سامانه جامع رسانه e-rasaneh.ir؛ راهنمای کامل ثبت‌نام و مجوز

سامانه جامع رسانه‌های کشور، پلتفرم رسمی و متمرکز معاونت امور مطبوعاتی و اطلاع‌رسانی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است. این سامانه با هدف مکانیزه کردن تمامی فرآیندهای مربوط به صدور مجوز رسانه‌ها، مدیریت درخواست‌ها، نظارت بر فعالیت‌های مطبوعاتی و اطلاع‌رسانی شفاف طراحی شده است. از طریق این درگاه، تمامی متقاضیان حقیقی و حقوقی می‌توانند درخواست‌های خود را برای تاسیس نشریات مکتوب، خبرگزاری‌ها و پایگاه‌های خبری ثبت و پیگیری کنند. همچنین این سامانه مرجع اصلی برای احراز هویت اهالی رسانه و تخصیص حمایت‌های دولتی است.

تمامی رسانه‌هایی که در قالب‌های مختلف فعالیت می‌کنند ملزم به ثبت در این سامانه هستند. این موارد شامل نشریات چاپی (روزنامه، هفته‌نامه، ماهنامه و غیره)، خبرگزاری‌های داخلی، پایگاه‌های خبری اینترنتی، نشریات الکترونیک غیربرخط و همچنین رسانه‌های اختصاصی سازمان‌ها و نهادها می‌شود. حتی رسانه‌هایی که در بسترهای پیام‌رسان یا شبکه‌های اجتماعی فعالیت گسترده دارند، برای بهره‌مندی از حمایت‌های قانونی و دولتی و همچنین رسمیت یافتن فعالیت‌های خبری خود، باید فرآیند ثبت‌نام و اخذ مجوز را از طریق این سامانه طی کنند.

از نظر سامانه جامع رسانه‌ها، خبرگزاری رسانه‌ای است که علاوه بر تولید خبر، وظیفه توزیع اخبار به سایر رسانه‌ها را نیز بر عهده دارد و معمولاً دارای ساختار تشکیلاتی گسترده‌تر و دفاتر استانی است. در مقابل، پایگاه خبری عمدتاً بر انتشار مستقیم اخبار برای عموم تمرکز دارد. شرایط اخذ مجوز برای خبرگزاری‌ها از نظر سرمایه اولیه، تعداد نیروی انسانی و تخصص مدیرمسئول بسیار سخت‌گیرانه‌تر از پایگاه‌های خبری است. همچنین خبرگزاری‌ها در رتبه‌بندی‌های سالانه و تخصیص یارانه‌ها در دسته‌بندی‌های متفاوتی نسبت به پایگاه‌های خبری قرار می‌گیرند.

هیئت نظارت بر مطبوعات عالی‌ترین نهاد تصمیم‌گیر در خصوص صدور، لغو یا تعلیق مجوز رسانه‌ها در ایران است. سامانه جامع رسانه‌ها در واقع بازوی اجرایی و ارتباطی این هیئت محسوب می‌شود. تمامی درخواست‌هایی که در سامانه ثبت می‌شوند، پس از طی مراحل کارشناسی در معاونت مطبوعاتی، در جلسات هفتگی این هیئت مطرح می‌گردند. رای نهایی در خصوص صلاحیت متقاضیان، نام رسانه و زمینه فعالیت توسط اعضای این هیئت صادر شده و نتیجه آن به صورت سیستمی از طریق پنل کاربری در سامانه به اطلاع متقاضی می‌رسد.

بخش شفاف‌سازی یکی از مهم‌ترین قسمت‌های سامانه e-rasaneh است که در راستای قانون دسترسی آزاد به اطلاعات ایجاد شده است. در این بخش، لیست تمامی یارانه‌های پرداختی به رسانه‌ها (شامل یارانه مستقیم و یارانه کاغذ)، مبالغ آگهی‌های دولتی تخصیص یافته به هر نشریه، نتایج رتبه‌بندی‌های دوره‌ای خبرگزاری‌ها و پایگاه‌های خبری و همچنین لیست مجوزهای صادر شده به تفکیک استان و نوع رسانه به صورت عمومی منتشر می‌شود. این اقدام برای جلوگیری از رانت و ایجاد رقابت سالم میان رسانه‌ها انجام شده است.

بله، طبق قانون مطبوعات و ضوابط سامانه جامع رسانه‌ها، هم اشخاص حقیقی و هم اشخاص حقوقی (شرکت‌ها، موسسات، انجمن‌ها و نهادهای دولتی) امکان درخواست مجوز دارند. اشخاص حقیقی باید دارای تابعیت ایران، حداقل ۲۵ سال سن، عدم حجر و ورشکستگی به تقصیر، و دارای مدرک تحصیلی کارشناسی یا بالاتر باشند. برای اشخاص حقوقی نیز باید در موضوع فعالیت اساسنامه آن‌ها، عبارت «فعالیت‌های رسانه‌ای و مطبوعاتی» ذکر شده باشد و مدیرعامل یا نماینده معرفی شده نیز واجد شرایط عمومی مدیرمسئولی باشد.

سامانه هدیه در واقع زیرمجموعه‌ای از خدمات رفاهی سامانه جامع رسانه‌هاست که برای مدیریت تسهیلات حمایتی خبرنگاران طراحی شده است. خدماتی نظیر اینترنت رایگان سالانه، هدایای روز خبرنگار، تسهیلات بانکی و بسته‌های حمایتی معیشتی از این طریق توزیع می‌شود. برای بهره‌مندی از این خدمات، خبرنگاران باید ابتدا در سامانه جامع رسانه‌ها توسط مدیرمسئول خود تایید شده و پرونده خبرنگاری فعال داشته باشند. داده‌های این سامانه با سایر نهادها برای احراز اشتغال واقعی فرد در حرفه خبرنگاری تقاطع داده می‌شود.

داشتن مجوز رسمی مزایای متعددی دارد که مهم‌ترین آن‌ها امنیت حقوقی و قضایی تحت قانون مطبوعات است. رسانه‌های دارای مجوز می‌توانند از اینترنت خبرنگاری، طرح ترافیک (در تهران)، معافیت‌های مالیاتی طبق بند ل ماده ۱۳۹ قانون مالیات‌های مستقیم، و یارانه نقدی بهره‌مند شوند. همچنین امکان دریافت آگهی‌های دولتی، شرکت در نشست‌های خبری رسمی، صدور کارت خبرنگاری معتبر برای کارکنان و عضویت در صندوق اعتباری هنر تنها برای رسانه‌هایی فراهم است که در سامانه e-rasaneh ثبت شده و مجوز معتبر دارند.

فرآیند ثبت‌نام با ورود به سایت e-rasaneh.ir آغاز می‌شود. در حال حاضر، اولین قدم اتصال به «پنجره ملی خدمات دولت هوشمند» است. کاربر با وارد کردن شماره همراهی که به نام خودش ثبت شده، کد تایید دریافت کرده و وارد سامانه می‌شود. پس از ورود، باید اطلاعات هویتی شامل کد ملی، تاریخ تولد و اطلاعات تماس تکمیل گردد. سیستم به صورت خودکار از طریق سامانه شاهکار و ثبت احوال، هویت فرد را استعلام می‌کند. پس از تایید اولیه، کاربر می‌تواند نقش خود را (صاحب امتیاز یا مدیرمسئول) انتخاب و مدارک لازم را بارگذاری نماید.

زمان‌بندی صدور مجوز به عوامل مختلفی بستگی دارد، اما به طور معمول بین ۳ تا ۶ ماه به طول می‌انجامد. پس از تکمیل پرونده و بارگذاری مدارک، کارشناسان اداره کل مطبوعات داخلی مدارک را بررسی می‌کنند. در صورت نقص، پرونده برای اصلاح عودت داده می‌شود. پس از تایید کارشناسی، استعلامات قانونی از مراجع ذی‌صلاح (مانند وزارت اطلاعات و نیروی انتظامی) انجام می‌شود که حدود ۲ ماه زمان می‌برد. در نهایت، پرونده در نوبت جلسه هیئت نظارت بر مطبوعات قرار می‌گیرد و پس از تصویب، پروانه انتشار الکترونیکی صادر می‌شود.

برای تغییر مدیرمسئول، صاحب امتیاز باید در پنل کاربری خود درخواست «تغییر ارکان رسانه» را ثبت کند. در این مرحله، فرد جدید باید قبلاً در سامانه ثبت‌نام کرده و پروفایل کامل داشته باشد. صاحب امتیاز کد ملی مدیرمسئول جدید را وارد کرده و مدارک مثبته (مانند صورتجلسه هیئت مدیره برای اشخاص حقوقی) را بارگذاری می‌کند. مدیرمسئول جدید نیز باید درخواست را در پنل خود تایید کند. این درخواست مجدداً به هیئت نظارت بر مطبوعات ارجاع می‌شود تا صلاحیت فرد جدید بررسی و تایید گردد. تا زمان تایید نهایی، مسئولیت رسانه بر عهده مدیر قبلی است.

رتبه‌بندی به صورت دوره‌ای (معمولاً هر دو سال یکبار) انجام می‌شود. در زمان اعلام شده توسط معاونت مطبوعاتی، بخشی در سامانه فعال می‌شود که مدیران رسانه باید فرم‌های خوداظهاری را تکمیل و مستندات مربوط به شاخص‌هایی نظیر تعداد تولیدات اختصاصی، رعایت اخلاق حرفه‌ای، بیمه خبرنگاران، سرعت انتشار و ضریب نفوذ را بارگذاری کنند. سپس کمیته رتبه‌بندی متشکل از اساتید ارتباطات و نمایندگان رسانه‌ها، مدارک را ارزیابی کرده و امتیازی بین ۰ تا ۱۰۰ اختصاص می‌دهند. این امتیاز مستقیماً بر میزان یارانه و آگهی‌های دولتی رسانه تاثیر می‌گذارد.

فقط نشریات چاپی و برخی پایگاه‌های خبری رتبه‌بندی شده که دارای مجوز معتبر هستند، مشمول دریافت آگهی دولتی می‌شوند. رسانه باید ابتدا در سامانه جامع رسانه‌ها وضعیت «نظم در انتشار» خود را به بالای ۸۰ درصد برساند. سپس در بخش «آگهی‌های دولتی»، شماره حساب شبا و اطلاعات مالیاتی خود را ثبت کند. توزیع آگهی‌ها به صورت هوشمند و بر اساس تیراژ، گستره توزیع و ضریب کیفی رسانه توسط سامانه انجام می‌شود. مدیر رسانه پس از دریافت اعلان آگهی، باید نسخه چاپ شده یا لینک انتشار را جهت تایید نهایی و پرداخت در سامانه بارگذاری کند.

هر فرد متقاضی ابتدا باید به عنوان «خبرنگار» در سامانه ثبت‌نام کرده و مدارک تحصیلی، سوابق کاری و نمونه آثار خود را بارگذاری کند. سپس در بخش اشتغال، نام رسانه‌ای که در آن فعالیت می‌کند را انتخاب می‌نماید. این درخواست در پنل مدیرمسئول آن رسانه ظاهر می‌شود. مدیرمسئول موظف است اشتغال فرد را تایید یا رد کند. در صورت تایید و بارگذاری لیست بیمه توسط مدیرمسئول، وضعیت خبرنگار به «تایید شده» تغییر می‌یابد. این تاییدیه پیش‌شرط اصلی برای عضویت در صندوق اعتباری هنر و دریافت کارت هوشمند خبرنگاری است.

بله، در صورتی که درخواست مجوز توسط هیئت نظارت بر مطبوعات رد شود، علت آن (نقص مدارک، عدم احراز صلاحیت یا تشابه نام) به صورت کتبی در سامانه اعلام می‌شود. متقاضی حق دارد ظرف مدت ۲۰ روز پس از ابلاغ رای، اعتراض مستدل خود را در سامانه ثبت کند. این اعتراض مجدداً در دستور کار هیئت قرار می‌گیرد. اگر رد درخواست به دلیل عدم صلاحیت عمومی باشد، متقاضی می‌تواند از طریق دیوان عدالت اداری نیز پیگیری قضایی انجام دهد. البته توصیه می‌شود قبل از اعتراض، نواقص اعلام شده در بخش کارشناسی را دقیقاً برطرف نمایید.

برای ارتقای گستره توزیع، رسانه باید حداقل به مدت یک سال فعالیت منظم و مستمر در گستره فعلی داشته باشد. صاحب امتیاز درخواست خود را در بخش «تغییر وضعیت رسانه» ثبت می‌کند. کارشناسان سامانه، نظم در انتشار، کیفیت محتوا و وضعیت دفتر مرکزی را بررسی می‌کنند. برای تغییر به سطح سراسری، داشتن دفاتر نمایندگی در حداقل ۵ استان الزامی است. پس از تایید اولیه، موضوع در هیئت نظارت مطرح می‌شود. در صورت موافقت، مابه‌التفاوت هزینه‌های احتمالی اخذ و پروانه جدید با گستره سراسری صادر می‌گردد.

این تغییر در راستای اجرای مصوبات شورای عالی فضای مجازی و قانون بودجه سال ۱۴۰۱ و ۱۴۰۲ انجام شده است. هدف از این کار، یکپارچه‌سازی احراز هویت کاربران در تمامی سامانه‌های دولتی، افزایش امنیت داده‌ها و جلوگیری از ایجاد حساب‌های کاربری جعلی است. با این روش، دیگر نیازی به حفظ رمز عبورهای متعدد نیست و ورود با شماره همراه مالک خط (تطبیق با کد ملی) انجام می‌شود. این موضوع باعث می‌شود که تمامی مکاتبات و ابلاغیه‌های قانونی در سامانه، حکم ابلاغ رسمی به شخص واقعی را داشته باشد.

سامانه e-rasaneh به صورت آنلاین به سامانه شاهکار (شبکه احراز هویت کاربران ارتباطی) متصل است. اگر شماره همراهی که با آن قصد ورود دارید به نام خودتان نباشد، سیستم اجازه ورود نخواهد داد. در این حالت باید ابتدا به یکی از دفاتر پیشخوان دولت یا اپراتورهای تلفن همراه مراجعه کرده و یک سیم‌کارت به نام خود تهیه کنید یا مالکیت سیم‌کارت فعلی را انتقال دهید. پس از گذشت ۲۴ تا ۴۸ ساعت از فعال‌سازی سیم‌کارت جدید، اطلاعات در سامانه شاهکار بروزرسانی شده و مشکل ورود به سامانه جامع رسانه‌ها برطرف خواهد شد.

وب‌سایت‌های خبری باید دارای دامنه معتبر (ترجیحاً .ir) باشند. طبق ضوابط فنی، سایت باید دارای بخش «درباره ما» و «تماس با ما» شامل آدرس دقیق دفتر و شماره تلفن ثابت باشد. همچنین نام مدیرمسئول و شماره پروانه باید در فوتر (پایین) تمامی صفحات سایت درج شود. از نظر فنی، سایت نباید از پروتکل‌های غیرایمن استفاده کند و باید قابلیت آرشیو اخبار را داشته باشد. همچنین استفاده از دامنه‌هایی که قبلاً توسط هیئت نظارت مسدود شده‌اند یا شباهت نامی با رسانه‌های مشهور دارند، منجر به عدم تایید فنی در سامانه خواهد شد.

سامانه برای بارگذاری مدارک محدودیت حجمی دارد (معمولاً حداکثر ۲ مگابایت برای هر فایل). برای مدارکی مانند اسکن صفحات شناسنامه، کارت ملی، مدرک تحصیلی و گواهی عدم سوء‌پیشینه، حتماً از فرمت JPG یا PDF با رزولوشن ۷۲ یا ۹۶ dpi استفاده کنید. اگر فایل شما حجیم است، می‌توانید از نرم‌افزارهای فشرده‌ساز یا وب‌سایت‌های آنلاین کاهش حجم عکس استفاده کنید. توجه داشته باشید که مدارک باید کاملاً خوانا و بدون بریدگی باشند، در غیر این صورت توسط کارشناس رد شده و فرآیند بررسی شما به تعویق می‌افتد.

با توجه به اتصال سامانه به پنجره ملی خدمات دولت هوشمند، دیگر مفهوم «فراموشی رمز عبور اختصاصی سامانه رسانه» وجود ندارد. اگر در ورود به پنجره ملی مشکل دارید، باید از طریق گزینه «فراموشی رمز» در سایت my.gov.ir اقدام کنید. اما اگر حساب شما در داخل سامانه e-rasaneh به دلایل انضباطی مسدود شده باشد، باید با پشتیبانی فنی سامانه یا اداره کل مطبوعات داخلی تماس بگیرید. در برخی موارد، مسدودسازی به دلیل انقضای مدارک هویتی یا عدم فعالیت طولانی‌مدت رسانه انجام می‌شود که نیاز به ارائه درخواست بازگشایی دارد.

در حال حاضر سامانه e-rasaneh فاقد اپلیکیشن موبایل رسمی در استورها است. با این حال، طراحی وب‌سایت به صورت کاملاً «واکنش‌گرا» (Responsive) انجام شده است، به این معنی که تمامی قابلیت‌های پنل کاربری، از ثبت درخواست تا بارگذاری مدارک، از طریق مرورگر گوشی‌های هوشمند (Chrome یا Safari) به راحتی قابل دسترسی است. توصیه می‌شود برای انجام فرآیندهای حساس مانند ثبت‌نام اولیه یا شرکت در رتبه‌بندی، از نسخه دسکتاپ و مرورگرهای بروزرسانی شده استفاده کنید تا با خطاهای احتمالی نمایش مواجه نشوید.

در صفحه اصلی سامانه e-rasaneh، بخشی به نام «فهرست رسانه‌های دارای مجوز» وجود دارد. در این بخش، هر فردی می‌تواند با وارد کردن نام رسانه، نام صاحب امتیاز یا شماره پروانه، وضعیت اعتبار مجوز را استعلام کند. خروجی این استعلام شامل نام رسانه، نوع رسانه (پایگاه خبری، نشریه و...)، وضعیت فعالیت، نام مدیرمسئول و تاریخ صدور مجوز است. اگر رسانه‌ای در این لیست نباشد یا وضعیت آن «لغو مجوز» یا «توقیف» باشد، فعالیت آن غیرقانونی تلقی شده و فاقد اعتبار رسمی نزد مراجع دولتی است.

این خطا زمانی رخ می‌دهد که آدرس وارد شده با کد پستی ده رقمی در سامانه شرکت پست مطابقت نداشته باشد. سامانه جامع رسانه‌ها به صورت مستقیم به بانک اطلاعاتی شرکت پست متصل است. برای رفع این مشکل، ابتدا کد پستی خود را از طریق سامانه epost.post.ir استعلام کنید تا از صحت آن مطمئن شوید. سپس دقیقاً همان آدرسی که در سامانه پست ثبت شده را در بخش اطلاعات اقامتگاه سامانه رسانه وارد کنید. توجه داشته باشید که آدرس دفتر رسانه باید تجاری یا اداری باشد تا در مراحل بعدی بازرسی دچار مشکل نشوید.

هزینه صدور مجوز رسانه بر اساس نوع رسانه و گستره توزیع متفاوت است و طبق تعرفه‌های مصوب هیئت دولت در قانون بودجه سالانه تعیین می‌شود. برای مثال، هزینه صدور پروانه برای یک پایگاه خبری سراسری با یک نشریه محلی متفاوت است. این مبالغ معمولاً مبالغ ناچیزی (بین ۱۰۰ تا ۵۰۰ هزار تومان) هستند که به عنوان حق کتبی دولتی دریافت می‌شوند. پرداخت این هزینه‌ها صرفاً از طریق درگاه پرداخت آنلاین متصل به سامانه انجام می‌شود. لازم به ذکر است که برای مراحل کارشناسی و بررسی پرونده، هیچ وجه اضافه‌ای نباید به اشخاص پرداخت شود.

محاسبه یارانه در سامانه جامع رسانه‌ها بر اساس فرمول‌های پیچیده‌ای انجام می‌شود که شاخص‌های اصلی آن عبارتند از: نظم در انتشار (تعداد شماره‌های منتشر شده نسبت به دوره مصوب)، ضریب کیفی (حاصل ارزیابی محتوایی)، تعداد صفحات، تیراژ تایید شده توسط چاپخانه و گستره توزیع. برای پایگاه‌های خبری، شاخص‌هایی مانند رتبه در الکسا (سابق) یا سامانه‌های مشابه داخلی، تعداد تولیدات اختصاصی و وضعیت بیمه کارکنان ملاک است. لیست مبالغ پرداختی به صورت شفاف در سامانه منتشر می‌شود و واریز فقط به شماره شبای ثبت شده به نام صاحب امتیاز انجام می‌گیرد.

یارانه کاغذ به نشریاتی تعلق می‌گیرد که دارای مجوز معتبر بوده و وضعیت «نظم در انتشار» آن‌ها بالای ۵۰ درصد باشد. مدیران مسئول باید فاکتورهای خرید کاغذ و همچنین اعلامیه وصول هر شماره را در سامانه بارگذاری کنند. تخصیص کاغذ معمولاً به صورت حواله‌ای یا پرداخت مابه‌التفاوت قیمت ارز انجام می‌شود. در سال‌های اخیر، به دلیل محدودیت‌های ارزی، اولویت تخصیص کاغذ با نشریاتی است که محتوای تولیدی بیشتری داشته و در مناطق محروم توزیع می‌شوند. تمامی مراحل درخواست و تخصیص کاغذ در بخش «خدمات حمایتی» سامانه انجام می‌شود.

طبق بند «ل» ماده ۱۳۹ قانون مالیات‌های مستقیم، فعالیت‌های انتشاراتی و مطبوعاتی دارای مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، از پرداخت مالیات بر درآمد معاف هستند. اما این معافیت مشروط به انجام تکالیف قانونی است. مدیران رسانه موظفند هر سال اظهارنامه مالیاتی خود را تسلیم کرده و دفاتر قانونی خود را پلمب کنند. همچنین باید تاییدیه فعالیت خود را از سامانه جامع رسانه‌ها دریافت و به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. عدم ثبت‌نام در سامانه یا لغو مجوز، منجر به خروج از این معافیت و جریمه‌های سنگین مالیاتی خواهد شد.

تغییر نام رسانه یا انتقال امتیاز از یک شخص به شخص دیگر، مشمول پرداخت هزینه مجدد صدور پروانه است. این هزینه معادل مبلغی است که برای صدور مجوز اولیه در آن سال تعیین شده است. علاوه بر این، در صورت انتقال امتیاز به شخص حقوقی، هزینه‌های ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکت‌ها نیز بر عهده متقاضی است. در سامانه e-rasaneh، پس از تایید درخواست تغییر توسط هیئت نظارت، فیش واریزی به صورت سیستمی صادر می‌شود و تا زمان پرداخت آن، پروانه جدید صادر نخواهد شد.

وزارت ارشاد برای حمایت از اشتغال پایدار در رسانه‌ها، بخشی از حق بیمه سهم کارفرما را به صورت یارانه بازمی‌گرداند. برای این منظور، مدیرمسئول باید لیست بیمه ماهانه خود را که در سازمان تأمین اجتماعی ثبت شده، در بخش «بیمه کارکنان» سامانه بارگذاری کند. پس از استعلام از سازمان تأمین اجتماعی و تایید اشتغال افراد در حرفه خبرنگاری، مبلغی به عنوان یارانه بیمه به حساب صاحب امتیاز واریز می‌شود. این مبلغ جدا از یارانه مستقیم رسانه است و هدف آن تشویق مدیران به بیمه کردن تمامی خبرنگاران است.

خیر، تمامی فرآیندهای سامانه جامع رسانه‌ها به صورت مستقیم و بدون واسطه انجام می‌شود. هرگونه ادعا توسط افراد یا شرکت‌ها مبنی بر «اخذ تضمینی مجوز» یا «تسریع در روند در قبال دریافت وجه» کلاهبرداری محسوب می‌شود. هزینه‌های قانونی صرفاً مبالغ مصوب دولتی است که از طریق درگاه‌های رسمی بانک مرکزی در داخل سامانه پرداخت می‌شود. متقاضیان در صورت مشاهده هرگونه تخلف یا درخواست وجه غیرقانونی، می‌توانند مراتب را از طریق بخش «گزارش تخلفات» یا حراست وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی پیگیری کنند.

پس از انتشار آگهی دولتی در نشریه، مدیرمسئول باید نسخه فیزیکی یا تاییدیه انتشار را به اداره کل مطبوعات یا ادارات استانی ارشاد ارائه دهد. پس از تایید، صورت‌حساب در سامانه تایید شده و به دستگاه اجرایی آگهی‌دهنده ارسال می‌شود. طبق قانون، دستگاه‌های دولتی موظفند هزینه آگهی را بر اساس تعرفه مصوب وزارت ارشاد پرداخت کنند. این مبالغ مستقیماً به شماره شبای رسانه که در سامانه ثبت شده واریز می‌گردد. سامانه e-rasaneh نقش واسط و ناظر را دارد تا از پرداخت به موقع و عادلانه آگهی‌ها اطمینان حاصل کند.

طبق ماده ۹ قانون مطبوعات، متقاضی امتیاز رسانه (شخص حقیقی) و مدیرمسئول باید دارای حداقل ۲۵ سال سن باشند. از نظر تحصیلات، داشتن حداقل مدرک کارشناسی (لیسانس) یا معادل حوزوی آن الزامی است. البته برای افرادی که دارای سوابق تجربی درخشان در حوزه روزنامه‌نگاری هستند، در موارد خاص و با تایید هیئت نظارت، ممکن است تسهیلاتی در نظر گرفته شود، اما اصل بر داشتن مدرک دانشگاهی است. همچنین متقاضی نباید دارای محکومیت کیفری منجر به محرومیت از حقوق اجتماعی باشد.

انتخاب نام رسانه محدودیت‌های قانونی خاصی دارد. استفاده از نام‌های نامتعارف، نام‌هایی که باعث تشابه با رسانه‌های موجود شود، نام‌های بیگانه و غیرفارسی (بدون تایید فرهنگستان زبان و ادب فارسی) ممنوع است. همچنین استفاده از عناوین کلی مانند «خبرگزاری»، «ایران»، «مرکزی» به تنهایی یا نام‌هایی که شائبه وابستگی به نهادهای حاکمیتی را ایجاد کند (بدون داشتن مجوز از آن نهاد) رد خواهد شد. پیشنهاد می‌شود قبل از ثبت، نام مورد نظر را در بخش استعلام رسانه‌های سامانه جستجو کنید تا از عدم تکراری بودن آن مطمئن شوید.

نظم در انتشار به معنای چاپ یا بروزرسانی رسانه طبق دوره‌ای است که در پروانه ذکر شده (مثلاً روزانه، هفته‌نامه یا پایگاه خبری). طبق ماده ۱۶ قانون مطبوعات، اگر رسانه‌ای بدون عذر موجه برای مدتی (برای نشریات ۶ ماه و برای پایگاه‌های خبری ۲ ماه) منتشر نشود یا نظم در انتشار آن به کمتر از حد نصاب برسد، مشمول لغو امتیاز می‌شود. سامانه به صورت خودکار اعلامیه وصول‌ها و فعالیت سایت‌ها را رصد کرده و در صورت عدم فعالیت، ابتدا اخطار صادر و سپس پرونده را به هیئت نظارت جهت ابطال مجوز ارجاع می‌دهد.

از نظر قانونی منعی برای اینکه یک شخص حقیقی یا حقوقی صاحب امتیاز چند رسانه با زمینه‌های فعالیت متفاوت باشد وجود ندارد. اما یک فرد نمی‌تواند همزمان مدیرمسئول بیش از یک رسانه باشد (مگر در موارد استثنایی و با اجازه هیئت نظارت برای نشریات تخصصی). همچنین در تخصیص یارانه‌ها، سیاست وزارت ارشاد معمولاً به گونه‌ای است که از تمرکز منابع در دست یک نفر جلوگیری شود. هر رسانه باید دارای ساختار تحریریه مجزا باشد و کپی‌برداری محتوا بین رسانه‌های متعلق به یک نفر، باعث کاهش رتبه کیفی همه آن‌ها خواهد شد.

طبق قانون مطبوعات، مسئولیت نهایی تمامی مطالب منتشر شده در رسانه (اعم از خبر، گزارش، عکس و حتی آگهی) بر عهده «مدیرمسئول» است. در صورتی که شاکی خصوصی یا مدعی‌العموم علیه رسانه شکایتی مطرح کند، مدیرمسئول باید در دادگاه پاسخگو باشد. البته نویسنده مطلب نیز مسئولیت شخصی دارد، اما این موضوع رافع مسئولیت مدیرمسئول نیست. به همین دلیل در سامانه e-rasaneh، فرآیند احراز صلاحیت مدیرمسئول بسیار دقیق انجام می‌شود و او باید اشراف کامل بر خط‌مشی رسانه و قوانین جاری کشور داشته باشد.

اتباع بیگانه نمی‌توانند صاحب امتیاز رسانه در ایران باشند. فعالیت آن‌ها به عنوان خبرنگار یا کادر فنی نیز منوط به دریافت پروانه کار معتبر و تاییدیه از اداره کل رسانه‌های خارجی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است. رسانه‌های داخلی که قصد همکاری با خبرنگاران خارجی یا انتشار نشریات دوزبانه را دارند، باید درخواست خود را در سامانه ثبت و مجوزهای لازم را اخذ کنند. هرگونه فعالیت رسانه‌ای برای بیگانگان بدون مجوز، مطابق قانون جرم محسوب شده و منجر به توقیف رسانه میزبان خواهد شد.

لغو مجوز می‌تواند به دلایل مختلفی رخ دهد: ۱. توهین به مقدسات اسلام و مراجع تقلید. ۲. نشر اکاذیب و تشویش اذهان عمومی به صورت مستمر. ۳. فاش کردن اسناد محرمانه دولتی و نظامی. ۴. عدم فعالیت و رعایت نکردن نظم در انتشار (ماده ۱۶). ۵. از دست دادن شرایط عمومی صاحب امتیاز (مانند محکومیت کیفری). ۶. تبلیغ علیه نظام جمهوری اسلامی. فرآیند لغو مجوز معمولاً پس از صدور تذکرات کتبی و در صورت عدم اصلاح رفتار رسانه، در جلسه رسمی هیئت نظارت تصویب و از طریق سامانه ابلاغ می‌شود.

تغییر آدرس دفتر رسانه در محدوده شهر یا استانی که در پروانه قید شده، با اعلام در سامانه بلامانع است. اما تغییر مرکز اصلی رسانه از یک استان به استان دیگر (مثلاً از اصفهان به تهران) به منزله تغییر در گستره توزیع و شرایط اولیه مجوز است و نیاز به تصویب مجدد در هیئت نظارت بر مطبوعات دارد. متقاضی باید درخواست خود را در سامانه ثبت کند و دلایل توجیهی ارائه دهد. در صورت موافقت، آدرس جدید در پروانه الکترونیکی ثبت می‌شود. فعالیت رسانه در شهری غیر از آنچه در پروانه ذکر شده، تخلف قانونی محسوب می‌شود.