راهنمای ثبت نام ارزیابان رتبه بندی معلمان

این سامانه بخشی از پنجره واحد خدمات الکترونیک وزارت آموزش و پرورش به نشانی my.medu.ir است که با هدف شناسایی، انتخاب و آموزش نیروهای متخصص جهت بررسی مستندات معلمان طراحی شده است. هدف اصلی این سامانه، ایجاد یک شبکه از ارزیابان حرفه‌ای و آموزش‌دیده است که بتوانند با دقت و عدالت، مدارک بارگذاری شده توسط معلمان را با شیوه‌نامه‌های اجرایی قانون رتبه‌بندی تطبیق داده و رتبه استحقاقی هر فرد را تعیین کنند.

ارزیاب حرفه‌ای فردی است که علاوه بر داشتن سوابق آموزشی و اداری درخشان در وزارت آموزش و پرورش، دوره‌های تخصصی پودمانی را در دانشگاه فرهنگیان یا مراکز مورد تایید گذرانده باشد. این افراد وظیفه دارند شایستگی‌های عمومی، تخصصی و حرفه‌ای معلمان را بر اساس مستندات عینی بررسی کنند. ارزیابان باید دارای گواهینامه صلاحیت باشند که نشان‌دهنده تسلط آن‌ها بر شاخص‌های پیچیده رتبه‌بندی و توانایی تحلیل بی‌طرفانه مدارک است.

بله، طبق بخشنامه‌های اخیر وزارت آموزش و پرورش، معلمان بازنشسته که دارای تجربه بالا در حوزه‌های آموزشی، نظارتی و مدیریتی هستند، می‌توانند به عنوان ارزیاب در سامانه ثبت‌نام کنند. استفاده از تجربیات این افراد به دلیل تسلط بر ساختار آموزشی کشور و داشتن وقت کافی برای بررسی دقیق پرونده‌ها، یکی از اولویت‌های کانون‌های ارزیابی است، مشروط بر اینکه در آزمون‌های مربوطه نمره قبولی را کسب نمایند.

دانشگاه فرهنگیان به عنوان بازوی علمی و اجرایی وزارت آموزش و پرورش، مسئولیت برگزاری دوره‌های آموزشی پودمانی و آزمون‌های صلاحیت حرفه‌ای را بر عهده دارد. این دانشگاه با طراحی محتوای آموزشی تخصصی، ارزیابان را با استانداردهای نوین ارزیابی عملکرد آشنا می‌کند. پس از اتمام دوره‌ها، دانشگاه فرهنگیان مسئول صدور گواهینامه معتبر ارزیابی است که بدون آن، هیچ فردی مجاز به ورود به سامانه و بررسی پرونده معلمان نخواهد بود.

ارزیابان داخلی معمولاً از میان کادر اداری و آموزشی همان منطقه یا استان انتخاب می‌شوند که بر شرایط بومی اشراف دارند، اما ارزیابان خارجی (فرامنطقه‌ای) برای حفظ عدالت و جلوگیری از تعارض منافع، پرونده‌های سایر استان‌ها را بررسی می‌کنند. سامانه به گونه‌ای طراحی شده است که در فازهای حساس یا زمان رسیدگی به اعتراضات، پرونده‌ها را به صورت تصادفی به ارزیابانی خارج از حوزه جغرافیایی متقاضی ارجاع می‌دهد تا شفافیت حداکثری حفظ شود.

افرادی که دارای سوابق محکومیت اداری در هیئت‌های رسیدگی به تخلفات هستند یا در ارزشیابی‌های سالانه نمره لازم را کسب نکرده‌اند، مجاز به ثبت‌نام نیستند. همچنین افرادی که خود در شرف رتبه‌بندی هستند و هنوز رتبه قطعی آن‌ها تعیین نشده است، ممکن است با محدودیت‌هایی روبرو شوند. هدف این است که ارزیابان از میان افرادی انتخاب شوند که خود در بالاترین سطح صلاحیت‌های حرفه‌ای و اخلاقی قرار داشته باشند.

گواهینامه صلاحیت ارزیابی، مجوزی قانونی است که تایید می‌کند فرد آموزش‌های لازم را دیده و با تمامی بخشنامه‌های اصلاحی رتبه‌بندی آشناست. بدون این گواهینامه، دسترسی فرد به پنل بررسی پرونده‌ها در سامانه my.medu.ir فعال نخواهد شد. این گواهینامه دارای اعتبار زمانی محدود است و ارزیابان موظفند در دوره‌های بازآموزی شرکت کنند تا دانش خود را با آخرین تغییرات قوانین و مقررات آموزشی کشور به‌روز نگه دارند.

بله، در فاز جدید رتبه‌بندی، سیستمی برای پایش عملکرد ارزیابان طراحی شده است. ارزیابانی که دقت بالایی در تطبیق مستندات داشته باشند و نظرات آن‌ها در مراحل تجدیدنظر و اعتراضات کمتر نقض شود، امتیاز بالاتری دریافت می‌کنند. در مقابل، ارزیابانی که دچار خطاهای فاحش یا سوگیری در قضاوت شوند، امتیاز منفی گرفته و ممکن است گواهینامه آن‌ها ابطال و دسترسی‌شان به سامانه برای همیشه مسدود گردد.

کانون‌های ارزیابی استانی که زیر نظر اداره کل آموزش و پرورش هر استان فعالیت می‌کنند، وظیفه نظارت میدانی بر عملکرد ارزیابان، رفع ابهامات در تفسیر بخشنامه‌ها و هماهنگی بین ارزیابان و کارگروه‌های استانی را بر عهده دارند. این کانون‌ها همچنین مسئولیت تایید نهایی لیست ارزیابان فعال در هر منطقه را داشته و گزارش‌های دوره‌ای از سرعت و کیفیت بررسی پرونده‌ها را به مرکز سنجش وزارتخانه ارسال می‌کنند.

متقاضیان ابتدا باید به پنجره واحد خدمات الکترونیک (my.medu.ir) مراجعه کرده و با کدملی و رمز عبور وارد شوند. سپس در بخش خدمات ویژه، گزینه 'ثبت‌نام ارزیابان' را انتخاب کنند. در این مرحله باید رزومه کاری، سوابق تحصیلی و مدارک درخواستی بارگذاری شود. پس از تایید اولیه توسط منطقه، فرد به سامانه LTMS ارجاع داده می‌شود تا در دوره‌های آموزشی شرکت کند و در نهایت پس از قبولی در آزمون، ابلاغ ارزیابی صادر می‌گردد.

پس از تایید صلاحیت اولیه در سامانه اصلی، کد ملی فرد در سامانه جامع مدیریت آموزش و یادگیری (LTMS) به عنوان متقاضی ارزیابی تعریف می‌شود. فرد باید با ورود به پنل کاربری خود در LTMS، در دوره‌های با کد اختصاصی ارزیابی رتبه‌بندی ثبت‌نام کند. این دوره‌ها شامل ویدئوهای آموزشی، متون قانونی و آزمون‌های مرحله‌ای است که گذراندن تمامی آن‌ها برای رسیدن به مرحله آزمون نهایی الزامی می‌باشد.

با توجه به حساسیت بالای فرآیند رتبه‌بندی، حداقل نمره قبولی در آزمون نهایی معمولاً ۸۰ از ۱۰۰ (یا ۱۶ از ۲۰) تعیین می‌شود. افرادی که نمره کمتری کسب کنند، ممکن است فرصت یک‌بار شرکت مجدد در آزمون جبرانی را داشته باشند. این آزمون شامل سوالات تشریحی و سناریوهای واقعی از پرونده‌های معلمان است تا توانایی تحلیلی متقاضی در مواجهه با مستندات مختلف و تشخیص اصالت آن‌ها به دقت سنجیده شود.

ارجاع پرونده‌ها به صورت کاملاً سیستمی و هوشمند انجام می‌گیرد. پس از اینکه معلم مستندات خود را در سامانه تایید نهایی کرد، پرونده در صف انتظار قرار می‌گیرد. الگوریتم‌های سامانه بر اساس تخصص ارزیاب و حجم کاری فعلی او، پرونده را به کارتابل ارزیاب منتقل می‌کنند. ارزیاب معمولاً ۷۲ ساعت فرصت دارد تا بررسی اولیه را آغاز کند، در غیر این صورت پرونده جهت جلوگیری از تاخیر، به ارزیاب دیگری بازگردانده می‌شود.

ارزیاب موظف است در صورت مشاهده نقص یا ابهام در مدارک، پرونده را با ذکر دلیل دقیق و مستند به کارتابل معلم بازگرداند (عودت دهد). در این حالت، پیامی برای معلم ارسال می‌شود تا نسبت به اصلاح یا تکمیل مدارک در بازه زمانی مشخص اقدام کند. ارزیاب اجازه ندارد به صورت سلیقه‌ای مدارک را رد کند و حتماً باید بر اساس بندهای مصرح در شیوه‌نامه اجرایی، علت نقص را در سامانه ثبت نماید.

در فاز اعتراضات، پرونده معلمانی که به رتبه خود معترض بوده‌اند به ارزیابان سطوح بالاتر یا ارزیابان ویژه (مستقر در کانون‌های ارزیابی مرکزی) ارجاع می‌شود. این ارزیابان دسترسی کامل به نظرات ارزیاب قبلی و مستندات جدید ارائه شده توسط معلم را دارند. آن‌ها باید با دقت مضاعف، تمامی موارد اعتراضی را بازبینی کرده و گزارش نهایی خود را جهت تایید به هیئت‌های ممیزه استانی یا کشوری ارسال کنند تا رای قطعی صادر شود.

متقاضیان می‌توانند با ورود به سامانه my.medu.ir و بخش 'پیگیری درخواست‌ها'، وضعیت صدور گواهینامه خود را مشاهده کنند. همچنین در سامانه LTMS، در بخش 'گواهینامه‌های من'، پس از تایید نهایی نمرات آزمون، نسخه دیجیتال گواهینامه قابل مشاهده و چاپ خواهد بود. در صورت بروز هرگونه تاخیر، متقاضی می‌تواند از طریق تیکتینگ سامانه یا مراجعه به واحد فناوری اداره آموزش و پرورش منطقه خود، موضوع را پیگیری نماید.

بله، ارزیابان می‌توانند در صورت بروز مشکلات شخصی یا عدم توانایی در ادامه همکاری، درخواست انصراف خود را از طریق سامانه ثبت کنند. با این حال، اگر ارزیاب پرونده‌های نیمه‌تمامی در کارتابل خود داشته باشد، موظف است ابتدا تکلیف آن‌ها را روشن کرده یا با هماهنگی کانون ارزیابی، پرونده‌ها را آزاد نماید. انصراف بدون اطلاع قبلی ممکن است در سوابق اداری فرد به عنوان عدم مسئولیت‌پذیری ثبت شده و در امتیازات سالانه او تاثیر منفی بگذارد.

ابلاغ‌های صادره برای ارزیابان معمولاً برای یک دوره یک‌ساله یا تا پایان فاز اجرایی مربوطه (مثلاً پایان رسیدگی به اعتراضات) اعتبار دارند. پس از انقضای این مدت، سامانه به صورت خودکار دسترسی ارزیاب را محدود می‌کند. برای تمدید ابلاغ، ارزیاب باید مجدداً در دوره‌های کوتاه‌مدت بازآموزی شرکت کرده و تاییدیه سلامت عملکرد را از مراجع نظارتی دریافت کند تا بتواند در مراحل بعدی رتبه‌بندی فعالیت داشته باشد.

کاربران می‌توانند در صفحه ورود سامانه، روی گزینه 'فراموشی رمز عبور' کلیک کنند. در این مرحله با وارد کردن کد ملی و شماره همراهی که به نام خود فرد در سامانه ثبت شده است، یک کد تایید پیامکی ارسال می‌شود. پس از وارد کردن کد تایید، امکان تعیین رمز عبور جدید فراهم می‌گردد. اگر شماره همراه تغییر کرده باشد، ارزیاب باید حضوری به واحد فناوری اداره آموزش و پرورش منطقه مراجعه کند تا شماره جدید در سامانه احراز هویت ثبت شود.

برای عملکرد بهینه سامانه و جلوگیری از بروز خطاهای جاوا اسکریپت یا عدم نمایش صحیح فرم‌ها، توصیه اکید می‌شود از آخرین نسخه مرورگر Google Chrome یا Mozilla Firefox استفاده کنید. همچنین استفاده از مرورگرهای گوشی موبایل برای فرآیند حساس ارزیابی پیشنهاد نمی‌شود، زیرا برخی از جداول و ابزارهای بارگذاری مستندات در نسخه‌های موبایلی به درستی نمایش داده نمی‌شوند و ممکن است باعث بروز خطا در ثبت نمرات شود.

این خطا معمولاً به سه دلیل رخ می‌دهد: اول، ابلاغ ارزیابی فرد هنوز صادر یا تایید نهایی نشده است. دوم، دوره اعتبار گواهینامه ارزیابی به پایان رسیده است. سوم، ممکن است به دلیل تخلفات اداری یا خطای سیستمی، دسترسی فرد توسط مرکز سنجش مسدود شده باشد. در چنین شرایطی، ابتدا باید وضعیت دوره آموزشی در LTMS چک شود و در صورت عدم رفع مشکل، با پشتیبانی فنی سامانه در سطح استان تماس گرفته شود.

پس از وارد کردن امتیازات برای هر شاخص، ارزیاب باید روی دکمه 'ذخیره موقت' کلیک کند. در پایان بررسی کامل پرونده، دکمه 'تایید و ارسال نهایی' فعال می‌شود. پس از کلیک بر روی این دکمه، سامانه یک کد رهگیری یا پیغام 'عملیات با موفقیت انجام شد' نمایش می‌دهد. همچنین پرونده از لیست 'در دست بررسی' خارج شده و به لیست 'بایگانی' یا 'ارسال شده' منتقل می‌گردد که نشان‌دهنده اتمام صحیح فرآیند فنی است.

در حال حاضر وزارت آموزش و پرورش اپلیکیشن مجزایی تحت عنوان 'سامانه ارزیابان' منتشر نکرده است. تمامی فعالیت‌ها باید از طریق نسخه وب پنجره واحد (my.medu.ir) انجام شود. با این حال، سامانه به صورت Responsive طراحی شده و در تبلت‌ها قابل استفاده است، اما برای دقت در مطالعه مستندات متنی و تصاویر آپلود شده توسط معلمان، استفاده از کامپیوتر یا لپ‌تاپ با رزولوشن صفحه نمایش استاندارد توصیه می‌گردد.

سامانه به گونه‌ای طراحی شده که با کلیک بر روی هر فیلد یا زدن دکمه ذخیره موقت، اطلاعات در پایگاه داده ذخیره می‌شود. با این حال، اگر قبل از ذخیره کردن، اتصال اینترنت قطع شود، اطلاعات آن بخش ممکن است از دست برود. پیشنهاد می‌شود ارزیابان پس از بررسی هر ساحت (مانند ساحت شایستگی‌های عمومی)، حتماً دکمه ذخیره را بزنند تا در صورت بروز مشکلات فنی یا قطعی برق، نیاز به ورود مجدد تمامی داده‌ها نباشد.

ارزیابان معمولاً با فایل‌های PDF، JPG و PNG روبرو هستند که توسط معلمان بارگذاری شده است. سامانه محدودیت حجمی برای نمایش فایل‌ها اعمال می‌کند (معمولاً حداکثر ۲ مگابایت برای هر مدرک). اگر ارزیاب با فایلی روبرو شود که به دلیل کیفیت پایین قابل خواندن نیست، باید از گزینه 'نقص مدرک' استفاده کند. سیستم نمایشگر داخلی سامانه امکان زوم و چرخش تصاویر را فراهم کرده تا ارزیاب نیازی به دانلود تک‌تک مدارک روی سیستم شخصی خود نداشته باشد.

سامانه my.medu.ir از پروتکل‌های امنیتی HTTPS و رمزنگاری داده‌ها استفاده می‌کند. دسترسی ارزیابان به اطلاعات شخصی معلمان (مانند شماره تماس یا آدرس دقیق) محدود شده و صرفاً مستندات مربوط به رتبه‌بندی نمایش داده می‌شود. همچنین تمامی فعالیت‌های ارزیاب در سامانه (Log) ثبت می‌گردد؛ یعنی مشخص است که چه کسی، در چه زمانی و از چه آی‌پی (IP) وارد سامانه شده و چه تغییراتی اعمال کرده است تا از هرگونه سوءاستفاده احتمالی جلوگیری شود.

این مشکل می‌تواند ناشی از کش (Cache) مرورگر یا فرمت غیراستاندارد فایل آپلود شده توسط معلم باشد. ابتدا پیشنهاد می‌شود حافظه کش مرورگر پاک شود یا از کلیدهای ترکیبی Ctrl+F5 استفاده گردد. اگر مشکل همچنان پابرجا بود، احتمالاً فایل در هنگام آپلود توسط معلم دچار خرابی (Corrupt) شده است. در این موارد ارزیاب باید در بخش توضیحات قید کند که فایل قابل بازگشایی نیست و پرونده را جهت آپلود مجدد به معلم بازگرداند.

خیر، ثبت‌نام اولیه در سامانه و شرکت در دوره‌های آموزشی پودمانی که توسط وزارت آموزش و پرورش و دانشگاه فرهنگیان در سامانه LTMS ارائه می‌شود، کاملاً رایگان است. دولت بودجه مشخصی را برای آموزش ارزیابان حرفه‌ای در نظر گرفته است تا از تحمیل هزینه به فرهنگیان متقاضی این پست جلوگیری شود. تنها هزینه‌های احتمالی مربوط به اینترنت مصرفی کاربر یا رفت‌وبرآمد در صورت نیاز به جلسات حضوری توجیهی در مراکز استانی است.

حق‌الزحمه ارزیابان بر اساس مصوبات هیئت وزیران و بخشنامه‌های داخلی وزارتخانه تعیین می‌گردد. این مبلغ معمولاً به ازای هر پرونده تایید شده یا بررسی شده محاسبه می‌شود. فاکتورهایی مانند نوع پرونده (بررسی اولیه یا اعتراضات) و سطح رتبه‌بندی مورد نظر در میزان حق‌الزحمه موثر است. مبالغ به صورت دوره‌ای و پس از تایید نهایی کارکرد توسط کانون ارزیابی، به شماره حساب بانکی ارزیاب که در سامانه ثبت شده، واریز می‌گردد.

بله، فعالیت به عنوان 'ارزیاب حرفه‌ای' یکی از امتیازات ارزشمند در بخش شایستگی‌های حرفه‌ای و سوابق تجربی خود معلم محسوب می‌شود. در فرم‌های رتبه‌بندی، بندی برای 'همکاری در کارگروه‌های تخصصی و اجرایی' وجود دارد که داشتن ابلاغ ارزیابی و گواهینامه مربوطه می‌تواند امتیاز قابل توجهی را برای خود فرد در زمان رتبه‌بندی شخصی‌اش به ارمغان بیاورد. این کار به نوعی ارتقای رزومه حرفه‌ای فرد تلقی می‌گردد.

واریز مبالغ معمولاً پس از اتمام هر فاز عملیاتی انجام می‌شود. به عنوان مثال، پس از پایان بررسی تمامی پرونده‌های ارجاعی در مرحله اول، لیست کارکرد ارزیابان استخراج شده و پس از طی مراحل اداری و تامین اعتبار از سوی سازمان برنامه و بودجه، به حساب افراد واریز می‌شود. به دلیل حجم بالای پرونده‌ها و لزوم نظارت بر کیفیت، ممکن است بین زمان انجام ارزیابی و واریز وجه، چند ماه فاصله زمانی وجود داشته باشد.

در قوانین فعلی، جریمه مالی مستقیم به معنای کسر از حقوق وجود ندارد، اما اگر ثابت شود ارزیابی با اهمال‌کاری یا سوءنیت انجام شده که منجر به تضییع حقوق دولت یا معلم گشته است، حق‌الزحمه آن پرونده خاص به فرد تعلق نمی‌گیرد. همچنین در صورت تکرار خطا، فرد از لیست ارزیابان حذف شده و امتیازات مربوط به این فعالیت در پرونده پرسنلی او ملغی می‌گردد که می‌تواند در درازمدت ضرر مالی غیرمستقیم (از طریق رتبه خود فرد) داشته باشد.

نسخه دیجیتال گواهینامه ارزیابی به صورت رایگان در سامانه LTMS قابل دریافت است. اگر ارزیابی تمایل به داشتن نسخه فیزیکی با مهر برجسته و هولوگرام از سوی دانشگاه فرهنگیان داشته باشد، ممکن است مبلغ اندکی بابت هزینه‌های چاپ و پست از طریق درگاه پرداخت سامانه دریافت شود. با این حال، برای تمامی مراحل اداری و فعالیت در سامانه، همان نسخه دیجیتال و کد استعلام آن کفایت می‌کند و الزامی به دریافت نسخه فیزیکی نیست.

فعالیت ارزیابی معمولاً به عنوان یک وظیفه محوله در کنار وظایف اصلی یا در ساعات غیراداری تعریف می‌شود. به همین دلیل، به جای اضافه کار متعارف، 'حق‌الزحمه ارزیابی' پرداخت می‌شود. اما اگر ارزیابی بنا به دعوت رسمی کانون‌های ارزیابی مجبور به سفر به شهر دیگری برای شرکت در جلسات متمرکز یا نظارت میدانی باشد، طبق ضوابط اجرایی بودجه، حق ماموریت و هزینه سفر به وی تعلق خواهد گرفت که باید توسط اداره اعزام‌کننده پرداخت شود.

بودجه این طرح ذیل ردیف اعتباری اجرای قانون رتبه‌بندی معلمان در بودجه سنواتی کل کشور پیش‌بینی شده است. وزارت آموزش و پرورش موظف است بخشی از اعتبارات اجرایی رتبه‌بندی را صرف زیرساخت‌های فنی و پرداخت حق‌الزحمه عوامل اجرایی از جمله ارزیابان، اعضای هیئت‌های ممیزه و ناظران کند. این بودجه کاملاً مجزا از بودجه حقوق و مزایای جاری معلمان است و تخصیص آن توسط سازمان برنامه و بودجه نظارت می‌شود.

علاوه بر حق‌الزحمه نقدی و امتیازات رتبه‌بندی، وزارت آموزش و پرورش در نظر دارد برای ارزیابان برتر که بیشترین دقت و سرعت را داشته‌اند، اولویت‌هایی در اعزام به دوره‌های آموزشی خارج از کشور، تقدیرنامه‌های وزارتی و اولویت در انتصابات مدیریتی در نظر بگیرد. این مزایا با هدف انگیزه بخشی به نیروهای متخصص جهت تداوم همکاری با کانون‌های ارزیابی در سال‌های آتی طراحی شده است.

ارزیاب متعهد می‌شود که تمامی اطلاعات موجود در پرونده معلمان، شامل مدارک تحصیلی، سوابق پزشکی (در صورت وجود)، نمرات ارزشیابی و گزارش‌های حراستی را کاملاً محرمانه تلقی کند. افشای این اطلاعات به هر نحو، یا استفاده از آن‌ها خارج از فرآیند رتبه‌بندی، جرم تلقی شده و پیگرد قانونی دارد. همچنین ارزیاب حق ندارد نتایج ارزیابی را پیش از تایید نهایی و ابلاغ رسمی توسط سامانه، به شخص معلم یا افراد غیرمسئول اطلاع دهد.

طبق قانون منع مداخله و جهت حفظ سلامت اداری، ارزیاب حق ندارد پرونده بستگان درجه یک و دو خود را بررسی کند. در صورت ارجاع سیستمی چنین پرونده‌ای، ارزیاب شرعاً و قانوناً موظف است گزینه 'انصراف به دلیل تعارض منافع' را در سامانه انتخاب کند تا پرونده به شخص دیگری ارجاع شود. کتمان این موضوع و بررسی پرونده خویشاوندان می‌تواند منجر به ابطال رتبه معلم و برخورد قانونی شدید با ارزیاب در هیئت تخلفات اداری گردد.

مبنای اصلی، 'قانون نظام رتبه‌بندی معلمان' مصوب اسفند ماه ۱۴۰۰ مجلس شورای اسلامی و آیین‌نامه اجرایی آن است که به تصویب هیئت وزیران رسیده است. در این قانون، بر لزوم استفاده از سازوکارهای ارزیابی حرفه‌ای برای سنجش شایستگی‌ها تاکید شده است. بخشنامه‌های وزارتی متعاقب آن، جزئیات نحوه انتخاب، آموزش و فعالیت ارزیابان را به عنوان بازوان اجرایی هیئت‌های ممیزه تبیین کرده‌اند که برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم‌الاجراست.

معلمان حق دارند نسبت به 'نتیجه ارزیابی' در سامانه اعتراض کنند که این اعتراض توسط تیم‌های تجدیدنظر بررسی می‌شود. اما شکایت مستقیم از شخص ارزیاب تنها در صورتی مسموع است که مستنداتی دال بر غرض‌ورزی شخصی، توهین، یا دریافت رشوه وجود داشته باشد. در این موارد، شکایت باید به واحد بازرسی و پاسخگویی به شکایات اداره آموزش و پرورش یا هیئت‌های رسیدگی به تخلفات اداری ارائه شود تا طبق ضوابط قانونی به آن رسیدگی گردد.

ارزیاب تنها نقش پیشنهاددهنده امتیاز بر اساس مستندات را دارد. مسئولیت قانونی و نهایی تایید رتبه بر عهده 'هیئت ممیزه' (در سطوح منطقه، استان یا کشور) است. هیئت ممیزه نظرات ارزیاب را بررسی کرده و در صورت تایید، رتبه قطعی را صادر می‌کند. با این حال، چون مبنای تصمیم هیئت ممیزه گزارش ارزیاب است، هرگونه گزارش خلاف واقع از سوی ارزیاب می‌تواند مسئولیت مدنی و اداری سنگینی برای وی ایجاد کند.

تخلفات ارزیابان شامل مواردی چون سهل‌انگاری در بررسی مدارک، تایید مدارک جعلی با علم به جعلی بودن، و سوءاستفاده از دسترسی‌های سامانه است. مجازات‌ها طیف گسترده‌ای از تذکر کتبی، درج در پرونده، محرومیت از فعالیت‌های ارزیابی، کسر حقوق و در موارد شدیدتر (مانند تبانی) اخراج از خدمت و معرفی به مراجع قضایی را در بر می‌گیرد. نظارت بر این امر توسط حراست و بازرسی وزارتخانه به صورت مستمر انجام می‌شود.

خیر، از نظر قانونی ارزیاب تنها مجاز به بررسی مدارکی است که به صورت رسمی در سامانه my.medu.ir بارگذاری شده و تاییدیه واحد اداری را دارد. دریافت هرگونه مدرک به صورت دستی، ایمیلی یا از طریق پیام‌رسان‌ها فاقد وجاهت قانونی بوده و نمی‌تواند مبنای امتیازدهی قرار گیرد. اگر معلمی مدعی داشتن مدرک جدیدی است، باید فرآیند قانونی 'اعتراض' یا 'ویرایش اطلاعات' را در زمان‌های اعلام شده طی کند تا مدرک به صورت سیستمی در اختیار ارزیاب قرار گیرد.

طبق مقررات اسناد دولتی، تمامی سوابق مربوط به رتبه‌بندی معلمان، شامل مستندات بارگذاری شده، نمرات داده شده توسط ارزیاب و نظرات نهایی هیئت‌های ممیزه، باید به صورت دیجیتال برای حداقل ۳۰ سال در سرورهای مرکزی وزارتخانه نگهداری شوند. این اطلاعات به عنوان سوابق خدمتی حساس تلقی شده و در هر زمان توسط نهادهای نظارتی مانند دیوان محاسبات یا سازمان بازرسی کل کشور قابل استعلام و بازبینی قانونی هستند.

ارزیابان موظفند همواره خود را با آخرین اصلاحیه‌های قانون و شیوه‌نامه‌ها هماهنگ کنند. اگر قانونی تغییر کند و ارزیاب بر اساس قانون قدیمی اقدام به امتیازدهی نماید، مسئولیت خطای صورت گرفته بر عهده اوست. به همین دلیل، سامانه معمولاً پیش از شروع هر فاز جدید، یک 'میثاق‌نامه آموزشی' یا 'آزمون بازآموزی آنلاین' قرار می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که ارزیاب از آخرین تغییرات حقوقی و اجرایی مطلع است.