سامانه هوشمند سها کمیته امداد soha.emdad.ir؛ راهنمای جامع

سامانه هوشمند امداد که به اختصار «سها» نامیده می‌شود، پلتفرم جامع و یکپارچه کمیته امداد امام خمینی (ره) برای ارائه خدمات دیجیتال به مددجویان و متقاضیان است. هدف اصلی این سامانه، تحقق عدالت اجتماعی، حفظ کرامت انسانی از طریق کاهش مراجعات حضوری، و شفاف‌سازی فرآیندهای حمایتی است. سها با بهره‌گیری از داده‌های کلان و اتصال به مراجع ذی‌صلاح، فرآیند شناسایی نیازمندان واقعی را هوشمند کرده و سرعت ارائه خدمات را به طور چشمگیری افزایش داده است.

تمامی افرادی که در حال حاضر تحت پوشش کمیته امداد هستند و همچنین متقاضیان جدیدی که خود را واجد شرایط دریافت حمایت‌های این نهاد می‌دانند، می‌توانند از سامانه سها استفاده کنند. این سامانه برای اقشار آسیب‌پذیر، زنان سرپرست خانوار، سالمندان نیازمند و افرادی که به دلیل حوادث یا ناتوانی جسمی دچار مشکل مالی شده‌اند، طراحی شده است. ورود به سامانه برای عموم آزاد است اما ارائه خدمات منوط به احراز شرایط استحقاق‌سنجی سیستمی خواهد بود.

در روش‌های سنتی، مددجویان ناچار به مراجعه حضوری مکرر، ارائه کپی مدارک کاغذی و انتظار طولانی برای تایید مددکار بودند. اما در سامانه سها، فرآیندها کاملاً دیجیتالی شده و استعلامات از طریق اتصال به ۲۷ پایگاه داده ملی انجام می‌شود. این موضوع باعث حذف سلیقه شخصی در تایید درخواست‌ها، افزایش سرعت پاسخگویی و امکان پیگیری لحظه‌ای وضعیت درخواست توسط خود مددجو از طریق کد رهگیری شده است.

این سامانه برای اعتبارسنجی دقیق وضعیت معیشتی متقاضیان به پایگاه‌های داده متعددی از جمله سازمان ثبت احوال برای احراز هویت، سازمان ثبت اسناد و املاک برای بررسی دارایی‌ها، شرکت پست برای تایید کد پستی، سازمان تامین اجتماعی و صندوق‌های بازنشستگی، نیروی انتظامی برای وضعیت خودرو و خروج از کشور، و همچنین سامانه رفاه ایرانیان متصل است تا تصویری دقیق از وضعیت اقتصادی خانوار ارائه دهد.

سها با ثبت دقیق تمامی واریزی‌ها، کمک‌های نقدی و غیرنقدی و تسهیلات ارائه شده به هر کد ملی، امکان نظارت دقیق بر توزیع منابع را فراهم می‌کند. این سامانه مانع از موازی‌کاری در دریافت خدمات از نهادهای حمایتی مختلف شده و اطمینان حاصل می‌کند که کمک‌های مردمی و دولتی دقیقاً به دست نیازمندان واقعی می‌رسد. گزارش‌گیری‌های سیستمی سها، هرگونه انحراف در تخصیص بودجه را به سرعت شناسایی و اعلام می‌کند.

بله، سامانه هوشمند امداد (سها) یک سامانه ملی است که تمامی استان‌ها، شهرستان‌ها و حتی مناطق محروم و روستایی را تحت پوشش قرار می‌دهد. مددجویان در دورترین نقاط کشور می‌توانند با دسترسی به اینترنت و از طریق گوشی هوشمند یا مراجعه به دفاتر پیشخوان دولت، درخواست‌های خود را ثبت کنند. این گستردگی باعث شده است که محدودیت‌های جغرافیایی برای دریافت خدمات حمایتی به حداقل برسد و عدالت در دسترسی به منابع برقرار شود.

در این درگاه طیف وسیعی از خدمات شامل درخواست کمک‌هزینه معیشتی، تسهیلات اشتغال و خودکفایی، کمک‌هزینه خرید جهیزیه، خدمات درمانی و بیمه‌ای، تسهیلات مسکن (خرید، ساخت یا تعمیر)، خدمات فرهنگی و تحصیلی برای دانش‌آموزان و دانشجویان، و همچنین مشاوره‌های حقوقی و خانواده ارائه می‌شود. هر یک از این خدمات دارای زیرمجموعه‌های تخصصی هستند که متناسب با نیاز کاربر در پنل کاربری نمایش داده می‌شوند.

یکی از بزرگترین دستاوردهای سها، حذف صف‌های طولانی و مراجعات حضوری است که پیش از این باعث تضعیف روحیه و عزت نفس مراجعان می‌شد. با استفاده از سها، فرد در محیط شخصی خود و بدون نیاز به مواجهه مستقیم با افراد مختلف، درخواستش را ثبت می‌کند. همچنین هوشمندسازی فرآیندها باعث می‌شود که مددجو احساس کند بر اساس ضوابط قانونی و حق خود خدمت دریافت می‌کند، نه بر اساس دلسوزی یا روابط شخصی.

اگرچه تمرکز اصلی درگاه soha.emdad.ir بر ارائه خدمت به مددجویان است، اما این سامانه بخشی از یک اکوسیستم بزرگتر است که به خیرین اجازه می‌دهد تا از وضعیت نیازهای واقعی در مناطق مختلف آگاه شوند. خیرین می‌توانند با اطمینان از اینکه اطلاعات مددجویان توسط سامانه سها راستی‌آزمایی شده است، کمک‌های خود را هدفمندتر توزیع کنند. البته درگاه‌های اختصاصی دیگری نیز برای تعامل مستقیم خیرین با کمیته امداد در نظر گرفته شده است.

برای ثبت‌نام، ابتدا باید به آدرس soha.emdad.ir مراجعه کنید. در صفحه اصلی، گزینه ثبت‌نام یا ورود را انتخاب کرده و کد ملی و شماره همراهی که به نام خودتان است را وارد نمایید. پس از دریافت کد تایید از طریق پیامک و وارد کردن آن، سیستم به صورت خودکار اطلاعات هویتی شما را از ثبت احوال فراخوانی می‌کند. در ادامه باید اطلاعات تکمیلی شامل آدرس، کد پستی و وضعیت خانوار را تکمیل کنید تا حساب کاربری شما فعال شود.

متقاضیان وام اشتغال باید پس از ورود به پنل کاربری، بخش «خدمات اشتغال» را انتخاب کنند. در این مرحله باید نوع مهارت، طرح پیشنهادی و مبلغ مورد نیاز را ثبت نمایند. درخواست به صورت سیستمی برای کارشناس اشتغال ارسال می‌شود. پس از بررسی اولیه و تایید صلاحیت فنی، مدارک لازم بارگذاری شده و در نهایت پرونده جهت دریافت تسهیلات به بانک‌های عامل معرفی می‌شود. تمامی مراحل از تایید طرح تا معرفی به بانک در سامانه قابل پیگیری است.

پس از ثبت هرگونه درخواست در سامانه سها، یک کد رهگیری اختصاصی برای کاربر صادر می‌شود. کاربر می‌تواند با مراجعه به بخش «درخواست‌های من» در پنل کاربری، لیست تمامی درخواست‌های قبلی و وضعیت فعلی آن‌ها (در حال بررسی، تایید شده، نقص مدارک یا رد شده) را مشاهده کند. همچنین تغییرات مهم در وضعیت درخواست از طریق پیامک به شماره همراه ثبت شده در سامانه اطلاع‌رسانی می‌شود تا نیاز به مراجعه حضوری نباشد.

در صفحه ورود به سامانه، گزینه‌ای تحت عنوان «فراموشی رمز عبور» تعبیه شده است. با کلیک بر روی آن، باید کد ملی خود را وارد کنید. سپس یک کد تایید موقت به شماره همراهی که در زمان ثبت‌نام تایید شده بود، ارسال می‌گردد. پس از وارد کردن این کد، سیستم به شما اجازه می‌دهد تا رمز عبور جدیدی برای خود تعریف کنید. دقت داشته باشید که شماره همراه حتماً باید تحت مالکیت کد ملی وارد شده باشد.

مددجویان موظفند هرگونه تغییر در ترکیب خانوار (تولد، فوت، ازدواج یا طلاق) را در سامانه به‌روزرسانی کنند. برای این کار باید به بخش «اطلاعات خانوار» مراجعه کرده و تغییرات را ثبت نمایند. سامانه به صورت خودکار با پایگاه داده ثبت احوال ارتباط برقرار کرده و صحت ادعا را بررسی می‌کند. در صورت تایید، مستمری و خدمات حمایتی متناسب با تعداد اعضای جدید خانوار در سیکل پرداختی بعدی اصلاح خواهد شد.

برای دریافت خدمات درمانی، کاربر باید به بخش «خدمات حمایتی» و سپس «درمان» مراجعه کند. در این قسمت، امکان بارگذاری تصاویر نسخه‌های پزشکی، فاکتورهای داروخانه، گواهی پزشک و صورت‌حساب بیمارستان فراهم شده است. مدارک بارگذاری شده توسط اسناد پزشکی کمیته امداد بررسی شده و در صورت تایید، سهم حمایتی به حساب مددجو واریز می‌گردد. توصیه می‌شود تصاویر با کیفیت بالا و فرمت JPG یا PDF بارگذاری شوند.

متقاضیان مسکن باید ابتدا وضعیت سکونت فعلی خود (اجاره‌نشین، فاقد مسکن یا مسکن فرسوده) را در سامانه مشخص کنند. برای درخواست ساخت یا تعمیرات، داشتن سند مالکیت یا پروانه ساخت الزامی است که باید اسکن آن در سامانه بارگذاری شود. پس از ثبت درخواست، اولویت‌بندی بر اساس شدت نیاز، تعداد عائله و وضعیت معیشتی توسط الگوریتم‌های هوشمند انجام شده و در لیست نوبت‌دهی قرار می‌گیرند.

بله، تا زمانی که درخواست در مرحله «بررسی اولیه» باشد و توسط کارشناس مربوطه نهایی نشده باشد، متقاضی می‌تواند با مراجعه به بخش پیگیری درخواست‌ها، گزینه «انصراف» یا «لغو درخواست» را انتخاب کند. پس از تایید نهایی و ارجاع به مراحل مالی یا بانکی، امکان ابطال مستقیم توسط کاربر وجود ندارد و در صورت نیاز به تغییر، باید با مددکار مربوطه از طریق سیستم پیام‌رسان داخلی سامانه ارتباط برقرار شود.

والدین یا سرپرست خانوار باید در بخش «خدمات فرهنگی»، اطلاعات تحصیلی فرزندان شامل مقطع، رشته و نام مدرسه را وارد کنند. سامانه سها با استعلام از سامانه «پاد» وزارت آموزش و پرورش، اشتغال به تحصیل دانش‌آموز را تایید می‌کند. پس از تایید سیستمی، کمک‌هزینه‌های مربوط به نوشت‌افزار، کتب درسی و تقویت بنیه علمی به صورت خودکار در بازه‌های زمانی مشخص (معمولاً ابتدای سال تحصیلی) به حساب سرپرست واریز می‌شود.

سامانه شاهکار (شبکه احراز هویت کاربران ارتباطی) وظیفه تطبیق کد ملی با شماره تلفن همراه را بر عهده دارد. در هنگام ورود به سها، این استعلام به صورت آنی انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که فرد وارد شده دقیقاً همان مالک شماره همراه است. این اقدام برای جلوگیری از سوءاستفاده از اطلاعات شخصی مددجویان و ارتقای امنیت داده‌ها الزامی است؛ بنابراین شماره همراه حتماً باید به نام خود شخص باشد.

این خطا زمانی رخ می‌دهد که سیم‌کارت مورد استفاده به نام شخص دیگری ثبت شده باشد. برای رفع این مشکل، کاربر باید ابتدا یک سیم‌کارت به نام خود تهیه کرده و یا مالکیت سیم‌کارت فعلی را در دفاتر پیشخوان دولت به نام خود تغییر دهد. پس از گذشت ۲۴ تا ۴۸ ساعت از تغییر مالکیت و به‌روزرسانی پایگاه داده شاهکار، کاربر می‌تواند مجدداً برای ورود به سامانه سها اقدام نماید.

سامانه سها بر اساس آخرین استانداردهای وب طراحی شده است، اما برای عملکرد بهینه و جلوگیری از خطاهای احتمالی در بارگذاری فرم‌ها و مدارک، توصیه می‌شود از نسخه‌های به‌روز مرورگر Google Chrome یا Mozilla Firefox استفاده کنید. همچنین در صورت استفاده از گوشی هوشمند، حتماً حافظه کش (Cache) مرورگر خود را پاک کنید تا آخرین تغییرات سامانه به درستی برای شما نمایش داده شود.

در حال حاضر تمرکز اصلی بر روی نسخه وب‌اپلیکیشن (PWA) است که از طریق آدرس soha.emdad.ir در دسترس است. این نسخه بدون نیاز به نصب، در تمامی گوشی‌های اندروید و iOS به خوبی اجرا می‌شود. با این حال، کمیته امداد اپلیکیشن‌های جانبی مانند «نیکوکاری» را نیز ارائه داده است، اما برای خدمات تخصصی مددجویی، استفاده از نسخه تحت وب سها به دلیل امنیت بالاتر و به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای توصیه می‌گردد.

کندی یا عدم دسترسی موقت معمولاً به دو دلیل رخ می‌دهد: اول، انجام به‌روزرسانی‌های دوره‌ای برای ارتقای امنیت و افزودن امکانات جدید که معمولاً در ساعات کم‌ترافیک (نیمه‌شب) انجام می‌شود. دوم، ترافیک بالای مراجعات در زمان‌های خاص مانند واریز مستمری یا ثبت‌نام وام‌های اشتغال. در چنین شرایطی پیشنهاد می‌شود دقایقی صبر کرده و یا در ساعات غیرپیک مجدداً برای ورود به سامانه تلاش کنید.

سامانه سها از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته (HTTPS) و دیواره‌های آتش چندلایه برای حفاظت از داده‌ها استفاده می‌کند. دسترسی به اطلاعات هر مددجو تنها برای کارشناسان مجاز و با ثبت لاگ (گزارش ورود) امکان‌پذیر است. همچنین اتصال به پایگاه‌های داده ملی از طریق بستر امن شبکه ملی اطلاعات انجام می‌شود. استفاده از رمز یکبار مصرف (OTP) برای ورود نیز لایه امنیتی مضاعفی را برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز فراهم کرده است.

سامانه سها برای بارگذاری مدارک محدودیت حجمی مشخصی (معمولاً حداکثر ۲ مگابایت برای هر تصویر) در نظر گرفته است. اگر حجم فایل شما بیش از این مقدار است، باید از نرم‌افزارهای فشرده‌ساز تصویر یا تغییر رزولوشن استفاده کنید. همچنین فرمت‌های استاندارد مانند JPG و PDF مورد قبول هستند. دقت کنید که مدارک باید کاملاً خوانا و بدون تاری باشند تا توسط کارشناس مربوطه رد نشوند.

بله، در راستای یکپارچه‌سازی خدمات دولتی، سامانه سها به «پنجره ملی خدمات دولت هوشمند» (my.gov.ir) متصل شده است. کاربران می‌توانند با انتخاب گزینه ورود از طریق دولت من، بدون نیاز به وارد کردن رمز عبور جداگانه و تنها با احراز هویت یکپارچه کشوری، به پنل کاربری خود در سها دسترسی پیدا کنند. این روش امنیت بالاتری داشته و فرآیند ورود را برای کاربرانی که در سامانه‌های دیگر دولت عضو هستند، تسهیل می‌کند.

خیر، تمامی مراحل ثبت‌نام، ثبت درخواست و بهره‌مندی از خدمات در سامانه سها کاملاً رایگان است. کمیته امداد هیچ‌گونه وجهی بابت ارائه خدمات دیجیتال از مددجویان دریافت نمی‌کند. اگر فردی یا سایتی تحت عنوان کارمزد یا هزینه ثبت‌نام سها درخواست وجه نماید، غیرقانونی بوده و مصداق کلاهبرداری است. تنها هزینه‌های جانبی ممکن است مربوط به تعرفه‌های قانونی دفاتر پیشخوان دولت در صورت مراجعه حضوری باشد.

طبق سیاست‌های دولت برای حمایت از اقشار آسیب‌پذیر و ترویج استفاده از خدمات دولت الکترونیک، ترافیک مصرفی در بسیاری از سامانه‌های حمایتی از جمله سها با تعرفه نیم‌بها یا در برخی بازه‌های زمانی به صورت رایگان محاسبه می‌شود. با این حال، به دلیل حجم پایین تبادل داده در این سامانه (به جز زمان بارگذاری مدارک)، هزینه اینترنت مصرفی برای کاربران بسیار ناچیز و اقتصادی خواهد بود.

تسهیلاتی که از طریق سامانه سها و منابع کمیته امداد ارائه می‌شود، عمدتاً از نوع قرض‌الحسنه هستند. کارمزد این وام‌ها معمولاً بین ۰ تا ۴ درصد است که صرفاً جهت پوشش هزینه‌های اداری بانک عامل دریافت می‌شود. مدت بازپرداخت این وام‌ها نیز بسته به نوع طرح اشتغال یا نیاز حمایتی، طولانی‌مدت (معمولاً ۵ تا ۷ سال) در نظر گرفته می‌شود تا فشار مالی به مددجو وارد نشود.

به‌روزرسانی مدارک به صورت خودکار از طریق استعلامات سیستمی انجام می‌شود و هزینه‌ای ندارد. اما اگر نیاز به بارگذاری مدارک جدیدی باشد که مستلزم اسکن یا کپی است، کاربر تنها هزینه خدمات کافی‌نت یا دفتر پیشخوان را (در صورت عدم دسترسی به گوشی هوشمند) پرداخت می‌کند. خودِ سامانه سها بابت ویرایش اطلاعات یا آپلود مستندات هیچ مبلغی را از موجودی حساب یا به صورت درگاه پرداخت کسر نمی‌کند.

در پنل کاربری سها، بخشی به نام «تاریخچه پرداختی‌ها» وجود دارد. در این بخش، تمامی مبالغ واریز شده به حساب مددجو شامل مستمری ماهیانه، یارانه، کمک‌هزینه‌های موردی و عیدی با ذکر دقیق تاریخ، مبلغ و علت واریز نمایش داده می‌شود. این شفافیت به مددجو کمک می‌کند تا مدیریت بهتری بر منابع مالی خود داشته باشد و در صورت عدم واریز در یک ماه خاص، علت را به صورت سیستمی پیگیری کند.

اگر به دلیل خطای سیستمی یا اشتباه در شماره شبا، وجهی به حساب مددجو واریز نشود یا مبلغ اشتباه باشد، کاربر باید از طریق بخش «تیکتینگ» یا «ارتباط با ما» در سامانه سها، گزارش خطا را ارسال کند. کارشناسان مالی پس از بررسی تراکنش‌های بانکی و تطبیق با استحقاق مددجو، نسبت به اصلاح مبلغ و واریز مابه‌التفاوت در سیکل پرداختی بعدی اقدام می‌کنند. تمامی این مراحل بدون نیاز به مراجعه به بانک انجام می‌شود.

بله، تمامی خدمات غیرنقدی شامل سبد کالا، تجهیزات درمانی (مانند ویلچر یا کپسول اکسیژن)، لوازم خانگی و جهیزیه در پرونده الکترونیک مددجو در سامانه سها ثبت می‌گردد. ارزش ریالی تقریبی این اقلام نیز در سیستم مشخص است تا در محاسبات مربوط به سقف حمایتی سالانه خانوار لحاظ شود. این کار به توزیع عادلانه امکانات غیرنقدی بین تمامی خانوارهای تحت پوشش کمک شایانی می‌کند.

کمیته امداد در برخی مناطق محروم یا ادارات استانی، کیوسک‌های هوشمندی را برای دسترسی افرادی که گوشی هوشمند ندارند مستقر کرده است. استفاده از این کیوسک‌ها برای مددجویان کاملاً رایگان است. راهنمایان مستقر در کنار این کیوسک‌ها نیز موظفند بدون دریافت هیچ وجهی، آموزش‌های لازم را به مددجویان برای ثبت درخواست در سامانه سها ارائه دهند تا عدالت دیجیتال در تمامی مناطق برقرار شود.

مبنای قانونی استحقاق‌سنجی، مصوبات مجلس شورای اسلامی، آیین‌نامه‌های اجرایی دولت در حوزه رفاه اجتماعی و اساسنامه کمیته امداد است. سامانه سها بر اساس شاخص‌هایی نظیر دهک‌بندی پایگاه اطلاعات رفاه ایرانیان، سطح درآمد، دارایی‌های منقول و غیرمنقول، و وضعیت جسمانی و سرپرستی خانوار عمل می‌کند. این فرآیند کاملاً منطبق بر قانون ساختار نظام جامع رفاه و تامین اجتماعی طراحی شده تا از تضییع حقوق نیازمندان جلوگیری شود.

مطابق با حقوق شهروندی، هر متقاضی که درخواستش در سامانه سها رد شده باشد، حق دارد نسبت به نتیجه اعتراض کند. در سامانه سها بخشی برای «ثبت اعتراض» وجود دارد که کاربر می‌تواند با ارائه مستندات جدید (مانند گواهی بیماری خاص یا مدارک ورشکستگی مالی)، تقاضای بازبینی مجدد کند. این اعتراض توسط کمیته‌های تخصصی در سطح استان بررسی شده و نتیجه نهایی حداکثر ظرف ۳۰ روز کاری به اطلاع کاربر می‌رسد.

ثبت هرگونه اطلاعات نادرست یا استفاده از مدارک جعلی برای بهره‌مندی از خدمات حمایتی، جرم محسوب شده و پیگرد قانونی دارد. در صورت احراز تخلف، سامانه سها به صورت خودکار خدمات را قطع کرده و فرد موظف است تمامی مبالغ دریافتی را به نرخ روز مسترد نماید. همچنین حق محرومیت دائم از خدمات حمایتی و معرفی به مراجع قضایی برای این افراد محفوظ است، زیرا این عمل باعث تضییع حق نیازمندان واقعی می‌شود.

اطلاعات موجود در سامانه سها جزو داده‌های حساس حاکمیتی محسوب شده و طبق قانون جرایم رایانه‌ای، هرگونه افشا یا سوءاستفاده از آن‌ها ممنوع است. کمیته امداد متعهد است که اطلاعات معیشتی و شخصی مددجویان را تنها برای ارائه خدمات حمایتی استفاده کرده و از اشتراک‌گذاری آن‌ها با اشخاص ثالث غیرمرتبط خودداری کند. دسترسی به داده‌ها تنها در سطح نیاز کارشناسی و با نظارت نهادهای امنیتی و نظارتی صورت می‌گیرد.

بله، برای افرادی که به دلیل کهولت سن، معلولیت شدید یا عدم توانایی ذهنی قادر به استفاده از سامانه نیستند، نماینده قانونی (دارای قیم‌نامه یا وکالت‌نامه رسمی) می‌تواند اقدام کند. در این موارد، اطلاعات نماینده باید در بخش مربوطه ثبت و مدارک قانونی بارگذاری شود. پس از تایید واحد حقوقی امداد، تمامی پیامک‌ها و دسترسی‌های سامانه برای نماینده فعال می‌شود، اما واریزی‌ها کماکان به حساب اصلی مددجو یا قیم قانونی وی انجام خواهد شد.

این ارتباط بر اساس تفاهم‌نامه ملی میان کمیته امداد و قوه قضائیه برقرار شده است. طبق قانون، نهادهای حمایتی مجازند برای احراز فقر یا غنای متقاضیان، استعلامات لازم را از سازمان ثبت اسناد به عمل آورند. این فرآیند به صورت سیستمی انجام شده و تنها وجود یا عدم وجود ملک به نام کد ملی متقاضی را بررسی می‌کند. این اقدام قانونی مانع از ورود افرادی می‌شود که دارای تمکن مالی بوده اما به اشتباه درخواست حمایت داده‌اند.

طبق قانون برنامه ششم توسعه، کمیته امداد موظف است سالانه درصدی از مددجویان را توانمند کرده و از چرخه حمایت خارج کند. سامانه سها با رصد وضعیت اشتغال و درآمدی مددجویانی که وام خودکفایی دریافت کرده‌اند، به صورت هوشمند زمان خروج از پوشش را تعیین می‌کند. البته این فرآیند تدریجی بوده و پس از رسیدن درآمد فرد به سقف تعیین شده در قانون کار، ابتدا مستمری قطع شده و سایر خدمات حمایتی تا تثبیت وضعیت ادامه می‌یابد.

به محض ثبت واقعه فوت در سازمان ثبت احوال، سامانه سها به صورت خودکار مطلع شده و موقتاً پرونده را به حالت تعلیق در می‌آورد. بازماندگان واجد شرایط موظفند ظرف مدت قانونی با ارائه گواهی فوت و انحصار وراثت در سامانه، نسبت به تعیین سرپرست جدید (معمولاً مادر یا فرزند ارشد واجد شرایط) اقدام کنند. پس از تایید سیستمی، خدمات و مستمری متناسب با ساختار جدید خانوار مجدداً برقرار شده و معوقات احتمالی واریز می‌گردد.