آموزش نرم افزار هلو؛ راهنمای جامع حسابداری از صفر تا صد

هلو APEX نسل جدید و به‌روزرسانی شده نرم‌افزار حسابداری هلو است که با معماری جدید و رابط کاربری مدرن طراحی شده است. این نسخه برخلاف نسخه‌های قدیمی، بر پایه تکنولوژی‌های روز برای سرعت بالاتر در پردازش داده‌های سنگین بنا شده و قابلیت اتصال مستقیم به سامانه مودیان را دارد. در APEX، امنیت داده‌ها با قفل‌های سخت‌افزاری هوشمند تقویت شده و امکانات گزارش‌گیری بسیار پیشرفته‌تری برای مدیران فراهم شده است تا بتوانند تحلیل‌های دقیق‌تری از وضعیت سود و زیان و جریان نقدینگی کسب‌وکار خود داشته باشند.

خیر، یکی از بزرگترین مزیت‌های نرم‌افزار هلو، طراحی آن برای کاربران غیرحسابدار است. این نرم‌افزار با شعار «حسابداری برای همه» به گونه‌ای طراحی شده که افراد با کمترین دانش مالی نیز بتوانند عملیات خرید، فروش، ثبت چک و انبارگردانی را انجام دهند. البته برای استفاده از گزارش‌های پیچیده مالی و ترازنامه‌ها، داشتن دانش پایه حسابداری کمک‌کننده است، اما منوهای فارسی و راهنمای گام‌به‌گام نرم‌افزار باعث شده تا هر صاحب کسب‌وکاری بتواند به راحتی امور روزمره مالی خود را بدون نیاز به استخدام حسابدار حرفه‌ای مدیریت کند.

گروه شرکت‌های طرفه نگار برای بیش از ۲۰۰ صنف مختلف، نسخه‌های اختصاصی طراحی کرده است. این نسخه‌ها شامل پنل‌های تخصصی برای اصنافی نظیر رستوران (با قابلیت اتصال به فیش‌پرینتر و کالر آیدی)، پوشاک (با مدیریت سایز و رنگ)، طلافروشی (با محاسبه اجرت و عیار)، داروخانه (با قابلیت اتصال به سامانه بیمه)، سوپرمارکت، لوازم یدکی و تولیدی‌های صنعتی است. هر یک از این نسخه‌ها دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی هستند که نیازهای خاص آن شغل را پوشش می‌دهند و کاربر را از تعریف دستی فرآیندهای پیچیده بی‌نیاز می‌کنند.

نسخه فروشگاهی عمدتاً بر عملیات خرید و فروش، انبارداری ساده و مدیریت چک متمرکز است. نسخه شرکتی علاوه بر امکانات فروشگاهی، دارای قابلیت‌های حسابداری دوطرفه، ثبت سند دستی، مرکز هزینه و گزارش‌های مالیاتی پیشرفته‌تر است. نسخه صنعتی نیز کامل‌ترین نسخه بوده که شامل سیستم تولید، فرمول ساخت (BOM)، محاسبه بهای تمام شده کالای تولیدی و مدیریت ضایعات است. انتخاب بین این نسخه‌ها بستگی به حجم فعالیت و نیاز شما به گزارش‌های مدیریتی و فرآیندهای تولیدی دارد.

بله، در سال‌های اخیر هلو نسخه ابری (Cloud) خود را معرفی کرده است که به کاربران اجازه می‌دهد بدون نیاز به نصب نرم‌افزار روی سیستم شخصی، از طریق مرورگر و اینترنت به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند. این قابلیت برای مدیرانی که چندین شعبه دارند یا می‌خواهند در سفر و خارج از محیط کار گزارش‌ها را چک کنند، بسیار حیاتی است. در نسخه ابری، امنیت داده‌ها توسط سرورهای مرکزی هلو تضمین می‌شود و نیازی به خرید سرورهای گران‌قیمت محلی یا نگرانی بابت سوختن هارد و از دست رفتن اطلاعات نیست.

نرم‌افزار هلو یک محصول تجاری لایسنس‌دار است و نسخه‌هایی که در سایت‌های متفرقه برای دانلود رایگان قرار دارند، معمولاً نسخه‌های بسیار قدیمی، ناامن و دارای باگ‌های مخرب هستند. استفاده از این نسخه‌ها ریسک بزرگی برای امنیت داده‌های مالی شماست؛ چرا که ممکن است در میانه سال مالی اطلاعات شما پاک شود یا به دلیل عدم اتصال به قفل سخت‌افزاری، نرم‌افزار از کار بیفتد. همچنین نسخه‌های کرک شده به سامانه مودیان متصل نمی‌شوند و هیچ‌گونه پشتیبانی یا آپدیتی دریافت نمی‌کنند که می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین مالیاتی شود.

بله، در سطوح پیشرفته و نسخه‌های جامع هلو، امکان تعریف نامحدود انبار وجود دارد. شما می‌توانید کالاهای خود را بین انبارها انتقال دهید (حواله بین انبار) و برای هر انبار به صورت مجزا گزارش موجودی، کاردکس کالا و سود و زیان بگیرید. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که دارای انبار مرکزی و چندین فروشگاه یا انبارهای ضایعات و مرجوعی هستند، بسیار کاربردی است و دقت انبارگردانی را به شدت افزایش می‌دهد.

نرم‌افزار هلو در حالت عادی تک‌کاربره است، اما قابلیت ارتقا به نسخه‌های شبکه (Multi-user) را دارد. در نسخه‌های شبکه، شما می‌توانید بر اساس نیاز خود لایسنس‌های ۲ کاربره، ۵ کاربره یا بیشتر را تهیه کنید. در این حالت، چندین نفر (مثلاً صندوق‌دار، انباردار و حسابدار) می‌توانند به صورت همزمان روی یک بانک اطلاعاتی مشترک کار کنند. مدیر سیستم نیز می‌تواند سطح دسترسی هر کاربر را به دقت تعیین کند تا هر فرد فقط به بخش‌های مرتبط با وظایف خود دسترسی داشته باشد.

بله، یکی از ویژگی‌های جذاب هلو در نسخه‌های جدید، پنل ارسال پیامک هوشمند است. شما می‌توانید تنظیم کنید که بلافاصله پس از ثبت فاکتور، مبلغ و جزئیات خرید برای مشتری پیامک شود. همچنین امکان ارسال پیامک‌های تبریک تولد، اطلاع‌رسانی جشنواره‌های فروش و یا یادآوری سررسید چک‌ها به صورت خودکار وجود دارد. این ابزار نه تنها به تکریم مشتری کمک می‌کند، بلکه باعث تسریع در وصول مطالبات و بهبود تعاملات تجاری کسب‌وکار شما می‌شود.

برای شروع کار با هلو، ابتدا باید عملیات «اول دوره» را انجام دهید. این مراحل شامل تعریف سرفصل‌های حسابداری، وارد کردن موجودی نقدی بانک‌ها و صندوق، تعریف کالاها و وارد کردن موجودی اولیه انبار، و همچنین ثبت لیست بدهکاران و بستانکاران از دوره مالی قبلی است. پس از وارد کردن این اطلاعات، باید انتهای عملیات اول دوره را تایید کنید تا نرم‌افزار وارد فاز «طی دوره» شود. دقت در این مرحله بسیار حیاتی است، زیرا تراز اولیه شما بر اساس این داده‌ها شکل می‌گیرد.

صدور فاکتور در هلو بسیار ساده است؛ کافیست از منوی عملیات فاکتور، گزینه فروش را انتخاب کنید، نام مشتری و کالاها را وارد نمایید. هلو قابلیت اتصال مستقیم به اکثر پوزهای بانکی (POS) را دارد. با فعال‌سازی این قابلیت، مبلغ فاکتور به صورت خودکار روی دستگاه کارتخوان ظاهر می‌شود و پس از کشیدن کارت و تایید تراکنش، فاکتور در نرم‌افزار تسویه شده و سند مالی آن به صورت خودکار صادر می‌گردد. این کار خطای انسانی در وارد کردن مبالغ را به صفر می‌رساند.

انبارگردانی در هلو شامل سه مرحله اصلی است: ابتدا باید «لیست شمارش انبار» را چاپ کنید تا شمارش فیزیکی کالاها انجام شود. سپس مقادیر شمرده شده را در فرم انبارگردانی نرم‌افزار وارد می‌کنید. در مرحله آخر، نرم‌افزار مغایرت بین موجودی سیستمی و موجودی واقعی را محاسبه کرده و به صورت خودکار سندهای اصلاحی (کسری و اضافات انبار) را صادر می‌کند تا موجودی سیستم با واقعیت منطبق شود. این فرآیند باعث شفافیت کامل در موجودی کالاها برای شروع سال مالی جدید می‌گردد.

در هلو بخش مجزایی برای مدیریت چک‌ها وجود دارد. هنگام دریافت چک از مشتری یا صدور چک برای تامین‌کننده، تمامی مشخصات شامل شماره چک، تاریخ سررسید، نام بانک و مبلغ ثبت می‌شود. نرم‌افزار به صورت روزانه چک‌های سررسید شده را به شما یادآوری می‌کند. همچنین عملیات بانکی چک مانند واگذاری به بانک (خواباندن به حساب)، وصول چک، برگشت خوردن و یا ابطال چک به سادگی قابل انجام است و با هر تغییر وضعیت، سند حسابداری مربوطه به صورت خودکار در دفاتر ثبت می‌شود.

برای مشاهده سود و زیان، باید به منوی گزارشات مالی مراجعه کنید. هلو به شما اجازه می‌دهد سود و زیان را به دو روش «لحظه‌ای» و «دوره مالی» مشاهده کنید. شما می‌توانید فیلترهای مختلفی مانند بازه تاریخی، یک انبار خاص، یا حتی سود حاصل از فروش یک کالای مشخص را اعمال کنید. این گزارش شامل مجموع فروش، بهای تمام شده کالای فروش رفته، هزینه‌های جاری و در نهایت سود خالص است که به مدیران در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و کنترل هزینه‌ها کمک شایانی می‌کند.

در نسخه‌های تولیدی، شما ابتدا باید «فرمول ساخت» یا BOM را تعریف کنید. در این فرمول مشخص می‌کنید که برای تولید یک واحد محصول، چه مقدار از چه مواد اولیه‌ای مصرف می‌شود. هنگام ثبت عملیات تولید، نرم‌افزار به صورت خودکار مواد اولیه را از انبار کسر کرده و محصول نهایی را به موجودی انبار اضافه می‌کند. همچنین می‌توانید هزینه‌های سربار و دستمزد را به فرمول اضافه کنید تا قیمت تمام شده واقعی محصول تولیدی توسط نرم‌افزار محاسبه شود.

هلو دارای ابزار «کیت انتقال اطلاعات» است که اجازه می‌دهد لیست کالاها یا طرف‌حساب‌ها را از فایل اکسل وارد نرم‌افزار کنید. برای این کار باید ابتدا فایل اکسل خود را مطابق با نمونه فرمت استاندارد هلو مرتب کنید (ستون‌های نام، تلفن، آدرس و...). سپس از طریق منوی امکانات و بخش ورود اطلاعات از اکسل، فایل را فراخوانی کرده و ستون‌ها را متناظر سازی کنید. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که قبلاً از نرم‌افزار دیگری استفاده می‌کردند یا لیست طولانی از مشتریان دارند، بسیار زمان‌بر و کاربردی است.

بستن حساب‌ها در هلو طی یک فرآیند مکانیزه انجام می‌شود. ابتدا باید تمامی اسناد موقت را دائم کرده و انبارگردانی را نهایی کنید. سپس با استفاده از منوی «بستن حساب‌ها»، نرم‌افزار به صورت خودکار سند اختتامیه را صادر کرده، مانده حساب‌های دائم (مانند بانک، بدهکاران و موجودی کالا) را محاسبه و به عنوان سند افتتاحیه به سال مالی جدید منتقل می‌کند. هلو این امکان را فراهم کرده که اطلاعات سال‌های قبل را در بانک‌های اطلاعاتی مجزا نگهداری کنید تا همیشه به سوابق دسترسی داشته باشید.

در کیت دستمزد هلو، شما ابتدا مشخصات پرسنل، حقوق پایه، مزایا (حق مسکن، بن و...) و کسورات (بیمه، مالیات، مساعده) را تعریف می‌کنید. در پایان هر ماه با وارد کردن کارکرد (ساعات حضور، اضافه کار و غیبت)، نرم‌افزار به صورت خودکار حقوق و مزایا را محاسبه کرده و فیش حقوقی را صادر می‌کند. همچنین امکان تهیه فایل‌های مورد نیاز برای سازمان تامین اجتماعی و اداره مالیات نیز در این بخش وجود دارد که فرآیندهای اداری واحد منابع انسانی را بسیار تسهیل می‌کند.

برای اجرای بهینه هلو APEX، توصیه می‌شود از سیستمی با حداقل پردازنده Core i3 نسل جدید، ۸ گیگابایت رم و حافظه SSD استفاده کنید. اگرچه هلو روی سیستم‌های ضعیف‌تر و با رم ۴ گیگابایت هم اجرا می‌شود، اما برای سرعت بالای گزارش‌گیری و جلوگیری از کندی در هنگام ثبت فاکتور، استفاده از SSD و رم کافی ضروری است. همچنین سیستم عامل ویندوز ۱۰ یا ۱۱ (نسخه ۶۴ بیتی) بهترین سازگاری را با این نرم‌افزار دارند. برای نسخه‌های شبکه، سرور باید مشخصات سخت‌افزاری بالاتری داشته باشد.

قفل سخت‌افزاری یا دانگل، یک قطعه USB است که به عنوان مجوز (لایسنس) استفاده از نرم‌افزار عمل می‌کند. بدون اتصال این قفل به کامپیوتر، نرم‌افزار اجرا نخواهد شد. این قفل امنیت لایسنس شما را تضمین می‌کند. در صورت گم شدن قفل، طبق قوانین شرکت طرفه نگار، شما باید مبلغی معادل درصد زیادی از قیمت روز نرم‌افزار را برای صدور قفل مجدد پرداخت کنید، زیرا قفل در حکم سند مالکیت نرم‌افزار است. بنابراین توصیه می‌شود در نگهداری آن بسیار کوشا باشید و ترجیحاً از قفل‌های هوشمند جدید استفاده کنید.

تهیه نسخه پشتیبان در هلو به دو صورت دستی و خودکار انجام می‌شود. در روش دستی، می‌توانید از منوی امکانات، گزینه تهیه کپی پشتیبان را انتخاب کرده و فایل را روی فلش یا هارد اکسترنال ذخیره کنید. اما روش ایمن‌تر، تنظیم «پشتیبان‌گیری خودکار» است که هنگام خروج از برنامه، نرم‌افزار به صورت اتوماتیک یک نسخه از داده‌ها را ذخیره می‌کند. همچنین در نسخه‌های جدید، امکان آپلود خودکار فایل پشتیبان روی فضاهای ابری (Cloud) فراهم شده است تا در صورت بروز حوادث فیزیکی برای کامپیوتر، اطلاعات شما کاملاً امن باقی بماند.

بله، نرم‌افزار هلو برای مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌ها از موتور قدرتمند Microsoft SQL Server استفاده می‌کند. این پایگاه داده باعث می‌شود که هلو بتواند حجم بسیار بالایی از تراکنش‌های مالی را با پایداری کامل مدیریت کند. در هنگام نصب هلو، نسخه مناسب SQL Server نیز به صورت خودکار نصب و پیکربندی می‌شود. استفاده از SQL Server امنیت داده‌ها را افزایش داده و امکان گزارش‌گیری‌های سریع و دقیق را حتی در شبکه‌هایی با تعداد کاربران زیاد فراهم می‌سازد.

این خطا معمولاً به سه دلیل رخ می‌دهد: ۱. قفل به درستی به پورت USB متصل نشده است. ۲. درایور قفل (Tiny) روی ویندوز نصب یا فعال نیست. ۳. پورت USB سیستم دچار مشکل شده است. برای رفع آن، ابتدا قفل را به پورت دیگری وصل کنید، سپس از پوشه نصب نرم‌افزار، درایور قفل را مجدداً نصب کنید. اگر چراغ روی قفل روشن نمی‌شود، ممکن است قفل سوخته باشد که در این صورت باید برای تعویض آن به نمایندگی‌های معتبر هلو مراجعه نمایید.

نرم‌افزار هلو به طور بومی برای سیستم عامل ویندوز طراحی شده است و نسخه مستقیم برای مک یا لینوکس ندارد. با این حال، کاربران مک می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارهای واسط مانند Parallels Desktop یا نصب ویندوز از طریق Boot Camp، هلو را روی سیستم خود اجرا کنند. همچنین راهکار دیگر، استفاده از نسخه ابری (Cloud) هلو است که فارغ از نوع سیستم عامل، از طریق هر مرورگری قابل دسترسی و استفاده است و نیازی به نصب هیچ نرم‌افزار جانبی ندارد.

هلو دارای یک ابزار داخلی به نام «طراحی فاکتور» است. در این بخش شما می‌توانید تمامی المان‌های فاکتور شامل جایگاه لوگو، اندازه فونت‌ها، ستون‌های نمایش داده شده (مانند کد کالا، تخفیف، مالیات) و متن‌های انتهای فاکتور را تغییر دهید. همچنین امکان طراحی چندین قالب مختلف (مثلاً فاکتور رسمی، فاکتور 8 سانتی‌متر برای پرینتر حرارتی و پیش‌فاکتور) وجود دارد. برای تغییرات پیشرفته‌تر، هلو از موتور گزارش‌گیری FastReport نیز پشتیبانی می‌کند که انعطاف‌پذیری بسیار بالایی در طراحی فرم‌ها دارد.

بله، هلو به طور کامل از انواع بارکدخوان‌های نوری و لیزری (USB و بی سیم) پشتیبانی می‌کند. با اسکن بارکد کالا، نام و قیمت آن بلافاصله در ردیف فاکتور قرار می‌گیرد. همچنین برای اصنافی مانند میوه‌فروشی یا قنادی، هلو قابلیت اتصال به ترازوهای دیجیتال را دارد. در این حالت، وزن کالا مستقیماً از ترازو به نرم‌افزار منتقل شده و در فاکتور ثبت می‌شود. این قابلیت‌ها سرعت فروش را به ویژه در ساعات شلوغی به شدت افزایش داده و احتمال خطای صندوق‌دار را کاهش می‌دهد.

در نسخه شبکه، داده‌ها روی سیستم سرور مرکزی ذخیره می‌شوند و کلاینت‌ها فقط به داده‌هایی که مجوز دارند دسترسی پیدا می‌کنند. هلو از پروتکل‌های امنیتی SQL Server برای جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز استفاده می‌کند. همچنین مدیر سیستم می‌تواند برای هر کاربر نام کاربری و رمز عبور اختصاصی تعریف کرده و دسترسی آن‌ها را به منوهای خاص (مثلاً فقط صدور فاکتور بدون مشاهده سود) محدود کند. ثبت لاگ (Log) فعالیت کاربران نیز اجازه می‌دهد تا مدیر متوجه شود چه کسی، در چه زمانی، چه سندی را حذف یا ویرایش کرده است.

قیمت نرم‌افزار هلو بر اساس سطح امکانات (فروشگاهی، شرکتی، صنعتی) و نسخه‌های ساده، متوسط، پیشرفته و جامع متغیر است. در سال ۱۴۰۳، قیمت‌ها از حدود ۲ تا ۳ میلیون تومان برای نسخه‌های پایه شروع شده و برای نسخه‌های جامع و شبکه به بیش از ۲۰ میلیون تومان می‌رسد. همچنین نسخه‌های تخصصی مشاغل قیمت‌های متفاوتی دارند. فاکتور دیگری که بر قیمت تاثیر می‌گذارد، تعداد کاربران (لایسنس شبکه) و افزودنی‌های جانبی مانند کیت سامانه مودیان یا پنل پیامک است.

هزینه پشتیبانی سالانه معمولاً درصدی از قیمت روز نرم‌افزار (حدود ۲۰ تا ۲۵ درصد) است. با تمدید پشتیبانی، شما به خدماتی نظیر آپدیت‌های رایگان نرم‌افزار (هماهنگ با تغییرات قوانین مالیاتی)، پشتیبانی تلفنی و اینترنتی، امکان استفاده از کلوپ مشتریان و تخفیف در خرید افزودنی‌ها دسترسی خواهید داشت. اگرچه تمدید پشتیبانی اجباری نیست، اما برای دریافت به‌روزرسانی‌های حیاتی مانند اتصال به سامانه مودیان و رفع مشکلات احتمالی قفل سخت‌افزاری، داشتن پشتیبانی فعال بسیار توصیه می‌شود.

خیر، کاربرانی که لایسنس معتبر نسخه‌های قدیمی هلو را دارند، نیازی به خرید مجدد نرم‌افزار ندارند. این افراد می‌توانند با پرداخت هزینه «ارتقا» که بسیار کمتر از قیمت خرید اولیه است، نرم‌افزار خود را به نسل جدید APEX تبدیل کنند. هزینه ارتقا معمولاً شامل تفاوت قیمت نسخه فعلی با نسخه جدید به علاوه هزینه خدمات انتقال داده‌هاست. با این کار، تمامی اطلاعات مالی سال‌های گذشته به نسخه جدید منتقل شده و کاربر از امکانات مدرن APEX بهره‌مند می‌شود.

هزینه آموزش بستگی به سطح دوره (مقدماتی یا پیشرفته) و شیوه برگزاری دارد. دوره‌های آنلاین و پکیج‌های ویدیویی معمولاً بین ۵۰۰ هزار تا ۱.۵ میلیون تومان قیمت دارند. کلاس‌های حضوری در آموزشگاه‌های معتبر یا نمایندگی‌های هلو ممکن است بین ۲ تا ۵ میلیون تومان هزینه داشته باشند. همچنین امکان درخواست اعزام کارشناس به محل کسب‌وکار برای آموزش اختصاصی وجود دارد که هزینه آن به صورت ساعتی محاسبه می‌شود و معمولاً برای شرکت‌های بزرگ مقرون‌به‌صرفه است.

بله، نرم‌افزار هلو به صورت ماژولار طراحی شده است. بدنه اصلی نرم‌افزار شامل امکانات پایه است و اگر شما به قابلیت‌های خاصی مانند کیت تولید پیچیده، سیستم چند ارزی، پنل ارسال پیامک، یا ماژول دورکاری نیاز داشته باشید، باید هزینه هر کدام را به صورت جداگانه پرداخت کنید. این رویکرد باعث می‌شود تا کاربران هزینه اضافی برای امکاناتی که نیاز ندارند پرداخت نکنند و فقط بر اساس نیاز واقعی کسب‌وکار خود، نرم‌افزار را شخصی‌سازی و تجهیز کنند.

اگر قفل سخت‌افزاری به دلیل نقص فنی بسوزد و آسیب فیزیکی (مانند شکستگی یا آب‌خوردگی) نداشته باشد، معمولاً در صورت داشتن پشتیبانی فعال، با هزینه بسیار اندکی تعویض می‌شود. اما در صورت شکستگی فیزیکی یا مفقود شدن، کاربر باید جریمه‌ای معادل درصد مشخصی از ارزش نرم‌افزار را بپردازد تا قفل جدید صادر شود. این هزینه برای جلوگیری از سوءاستفاده و به دلیل ارزش معنوی لایسنس موجود در قفل دریافت می‌شود. همیشه توصیه می‌شود قفل را در جایی امن و دور از دسترس فیزیکی مستقیم قرار دهید.

شرکت هلو معمولاً نسخه کاملاً رایگان برای استفاده تجاری ارائه نمی‌دهد، اما نسخه‌های «آموزشی» با قیمت بسیار پایین برای دانشجویان و کارآموزان در دسترس است که تمامی امکانات را دارد اما محدودیت در تعداد ثبت سند دارد. همچنین در وب‌سایت رسمی هلو، امکان مشاهده دموی آنلاین یا درخواست دمو از طریق نمایندگان فروش وجود دارد تا قبل از خرید قطعی، با محیط نرم‌افزار و منوهای آن آشنا شوید و مطمئن شوید که نیازهای شما را پوشش می‌دهد.

هزینه نصب اولیه معمولاً در هنگام خرید نرم‌افزار به صورت یک پکیج ارائه می‌شود. اگر بخواهید کارشناس به صورت حضوری در محل شما حاضر شده، نرم‌افزار را نصب کند، پرینترها و پوز بانکی را متصل نماید و یک جلسه آموزش اولیه ارائه دهد، هزینه‌ای جداگانه طبق تعرفه اتحادیه یا شرکت طرفه نگار دریافت می‌شود. این هزینه در سال ۱۴۰۳ بسته به شهر و دوری مسیر، معمولاً بین ۷۰۰ هزار تا ۱.۵ میلیون تومان متغیر است. البته نصب از راه دور (Remote) معمولاً هزینه کمتری دارد.

در نسخه‌های جدید هلو APEX، ماژول «سامانه مودیان» اضافه شده است. برای اتصال، ابتدا باید در درگاه سازمان امور مالیاتی ثبت‌نام کرده و گواهی امضای الکترونیک (CSR) دریافت کنید. سپس با وارد کردن کلیدهای مالیاتی در تنظیمات هلو، نرم‌افزار آماده ارسال صورت‌حساب‌ها می‌شود. پس از صدور هر فاکتور فروش، شما می‌توانید با یک کلیک، اطلاعات را به صورت استاندارد و با فرمت مورد تایید سازمان (نوع اول یا دوم) ارسال کرده و شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی دریافت کنید. این فرآیند نیاز به استفاده از شرکت‌های معتمد مالیاتی را حذف می‌کند.

بله، هلو به طور کامل از قوانین مالیات بر ارزش افزوده پشتیبانی می‌کند. در هنگام تعریف کالاها، شما درصد مالیات و عوارض را تعیین می‌کنید و نرم‌افزار در هر فاکتور به صورت خودکار آن را محاسبه می‌نماید. در پایان هر فصل، هلو گزارش دقیق مالیات خرید و فروش را ارائه می‌دهد که می‌توانید از آن برای پر کردن اظهارنامه ارزش افزوده استفاده کنید. این گزارش‌ها بر اساس آخرین بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی به‌روزرسانی می‌شوند تا از بروز هرگونه جریمه ناشی از اشتباه در محاسبات جلوگیری شود.

هلو دارای بخش اختصاصی برای تهیه فایل گزارش معاملات فصلی است. این نرم‌افزار تمامی خریدها و فروش‌های ثبت شده در طول یک فصل را تجمیع کرده و خروجی استانداردی مطابق با نرم‌افزار اعلامی سازمان امور مالیاتی (TTMS) ارائه می‌دهد. شما می‌توانید این فایل را مستقیماً در سامانه سازمان آپلود کنید. هلو همچنین خطاهای احتمالی مانند نبود کد اقتصادی یا شناسه ملی طرف‌حساب‌ها را قبل از خروجی گرفتن به شما هشدار می‌دهد تا گزارش ارسالی فاقد نقص باشد.

بله، یکی از کاربردهای اصلی هلو، استخراج گزارش‌های لازم برای تحریر دفاتر قانونی است. طبق قانون، مودیان باید رویدادهای مالی را در دفاتر روزنامه و کل ثبت کنند. هلو گزارش‌های روزانه و ماهانه را با فرمت استاندارد دفاتر قانونی ارائه می‌دهد. حسابداران می‌توانند با استفاده از این گزارش‌ها، مبالغ تجمیعی را به راحتی در دفاتر کاغذی وارد کنند. دقت بالای هلو در تراز بودن اسناد، ریسک رد شدن دفاتر توسط ممیزین مالیاتی به دلیل اشتباهات محاسباتی را به حداقل می‌رساند.

فاکتور نوع اول شامل اطلاعات کامل خریدار (نام، شناسه ملی، کد اقتصادی) است و برای معاملات B2B (شرکت با شرکت) استفاده می‌شود که خریدار قصد دارد از اعتبار مالیاتی ارزش افزوده استفاده کند. فاکتور نوع دوم عمدتاً برای مصرف‌کننده نهایی (B2C) صادر می‌شود و نیازی به ثبت اطلاعات خریدار ندارد، اما اطلاعات پرداخت باید در آن ذکر شود. هلو به شما اجازه می‌دهد در هنگام ارسال به سامانه مودیان، نوع فاکتور را بر اساس مشتری خود انتخاب کنید تا قوانین مالیاتی به درستی رعایت شود.

بله، نرم‌افزار هلو جزو اولین نرم‌افزارهایی است که تاییدیه فنی از شورای عالی انفورماتیک و سازمان امور مالیاتی کشور را دریافت کرده است. این نرم‌افزار تمامی استانداردهای لازم برای سیستم‌های فروش (POS مکانیزه) و صندوق‌های فروشگاهی را داراست. استفاده از یک نرم‌افزار مورد تایید، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از بخشودگی‌های مالیاتی مربوط به نصب صندوق فروشگاهی بهره‌مند شوند و در هنگام حسابرسی مالیاتی، گزارش‌های استخراج شده از آن به عنوان اسناد معتبر پذیرفته شود.

در بخش تعریف کالا در هلو، گزینه‌ای برای تعیین وضعیت مالیاتی هر کالا وجود دارد. برای کالاهایی که طبق قانون (مانند برخی مواد غذایی پایه یا دارو) معاف از مالیات بر ارزش افزوده هستند، می‌توانید نرخ مالیات را صفر قرار دهید. در این صورت، هنگام صدور فاکتور، نرم‌افزار برای این کالاها مالیاتی محاسبه نمی‌کند اما در گزارش‌های فصلی و سامانه مودیان، آن‌ها را در ستون «کالاهای معاف» قرار می‌دهد تا تراز مالیاتی شما با قوانین جاری کشور کاملاً منطبق باشد.

از نظر قانونی، مسئولیت حفظ و نگهداری از داده‌های مالی و تهیه نسخه پشتیبان بر عهده کاربر (مالک نرم‌افزار) است. شرکت طرفه نگار ابزارهای امنیتی لازم مانند قفل سخت‌افزاری، سیستم تعیین سطح دسترسی و قابلیت پشتیبان‌گیری را در اختیار شما قرار داده است. با این حال، برای رعایت الزامات قانونی و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس تجاری، توصیه می‌شود که رمز عبور ادمین را به صورت دوره‌ای تغییر داده و فایل‌های پشتیبان را در محلی خارج از محیط شرکت (مانند فضای ابری امن) نگهداری کنید.