راهنمای کامل ورود و استفاده از سایت بهکاد behkad.tvu.ac.ir

سامانه بهکاد، پورتال جامع مدیریت و نظارت بر دوره‌های کارآموزی دانشجویان دانشگاه ملی مهارت (فنی و حرفه‌ای سابق) است. این سامانه با هدف حذف فرآیندهای کاغذی و سنتی، بستری را فراهم کرده تا تمامی مراحل از انتخاب واحد در سامانه بوستان تا ثبت محل کارآموزی، تایید استاد راهنما، ثبت گزارش‌های روزانه و در نهایت نمره‌دهی به صورت کاملاً دیجیتال انجام شود. این سامانه باعث شفافیت در عملکرد دانشجو و نظارت دقیق‌تر دانشگاه بر کیفیت آموزش‌های عملی در محیط کار واقعی می‌شود.

خیر، برخلاف تصورات قدیمی که این سامانه را محدود به منطقه آذربایجان شرقی می‌دانستند، سامانه بهکاد اکنون به عنوان سامانه مرجع کارآموزی در بسیاری از دانشکده‌ها و آموزشکده‌های تابعه دانشگاه ملی مهارت در سراسر کشور مورد استفاده قرار می‌گیرد. با تغییر ساختار دانشگاه به 'دانشگاه ملی مهارت' در سال 1403، این سامانه نقش محوری‌تری در یکپارچه‌سازی فرآیندهای آموزشی مناطق مختلف ایفا می‌کند و دانشجویان بسیاری از استان‌ها موظف به استفاده از آن هستند.

تغییر نام دانشگاه به 'دانشگاه ملی مهارت' در سال 1403، بخشی از یک طرح تحولی بزرگ برای ارتقای سطح آموزش‌های مهارتی است. در سامانه بهکاد، این تغییر باعث به‌روزرسانی پروتکل‌های ارزیابی و سخت‌گیرانه‌تر شدن نظارت بر دوره‌های عملی شده است. همچنین تمامی گواهی‌های صادره و تاییدیه‌های نهایی اکنون با نام و لوگوی جدید دانشگاه صادر می‌شوند و استانداردهای HSE و گزارش‌نویسی در آن با معیارهای جدید ملی مهارت تطبیق داده شده است.

سامانه بوستان سامانه جامع آموزشی دانشگاه ملی مهارت است که اموری نظیر انتخاب واحد، مشاهده نمرات کلی و پرداخت شهریه در آن انجام می‌شود. اما سامانه بهکاد به طور تخصصی فقط بر روی واحد درسی 'کارآموزی' تمرکز دارد. دانشجو ابتدا باید درس کارآموزی را در بوستان انتخاب کند و پس از نهایی شدن انتخاب واحد، اطلاعات او به بهکاد منتقل می‌شود تا بتواند مراحل معرفی به صنعت و ثبت گزارش‌های خود را در این پورتال تخصصی دنبال کند.

دسترسی به سامانه بهکاد برای سه گروه اصلی تعریف شده است: دانشجویانی که واحد کارآموزی را اخذ کرده‌اند، اساتید راهنما که وظیفه نظارت و تایید گزارش‌ها را دارند، و سرپرستان محیط کار (صنعت) که باید حضور و غیاب و عملکرد دانشجو را تایید کنند. همچنین مدیران گروه و مسئولین کارآموزی دانشکده‌ها برای نظارت کلی و صدور معرفی‌نامه‌ها به این سامانه دسترسی اداری دارند. ورود به سامانه معمولاً با شماره دانشجویی و کد ملی امکان‌پذیر است.

بله، طبق قوانین جدید دانشگاه ملی مهارت، گذراندن دوره ایمنی، بهداشت و محیط زیست (HSE) برای تمامی دانشجویان رشته‌های فنی و مهندسی که قصد شروع دوره کارآموزی را دارند، الزامی است. این دوره معمولاً به صورت الکترونیکی در سامانه بهکاد یا سامانه‌های جانبی معرفی شده برگزار می‌شود و دانشجو تا زمانی که گواهی قبولی در آزمون HSE را در سامانه ثبت نکند، اجازه تایید نهایی محل کارآموزی و شروع فعالیت را نخواهد داشت.

دانشجویان مهمان یا انتقالی باید ابتدا وضعیت آموزشی خود را در سامانه بوستان دانشکده مقصد تثبیت کنند. پس از اینکه نام دانشجو در لیست دروس دانشکده مقصد قرار گرفت، اطلاعات او به صورت خودکار یا از طریق کارشناس آموزش به سامانه بهکاد منتقل می‌شود. در صورتی که دانشجو در دانشکده مبدا واحد را اخذ کرده باشد اما بخواهد در شهر مقصد کارآموزی کند، باید هماهنگی‌های لازم را با مدیر گروه هر دو دانشکده انجام دهد.

مهم‌ترین مزیت بهکاد، حذف مراجعات حضوری مکرر به دانشگاه برای گرفتن نامه‌های معرفی و تایید دفترچه‌ها است. همچنین این سامانه امکان نظارت لحظه‌ای استاد راهنما بر پیشرفت دانشجو را فراهم می‌کند. از سوی دیگر، آرشیو دیجیتال گزارش‌ها باعث می‌شود که دانشجو در آینده به سوابق مهارتی خود دسترسی داشته باشد. برای دانشگاه نیز، استخراج آمارهای دقیق از ارتباط با صنعت و کیفیت مراکز پذیرنده کارآموز از طریق این سامانه بسیار آسان‌تر شده است.

اولین قدم، انتخاب واحد درس کارآموزی در سامانه بوستان در بازه زمانی تعیین شده است. پس از گذشت حدود 24 تا 48 ساعت از انتخاب واحد، اطلاعات شما در سامانه بهکاد بارگذاری می‌شود. سپس باید وارد سایت behkad.tvu.ac.ir شده و پروفایل خود را تکمیل کنید. در مرحله بعد، باید اطلاعات محل کارآموزی (نام شرکت، شناسه ملی، آدرس و نام سرپرست) را وارد کرده و منتظر تایید اولیه توسط مدیر گروه یا استاد راهنما بمانید.

پس از ورود به پنل کاربری، به بخش 'درخواست کارآموزی' بروید. در این بخش باید مشخصات دقیق واحد صنعتی یا خدماتی مورد نظر را وارد کنید. اگر شرکت قبلاً در سامانه ثبت شده باشد، می‌توانید آن را جستجو و انتخاب کنید؛ در غیر این صورت باید اطلاعات جدید را وارد نمایید. پس از ثبت، یک فرم معرفی‌نامه سیستمی صادر می‌شود که باید به تایید محل کارآموزی برسد و تصویر تایید شده آن مجدداً در سامانه آپلود شود تا فرآیند رسماً آغاز گردد.

دانشجو موظف است طبق تقویم آموزشی، به صورت منظم (معمولاً هفتگی) وارد سامانه شده و شرح فعالیت‌های انجام شده خود را در کادرهای مربوطه بنویسد. این گزارش‌ها باید شامل جزئیات فنی و مهارت‌های کسب شده باشد. توصیه می‌شود گزارش‌ها را به صورت پیش‌نویس ذخیره کرده و در پایان هفته ارسال نهایی کنید. پس از ارسال، استاد راهنما گزارش را مشاهده کرده و می‌تواند آن را تایید کند یا جهت اصلاح به دانشجو بازگرداند.

در صورتی که استاد راهنما بنا به دلایلی نظیر عدم انطباق فعالیت‌های شرکت با رشته تحصیلی دانشجو، محل کارآموزی را رد کند، دانشجو موظف است سریعاً نسبت به یافتن محل جدید اقدام نماید. در سامانه بهکاد، امکان ویرایش درخواست یا ثبت درخواست جدید فراهم است. دانشجو باید دلایل رد شدن را مطالعه کرده و در انتخاب محل جدید، استانداردهای مورد نظر گروه آموزشی دانشگاه ملی مهارت را رعایت کند تا زمان را از دست ندهد.

نمره نهایی کارآموزی در بهکاد ترکیبی از سه بخش است: 1. نمره سرپرست در صنعت که از طریق پنل مخصوص خود یا فرم فیزیکی تایید شده وارد می‌شود. 2. ارزیابی استاد راهنما از گزارش‌های ثبت شده در سامانه. 3. نمره دفاع یا گزارش نهایی. پس از تکمیل ساعات کارآموزی (مثلاً 240 یا 360 ساعت)، دانشجو درخواست اتمام دوره را ثبت می‌کند و پس از تایید استاد، نمره نهایی محاسبه و جهت ثبت قطعی به سامانه بوستان ارسال می‌گردد.

تغییر محل کارآموزی در میانه دوره تنها با موافقت کتبی استاد راهنما و مدیر گروه امکان‌پذیر است. در صورت موافقت، دانشجو باید در سامانه بهکاد درخواست انصراف از محل اول را ثبت کرده و فرآیند ثبت محل جدید را تایید کند. دقت کنید که ساعات گذرانده شده در محل اول ممکن است با نظر استاد سوخت شود یا بخشی از آن پذیرفته شود. این فرآیند به دلیل مسائل بیمه‌ای و قانونی بسیار حساس است و باید با دقت انجام شود.

سرپرست صنعت فردی است که در محل کارآموزی مستقیماً بر عملکرد دانشجو نظارت دارد. در سامانه بهکاد، برای هر سرپرست یک پنل دسترسی ایجاد می‌شود (معمولاً از طریق کد ملی یا ایمیل). سرپرست موظف است حضور و غیاب دانشجو را تایید کرده و در پایان دوره، فرم ارزیابی عملکرد شامل نظم، خلاقیت و مهارت‌های فنی دانشجو را پر کند. تاییدات سرپرست صنعت شرط لازم برای تایید نهایی دوره توسط استاد راهنما است.

سامانه بهکاد معمولاً دارای بازه‌های زمانی مشخص برای ثبت گزارش است. اگر دانشجو در موعد مقرر گزارش خود را ثبت نکند، سیستم ممکن است اجازه ثبت گزارش معوقه را ندهد یا آن را به عنوان غیبت تلقی کند. در چنین مواردی، دانشجو باید با استاد راهنمای خود تماس گرفته تا در صورت صلاحدید، دسترسی ویرایش یا ثبت مجدد برای او باز شود. تکرار عدم ثبت گزارش می‌تواند منجر به کسر نمره انضباطی یا حتی ابطال دوره کارآموزی شود.

پس از اینکه نمره نهایی توسط استاد راهنما در سامانه بهکاد ثبت و توسط آموزش دانشکده تایید شد، وضعیت دوره به 'پایان یافته' تغییر می‌کند. در این مرحله، دانشجو می‌تواند از بخش 'چاپ گواهی' یا 'سوابق کارآموزی'، گواهی دیجیتال خود را که حاوی کد رهگیری و تاییدیه دانشگاه ملی مهارت است، دریافت کند. این گواهی به عنوان یک سند معتبر مهارتی برای ارائه به بازار کار یا مراجع ذی‌صلاح قابل استفاده است.

به طور معمول، نام کاربری دانشجویان در سامانه بهکاد همان 'شماره دانشجویی' و رمز عبور پیش‌فرض 'کد ملی' ده رقمی آن‌ها است. برای اساتید نیز از کد استادی یا کد ملی استفاده می‌شود. توصیه می‌شود در اولین ورود، رمز عبور خود را تغییر دهید. اگر با این مشخصات موفق به ورود نشدید، احتمالاً اطلاعات شما هنوز از سامانه بوستان به بهکاد منتقل نشده است و باید با واحد انفورماتیک دانشکده تماس بگیرید.

این خطا معمولاً به دو دلیل رخ می‌دهد: یا شما هنوز واحد کارآموزی را در سامانه بوستان انتخاب نکرده‌اید، و یا فرآیند همگام‌سازی (Sync) بین دو سامانه انجام نشده است. ابتدا از تایید نهایی انتخاب واحد خود در بوستان مطمئن شوید. اگر بیش از 72 ساعت از انتخاب واحد گذشته و همچنان با این خطا روبرو هستید، باید به کارشناس آموزش یا مسئول کارآموزی دانشکده اطلاع دهید تا اطلاعات شما را به صورت دستی در بهکاد فراخوانی کنند.

در حال حاضر سامانه بهکاد فاقد اپلیکیشن اختصاصی در استورهای رسمی است، اما وب‌سایت آن به صورت 'ریسپانسیو' (واکنش‌گرا) طراحی شده و به راحتی با مرورگرهای موبایل مانند Chrome یا Safari قابل دسترسی است. برای عملکرد بهتر و جلوگیری از بروز خطا در هنگام آپلود فایل‌ها یا ثبت گزارش‌های طولانی، توصیه می‌شود از نسخه دسکتاپ مرورگر گوگل کروم (Google Chrome) استفاده کنید و کش مرورگر خود را به صورت دوره‌ای پاک نمایید.

برای آپلود مدارکی مانند معرفی‌نامه امضا شده، گواهی HSE یا گزارش نهایی، سامانه معمولاً محدودیت حجمی (مثلاً حداکثر 2 مگابایت برای هر فایل) اعمال می‌کند. فرمت‌های مجاز عمدتاً شامل PDF و JPG هستند. اگر حجم فایل شما بیش از حد مجاز است، باید از ابزارهای آنلاین فشرده‌سازی استفاده کنید. عدم رعایت فرمت یا حجم مجاز باعث بروز خطای سرور در هنگام ذخیره‌سازی شده و اطلاعات شما ثبت نخواهد شد.

این مشکل معمولاً ناشی از قطع و وصل شدن اینترنت در هنگام ارسال فرم یا 'تایم‌اوت' (Timeout) شدن جلسه کاربری است. اگر صفحه سامانه برای مدت طولانی باز بماند و فعالیتی انجام نشود، اتصال شما به صورت خودکار قطع می‌شود. برای جلوگیری از این مشکل، گزارش‌های خود را ابتدا در یک فایل Word بنویسید و سپس در سامانه کپی کنید. همچنین قبل از کلیک بر روی دکمه ثبت، از پایدار بودن اتصال اینترنت خود اطمینان حاصل نمایید.

در صفحه ورود سامانه، گزینه‌ای با عنوان 'فراموشی رمز عبور' وجود دارد. با کلیک بر روی آن و وارد کردن شماره دانشجویی و شماره همراه (که قبلاً در سیستم ثبت شده)، یک کد تایید یا رمز جدید برای شما پیامک می‌شود. اگر شماره همراه شما در سیستم اشتباه است یا پیامک را دریافت نمی‌کنید، تنها راه حل مراجعه حضوری یا تماس تلفنی با واحد انفورماتیک یا مسئول کارآموزی دانشکده برای ریست کردن دستی رمز عبور است.

خیر، به محض اینکه استاد راهنما گزارشی را در سامانه بهکاد تایید کند، آن گزارش قفل شده و امکان ویرایش یا حذف آن توسط دانشجو وجود نخواهد داشت. اگر اشتباه فاحشی در گزارش رخ داده است، باید از استاد خود بخواهید که گزارش را 'رد' کند یا جهت اصلاح بازگرداند. در این صورت وضعیت گزارش به 'نیاز به اصلاح' تغییر کرده و فیلد متن برای شما باز می‌شود تا تغییرات لازم را اعمال کنید.

در مواقعی که ترافیک سایت بالا است (مانند روزهای پایانی ترم)، ممکن است سامانه با کندی یا اختلال مواجه شود. در این شرایط ابتدا کش مرورگر خود را پاک کرده و یا از حالت Incognito استفاده کنید. اگر مشکل سراسری باشد، معمولاً از طریق کانال‌های اطلاع‌رسانی دانشکده یا سایت اصلی دانشگاه ملی مهارت اطلاع‌رسانی می‌شود. در موارد حاد، مهلت ثبت گزارش‌ها تمدید خواهد شد، بنابراین جای نگرانی نیست و فقط باید در زمان‌های کم‌ترافیک مجدداً تلاش کنید.

استفاده از امکانات پایه سامانه بهکاد جهت ثبت گزارش‌ها و مدیریت کارآموزی برای دانشجویان دانشگاه ملی مهارت رایگان است و بخشی از خدمات آموزشی دانشگاه محسوب می‌شود. با این حال، هزینه‌های جانبی مانند شرکت در دوره آموزشی HSE و صدور گواهی آن، یا هزینه‌های مربوط به بیمه حوادث کارآموزی که الزامی هستند، طبق تعرفه‌های مصوب سالانه از دانشجو اخذ می‌شود که معمولاً مبالغ ناچیزی در مقایسه با دوره‌های آزاد است.

هزینه دوره HSE بسته به مرکز برگزارکننده و مصوبات استانی دانشگاه ملی مهارت متفاوت است، اما معمولاً مبلغی بین 50 تا 150 هزار تومان را شامل می‌شود. این مبلغ صرف هزینه محتوای آموزشی، برگزاری آزمون آنلاین و صدور گواهی معتبر می‌گردد. پرداخت این هزینه معمولاً از طریق درگاه‌های پرداخت آنلاین متصل به سامانه انجام می‌شود و بلافاصله پس از پرداخت، دسترسی دانشجو به محتوای آموزشی و آزمون فعال می‌گردد.

بله، تمامی دانشجویان کارآموز باید تحت پوشش بیمه حوادث دانشجویی باشند. بخشی از این هزینه در ابتدای سال تحصیلی همراه با شهریه یا حق بیمه عمومی دریافت می‌شود، اما برای دوره کارآموزی، برخی دانشکده‌ها ممکن است مبلغی را جهت تمدید یا صدور الحاقیه بیمه حوادث در محیط کار مطالبه کنند. این مبلغ بسیار اندک است اما پرداخت آن برای حفظ امنیت قانونی دانشجو و تایید معرفی‌نامه در سامانه بهکاد الزامی است.

هزینه‌های مربوط به خدمات انجام شده مانند دوره HSE یا حق بیمه که صادر شده است، معمولاً غیرقابل استرداد هستند؛ زیرا این خدمات به دانشجو ارائه شده و گواهی یا پوشش بیمه‌ای برای او فعال گشته است. اما اگر مبلغی بابت خدمات مستقیم سامانه یا شهریه متغیر درس کارآموزی پرداخت شده باشد، تابع قوانین مالی دانشگاه ملی مهارت بوده و در صورت حذف در بازه زمانی مجاز، ممکن است به کیف پول دانشجو در سامانه بوستان بازگردانده شود.

طبق قوانین آموزشی دانشگاه ملی مهارت، دوره کارآموزی یک واحد درسی آموزشی است و ماهیت استخدام ندارد؛ بنابراین شرکت‌های پذیرنده هیچ الزام قانونی برای پرداخت حقوق یا مزایا به دانشجو ندارند. با این حال، برخی صنایع به جهت تشویق دانشجویان مستعد، مبالغی را به عنوان کمک‌هزینه ایاب و ذهاب یا پاداش عملکرد پرداخت می‌کنند. هرگونه توافق مالی بین دانشجو و شرکت جنبه خصوصی داشته و دانشگاه در آن دخالتی نمی‌کند.

اگر دانشجو نتواند در طول یک نیمسال تحصیلی دوره کارآموزی خود را به پایان برساند و نیاز به تمدید آن به ترم بعد داشته باشد (در صورت موافقت دانشگاه)، ممکن است مشمول پرداخت مجدد شهریه متغیر برای آن واحد درسی شود. همچنین اگر نیاز به صدور معرفی‌نامه جدید یا تمدید بیمه‌نامه باشد، هزینه‌های مربوطه مجدداً اخذ خواهد شد. دانشجو باید تلاش کند طبق زمان‌بندی سامانه بهکاد، دوره را در همان ترم به پایان برساند تا دچار هزینه‌های اضافی نشود.

به طور کلی برای برگزاری جلسه دفاع یا ارزیابی نهایی توسط استاد راهنما در دانشگاه ملی مهارت، هزینه جداگانه‌ای از دانشجو دریافت نمی‌شود و این فرآیند جزو وظایف آموزشی اساتید است. تنها در صورتی که دانشجو بخواهد گزارش نهایی خود را به صورت فیزیکی صحافی و گالینگور کند، هزینه‌های چاپ و صحافی بر عهده خود اوست. البته با وجود سامانه بهکاد، بسیاری از اساتید به نسخه دیجیتال PDF اکتفا کرده و نیاز به هزینه چاپ را حذف کرده‌اند.

دانشجویانی که تحت پوشش نهادهای حمایتی مانند کمیته امداد یا سازمان بهزیستی هستند، می‌توانند با ارائه مدارک مستدل به واحد امور دانشجویی دانشکده خود، از تخفیف یا معافیت در پرداخت هزینه‌هایی مانند بیمه یا دوره‌های HSE بهره‌مند شوند. این تخفیفات معمولاً پس از تایید معاونت دانشجویی در سیستم اعمال شده یا به صورت بن‌های تخفیف برای استفاده در سامانه بهکاد به دانشجو ارائه می‌گردد.

از نظر قانونی، دانشجویی که از طریق سامانه بهکاد و با معرفی‌نامه رسمی دانشگاه ملی مهارت در محل کارآموزی حضور دارد، تحت پوشش بیمه حوادث دانشجویی است. در صورت بروز حادثه، مسئولیت اولیه بر عهده شرکت است تا ایمنی محیط کار را فراهم کند، اما جبران خسارات از طریق بیمه طرف قرارداد با دانشگاه انجام می‌شود. به همین دلیل، ثبت دقیق محل کارآموزی و تایید آن در سامانه بهکاد پیش از شروع فعالیت، برای حفظ حقوق قانونی دانشجو حیاتی است.

دانشجو موظف است طبق چارت درسی (معمولاً 240 یا 360 ساعت) در محل کارآموزی حضور یابد. ساعات کاری باید با ساعات اداری یا عملیاتی شرکت منطبق باشد و از سقف مجاز روزانه (معمولاً 8 ساعت) تجاوز نکند. تمامی غیبت‌ها باید در سامانه بهکاد ثبت و توسط سرپرست تایید شود. غیبت بیش از حد مجاز (معمولاً بیش از یک شانزدهم کل ساعات) می‌تواند منجر به حذف درس یا کسر نمره شدید توسط استاد راهنما شود.

بله، گزارش‌های کارآموزی و پروژه‌هایی که دانشجو در طول دوره انجام می‌دهد، از نظر معنوی متعلق به دانشجو و از نظر حقوقی متعلق به دانشگاه ملی مهارت و شرکت میزبان است. دانشجو مجاز به انتشار اطلاعات محرمانه یا نقشه‌های صنعتی شرکت در سامانه بهکاد یا فضای عمومی نیست. در صورت شکایت شرکت مبنی بر افشای اسرار تجاری در گزارش‌ها، دانشجو مسئول بوده و ممکن است با برخوردهای انضباطی و قانونی مواجه شود.

ثبت هرگونه اطلاعات خلاف واقع، اعم از تاییدیه جعلی شرکت یا گزارش فعالیت‌هایی که انجام نشده است، تخلف آموزشی محسوب می‌شود. در صورت احراز جعل توسط استاد راهنما یا بازرسان دانشگاه، نمره کارآموزی دانشجو '0.25' (غیرقابل حذف) درج شده و پرونده وی به کمیته انضباطی ارجاع می‌گردد. سامانه بهکاد دارای ابزارهای پایش و تطبیق زمانی است که احتمال شناسایی گزارش‌های کپی شده یا جعلی را افزایش می‌دهد.

از نظر دانشگاه ملی مهارت، منعی برای استخدام دانشجو در محل کارآموزی وجود ندارد، اما باید مرز بین وظایف کارآموزی و وظایف شغلی مشخص باشد. در سامانه بهکاد، دانشجو همچنان به عنوان 'کارآموز' شناخته می‌شود و باید گزارش‌های آموزشی خود را ارائه دهد. اگر دانشجو در همان شرکتی که شاغل است کارآموزی می‌کند، باید تاییدیه مدیر گروه را داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌های شغلی او با سرفصل‌های آموزشی رشته تحصیلی‌اش همخوانی دارد.

انصراف از دوره کارآموزی باید پیش از گذراندن نیمی از ساعات دوره و با ارائه دلیل موجه به صورت کتبی به مدیر گروه اعلام شود. در سامانه بهکاد، پس از تایید انصراف توسط دانشگاه، وضعیت دانشجو به 'منصرف' تغییر می‌کند. دقت کنید که انصراف بدون هماهنگی و رها کردن محل کارآموزی، علاوه بر نمره صفر، می‌تواند باعث خدشه‌دار شدن اعتبار دانشگاه نزد آن صنعت شده و دانشجو را در ترم‌های آتی برای اخذ مجدد واحد با محدودیت مواجه کند.

گذراندن کارآموزی در خارج از کشور تابع قوانین خاص بین‌الملل دانشگاه ملی مهارت است. دانشجو باید ابتدا موافقت کتبی معاونت آموزشی و واحد بین‌الملل دانشگاه را دریافت کند. در صورت موافقت، اطلاعات شرکت خارجی باید در سامانه بهکاد ثبت شود. چالش اصلی در این موارد، تایید حضور و غیاب و نظارت استاد راهنما است که معمولاً از طریق ارتباطات ایمیلی رسمی و تاییدیه سفارت یا کنسولگری ایران در آن کشور انجام می‌گیرد.

دانشجو حق دارد در محیطی ایمن و محترمانه آموزش ببیند. در صورتی که در محل کارآموزی با هرگونه سوءرفتار، بهره‌کشی غیرمرتبط با رشته تحصیلی یا خطرات ایمنی مواجه شد، باید فوراً موضوع را به استاد راهنما و مسئول کارآموزی دانشکده اطلاع دهد. دانشگاه موظف است موضوع را پیگیری کرده و در صورت لزوم، بدون جریمه برای دانشجو، محل کارآموزی او را تغییر دهد. سامانه بهکاد بخشی برای ثبت شکایات و نظرات دانشجو درباره محل کارآموزی پیش‌بینی کرده است.

تایید نهایی در سامانه بهکاد شرط لازم است اما کافی نیست. پس از اینکه نمره در بهکاد نهایی شد، باید توسط آموزش در سامانه بوستان نیز ثبت و تایید قطعی شود. دانشجو موظف است در مراحل تسویه حساب فارغ‌التحصیلی، اطمینان حاصل کند که نمره کارآموزی در کارنامه کل او در سامانه بوستان درج شده است. همچنین برخی دانشکده‌ها تحویل یک نسخه فیزیکی یا CD از گزارش نهایی را برای بایگانی در کتابخانه الزامی می‌دانند که باید انجام شود.