. این قابلیت اجازه می‌دهد که با نزدیک کردن کارت به دستگاه‌های کارت‌خوان مخصوص یا گوشی‌های هوشمند مجهز به NFC، فرآیند احراز هویت یا تبادل داده‌های مجاز با سرعت بالاتری انجام شود. البته استفاده از این ویژگی مستلزم پیاده‌سازی زیرساخت‌های نرم‌افزاری در نهادهای خدماتی است که در حال گسترش می‌باشد.

شماره ملی یک عدد ۱۰ رقمی منحصر به فرد برای شناسایی هویت فرد در پایگاه داده جمعیت است که هرگز تغییر نمی‌کند. اما شماره سریال کارت (شامل حروف و اعداد) در پشت کارت درج شده و مربوط به قطعه فیزیکی کارت صادر شده است. اگر کارت خود را تعویض کنید، شماره ملی ثابت می‌ماند اما شماره سریال تغییر می‌کند. بسیاری از سامانه‌های بانکی و دولتی برای اطمینان از اینکه کارت در اختیار خود فرد است، علاوه بر شماره ملی، شماره سریال پشت کارت را نیز استعلام می‌کنند.

روند صدور کارت ملی در سال‌های اخیر به دلیل تحریم‌های بین‌المللی و مشکل در تامین تراشه‌های هوشمند و بدنه کارت با کندی مواجه شد. از آنجا که این قطعات تکنولوژی بالایی دارند، واردات آن‌ها با محدودیت روبرو بود. با این حال، با بومی‌سازی تولید بدنه کارت و تامین تراشه‌ها از منابع جدید، سازمان ثبت احوال اعلام کرده است که ظرفیت تولید به شدت افزایش یافته و اولویت با کسانی است که چندین سال در صف انتظار بوده‌اند تا معوقات به زودی صفر شود.

هزینه ثبت‌نام کارت ملی هوشمند شامل چند بخش است. مبلغی به عنوان تعرفه دولتی (حدود ۶۰ هزار تومان در سال ۱۴۰۲) در زمان پیش‌ثبت‌نام آنلاین از طریق درگاه پرداخت سداد دریافت می‌شود. علاوه بر این، مبلغی بابت خدمات دفتر پیشخوان (شامل تصویربرداری و ثبت اثر انگشت) طبق تعرفه ابلاغی سازمان تنظیم مقررات دریافت می‌گردد. همچنین هزینه کمی برای تحویل کارت در مرحله نهایی اخذ می‌شود. لازم به ذکر است که مبالغ دقیق سالانه در بودجه کل کشور تعیین و در سایت ncr.ir اعلام می‌شود.

در صورتی که کارت ملی هوشمند مفقود شود یا به دلیل بی‌احتیاطی آسیب ببیند، هزینه صدور مجدد آن بسیار بیشتر از بار اول است. طبق قوانین بودجه، جریمه مفقودی برای بار اول مبلغی در حدود ۱۰۰ هزار تومان به علاوه هزینه‌های جاری دفتر پیشخوان است. در صورت تکرار مفقودی برای بار دوم و سوم، این جریمه به صورت پلکانی افزایش یافته و تا چندین برابر هزینه اولیه می‌رسد تا شهروندان در حفظ و نگهداری این سند حاکمیتی دقت بیشتری داشته باشند.

خیر، طبق دستورالعمل‌های سازمان ثبت احوال و جهت شفافیت مالی، تمامی پرداخت‌های مربوط به کارت ملی هوشمند باید از طریق دستگاه‌های کارت‌خوان (POS) موجود در دفاتر پیشخوان یا درگاه‌های پرداخت آنلاین انجام شود. دریافت هرگونه وجه نقد تحت عنوان کپی، عکس یا کارمزد اضافی ممنوع است. متقاضیان باید رسید پرداخت خود را که شامل جزئیات هزینه‌ها است، از دفتر دریافت کنند تا در صورت بروز تخلف، امکان پیگیری از طریق بازرسی ثبت احوال وجود داشته باشد.

بله، هزینه تصویربرداری بیومتریک بخشی از تعرفه خدمات حضوری در دفاتر پیشخوان است. این هزینه شامل استفاده از تجهیزات استاندارد، نورپردازی و نرم‌افزارهای تایید چهره است. این مبلغ به طور معمول در همان فیش نهایی که در دفتر پیشخوان پرداخت می‌کنید، لحاظ شده است. دقت کنید که شما نیازی به آوردن عکس از بیرون ندارید و دفتر حق ندارد شما را مجبور به پرداخت هزینه به عکاسی‌های خارج از مرکز برای کارت ملی کند، زیرا عکس باید در لحظه ثبت‌نام گرفته شود.

هزینه‌ای که در مرحله پیش‌ثبت‌نام به حساب خزانه دولت واریز می‌شود، معمولاً غیرقابل استرداد است. اگر فردی پیش‌ثبت‌نام را انجام داده اما برای تکمیل مراحل به دفتر پیشخوان مراجعه نکند، وجه واریزی در حساب او باقی می‌ماند تا در آینده اقدام کند، اما امکان بازگشت وجه به حساب بانکی فرد وجود ندارد. بنابراین توصیه می‌شود تنها زمانی اقدام به واریز وجه کنید که تصمیم قطعی برای مراجعه به دفاتر و تکمیل فرآیند ثبت‌نام را در بازه زمانی تعیین شده دارید.

بله، طبق مصوبات قانونی و در راستای حمایت از اقشار آسیب‌پذیر، تعرفه صدور کارت ملی هوشمند برای افراد تحت پوشش کمیته امداد امام خمینی (ره) و سازمان بهزیستی با تخفیف ویژه یا در برخی سال‌ها به صورت رایگان (فقط سهم دولت) انجام می‌شود. این افراد باید در هنگام مراجعه به دفاتر پیشخوان، معرفی‌نامه یا کارت معتبر مددجویی خود را ارائه دهند تا سیستم به صورت خودکار تعرفه حمایتی را برای آن‌ها اعمال کند. البته هزینه‌های خدمات دفتری ممکن است همچنان دریافت شود.

اگر تعویض کارت به دلیل تغییراتی باشد که توسط اداره ثبت احوال در شناسنامه اعمال شده (مانند تغییر نام)، هزینه آن مشابه هزینه صدور اولیه است و جریمه مفقودی به آن تعلق نمی‌گیرد. اما اگر کارت سالم باشد و فرد صرفاً بخواهد عکس خود را تغییر دهد (که معمولاً مورد قبول واقع نمی‌شود مگر در شرایط خاص)، باید هزینه کامل صدور مجدد را بپردازد. در هر صورت، پرداخت‌ها باید از طریق درگاه‌های رسمی انجام شود و تعرفه آن سالانه توسط دولت ابلاغ می‌گردد.

بله، در مرحله نهایی که برای تحویل کارت به دفتر پیشخوان یا اداره ثبت احوال مراجعه می‌کنید، مبلغ اندکی (طبق تعرفه سالانه، حدود ۱۰ تا ۲۰ هزار تومان) بابت خدمات تحویل، فعال‌سازی تراشه و اخذ اثر انگشت نهایی دریافت می‌شود. این مبلغ بابت نگهداری کارت در مخزن دفتر و فرآیند احراز هویت نهایی است. پس از این پرداخت، کارت فعال شده و رمز عبور در اختیار شما قرار می‌گیرد و پرونده ثبت‌نام شما در سیستم به طور کامل بسته می‌شود.

اولین و مهم‌ترین اقدام در صورت مفقودی یا سرقت کارت ملی، مراجعه به سامانه «پست‌یافته» و همچنین اطلاع‌رسانی به اداره ثبت احوال است. اگرچه ابطال کارت به صورت آنلاین در سامانه ncr.ir امکان‌پذیر است، اما بهتر است سریعاً برای ثبت‌نام مجدد (المثنی) اقدام کنید. با ثبت درخواست جدید، کارت قبلی به صورت خودکار در سامانه مرکزی از اعتبار ساقط می‌شود تا در صورت سوءاستفاده احتمالی، مسئولیت قانونی متوجه شما نباشد. همچنین در صورت سرقت، ثبت گزارش در کلانتری برای پیگیری‌های قضایی توصیه می‌شود.

بله، طبق بخشنامه بانک مرکزی و سازمان ثبت احوال، تمامی بانک‌ها و موسسات مالی موظف هستند رسید ثبت‌نام کارت ملی هوشمند را به همراه شناسنامه عکس‌دار به عنوان مدرک شناسایی معتبر بپذیرند. این رسید دارای یک کد رهگیری است که بانک‌ها می‌توانند از طریق سامانه استعلام ثبت احوال، وضعیت هویتی فرد را تایید کنند. اگر بانکی از پذیرش رسید خودداری کرد، مشتری می‌تواند از طریق بازرسی آن بانک یا شکایت در سامانه ثبت احوال موضوع را پیگیری نماید.

کارت ملی هوشمند یک سند حاکمیتی است و هرگونه استفاده از کارت متعلق به دیگری، جرم محسوب می‌شود. طبق قانون مجازات اسلامی، استفاده از اسناد هویتی دیگران برای فریب دولت یا اشخاص ثالث، می‌تواند منجر به حبس و جریمه نقدی شود. همچنین صاحب کارت نیز در صورت تقصیر در نگهداری یا واگذاری عمدی کارت به غیر، ممکن است در جرایمی مانند پولشویی یا کلاهبرداری که با کارت او انجام شده، به عنوان معاون جرم مورد پیگرد قانونی قرار گیرد. هرگز کارت خود را در اختیار دیگران قرار ندهید.

خیر، آدرس محل سکونت بر روی بدنه کارت ملی هوشمند درج نمی‌شود، بنابراین با تغییر منزل نیازی به تعویض فیزیکی کارت نیست. اما طبق قانون، هر شهروند موظف است حداکثر ظرف ۲۰ روز پس از تغییر محل سکونت، آدرس جدید خود را در «سامانه تغییر نشانی» ثبت احوال به نشانی ncr.ir ثبت کند. از آنجا که استعلام آدرس بسیاری از ادارات و بانک‌ها از این سامانه انجام می‌شود، عدم به‌روزرسانی نشانی می‌تواند منجر به اختلال در دریافت خدمات دولتی و بانکی شود.

پس از فوت یک فرد، بستگان موظف هستند واقعه فوت را به اداره ثبت احوال اعلام کنند. با صدور گواهی فوت، شماره ملی فرد در پایگاه اطلاعات جمعیت باطل شده و کارت ملی هوشمند وی نیز به صورت سیستمی از درجه اعتبار ساقط می‌گردد. از نظر قانونی، کارت ملی متوفی باید به اداره ثبت احوال مسترد شود. استفاده از کارت ملی فرد فوت شده برای دریافت مستمری، یارانه یا هرگونه خدمات دیگر، مصداق بارز کلاهبرداری و تحصیل مال نامشروع بوده و مجازات‌های سنگینی در پی دارد.

تغییر عکس کارت ملی هوشمند تنها در صورتی امکان‌پذیر است که چهره فرد به دلیل جراحی، سانحه یا گذشت زمان طولانی به طور کلی تغییر کرده باشد، به گونه‌ای که با عکس کارت فعلی قابل شناسایی نباشد. در این شرایط، فرد باید به اداره ثبت احوال مراجعه کرده و پس از تایید کارشناس، درخواست تعویض کارت به دلیل تغییر چهره را ثبت کند. تغییر عکس صرفاً به دلیل عدم رضایت از زیبایی تصویر، مورد قبول واقع نمی‌شود و درخواست‌های غیرضروری رد خواهند شد.

سازمان ثبت احوال طبق قانون مکلف به حفظ محرمانگی داده‌های بیومتریک و شخصی شهروندان است. دسترسی به اطلاعات تراشه کارت تنها برای نهادهای ذی‌صلاح و با اجازه قانونی یا حضور و تایید خود فرد (از طریق اثر انگشت یا رمز PIN) میسر است. هیچ نهادی حق ندارد اطلاعات ذخیره شده در کارت را بدون رضایت فرد یا حکم قضایی استخراج کرده یا در اختیار اشخاص ثالث قرار دهد. امنیت این داده‌ها توسط پروتکل‌های رمزنگاری پیشرفته و نظارت نهادهای امنیتی تامین می‌شود.

در حال حاضر برای شرکت در انتخابات، داشتن شماره ملی الزامی است. اگرچه همراه داشتن کارت ملی هوشمند فرآیند احراز هویت را در شعب اخذ رای بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند (از طریق دستگاه‌های احراز هویت الکترونیک)، اما افرادی که هنوز کارت فیزیکی خود را دریافت نکرده‌اند، می‌توانند با ارائه شناسنامه و شماره ملی در انتخابات شرکت کنند. با این حال، سیاست کلی کشور به سمت الکترونیکی شدن کامل انتخابات پیش می‌رود که در آن صورت نقش کارت هوشمند کلیدی خواهد بود.

طبق قانون، هر کس سند هویتی متعلق به دیگری را پیدا کند، موظف است آن را در اسرع وقت به نزدیک‌ترین صندوق پست بیندازد یا به یکی از ادارات ثبت احوال تحویل دهد. شرکت پست از طریق سامانه «پست‌یافته» اطلاعات کارت‌های پیدا شده را ثبت می‌کند تا صاحبان آن‌ها بتوانند با جستجوی شماره ملی، کارت خود را پیدا کنند. نگه داشتن کارت دیگران یا تلاش برای استفاده از آن، می‌تواند تبعات قانونی جدی از جمله اتهام سرقت یا غصب هویت را به دنبال داشته باشد.