راهنمای سامانه میهمانی وزارت بهداشت guest.behdasht.gov.ir

سامانه guest.behdasht.gov.ir تنها مرجع رسمی و متمرکز برای ثبت درخواست‌های میهمانی و انتقال دانشجویان دانشگاه‌های علوم پزشکی سراسر کشور است. هدف از راه‌اندازی این سامانه، تسهیل فرآیند جابجایی دانشجویان، کاهش مراجعات حضوری به ستاد وزارتخانه و دانشگاه‌ها، شفاف‌سازی در روند موافقت یا مخالفت با درخواست‌ها و اعمال دقیق سهمیه‌های قانونی مانند شاهد و ایثارگر یا موارد خاص پزشکی است.

تمامی دانشجویان شاغل به تحصیل در دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور در مقاطع کاردانی، کارشناسی (پیوسته و ناپیوسته)، کارشناسی ارشد و دکتری حرفه‌ای (پزشکی، دندانپزشکی و داروسازی) که حداقل یک نیمسال تحصیلی را در دانشگاه مبدا سپری کرده باشند، مجاز به ثبت درخواست در این سامانه هستند. لازم به ذکر است که دانشجویان سال اول در نیمسال اول تحصیلی خود معمولاً اجازه ثبت درخواست میهمانی را ندارند مگر در موارد استثنایی.

در وضعیت «میهمانی»، دانشجو برای یک یا چند نیمسال مشخص در دانشگاه مقصد تحصیل می‌کند اما مدرک فارغ‌التحصیلی او توسط دانشگاه مبدا صادر می‌شود و وضعیت استخدامی و تعهدات او نیز مربوط به مبدا است. اما در «انتقال»، دانشجو به طور دائم از دانشگاه مبدا جدا شده و تمام امور آموزشی و پرونده او به دانشگاه مقصد منتقل می‌گردد و مدرک نهایی نیز توسط دانشگاه مقصد صادر خواهد شد.

طبق تقویم اعلامی وزارت بهداشت، فرآیند ثبت درخواست برای ترم بهمن ۱۴۰۳ معمولاً از نیمه دوم آبان ماه آغاز شده و تا نیمه آذر ماه ادامه می‌یابد. پس از این بازه، سامانه برای ثبت درخواست جدید بسته شده و فرآیند بررسی توسط دانشگاه مبدا (نیمه دوم آذر) و سپس دانشگاه مقصد (دی ماه) آغاز می‌شود. نتایج نهایی معمولاً اواخر دی ماه و پیش از شروع انتخاب واحد ترم جدید اعلام می‌گردد.

خیر، برای مدیریت بهتر و اعمال سهمیه‌های قانونی، سامانه مجزایی به آدرس shahedtransmission.behdasht.gov.ir برای دانشجویان شاهد و ایثارگر طراحی شده است. این دانشجویان باید درخواست‌های خود را در سامانه مذکور ثبت کنند تا توسط کمیسیون‌های ویژه مربوط به ایثارگران بررسی شود. البته قوانین کلی آموزشی و زمان‌بندی‌ها تا حد زیادی مشابه سامانه عمومی است اما اولویت پذیرش با این دسته از عزیزان خواهد بود.

در سامانه وزارت بهداشت، درخواست‌ها معمولاً برای یک نیمسال تحصیلی ثبت می‌شوند. با این حال، در صورت موافقت دانشگاه مبدا و مقصد، دانشجو می‌تواند در بازه زمانی مربوط به ترم بعد، درخواست تمدید میهمانی خود را مجدداً در سامانه ثبت کند. برخی دانشگاه‌ها ممکن است برای میهمانی‌های طولانی‌مدت (مانند دو ترم متوالی) شرایط سخت‌گیرانه‌تری در نظر بگیرند که دانشجو باید پیش از ثبت‌نام از آن‌ها مطلع باشد.

خیر، دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی (واحدهای علوم پزشکی) برای امور میهمانی و انتقال باید از سامانه اختصاصی دانشگاه آزاد (سامانه مناد) استفاده نمایند. سامانه guest.behdasht.gov.ir مختص دانشجویان دانشگاه‌های دولتی تحت پوشش وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی است. جابجایی بین دانشگاه آزاد و دولتی نیز قوانین بسیار خاص و محدودی دارد که معمولاً خارج از این سامانه و از طریق مکاتبات مستقیم بررسی می‌شود.

دانشجویان غیرایرانی که از طریق کنکور سراسری یا پذیرش‌های خاص در دانشگاه‌های علوم پزشکی پذیرفته شده‌اند، تابع قوانین کلی وزارت بهداشت هستند. با این حال، این افراد برای جابجایی علاوه بر تاییدیه آموزشی دانشگاه‌های مبدا و مقصد، نیازمند اخذ موافقت از مدیریت امور بین‌الملل دانشگاه و همچنین مراجع کنسولی مربوطه هستند تا وضعیت اقامت تحصیلی آن‌ها در شهر مقصد دچار مشکل قانونی نشود.

ابتدا دانشجو باید به آدرس guest.behdasht.gov.ir مراجعه کرده و با کدملی و شماره دانشجویی وارد شود. در مرحله بعد، اطلاعات فردی و تحصیلی را تکمیل و مدارک مورد نیاز (مانند کپی شناسنامه، کارت ملی و مستندات دلیل انتقال) را بارگذاری نماید. سپس دانشگاه مقصد و نوع درخواست (میهمانی یا انتقال) را انتخاب کرده و کد رهگیری دریافت می‌کند. پس از آن باید منتظر تایید دانشگاه مبدا و سپس بررسی دانشگاه مقصد بماند.

پس از اتمام مراحل ثبت‌نام، یک کد رهگیری به دانشجو ارائه می‌شود. دانشجو می‌تواند در هر زمان با مراجعه به بخش «پیگیری درخواست» در سامانه و وارد کردن کدملی و کد رهگیری، از آخرین وضعیت پرونده خود مطلع شود. وضعیت‌ها شامل مواردی نظیر «در انتظار تایید مبدا»، «ارسال به مقصد»، «موافقت/مخالفت مقصد» و «نهایی شده» می‌باشد. توصیه می‌شود دانشجو در بازه‌های زمانی بررسی، هر چند روز یکبار سامانه را چک کند.

اگر دانشگاه مبدا با درخواست میهمانی یا انتقال مخالفت کند، فرآیند در همان مرحله متوقف شده و درخواست به دانشگاه مقصد ارسال نمی‌شود. در این حالت دانشجو می‌تواند با مراجعه حضوری به معاونت آموزشی دانشگاه مبدا و ارائه دلایل متقن یا رفع نواقص مدارک، درخواست بازبینی دهد. اگرچه سامانه اجازه ثبت مجدد در همان بازه را نمی‌دهد، اما در صورت موافقت دستی مسئولین آموزش، ممکن است وضعیت در سامانه تغییر یابد.

تا زمانی که مهلت ثبت‌نام در سامانه به پایان نرسیده و دانشگاه مبدا بررسی درخواست را آغاز نکرده باشد، معمولاً گزینه ویرایش برای دانشجویان فعال است. اما پس از اتمام مهلت یا تایید توسط مبدا، هیچ‌گونه تغییری در اولویت‌ها یا مدارک بارگذاری شده امکان‌پذیر نیست. لذا دقت در انتخاب دانشگاه مقصد و بارگذاری مدارک کامل در همان ابتدای فرآیند بسیار حیاتی و تعیین‌کننده است.

مدارک عمومی شامل تصویر پرسنلی، تصویر تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی است. مدارک اختصاصی بسته به دلیل درخواست متفاوت است؛ مثلاً برای متأهلین (سند ازدواج)، برای موارد پزشکی (نامه شورای پزشکی دانشگاه یا مدارک بیماری خاص)، برای سرپرست خانواده (مدارک فوت یا ازکارافتادگی والدین) و برای دانشجویان ممتاز (گواهی رتبه یا معدل). تمامی فایل‌ها باید با فرمت JPG و حجم کمتر از ۵۰۰ کیلوبایت باشند.

در سامانه میهمانی وزارت بهداشت، هر دانشجو در هر نوبت ثبت‌نام تنها حق انتخاب یک دانشگاه را به عنوان مقصد اصلی دارد. برخلاف انتخاب رشته کنکور، اینجا امکان انتخاب لیست اولویت‌بندی شده وجود ندارد. بنابراین دانشجو باید پیش از ثبت‌نام، ظرفیت‌ها و شرایط پذیرش دانشگاه مقصد را بررسی کرده و بر اساس شانس قبولی و نیاز خود، دقیق‌ترین انتخاب را انجام دهد تا فرصت یک ترم را از دست ندهد.

دانشگاه مقصد پس از دریافت لیست متقاضیان از سامانه، ابتدا ظرفیت بخش‌های آموزشی و بیمارستان‌های خود را بررسی می‌کند. سپس اولویت‌بندی بر اساس معدل کل دانشجو، سهمیه‌های قانونی (شاهد، ازدواج، بیماری)، و تراز علمی دانشگاه مبدا انجام می‌شود. در رشته‌های پرمتقاضی مانند پزشکی، معمولاً شورایی در معاونت آموزشی دانشگاه مقصد تشکیل شده و در مورد تک‌تک پرونده‌ها تصمیم‌گیری نهایی صورت می‌گیرد.

بله، موافقت در سامانه به منزله پذیرش اولیه است. پس از نهایی شدن نتیجه در سامانه، دانشجو موظف است در بازه زمانی اعلام شده توسط دانشگاه مقصد (که معمولاً در وب‌سایت همان دانشگاه اطلاع‌رسانی می‌شود) با در دست داشتن اصل مدارک برای تطبیق واحد، تشکیل پرونده فیزیکی، اخذ شماره دانشجویی موقت و واریز شهریه (در صورت لزوم) به واحد آموزش دانشگاه مقصد مراجعه نماید.

در صفحه ورود سامانه guest.behdasht.gov.ir، گزینه‌ای تحت عنوان «فراموشی رمز عبور» یا «بازیابی اطلاعات» تعبیه شده است. دانشجو با وارد کردن کدملی و شماره همراهی که در زمان ثبت‌نام اولیه در سیستم ثبت شده، می‌تواند رمز جدید را از طریق پیامک دریافت کند. در صورتی که شماره همراه تغییر کرده باشد، دانشجو باید به واحد IT یا آموزش دانشگاه مبدا مراجعه کند تا اطلاعات تماس او در دیتابیس سامانه به‌روزرسانی شود.

برای جلوگیری از بروز خطا در هنگام بارگذاری، تمامی مدارک باید اسکن شده و با فرمت JPG یا JPEG ذخیره شوند. حجم هر فایل نباید از ۵۰۰ کیلوبایت تجاوز کند. توصیه می‌شود از اپلیکیشن‌های اسکنر موبایل با تنظیمات کیفیت متوسط استفاده کنید. همچنین نام فایل‌ها باید به صورت انگلیسی باشد و از کاراکترهای خاص در نامگذاری فایل استفاده نشود تا سیستم در بازخوانی آن‌ها دچار مشکل نگردد.

طبق توصیه‌های فنی پشتیبانان سامانه، بهترین عملکرد سیستم در مرورگر Google Chrome (نسخه‌های به‌روز) و Mozilla Firefox مشاهده شده است. استفاده از مرورگرهای قدیمی مانند Internet Explorer یا مرورگرهای پیش‌فرض گوشی‌های موبایل ممکن است باعث عدم نمایش صحیح منوها، خطا در بارگذاری مدارک یا اختلال در مرحله دریافت کد رهگیری شود. همچنین حتماً پیش از ورود، فیلترشکن خود را خاموش کنید.

این خطا معمولاً به دو دلیل رخ می‌دهد: اول اینکه دانشگاه مبدا هنوز لیست دانشجویان فعال خود را به سامانه مرکزی وزارت بهداشت ارسال یا آپدیت نکرده است. دوم اینکه ممکن است وضعیت تحصیلی دانشجو در سامانه آموزشی دانشگاه (مانند سما یا هم‌آوا) به صورت «فعال» نباشد (مثلاً مرخصی تحصیلی یا عدم انتخاب واحد). در این شرایط دانشجو باید سریعاً به آموزش دانشگاه مبدا مراجعه کرده تا وضعیت خود را اصلاح کند.

بله، سامانه به صورت ریسپانسیو طراحی شده و با موبایل قابل دسترسی است. اما به دلیل حساسیت فرآیند بارگذاری مدارک و نیاز به دقت بالا در تکمیل فرم‌ها، اکیداً توصیه می‌شود از کامپیوتر یا لپ‌تاپ استفاده کنید. بسیاری از خطاهای گزارش شده در مرحله نهایی کردن درخواست، مربوط به استفاده از مرورگرهای موبایل است که در ارسال درخواست‌های سنگین (همراه با فایل) دچار وقفه (Timeout) می‌شوند.

این خطا معمولاً در روزهای ابتدایی و انتهایی بازه ثبت‌نام که ترافیک کاربران بسیار بالاست رخ می‌دهد. در این مواقع پیشنهاد می‌شود ابتدا حافظه کش (Cache) مرورگر خود را پاک کنید، از اتصال پایدار اینترنت مطمئن شوید و در ساعات کم‌ترافیک (مانند اواخر شب یا اوایل صبح) مجدداً تلاش کنید. اگر مشکل بیش از ۲۴ ساعت باقی ماند، موضوع را به پشتیبانی فنی دانشگاه مبدا اطلاع دهید.

پس از آپلود هر فایل، معمولاً پیش‌نمایشی از آن در کنار فیلد مربوطه نمایش داده می‌شود. دانشجو باید حتماً روی آیکون مشاهده یا پیش‌نمایش کلیک کند تا مطمئن شود فایل به درستی و بدون نویز بارگذاری شده است. اگر فایل ناخوانا باشد، کارشناس آموزش دانشگاه مبدا یا مقصد درخواست را رد خواهد کرد. پس از دریافت کد رهگیری نیز در خلاصه وضعیت، لیست فایل‌های پیوست شده قابل رویت است.

بله، در مرحله نهایی و پس از صدور کد رهگیری، گزینه‌ای برای دریافت نسخه PDF یا چاپ مستقیم فرم درخواست وجود دارد. توصیه می‌شود حتماً یک نسخه چاپی یا دیجیتال از این فرم تهیه کنید. این فرم حاوی تمامی اطلاعات ثبت شده، لیست مدارک و زمان دقیق ثبت درخواست است که در صورت بروز هرگونه اختلاف نظر یا مشکل در فرآیند بررسی، به عنوان سند معتبر قابل ارائه به مراجع ذی‌صلاح خواهد بود.

ثبت درخواست اولیه در سامانه وزارت بهداشت معمولاً رایگان است و هزینه‌ای بابت استفاده از پلتفرم دریافت نمی‌شود. اما برخی دانشگاه‌های مقصد ممکن است مبلغی را به عنوان «هزینه بررسی پرونده» در شورای آموزشی از دانشجو طلب کنند که این مبلغ جدا از شهریه تحصیلی است. همچنین در صورت موافقت با میهمانی، هزینه‌های مربوط به صدور کارت دانشجویی موقت و خدمات رفاهی طبق تعرفه دانشگاه مقصد دریافت خواهد شد.

دانشجویان دوره روزانه که به صورت میهمان به دانشگاه دیگری می‌روند، طبق بخشنامه‌های وزارت بهداشت موظف به پرداخت شهریه هستند. این شهریه شامل شهریه متغیر دروس اخذ شده در دانشگاه مقصد است و در برخی موارد بخشی از شهریه ثابت نیز دریافت می‌شود. نرخ این شهریه هر ساله توسط هیئت امنای دانشگاه مقصد تعیین می‌گردد و دانشجو باید پیش از شروع ترم، نسبت به تسویه حساب یا پرداخت علی‌الحساب اقدام نماید.

دانشجویان شهریه‌پرداز در صورت میهمانی یا انتقال، همچنان موظف به پرداخت شهریه مطابق با نرخ مصوب ورودی خود هستند. معمولاً شهریه به حساب دانشگاه مقصد واریز می‌شود، اما در برخی تفاهم‌نامه‌های بین دانشگاهی، ممکن است بخشی از شهریه ثابت به دانشگاه مبدا تعلق گیرد. نکته مهم این است که انتقال از پردیس خودگردان به دوره روزانه تحت هیچ شرایطی امکان‌پذیر نیست و دانشجو همچنان شهریه‌پرداز باقی می‌ماند.

خیر، طبق قوانین عمومی وزارت بهداشت، دانشگاه‌های مقصد هیچ تعهدی برای ارائه خوابگاه و خدمات رفاهی (مانند وام دانشجویی) به دانشجویان میهمان یا انتقالی ندارند. در صورت وجود ظرفیت مازاد، خوابگاه با نرخ تمام‌شده (غیردولتی) به این دانشجویان تعلق می‌گیرد که هزینه آن به مراتب بالاتر از خوابگاه دانشجویان عادی است. دانشجو باید پیش از ثبت درخواست، موضوع اسکان را در شهر مقصد به طور قطعی حل نماید.

هزینه ژتون غذا برای دانشجویان میهمان معمولاً با نرخ آزاد یا نرخ تمام‌شده محاسبه می‌شود، مگر اینکه در توافق‌نامه بین دو دانشگاه یا بر اساس سهمیه‌های خاص (مانند شاهد)، تخفیف‌هایی در نظر گرفته شود. این تفاوت قیمت به این دلیل است که بودجه رفاهی دانشجویان بر اساس آمار دانشجویان ثابت به دانشگاه‌ها تخصیص می‌یابد و دانشجویان میهمان بار مالی اضافه‌ای بر دوش دانشگاه مقصد هستند.

قوانین استرداد شهریه تابع آیین‌نامه مالی دانشگاه مقصد است. به طور کلی، اگر دانشجو پیش از زمان حذف و اضافه انصراف دهد، بخش زیادی از شهریه متغیر مسترد می‌شود. اما پس از گذشت زمان مشخصی از ترم یا در صورت تشکیل کلاس‌ها، شهریه ثابت و بخشی از شهریه متغیر به هیچ عنوان بازگردانده نخواهد شد. لذا توصیه می‌شود دانشجویان تنها در صورت اطمینان قطعی از حضور، نسبت به واریز شهریه اقدام کنند.

بله، در فرآیند انتقال دائم، دانشجو باید با تمامی واحدهای دانشگاه مبدا (کتابخانه، خوابگاه، صندوق رفاه و آموزش) تسویه حساب کامل انجام دهد. در صورتی که دانشجو بدهی معوقه به صندوق رفاه داشته باشد، پرونده آموزشی او به دانشگاه مقصد ارسال نخواهد شد. همچنین اگر دانشجو از بورسیه یا تعهد خدمت خاصی استفاده می‌کند، باید موافقت واحد حقوقی مبدا را برای انتقال تعهدات کسب نماید.

دانشجویان میهمان موظف هستند هزینه بیمه حوادث دانشجویی را در دانشگاه مقصد پرداخت کنند تا در صورت بروز هرگونه حادثه در محیط‌های آموزشی یا بیمارستانی، تحت پوشش باشند. خدمات درمانی عمومی نیز معمولاً از طریق مراکز درمانی دانشگاه مقصد با ارائه کارت دانشجویی موقت قابل دریافت است، اما هزینه‌های بیمه پایه (تامین اجتماعی یا سلامت) همچنان بر عهده خود دانشجو یا والدین اوست.

طبق آیین‌نامه آموزشی، دانشجویان متقاضی میهمانی باید دارای میانگین کل حداقل ۱۴ و متقاضیان انتقال باید دارای میانگین کل حداقل ۱۵ باشند. البته این یک کف قانونی است و دانشگاه‌های تیپ یک (مانند تهران، شهید بهشتی و شیراز) معمولاً حد نصاب‌های بالاتری (مثلاً ۱۶ یا ۱۷) را برای پذیرش میهمان در نظر می‌گیرند. همچنین دانشجو نباید در نیمسال قبل از درخواست، مشروط شده باشد.

خانم‌های متأهل که پس از تاریخ قبولی در دانشگاه ازدواج کرده‌اند، طبق قانون حمایت از خانواده و جوانی جمعیت، در اولویت انتقال یا میهمانی به محل سکونت یا اشتغال همسر قرار دارند. این دسته از دانشجویان باید سند رسمی ازدواج و گواهی اشتغال به کار همسر را در سامانه بارگذاری کنند. دانشگاه‌ها موظفند با این درخواست‌ها حداکثر مساعدت را داشته باشند، مگر در مواردی که رشته مورد نظر در دانشگاه مقصد وجود نداشته باشد.

سقف مجاز میهمانی معمولاً تا ۴۰ درصد کل واحدهای درسی دوره تحصیلی است. به عنوان مثال، در مقطع کارشناسی، دانشجو حداکثر می‌تواند ۴ نیمسال به صورت میهمان تحصیل کند. پس از پایان این مدت، دانشجو یا باید به دانشگاه مبدا بازگردد و یا در صورت واجد شرایط بودن و موافقت هر دو دانشگاه، درخواست انتقال دائم دهد. تداوم میهمانی بیش از حد مجاز نیازمند مجوز خاص از کمیسیون موارد خاص وزارتخانه است.

بله، یکی از شروط اصلی برای موافقت با جابجایی، نداشتن منع انضباطی است. دانشجویانی که دارای احکام قطعی انضباطی (مانند توبیخ کتبی درج در پرونده یا تعلیق) هستند، معمولاً با مخالفت دانشگاه مبدا یا مقصد مواجه می‌شوند. دانشگاه مقصد حق استعلام وضعیت انضباطی دانشجو را دارد و در صورت کتمان حقیقت توسط دانشجو، حتی پس از ثبت‌نام نیز می‌تواند نسبت به لغو میهمانی و اخراج دانشجو اقدام نماید.

دانشجویانی که پس از ورود به دانشگاه دچار بیماری‌های صعب‌العلاج یا ناتوان‌کننده شده‌اند و امکان ادامه تحصیل در شهر مبدا برایشان فراهم نیست، در اولویت انتقال قرار می‌گیرند. این افراد باید مدارک پزشکی خود را به تایید شورای پزشکی دانشگاه مبدا برسانند. در صورت تایید نهایی در شورای عالی پزشکی وزارت بهداشت، دانشگاه مقصد موظف است خارج از ظرفیت معمول، نسبت به پذیرش دانشجو اقدام نماید.

خیر، سامانه guest.behdasht.gov.ir صرفاً برای جابجایی بین دانشگاه‌های داخل کشور است. دانشجویان شاغل به تحصیل در خارج از کشور که متقاضی انتقال به ایران هستند، باید از طریق «سامانه انتقال دانشجویان خارج از کشور» (سامانه سجاد یا سامانه اختصاصی مرکز خدمات آموزشی وزارت بهداشت) اقدام کنند. فرآیند آن‌ها شامل ارزیابی معتبر بودن دانشگاه خارجی، گذراندن تعداد واحد مشخص و شرکت در آزمون‌های ارزیابی است.

دانشجویانی که با سهمیه مناطق محروم یا سهمیه بومی در دانشگاه پذیرفته شده‌اند، تعهد خدمت محضری به منطقه مربوطه دارند. طبق قانون، انتقال و میهمانی این دانشجویان ممنوع است، مگر در موارد بسیار استثنایی و با موافقت بالاترین مقام اجرایی دانشگاه و معاونت آموزشی وزارتخانه. این محدودیت به منظور حفظ نیروی انسانی متخصص در مناطق محروم وضع شده و سامانه معمولاً به طور خودکار اجازه ثبت درخواست برای این افراد را نمی‌دهد.

خیر، سامانه میهمانی و انتقال صرفاً برای جابجایی در همان رشته تحصیلی است. تغییر رشته فرآیند کاملاً مجزایی دارد که مستلزم داشتن نمره قبولی در کارنامه سبز کنکور و موافقت شورای آموزشی دانشگاه است. دانشجو ابتدا باید فرآیند تغییر رشته را در دانشگاه مبدا یا مقصد (طبق ضوابط) طی کند و سپس در صورت نیاز، برای جابجایی اقدام نماید. ثبت درخواست برای رشته‌ای غیر از رشته فعلی در سامانه منجر به رد خودکار درخواست می‌شود.

در صورت انتقال دائم، تعهدات مربوط به طرح نیروی انسانی دانشجو نیز به حوزه دانشگاه مقصد منتقل می‌شود. یعنی دانشجو پس از فارغ‌التحصیلی، باید طرح خود را در مناطق تحت پوشش دانشگاه مقصد یا طبق ضوابط توزیع نیرو توسط وزارت بهداشت سپری کند. اما در حالت میهمانی، تعهدات طرح همچنان بر عهده دانشگاه مبدا است و دانشجو پس از اتمام تحصیل در مقصد، باید برای تعیین تکلیف طرح به دانشگاه اول خود مراجعه نماید.