راهنمای کامل سایت لبیک عتبات دانشجویی labbayk.ir

سامانه لبیک تنها مرجع رسمی ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان است که تحت نظارت نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری در دانشگاه‌ها فعالیت می‌کند. این سایت وظیفه اطلاع‌رسانی، ثبت‌نام متقاضیان، برگزاری قرعه‌کشی الکترونیکی، مدیریت اعزام‌ها و ارائه محتواهای آموزشی و فرهنگی به زائران دانشجو، اساتید و کارکنان دانشگاه‌ها را بر عهده دارد. تمامی مراحل از ثبت‌نام اولیه تا دریافت وام و اعزام از طریق این درگاه مدیریت می‌شود.

ثبت‌نام در این سامانه شامل پنج گروه اصلی می‌شود: دانشجویان پسر مجرد، دانشجویان دختر مجرد، متأهلین (که شامل دانشجو و همسر یا دانشجو، همسر و فرزندان است)، اساتید دانشگاه‌ها و در نهایت کارکنان رسمی یا پیمانی دانشگاه‌های سراسر کشور. هر یک از این گروه‌ها سهمیه و زمان‌بندی اعزام مختص به خود را دارند که در دفترچه راهنمای هر دوره به‌صورت دقیق توسط ستاد اعلام می‌گردد.

سفرهای دانشجویی با رویکردی کاملاً فرهنگی و آموزشی طراحی شده‌اند. از جمله مزایای آن می‌توان به همراهی روحانیون و مدیران مجرب و جوان، برگزاری برنامه‌های ویژه مانند بازدید از اماکن تاریخی و مذهبی خاص، جلسات معرفت‌افزایی و همچنین تسهیلات ویژه نظام وظیفه و وام‌های قرض‌الحسنه اشاره کرد. همچنین همسفر بودن با قشر فرهیخته و دانشجو، فضای معنوی و پویایی متفاوتی نسبت به کاروان‌های عادی ایجاد می‌کند.

بله، پس از وقفه‌ای طولانی حدود ۹ ساله، با پیگیری‌های ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان و بهبود روابط دیپلماتیک، اعزام دانشجویان به عمره مفرده مجدداً در دستور کار قرار گرفته است. ثبت‌نام مقدماتی برای دوره جدید در اواخر سال ۱۴۰۲ و اوایل ۱۴۰۳ آغاز شده و اولویت با کسانی است که در قرعه‌کشی برگزیده شوند. این اعزام‌ها با تسهیلات بانکی ویژه و برنامه‌های فرهنگی غنی همراه خواهد بود.

دوره بیست و سوم جدیدترین فراخوان اعزام دانشجویان به عتبات عالیات در سال ۱۴۰۳ است. این دوره‌ها معمولاً در بازه‌های زمانی مشخصی از سال (مانند تعطیلات بین دو ترم یا ایام خاص مذهبی) برنامه‌ریزی می‌شوند. هر دوره شامل مراحل ثبت‌نام، قرعه‌کشی و اعزام است که تمامی جزئیات آن از جمله تاریخ دقیق پروازها یا حرکت کاروان‌های زمینی از طریق سامانه لبیک به اطلاع داوطلبان پذیرفته شده می‌رسد.

طبق قوانین ستاد، اولویت اصلی با دانشجویانی است که در حال حاضر مشغول به تحصیل هستند و گواهی اشتغال به تحصیل دارند. با این حال، فارغ‌التحصیلانی که مدت زمان کوتاهی از اتمام تحصیلشان گذشته و هنوز کارت پایان خدمت نگرفته‌اند (در بازه فرصت یک‌ساله) در برخی دوره‌ها با شرایط خاص امکان ثبت‌نام دارند، اما اولویت نهایی با دانشجویان شاغل به تحصیل در مقاطع مختلف تحصیلی است.

ستاد لبیک برنامه‌های گسترده‌ای از جمله همایش‌های قبل از سفر برای توجیه زائران، ارسال بسته‌های آموزشی و فرهنگی (کتاب و نرم‌افزار)، برگزاری مسابقات کتابخوانی و تولید محتوا در طول سفر را اجرا می‌کند. همچنین در شهرهای نجف و کربلا، برنامه‌های جمعی مانند «سلام اول» و بازدید از بیت امام خمینی (ره) یا کتابخانه علامه امینی به‌صورت اختصاصی برای کاروان‌های دانشجویی تدارک دیده می‌شود.

خیر، در حال حاضر اعزام‌های دانشجویی صرفاً برای خود دانشجو (مجرد) یا دانشجو به همراه همسر و فرزندان (متأهل) تعریف شده است. والدین دانشجویان نمی‌توانند در قالب کاروان‌های دانشجویی اعزام شوند. این قانون به منظور حفظ بافت دانشجویی کاروان‌ها و محدودیت سهمیه‌ها وضع شده است. والدین متقاضی باید از طریق کاروان‌های عادی سازمان حج و زیارت برای سفر به عتبات یا عمره اقدام نمایند.

فرآیند اعزام شامل پنج مرحله اصلی است: ۱. ثبت‌نام اولیه در سایت labbayk.ir در بازه زمانی اعلام شده. ۲. شرکت در قرعه‌کشی سیستمی و اعلام نتایج. ۳. نهایی کردن ثبت‌نام توسط برگزیدگان و انتخاب تاریخ و نوع اعزام (هوایی یا زمینی). ۴. تحویل مدارک به دفتر نهاد رهبری در دانشگاه محل تحصیل. ۵. شرکت در جلسات آموزشی، دریافت وام و در نهایت اعزام به سرزمین وحی یا عتبات عالیات.

قرعه‌کشی به‌صورت کاملاً سیستمی و نرم‌افزاری بر اساس سهمیه‌بندی‌های استانی و دانشگاهی انجام می‌گیرد. عواملی مانند نوع گروه (دانشجویان مجرد، متأهل یا اساتید) در ظرفیت‌ها تاثیرگذار است. همچنین کسانی که در دوره‌های قبل ثبت‌نام کرده و پذیرفته نشده بودند، یا دانشجویانی که فعالیت‌های فرهنگی برجسته‌ای دارند، در برخی موارد ممکن است در اولویت‌های ذخیره یا اصلی قرار گیرند، اما اصل بر عدالت سیستمی است.

زائران اصلی افرادی هستند که مستقیماً در قرعه‌کشی انتخاب شده و در صورت تکمیل مدارک در موعد مقرر، اعزامشان قطعی است. زائران ذخیره افرادی هستند که در صورت انصراف زائران اصلی یا عدم تکمیل مدارک توسط آن‌ها، به ترتیب اولویت جایگزین می‌شوند. به زائران ذخیره توصیه می‌شود تمامی مراحل اداری و تحویل مدارک را مانند زائران اصلی انجام دهند تا در صورت خالی شدن ظرفیت، بلافاصله جایگزین گردند.

پس از اعلام نتایج قرعه‌کشی و در مرحله نهایی کردن ثبت‌نام، لیستی از کاروان‌های موجود به همراه تاریخ اعزام و نوع سفر (هوایی یا زمینی) در سامانه لبیک برای فرد پذیرفته شده نمایش داده می‌شود. دانشجو بر اساس تقویم آموزشی خود و ظرفیت باقی‌مانده کاروان‌ها، حق انتخاب دارد. لازم به ذکر است که به دلیل محدودیت‌ها، اولویت انتخاب با کسانی است که زودتر نسبت به نهایی کردن ثبت‌نام خود اقدام کنند.

مدارک عمومی شامل اصل گذرنامه با حداقل ۷ ماه اعتبار، عکس پرسنلی مطابق استانداردهای کنسولی، کپی کارت ملی و شناسنامه، و گواهی اشتغال به تحصیل است. برای دانشجویان پسر مشمول، فرم‌های مربوط به مجوز خروج از کشور و برای متأهلین، کپی سند ازدواج نیز الزامی است. تمامی این مدارک باید پس از بارگذاری در سامانه، به‌صورت فیزیکی به دفتر نهاد رهبری در دانشگاه مربوطه تحویل داده شود.

مهلت‌های اعلام شده در سامانه لبیک معمولاً قطعی هستند زیرا فرآیند صدور ویزا و رزرو هتل‌ها زمان‌بر است. در صورتی که دانشجو در موعد مقرر اقدام نکند، سیستم به‌طور خودکار نفرات ذخیره را جایگزین می‌کند. با این حال، در موارد استثنایی و در صورت وجود ظرفیت خالی، ممکن است ستاد مهلت را برای چند روز تمدید کند که اطلاع‌رسانی آن صرفاً از طریق سایت رسمی و کانال‌های لبیک انجام می‌شود.

تغییر کاروان پس از نهایی شدن ثبت‌نام و واریز وجوه بسیار دشوار است و تنها در صورت وجود ظرفیت در کاروان مقصد و موافقت ستاد استانی امکان‌پذیر خواهد بود. جابه‌جایی بین کاروان‌های هوایی و زمینی به دلیل تفاوت در قیمت و نوع بلیت معمولاً مقدور نیست. لذا به دانشجویان توصیه می‌شود در هنگام انتخاب کاروان، تمامی جوانب از جمله امتحانات و برنامه‌های شخصی خود را به دقت بررسی کنند.

دانشجویان نیازی به مراجعه انفرادی به سفارت یا کنسولی ندارند. پس از تکمیل مدارک و تحویل آن‌ها به دفاتر نهاد، ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان به‌صورت گروهی اقدام به اخذ ویزا از طریق مراجع قانونی (سازمان حج و زیارت) می‌کند. وضعیت صدور ویزا معمولاً در سامانه لبیک یا از طریق مدیر کاروان به اطلاع دانشجو می‌رسد و گذرنامه حاوی ویزا در روز اعزام یا جلسات توجیهی تحویل زائر می‌گردد.

این خطا معمولاً زمانی رخ می‌دهد که اطلاعات دانشجو در سامانه استعلام مرکزی وزارت علوم یا بهداشت به‌روزرسانی نشده باشد. در این حالت ابتدا از صحت کد ملی و شماره دانشجویی وارد شده اطمینان حاصل کنید. اگر مشکل برطرف نشد، باید به آموزش دانشگاه خود مراجعه کنید تا وضعیت تحصیلی شما در سامانه «ساجد» یا سامانه‌های مشابه تایید شود. همچنین پاک کردن حافظه کش مرورگر یا استفاده از سیستم دیگر می‌تواند راهگشا باشد.

عکس بارگذاری شده باید رنگی، با زمینه سفید، تمام‌رخ و بدون عینک یا کلاه باشد. حجم فایل نباید از حد مجاز (معمولاً زیر ۱۰۰ کیلوبایت) فراتر رود و فرمت آن باید JPG باشد. برای خانم‌ها رعایت حجاب کامل الزامی است. دقت کنید که عکس نباید اسکن شده از روی شناسنامه باشد، زیرا کیفیت لازم برای صدور ویزا را نخواهد داشت و باعث رد شدن درخواست شما در مراحل بعدی می‌شود.

ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان معمولاً برای هر دوره، اپلیکیشن یا وب‌اپلیکیشن خاصی را جهت دسترسی سریع‌تر زائران به محتواهای آموزشی، ادعیه و نقشه‌های راهنما معرفی می‌کند. با این حال، ثبت‌نام اصلی و امور اداری حتماً باید از طریق وب‌سایت رسمی labbayk.ir انجام شود. توصیه می‌شود برای ثبت‌نام از نسخه دسکتاپ مرورگرهای به‌روز مانند کروم یا فایرفاکس استفاده کنید تا در بارگذاری فرم‌ها مشکلی پیش نیاید.

پس از تکمیل فرم ثبت‌نام در سامانه، سیستم یک «کد رهگیری» اختصاصی به شما ارائه می‌دهد. همچنین پیامک تایید ثبت‌نام به شماره همراه وارد شده ارسال خواهد شد. برای اطمینان نهایی، می‌توانید با کدملی و کلمه عبور خود به پنل کاربری در سایت لبیک وارد شده و در بخش «وضعیت ثبت‌نام»، تاییدیه حضور در قرعه‌کشی را مشاهده کنید. نگهداری کد رهگیری تا پایان مراحل اعزام الزامی است.

در صفحه ورود کاربران، گزینه‌ای تحت عنوان «فراموشی رمز عبور» وجود دارد. با کلیک بر روی آن و وارد کردن کد ملی و شماره تلفن همراهی که هنگام ثبت‌نام ثبت کرده‌اید، یک کد تایید برای شما ارسال می‌شود. پس از وارد کردن کد تایید، می‌توانید رمز عبور جدیدی برای خود تعریف کنید. اگر شماره همراه شما تغییر کرده است، باید با پشتیبانی ستاد یا دفتر نهاد در دانشگاه تماس بگیرید.

تا قبل از پایان مهلت ثبت‌نام و انجام قرعه‌کشی، امکان ویرایش اکثر اطلاعات فردی و تحصیلی در پنل کاربری وجود دارد. اما پس از انجام قرعه‌کشی و در مرحله نهایی کردن، ویرایش برخی فیلدهای حساس مانند کد ملی یا نوع گروه اعزامی غیرممکن می‌شود. در صورتی که اشتباه فاحشی در اطلاعات رخ داده باشد، باید کتباً به دفتر ستاد در استان خود اطلاع دهید تا اصلاحات لازم صورت گیرد.

به دلیل حجم بالای مراجعات همزمان دانشجویان از سراسر کشور در دقایق اولیه اعلام نتایج قرعه‌کشی، سرورهای سامانه ممکن است با ترافیک سنگین و کندی مواجه شوند. در این مواقع توصیه می‌شود از رفرش کردن مداوم صفحه خودداری کنید و در ساعات کم‌ترافیک (مانند اواخر شب یا صبح زود) برای مشاهده نتایج اقدام کنید. ستاد معمولاً نتایج را از طریق پیامک نیز به اطلاع برگزیدگان می‌رساند.

سامانه لبیک از پروتکل‌های امنیتی استاندارد (HTTPS) برای انتقال داده‌ها استفاده می‌کند و دیتابیس آن در سرورهای امن نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری میزبانی می‌شود. اطلاعات دانشجویان صرفاً جهت فرآیندهای قانونی اعزام، صدور ویزا و دریافت تسهیلات بانکی استفاده شده و در اختیار مراجع غیرمرتبط قرار نمی‌گیرد. کاربران نیز باید از در اختیار گذاشتن رمز عبور خود به دیگران یا کافی‌نت‌های غیرمعتبر خودداری کنند.

برای سال ۱۴۰۳، مبلغ وام تسهیلات عتبات افزایش یافته و معمولاً برای سفرهای زمینی حدود ۷ تا ۱۰ میلیون تومان و برای سفرهای هوایی بین ۱۲ تا ۱۵ میلیون تومان متغیر است. این وام به تمامی دانشجویان پذیرفته شده (اصلی) که مراحل ثبت‌نام خود را نهایی کرده باشند تعلق می‌گیرد. اساتید و کارکنان نیز می‌توانند از تسهیلات مشابه با مبالغ متفاوت استفاده کنند. این وام‌ها با کارمزد پایین و اقساط بلندمدت ارائه می‌شوند.

بانک‌های عامل طرف قرارداد با ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان معمولاً «بانک ملت» و «بانک قرض‌الحسنه مهر ایران» هستند. پس از نهایی شدن ثبت‌نام در سامانه لبیک، معرفی‌نامه الکترونیکی برای بانک صادر می‌شود و دانشجو باید با مراجعه به شعبه انتخابی، نسبت به تشکیل پرونده اقدام کند. نوع بانک بستگی به تفاهم‌نامه ستاد در آن دوره خاص دارد که در سامانه به اطلاع زائر می‌رسد.

هزینه سفر شامل بلیت رفت و برگشت، ویزا، اقامت در هتل، تغذیه، بیمه و حمل و نقل در کشور مقصد است. قیمت‌ها بر اساس نرخ مصوب سازمان حج و زیارت و با در نظر گرفتن تخفیفات ویژه دانشجویی تعیین می‌شود. به دلیل نوسانات ارزی، قیمت دقیق در زمان نهایی کردن ثبت‌نام اعلام می‌گردد. معمولاً هزینه سفر هوایی حدود ۲ برابر سفر زمینی است که بخشی از آن توسط وام پوشش داده می‌شود.

بله، در اعزام‌های متأهلی، تسهیلات بانکی علاوه بر خود دانشجو، به همسر و در برخی دوره‌ها به فرزندان نیز تعلق می‌گیرد. البته سقف وام برای همراهان ممکن است کمی متفاوت از دانشجو باشد. برای دریافت این وام، ارائه مدارک شناسایی کامل اعضای خانواده و ضامن معتبر به بانک عامل ضروری است. این اقدام جهت حمایت از خانواده‌های دانشجو و تسهیل سفر زیارتی آن‌ها انجام شده است.

شرایط ضامن تابع قوانین بانک عامل (ملت یا مهر ایران) است. عموماً یک نفر ضامن معتبر (کارمند رسمی با کسر از حقوق یا کاسب با جواز کسب معتبر) برای دریافت وام کافی است. در برخی موارد، خود دانشجو در صورت داشتن گواهی اشتغال به تحصیل و چک/سفته معتبر می‌تواند بخشی از ضمانت را عهده‌دار شود. جزئیات دقیق ضامن در بخشنامه ارسالی به بانک‌ها قید شده و در سامانه لبیک نیز اطلاع‌رسانی می‌شود.

قوانین انصراف تابع مقررات سازمان حج و زیارت است. اگر انصراف قبل از صدور ویزا و رزرو بلیت باشد، مبلغ ناچیزی بابت هزینه‌های اداری کسر و مابقی مسترد می‌شود. اما اگر پس از صدور ویزا و تهیه بلیت انصراف دهید، جریمه بلیت و هزینه ویزا غیرقابل بازگشت خواهد بود. درصد جریمه با نزدیک شدن به زمان پرواز افزایش می‌یابد، لذا انصراف باید در سریع‌ترین زمان ممکن به ستاد اعلام شود.

طبق مصوبات قانونی، زائرانی که در قالب کاروان‌های رسمی حج و زیارت (از جمله کاروان‌های دانشجویی لبیک) به عتبات عالیات یا عمره اعزام می‌شوند، از تخفیف ویژه در پرداخت عوارض خروج از کشور برخوردار هستند. مبلغ عوارض برای این سفرها بسیار کمتر از سفرهای سیاحتی است. نحوه پرداخت این عوارض معمولاً به‌صورت اینترنتی از طریق سامانه سداد یا در فرودگاه/مرزهای زمینی انجام می‌گیرد.

هزینه‌های اساسی سفر شامل اسکان و غذا قبلاً پرداخت شده است، اما هزینه‌های شخصی مانند خرید سوغات، تماس تلفنی یا خریدهای متفرقه بر عهده زائر است. ستاد لبیک مسئولیتی در قبال تامین ارز مسافرتی ندارد، اما دانشجویان می‌توانند طبق ضوابط بانک مرکزی، با ارائه مدارک سفر (گذرنامه و ویزا) به بانک‌های منتخب، سهمیه ارز مسافرتی خود را با نرخ دولتی دریافت کنند.

یکی از بزرگترین خدمات ستاد لبیک، هماهنگی با سازمان وظیفه عمومی برای خروج از کشور دانشجویان مشمول است. دانشجویان پذیرفته شده نیازی به سپردن وثیقه نقدی (چند ده میلیونی) ندارند. ستاد با اخذ تعهد محضری از دانشجو یا ضامن وی، به‌صورت جمعی مجوز خروج را از نظام وظیفه دریافت می‌کند. دانشجو فقط باید درخواست خروج از کشور را در سامانه «سخا» پلیس من ثبت کند تا تاییدیه ستاد روی آن اعمال شود.

دانشجویانی که از معافیت تحصیلی استفاده می‌کنند، باید یک فرم تعهد محضری را در دفاتر اسناد رسمی تکمیل کنند. در این تعهدنامه، یک نفر ضامن متعهد می‌شود که دانشجو پس از پایان مدت سفر به کشور بازمی‌گردد. این فرم پس از گواهی در دفترخانه، باید به همراه سایر مدارک به دفتر نهاد رهبری تحویل داده شود تا جایگزین وثیقه نقدی خروج از کشور گردد.

بله، طبق قوانین جاری کشور، دانشجویان دختر مجرد برای خروج از کشور نیاز به اجازه رسمی و محضری ولی (پدر یا جد پدری) دارند. در مورد دانشجویان متأهل نیز اجازه کتبی و محضری همسر الزامی است. این مدارک باید در مرحله تحویل مدارک فیزیکی به دفتر نهاد ارائه شود. بدون این اجازه‌نامه، امکان صدور مجوز خروج و ویزا توسط مراجع قانونی وجود نخواهد داشت.

گذرنامه متقاضی در زمان اعزام باید حداقل ۷ ماه اعتبار داشته باشد. اگر اعتبار گذرنامه کمتر از این مقدار است، دانشجو باید سریعاً نسبت به تعویض آن اقدام کند. برای دانشجویان مشمول که گذرنامه ندارند، پس از تایید نام آن‌ها در لیست ستاد و ثبت در سامانه نظام وظیفه، اجازه صدور گذرنامه صادر می‌شود و آن‌ها می‌توانند با مراجعه به دفاتر پلیس +۱۰ درخواست گذرنامه بین‌المللی یا زیارتی بدهند.

ثبت‌نام اولیه در سامانه لبیک برای تمامی دانشجویان شاغل به تحصیل در دانشگاه‌های ایران امکان‌پذیر است، اما اعزام دانشجویان اتباع تابع قوانین کنسولی کشور متبوع خودشان و قوانین اقامتی ایران است. این دانشجویان باید علاوه بر ویزای عراق/عربستان، ویزای خروج و مراجعت از ایران را نیز دریافت کنند. ستاد لبیک در حد توان هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهد اما مسئولیت نهایی با خود دانشجو و مراجع ذی‌صلاح است.

ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان طی نامه‌ای رسمی به وزارت علوم، بهداشت و دانشگاه آزاد، خواستار همکاری با زائران دانشجو می‌شود. طبق بخشنامه‌های معمول، غیبت دانشجویان در زمان اعزام (حدود یک هفته تا ۱۰ روز) موجه محسوب شده و اساتید موظف به همکاری در زمینه برگزاری امتحان مجدد یا حذف غیبت هستند. با این حال، توصیه می‌شود دانشجو قبل از سفر، موضوع را با آموزش و اساتید خود هماهنگ کند.

محدودیت سنی دقیقی وجود ندارد، بلکه شرط اصلی «دانشجو بودن» یا «عضو هیئت علمی/کارمند دانشگاه بودن» است. با این حال، برای فرزندان در اعزام‌های متأهلی، محدودیت‌هایی وجود دارد (مثلاً فرزندان زیر ۱۸ سال). همچنین دانشجویان باید توانایی جسمی لازم برای انجام مناسک حج یا پیاده‌روی‌های احتمالی در عتبات را داشته باشند. افراد بسیار مسن در گروه اساتید ممکن است نیاز به همراه داشته باشند که ضوابط آن در دفترچه قید می‌شود.

با توجه به اینکه ستاد لبیک ضمانت دانشجو را نزد نظام وظیفه بر عهده گرفته است، عدم بازگشت دانشجو باعث به اجرا گذاشتن تعهد محضری ضامن و ممنوع‌الخروجی دائم وی می‌شود. همچنین برای دانشگاه و ستاد مشکلات حقوقی ایجاد کرده و ممکن است سهمیه اعزام آن دانشگاه در سال‌های بعد کاهش یابد. البته به دلیل بافت فرهنگی و مذهبی این سفرها، چنین مواردی در تاریخ ستاد لبیک تقریباً صفر بوده است.

بله، دانشجویان می‌توانند در هر دو فراخوان ثبت‌نام کنند. اما با توجه به محدودیت شدید سهمیه‌ها و هدف ستاد برای بهره‌مندی حداکثری تمامی دانشجویان، معمولاً در صورت پذیرفته شدن و اعزام به یکی از این دو سفر در یک سال تحصیلی، اولویت فرد برای سفر دوم در همان سال کاهش می‌یابد. سیاست اصلی بر این است که هر دانشجو حداقل یک بار در طول دوران تحصیل خود از این تسهیلات استفاده کند.

ستاد لبیک در شهرهای نجف، کربلا و در صورت اعزام عمره، در مکه و مدینه، ستادهای عملیاتی مستقر دارد. این ستادها مسئولیت نظارت بر کیفیت هتل‌ها، تغذیه و حل مشکلات احتمالی پزشکی یا قانونی زائران را بر عهده دارند. همچنین تمامی زائران تحت پوشش بیمه کامل زائر قرار دارند و در صورت بیماری یا حادثه، هزینه‌های درمانی آن‌ها طبق ضوابط بیمه پرداخت و هماهنگی‌های لازم توسط مدیر کاروان انجام می‌شود.

بهترین و مطمئن‌ترین راه، مراجعه روزانه به سایت labbayk.ir است. همچنین ستاد در پیام‌رسان‌های داخلی (مانند ایتا و بله) کانال‌های رسمی دارد که اخبار فوری، تغییرات زمان‌بندی و نکات آموزشی را منتشر می‌کند. نصب اپلیکیشن‌های معرفی شده توسط ستاد و چک کردن پیامک‌های ارسالی از سرشماره‌های رسمی ستاد نیز برای آگاهی از وضعیت ثبت‌نام و اعزام بسیار حیاتی است.