آموزش ثبت رسمی کانال تلگرام در سایت ساماندهی وزارت ارشاد

سایت ساماندهی به نشانی www.samandehi.ir سامانه‌ای رسمی و زیرمجموعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است که وظیفه شناسایی، ثبت و ساماندهی رسانه‌های دیجیتال کشور از جمله وب‌سایت‌ها، اپلیکیشن‌ها، کانال‌های تلگرامی، صفحات اینستاگرام و سایر شبکه‌های اجتماعی پرمخاطب را بر عهده دارد. هدف اصلی این سامانه شناسنامه‌دار کردن فضای مجازی، افزایش شفافیت و اعتماد کاربران، و ایجاد امکان پیگیری قانونی محتوا و مالکیت رسانه‌هاست. کانال‌هایی که در این سامانه ثبت می‌شوند یک کد شناسایی یکتا به نام کد شامد دریافت می‌کنند.

آدرس رسمی و به‌روز سامانه ساماندهی www.samandehi.ir است. این سامانه نسخه‌های قدیمی‌تری داشته که برخی آدرس‌های منسوخ مانند مسیرهای فرعی و صفحات قدیمی به آن‌ها اشاره داشتند، اما در حال حاضر تمام فرایندهای ثبت وب‌سایت، اپلیکیشن و رسانه‌های اجتماعی از جمله کانال تلگرام از طریق همین آدرس اصلی و با انتخاب گزینه «ثبت کانال/صفحه شبکه اجتماعی» انجام می‌شود. توصیه می‌شود کاربران همواره از آدرس رسمی و بدون واسطه استفاده کنند تا از سایت‌های جعلی مشابه در امان بمانند.

ثبت کانال تلگرام در ساماندهی به معنای معرفی رسمی کانال، مالک و مدیر آن به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی از طریق سامانه samandehi.ir است. در این فرایند مدیر کانال با ارائه اطلاعات هویتی، کد ملی و شماره موبایل خود، مالکیت کانال را تأیید کرده و پس از طی مراحل احراز هویت، کانال به‌عنوان یک رسانه شناسایی‌شده در نظام رسانه‌ای کشور ثبت می‌شود. نتیجه نهایی این فرایند دریافت کد شامد است که نشان‌دهنده قانونی و رسمی بودن فعالیت کانال محسوب می‌شود.

ثبت کانال در ساماندهی چند مزیت مهم دارد؛ نخست، از فیلتر شدن احتمالی کانال به دلیل عدم شناسایی قانونی جلوگیری می‌کند. دوم، اعتماد مخاطبان و مشتریان را افزایش می‌دهد چون نمایش کد شامد نشانه رسمی و شفاف بودن فعالیت است. سوم، برای کانال‌های تجاری و فروشگاهی که قصد فعالیت تبلیغاتی، دریافت درگاه پرداخت یا همکاری با نهادهای دولتی و بانکی را دارند، داشتن کد شامد اغلب یک پیش‌نیاز ضروری محسوب می‌شود و بدون آن امکان بسیاری از این همکاری‌ها وجود ندارد.

کد شامد یک شناسه دوازده‌رقمی است که پس از تکمیل موفق فرایند ثبت‌نام و احراز هویت در سامانه ساماندهی به رسانه‌های دیجیتال از جمله کانال‌های تلگرامی اختصاص داده می‌شود. این کد توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی صادر می‌شود و نقش یک شناسنامه دیجیتال رسمی برای رسانه را ایفا می‌کند. کانال‌هایی که کد شامد دریافت می‌کنند معمولاً آن را در بیوگرافی یا توضیحات کانال درج می‌کنند تا کاربران بتوانند رسمی بودن فعالیت آن را تأیید کنند.

بر اساس مصوبات مرتبط، کانال‌های تلگرامی که تعداد اعضای آن‌ها از آستانه مشخصی، معمولاً بالای پنج هزار عضو، عبور می‌کند مشمول الزام ثبت در سامانه ساماندهی هستند. این الزام به‌ویژه برای کانال‌های خبری، تبلیغاتی، فروشگاهی و کانال‌هایی که محتوای عمومی و پرمخاطب منتشر می‌کنند اهمیت بیشتری دارد. با این حال، ثبت کانال‌های کوچک‌تر نیز اختیاری و توصیه‌شده است، چرا که مزایای اعتمادسازی و جلوگیری از ریسک فیلترینگ برای همه اندازه‌های کانال قابل استفاده است.

الزام قانونی ثبت عمدتاً متوجه کانال‌هایی است که از نظر تعداد اعضا یا میزان فعالیت تجاری و تبلیغاتی در سطح قابل توجهی قرار دارند. با این حال باید توجه داشت که این الزام دیگر یک مهلت موقت و یک‌باره نیست، بلکه یک تکلیف دائمی و مستمر محسوب می‌شود؛ یعنی هر کانالی که در هر زمانی به آستانه تعیین‌شده برسد باید نسبت به ثبت خود اقدام کند. کانال‌های کوچک‌تر اگرچه مشمول الزام نیستند، اما ثبت داوطلبانه آن‌ها نیز از نظر اعتبار برند توصیه می‌شود.

ثبت رسانه‌های خبری معمولاً از طریق سامانه‌های تخصصی‌تری مانند سامانه جامع رسانه‌های کشور انجام می‌شود و نیازمند مجوز انتشار و شناسنامه رسانه‌ای مستقل است، در حالی که ثبت کانال تلگرام در ساماندهی صرفاً شناسایی و کد شامد را در بر می‌گیرد و برای عموم صاحبان کانال، از فروشگاهی تا آموزشی، قابل انجام است. کانال‌های خبری معمولاً علاوه بر ثبت در ساماندهی، باید مجوزهای رسانه‌ای اضافی نیز از مراجع مربوطه دریافت کنند تا فعالیت خبری آن‌ها کاملاً قانونی تلقی شود.

ثبت در ساماندهی و دریافت کد شامد به معنای شناسایی رسمی کانال به‌عنوان یک رسانه دیجیتال شناخته‌شده است، اما لزوماً معادل مجوز انتشار رسانه‌ای مانند مجوزهای مطبوعاتی نیست. برای کانال‌هایی که فعالیت خبری، تحلیلی یا سیاسی گسترده دارند، ممکن است نیاز به مجوزهای تکمیلی از مراجع دیگر نیز وجود داشته باشد. اما برای اکثر کانال‌های تجاری، آموزشی، فروشگاهی و سرگرمی، دریافت کد شامد کافی است و آن‌ها را در برابر فیلترینگ و مشکلات قانونی محافظت می‌کند.

برای شروع، ابتدا باید وارد سایت www.samandehi.ir شوید و گزینه «ثبت کانال/صفحه شبکه اجتماعی» را انتخاب کنید. سپس فرم ثبت‌نام را با وارد کردن اطلاعات هویتی مدیر کانال شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی و شماره موبایل تکمیل می‌کنید. پس از ارسال فرم، سامانه یک ایمیل تأیید عضویت برایتان ارسال می‌کند که باید از طریق آن حساب کاربری خود را فعال کنید. تنها پس از این تأیید امکان ورود به پنل کاربری و ادامه فرایند ثبت کانال فراهم می‌شود.

برای تکمیل ثبت‌نام در سامانه ساماندهی به اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی مدیر کانال، کد ملی معتبر، شماره موبایل به نام همان فرد، آدرس ایمیل فعال، و اطلاعات مربوط به خود کانال تلگرام از جمله نام کاربری، لینک عمومی و موضوع فعالیت کانال نیاز دارید. در صورتی که مالک کانال شخص حقوقی یا شرکت باشد، مدارک تکمیلی مانند شناسه ملی شرکت و مستندات نماینده قانونی نیز ممکن است درخواست شود. دقت در صحت این اطلاعات برای عبور موفق از مراحل احراز هویت ضروری است.

پس از تأیید ایمیل و فعال‌سازی حساب کاربری، باید مجدداً به سایت ساماندهی بازگردید و با نام کاربری و رمز عبوری که هنگام ثبت‌نام تعیین کرده‌اید وارد پنل کاربری خود شوید. در این مرحله می‌توانید از داخل پنل گزینه «افزودن رسانه» را انتخاب کرده و مشخصات کانال تلگرام خود را برای شروع فرایند احراز مالکیت وارد کنید. این مرحله پیش‌نیاز دریافت کد پیامکی و اتصال ربات تأیید سامانه به کانال شماست.

برای افزودن کانال، پس از ورود به پنل کاربری، وارد بخش «افزودن رسانه» شوید و نوع رسانه را «کانال تلگرام» انتخاب کنید. سپس لینک عمومی کانال، نام آن و دسته‌بندی موضوعی فعالیت را وارد می‌کنید. پس از ثبت این اطلاعات، سامانه یک کد پیامکی برای شماره موبایل ثبت‌شده ارسال می‌کند که باید آن را در فرم مربوطه وارد کنید تا مالکیت شما نسبت به کانال تأیید اولیه شود و مرحله بعدی یعنی افزودن ربات سامانه فعال شود.

کد پیامکی که به شماره موبایل ثبت‌شده مدیر کانال ارسال می‌شود، ابزار احراز هویت دومرحله‌ای در فرایند ثبت است. این کد تضمین می‌کند که فردی که در حال ثبت کانال است، همان مالک واقعی شماره موبایل ثبت‌شده در سامانه است و از سوءاستفاده افراد غیرمجاز از اطلاعات کانال جلوگیری می‌کند. وارد کردن صحیح و به‌موقع این کد الزامی است، در غیر این صورت باید فرایند درخواست کد را از ابتدا تکرار کنید.

پس از تأیید پیامکی، سامانه از شما می‌خواهد یکی از ربات‌های رسمی و تأییدشده ساماندهی را به‌عنوان ادمین کانال تلگرامی خود اضافه کنید. این کار به‌صورت خودکار و فنی مالکیت و مدیریت واقعی شما بر کانال را تأیید می‌کند، زیرا فقط مدیر واقعی کانال قادر است ربات دیگری را با دسترسی ادمین اضافه کند. این مرحله جایگزین روش‌های دستی و کندتر احراز هویت شده و فرایند ثبت را سریع‌تر و مطمئن‌تر می‌کند.

پس از افزودن ربات تأییدشده به‌عنوان ادمین، سامانه به‌صورت خودکار عضویت و دسترسی ربات را بررسی کرده و مالکیت کانال را نهایی می‌کند. اگر تمام اطلاعات و مراحل قبلی به‌درستی تکمیل شده باشند، درخواست ثبت به بخش بررسی و تأیید نهایی ارسال می‌شود. در نهایت پس از تأیید کارشناسی، کد شامد دوازده‌رقمی برای کانال صادر شده و در پنل کاربری شما قابل مشاهده و دریافت خواهد بود.

در صورتی که تمام مراحل شامل ثبت‌نام، تأیید ایمیل، تأیید پیامکی و افزودن ربات به‌درستی و بدون خطا انجام شده باشد، معمولاً صدور کد شامد در بازه‌ای کوتاه، از چند ساعت تا چند روز کاری، انجام می‌شود. با این حال در برخی موارد به دلیل حجم بالای درخواست‌ها یا نیاز به بررسی دستی اطلاعات هویتی، این زمان می‌تواند طولانی‌تر شود. بهترین راه برای اطلاع از وضعیت درخواست، مراجعه مستمر به پنل کاربری در سایت ساماندهی است.

در صورت بروز خطا در هر یک از مراحل ثبت‌نام، ابتدا اطلاعات وارد شده مانند کد ملی، شماره موبایل و آدرس ایمیل را از نظر صحت و یکسان بودن با مدارک هویتی بررسی کنید. اگر کد پیامکی دریافت نمی‌شود، امکان درخواست مجدد ارسال کد معمولاً پس از چند دقیقه فعال می‌شود. در صورت تداوم مشکل، می‌توانید از طریق بخش پشتیبانی یا تماس با شماره‌های اعلام‌شده در سایت ساماندهی با کارشناسان این سامانه در ارتباط باشید.

ربات تأییدشده ساماندهی پس از اتصال به کانال، وظیفه پایش مستمر وضعیت عضویت و اعتبار ثبت را بر عهده دارد و به همین دلیل باید همواره در جایگاه ادمین باقی بماند. حذف زودهنگام ربات پیش از تکمیل و تأیید نهایی فرایند می‌تواند باعث لغو خودکار درخواست ثبت یا شروع مجدد فرایند احراز هویت شود. توصیه می‌شود تا زمان دریافت کد شامد و حتی پس از آن، دسترسی ربات را تغییر ندهید.

بله، برای حفظ اعتبار ثبت و کد شامد صادرشده، ربات رسمی سامانه باید به‌طور دائم با دسترسی ادمین در کانال باقی بماند. این ربات به‌صورت دوره‌ای وضعیت کانال، تغییرات مدیریتی و فعالیت آن را بررسی می‌کند و در صورت حذف ربات یا تغییرات مشکوک، ممکن است کد شامد به‌صورت خودکار غیرفعال یا نیازمند بررسی مجدد شود. بنابراین حذف ربات، حتی پس از دریافت موفق کد شامد، توصیه نمی‌شود.

تغییر مدیر یا مالک اصلی کانال تلگرامی که در سامانه ساماندهی ثبت شده است، نیازمند به‌روزرسانی اطلاعات در پنل کاربری سامانه است. در صورتی که مدیریت کانال بدون اطلاع‌رسانی به سامانه تغییر کند، ممکن است مغایرت بین اطلاعات هویتی ثبت‌شده و مدیر فعلی کانال شناسایی شده و اعتبار کد شامد به حالت تعلیق درآید. توصیه می‌شود هرگونه تغییر مدیریتی مهم از طریق تماس با پشتیبانی سامانه یا به‌روزرسانی پروفایل کاربری اطلاع‌رسانی شود.

بله، امکان ثبت چندین رسانه از جمله چند کانال تلگرام، وب‌سایت یا صفحه اینستاگرام تحت یک حساب کاربری واحد در سامانه ساماندهی وجود دارد. کافی است پس از ورود به پنل کاربری، برای هر رسانه جداگانه از گزینه «افزودن رسانه» استفاده کرده و مراحل احراز هویت اختصاصی همان رسانه از جمله افزودن ربات مربوطه را تکمیل کنید. هر کانال به‌صورت مستقل بررسی شده و کد شامد جداگانه‌ای دریافت می‌کند.

در صورت تغییر شماره موبایل مدیر کانال، باید از طریق پنل کاربری سایت ساماندهی نسبت به به‌روزرسانی این اطلاعات اقدام کنید، زیرا این شماره مبنای دریافت کدهای تأیید و اطلاع‌رسانی‌های سامانه است. عدم به‌روزرسانی شماره موبایل می‌تواند در آینده هنگام نیاز به تأیید مجدد هویت یا تمدید اطلاعات، مشکلاتی ایجاد کند. این تغییر معمولاً نیازمند طی مجدد یک مرحله کوتاه احراز هویت پیامکی است.

پس از دریافت کد شامد دوازده‌رقمی، توصیه می‌شود این کد را در توضیحات یا بیوگرافی کانال تلگرام، به همراه عبارت «کد شامد» یا مشابه آن، به‌صورت واضح درج کنید تا کاربران به‌راحتی بتوانند رسمی بودن فعالیت کانال را مشاهده و در صورت نیاز از طریق سایت ساماندهی استعلام کنند. برخی کانال‌های تجاری همچنین این کد را در پست‌های ثابت یا پین‌شده کانال نیز قرار می‌دهند تا نمایان‌تر باشد.

خیر، فرایند ثبت در سامانه ساماندهی و افزودن ربات به‌عنوان ادمین هیچ تأثیر منفی بر سرعت بارگذاری، عملکرد پست‌ها، تعداد اعضا یا هیچ‌یک از ویژگی‌های فنی کانال تلگرام ندارد. ربات سامانه صرفاً برای احراز هویت و پایش دوره‌ای وضعیت ثبت استفاده می‌شود و پیامی در کانال ارسال نمی‌کند یا در تعاملات کاربران دخالتی ندارد. بنابراین نگرانی از این بابت برای مدیران کانال بی‌مورد است.

در صورت تغییر نام کاربری یا لینک عمومی کانال تلگرام، لازم است این تغییر را از طریق پنل کاربری سامانه ساماندهی به‌روزرسانی کنید تا اطلاعات ثبت‌شده با وضعیت واقعی کانال هم‌خوانی داشته باشد. معمولاً نیازی به طی کامل مجدد فرایند ثبت‌نام از صفر نیست، اما به‌روزرسانی این اطلاعات برای جلوگیری از مغایرت در استعلام‌های آینده و حفظ اعتبار کد شامد صادرشده ضروری است.

فرایند ثبت‌نام و دریافت کد شامد برای کانال‌های تلگرامی عادی در سایت رسمی ساماندهی رایگان است و هیچ هزینه دولتی مستقیمی برای عبور از مراحل ثبت‌نام، تأیید پیامکی و افزودن ربات دریافت نمی‌شود. البته کاربران باید نسبت به سایت‌ها یا افرادی که ادعای دریافت وجه برای «تضمین ثبت سریع» را دارند هوشیار باشند، زیرا این خدمات معمولاً غیررسمی بوده و ممکن است با کلاهبرداری همراه باشند.

خیر، صدور کد شامد دوازده‌رقمی توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی از طریق سامانه ساماندهی به‌صورت رایگان انجام می‌شود و این کد صرفاً پس از تکمیل موفق مراحل احراز هویت هویتی و پیامکی، بدون دریافت هیچ‌گونه هزینه‌ای، در پنل کاربری قابل مشاهده و استفاده خواهد بود. هرگونه درخواست پرداخت وجه مستقیم برای «تسریع» یا «تضمین» صدور کد شامد از سوی افراد یا سایت‌های واسط باید با احتیاط بررسی شود.

برخی موسسات و مشاوران کسب‌وکار خدمات تسهیل و پیگیری فرایند ثبت ساماندهی را به‌صورت خدماتی و با دریافت حق‌الزحمه ارائه می‌دهند، که این هزینه بسته به میزان پیچیدگی پرونده، نیاز به مشاوره حقوقی و تعداد رسانه‌های مورد ثبت متفاوت است. با این حال از آنجا که فرایند ثبت کانال تلگرام معمولاً ساده و قابل انجام توسط خود مدیر کانال است، استفاده از این خدمات واسط برای اکثر کاربران عادی ضرورتی ندارد.

عدم ثبت کانال‌هایی که مشمول الزام قانونی هستند می‌تواند منجر به پیامدهای مالی و عملیاتی جدی شود؛ از جمله فیلتر شدن کانال که به‌صورت مستقیم باعث از دست رفتن مخاطب و درآمد تبلیغاتی می‌شود، محدود شدن دسترسی به درگاه‌های پرداخت رسمی برای کانال‌های فروشگاهی، و در مواردی احتمال برخورد قانونی با مالک کانال. این هزینه‌های غیرمستقیم معمولاً بسیار بیشتر از زمان و هزینه ناچیز طی کردن فرایند ثبت است.

کد شامد پس از صدور معمولاً نیازمند پرداخت هزینه مستقیم برای تمدید سالانه نیست، اما مدیر کانال موظف است اطلاعات هویتی و وضعیت فعالیت کانال را در صورت درخواست سامانه به‌روزرسانی کند. غفلت از این به‌روزرسانی‌ها می‌تواند باعث تعلیق موقت اعتبار کد شامد شود که رفع آن نیازمند زمان و پیگیری اضافی است، هرچند هزینه مالی مستقیمی برای این موضوع در نظر گرفته نشده است.

خیر، فرایند و هزینه ثبت در سامانه ساماندهی برای کانال‌های فروشگاهی، آموزشی، خبری یا سرگرمی یکسان و رایگان است. با این حال کانال‌های تجاری و فروشگاهی معمولاً برای فعالیت‌های تکمیلی مانند دریافت نماد اعتماد الکترونیکی یا درگاه پرداخت بانکی به مدارک و مجوزهای دیگری غیر از کد شامد نیز نیاز دارند که این موارد هزینه‌های جداگانه‌ای دارند و ارتباط مستقیمی با هزینه ثبت در ساماندهی ندارند.

بله، فرایند ثبت در سامانه ساماندهی برای تمامی انواع کانال‌های تلگرامی از جمله کانال‌های آموزشی، فرهنگی و غیرانتفاعی کاملاً رایگان است و تفاوتی در هزینه بین کانال‌های انتفاعی و غیرانتفاعی وجود ندارد. تنها تفاوت احتمالی در مدارک مورد نیاز است؛ کانال‌های وابسته به نهادهای آموزشی یا خیریه ممکن است در برخی موارد نیاز به ارائه مدارک تکمیلی هویت سازمانی داشته باشند، اما این امر هزینه مالی اضافه‌ای ایجاد نمی‌کند.

اگرچه این هزینه به‌صورت مستقیم و عددی قابل محاسبه نیست، اما در عمل کانال‌های فاقد کد شامد به‌ویژه در حوزه فروش و تبلیغات با کاهش نرخ تبدیل مخاطب به مشتری و کاهش اعتماد عمومی مواجه می‌شوند، چرا که بسیاری از کاربران آگاه پیش از خرید یا اعتماد به یک کانال، وجود کد شامد را بررسی می‌کنند. این هزینه فرصتی از دست‌رفته، در بلندمدت می‌تواند به مراتب بیشتر از هزینه و زمان ناچیز فرایند ثبت باشد.

مرجع اصلی نظارت بر ثبت و ساماندهی رسانه‌های دیجیتال از جمله کانال‌های تلگرامی، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است که این وظیفه را از طریق سامانه رسمی samandehi.ir اجرا می‌کند. این وزارتخانه مسئولیت صدور، تعلیق یا لغو کد شامد و همچنین هماهنگی با سایر نهادهای نظارتی و قضایی در صورت بروز تخلفات محتوایی یا هویتی را بر عهده دارد.

کانال‌هایی که مشمول الزام ثبت هستند اما از انجام آن خودداری می‌کنند، ممکن است با اقداماتی از جمله فیلترینگ کانال، عدم شناسایی به‌عنوان رسانه قانونی، محدودیت در فعالیت‌های تبلیغاتی و تجاری رسمی، و در موارد جدی‌تر پیگرد قانونی مالک کانال به دلیل فعالیت رسانه‌ای غیرمجاز مواجه شوند. از آنجا که این الزام دیگر یک مهلت موقت نیست بلکه یک تکلیف دائمی محسوب می‌شود، ریسک عدم ثبت با گذشت زمان کاهش نمی‌یابد.

بله، یکی از مهم‌ترین پیامدهای عدم ثبت کانال‌های مشمول الزام قانونی، احتمال فیلتر شدن یا محدود شدن دسترسی به آن‌ها توسط نهادهای نظارتی است. این ریسک به‌ویژه برای کانال‌های پرمخاطب و کانال‌هایی که فعالیت تجاری، تبلیغاتی یا خبری گسترده دارند جدی‌تر است. به همین دلیل توصیه اکید می‌شود مدیران چنین کانال‌هایی هرچه زودتر نسبت به ثبت رسمی و دریافت کد شامد اقدام کنند تا از این ریسک در امان بمانند.

پس از ثبت کانال و دریافت کد شامد، مسئولیت حقوقی محتوای منتشرشده در کانال به‌طور مشخص و شناسنامه‌دار بر عهده مدیر یا مالکی است که اطلاعات هویتی او در سامانه ساماندهی ثبت شده است. این شفافیت هم به نفع صاحب کانال است، چرا که در صورت سوءاستفاده دیگران از نام یا محتوای او امکان پیگیری قانونی وجود دارد، و هم ابزار نظارتی برای مراجع قانونی در صورت انتشار محتوای خلاف قوانین کشور محسوب می‌شود.

برای کانال‌های تلگرامی که به‌صورت فعال در زمینه فروش محصولات، خدمات یا تبلیغات پرمخاطب فعالیت می‌کنند، داشتن کد شامد عملاً به یک پیش‌نیاز تبدیل شده است، چرا که بسیاری از پلتفرم‌های تبلیغاتی رسمی، بانک‌ها و درگاه‌های پرداخت برای همکاری با یک کسب‌وکار آنلاین، ارائه کد شامد یا مدارک مشابه را درخواست می‌کنند. بنابراین اگرچه شکل قانونی الزام بر اساس تعداد اعضا تعریف می‌شود، اما از منظر عملی برای فعالیت تجاری امری ضروری محسوب می‌شود.

در مواردی که مالکیت کانال متعلق به یک شخص حقوقی مانند شرکت یا موسسه باشد، علاوه بر اطلاعات هویتی نماینده قانونی، معمولاً مدارک تکمیلی نظیر شناسه ملی شرکت، آگهی تأسیس یا آخرین تغییرات ثبتی و معرفی‌نامه رسمی نماینده نیز از سوی سامانه ساماندهی درخواست می‌شود. این فرایند نسبت به ثبت اشخاص حقیقی زمان بیشتری می‌برد، اما در نهایت همان کد شامد دوازده‌رقمی به نام رسانه شرکت صادر خواهد شد.

اطلاعات هویتی کامل مانند کد ملی و شماره موبایل مدیر کانال که در فرایند ثبت‌نام وارد می‌شود، صرفاً برای اهداف احراز هویت و بررسی‌های داخلی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی استفاده می‌شود و به‌صورت عمومی در دسترس کاربران عادی قرار نمی‌گیرد. آنچه در نهایت به‌صورت عمومی قابل استعلام است، صرفاً کد شامد و وضعیت ثبت رسانه است، نه جزئیات هویتی کامل مالک آن، مگر در چارچوب درخواست‌های رسمی و قانونی مراجع ذی‌صلاح.

در صورتی که محتوای منتشرشده در یک کانال ثبت‌شده با قوانین کشور مغایرت داشته باشد، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی می‌تواند بسته به شدت تخلف، اقداماتی از جمله اخطار به مدیر کانال، تعلیق موقت کد شامد، یا در موارد جدی‌تر لغو کامل ثبت و ارجاع پرونده به مراجع قضایی را انجام دهد. از آنجا که هویت مالک کانال از طریق فرایند ثبت مشخص شده است، این پیگیری‌ها با سرعت و دقت بیشتری نسبت به کانال‌های ناشناس ثبت‌نشده انجام می‌شود.