سامانه ثبت نام سوخت گازوئیل؛ راهنمای جامع دریافت سهمیه

سامانه ثبت‌نام سوخت گازوئیل که عمدتاً از طریق درگاه‌های UTCMS و سدف مدیریت می‌شود، زیرساختی هوشمند برای تخصیص سهمیه سوخت نفت‌گاز به ناوگان حمل‌ونقل بار و مسافر و همچنین ماشین‌آلات کشاورزی و صنعتی است. هدف اصلی این سامانه، جایگزینی روش تخصیص سهمیه ثابت با روش تخصیص بر اساس پیمایش (عملکرد واقعی) است. این اقدام به منظور مدیریت بهینه مصرف انرژی در کشور، جلوگیری از قاچاق سوخت، شناسایی ناوگان فعال از غیرفعال و ایجاد عدالت در توزیع فرآورده‌های نفتی میان رانندگان زحمت‌کش و واقعی طراحی و اجرا شده است.

سهمیه پایه، مقدار حداقلی از سوخت گازوئیل است که به تمامی خودروهای دارای کارت سوخت، صرف‌نظر از میزان فعالیتشان، در ابتدای هر ماه اختصاص می‌یابد. اما سهمیه عملکردی یا پیمایشی، مقدار سوخت مازادی است که بر اساس اسناد حمل‌ونقل (مانند بارنامه و صورت‌وضعیت) برای ناوگان برون‌شهری و یا بر اساس داده‌های سامانه سیپاد (GPS) برای ناوگان درون‌شهری محاسبه می‌شود. در واقع رانندگانی که فعالیت بیشتری داشته باشند، با ثبت دقیق عملکرد خود در سامانه‌های مربوطه، سهمیه بیشتری فراتر از سهمیه پایه دریافت می‌کنند تا در فعالیت‌های اقتصادی خود با کمبود سوخت مواجه نشوند.

تمامی خودروهای دیزلی که در محدوده داخل شهرها به فعالیت حمل بار یا جابه‌جایی مسافر مشغول هستند، ملزم به ثبت‌نام در سامانه utcms.ir می‌باشند. این خودروها شامل کامیون‌ها، کامیونت‌ها، وانت‌بارهای دیزلی، اتوبوس‌های درون‌شهری و مینی‌بوس‌ها می‌شوند. طبق قوانین سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور، عدم ثبت‌نام در این سامانه و عدم دریافت پروانه فعالیت و اشتغال، منجر به قطع سهمیه سوخت عملکردی و در مراحل بعدی حتی کاهش سهمیه پایه خودرو خواهد شد؛ بنابراین تمامی مالکان ناوگان درون‌شهری باید برای احراز هویت و ثبت مشخصات خودروی خود به این سامانه مراجعه کنند.

سامانه سدف که مخفف سامانه درخواست فرآورده‌های نفتی است، به نشانی newtejaratasan.niopdc.ir برای متقاضیانی طراحی شده که خارج از حوزه حمل‌ونقل جاده‌ای فعالیت می‌کنند. این گروه شامل دارندگان ماشین‌آلات کشاورزی (مانند تراکتور و کمباین)، واحدهای صنعتی، مرغداری‌ها، گلخانه‌ها، چاه‌های آب کشاورزی و پروژه‌های عمرانی است. این متقاضیان باید با ثبت مشخصات دستگاه‌ها و تاییدیه سازمان‌های متولی (مانند جهاد کشاورزی یا وزارت صمت) در این سامانه، سهمیه سوخت مورد نیاز خود را به صورت دوره‌ای درخواست دهند تا پس از بررسی کارشناسان، حواله سوخت برای آن‌ها صادر شود.

در ناوگان برون‌شهری، تخصیص سوخت مستقیماً با صدور اسناد حمل‌ونقل رسمی پیوند خورده است. رانندگان کامیون و اتوبوس که در جاده‌های بین‌شهری فعالیت می‌کنند، با دریافت «بارنامه» برای حمل کالا و «صورت‌وضعیت» برای جابه‌جایی مسافر از طریق شرکت‌های حمل‌ونقل مجاز، داده‌های پیمایش خود را در سیستم سازمان راهداری ثبت می‌کنند. این اطلاعات به صورت برخط به شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی ارسال شده و بر اساس کیلومتر طی شده و نوع خودرو، سهمیه سوخت در کارت هوشمند سوخت راننده شارژ می‌شود. در این سیستم، هرچه تعداد بارنامه‌های واقعی بیشتر باشد، سهمیه سوخت تخصیصی نیز افزایش می‌یابد.

سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور متولی اصلی مدیریت ناوگان حمل‌ونقل عمومی درون‌شهری است. این سازمان از طریق سامانه UTCMS، وظیفه شناسایی، ساماندهی و صدور پروانه برای خودروهای دیزلی فعال در شهرها را بر عهده دارد. از آنجایی که در داخل شهرها امکان صدور بارنامه جاده‌ای وجود ندارد، این سازمان با همکاری شرکت‌های پیمانکار، زیرساخت‌های لازم برای نصب تجهیزات پایش هوشمند (سیپاد) را فراهم کرده است تا اطلاعات دقیق کارکرد خودروها را استخراج کرده و جهت تخصیص سهمیه سوخت به مراجع ذی‌صلاح در وزارت نفت ارائه دهد.

بله، تمامی خودروهای با سوخت نفت‌گاز (گازوئیل) اعم از دولتی، عمومی و شخصی که قصد استفاده از سهمیه سوخت یارانه‌ای را دارند، باید در سامانه‌های مربوطه ثبت‌نام کنند. خودروهای شخصی دیزلی که در حوزه حمل‌ونقل عمومی فعالیت نمی‌کنند، معمولاً سهمیه پایه محدودی دریافت می‌کنند، اما اگر این خودروها در قالب شرکت‌های حمل‌ونقل شهری یا بین‌شهری فعالیت کنند، می‌توانند با ثبت‌نام و دریافت پروانه‌های لازم، از سهمیه عملکردی بهره‌مند شوند. در غیر این صورت، ممکن است در دسترسی به سوخت با نرخ اول (یارانه‌ای) دچار محدودیت شده و مجبور به استفاده از نرخ دوم یا آزاد شوند.

استفاده از این سامانه‌ها مزایای متعددی دارد که مهم‌ترین آن تضمین تامین سوخت مورد نیاز برای رانندگان فعال است. پیش از این، رانندگان پرکار با مشکل اتمام سهمیه در میانه ماه مواجه می‌شدند، اما اکنون با ثبت پیمایش، سوخت بیشتری دریافت می‌کنند. همچنین، این سامانه‌ها باعث کاهش بازار سیاه سوخت و جلوگیری از اتلاف وقت رانندگان در صف‌های طولانی ناشی از سوءاستفاده‌های غیرقانونی می‌شود. از سوی دیگر، داشتن پروانه فعالیت معتبر که از طریق این سامانه‌ها صادر می‌شود، امکان بهره‌مندی از سایر خدمات دولتی مانند لاستیک سهمیه‌ای، روغن موتور با نرخ مصوب و تسهیلات نوسازی ناوگان را فراهم می‌کند.

نظارت بر این فرآیند یک همکاری چندجانبه میان نهادهای مختلف است. شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی مسئولیت نهایی توزیع و شارژ کارت‌ها را دارد. سازمان راهداری و حمل‌ونقل جاده‌ای بر ناوگان برون‌شهری و صحت بارنامه‌ها نظارت می‌کند. سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌ها مسئول تایید ناوگان درون‌شهری است. همچنین پلیس راهور ناجا برای انطباق مشخصات فنی خودرو و ستاد مبارزه با قاچاق کالا و ارز برای جلوگیری از تخلفات سیستمی، بر تمامی مراحل ثبت‌نام و تخصیص سوخت نظارت دقیق دارند تا از صحت داده‌های وارد شده اطمینان حاصل شود.

برای ثبت‌نام، ابتدا مالک خودرو باید به نشانی utcms.ir مراجعه کرده و گزینه «ثبت‌نام مالک/خودرو» را انتخاب کند. در مرحله اول، اطلاعات هویتی مالک و مشخصات خودرو (شماره VIN و شماره پلاک) وارد می‌شود. پس از استعلام موفق از ثبت‌احوال و راهور، متقاضی باید نوع فعالیت خود (بار یا مسافر) را مشخص کرده و شهرداری محل فعالیت را انتخاب نماید. در مرحله بعد، باید برای دریافت «پروانه فعالیت» خودرو و «پروانه اشتغال» راننده اقدام شود. پس از تایید نهایی توسط شهرداری مربوطه و پرداخت عوارض قانونی، اطلاعات به سامانه سوخت ارسال شده و سهمیه بر اساس ضوابط جدید تخصیص می‌یابد.

مدارک مورد نیاز شامل مدارک شناسایی مالک (کارت ملی و شناسنامه)، کارت خودرو، برگ سبز خودرو (سند مالکیت)، بیمه‌نامه شخص ثالث معتبر و معاینه فنی دارای اعتبار است. همچنین برای رانندگان، داشتن گواهینامه متناسب با پایه خودرو و کارت سلامت الزامی است. در صورتی که خودرو تحت پوشش شرکت حمل‌ونقل خاصی فعالیت می‌کند، معرفی‌نامه از شرکت مربوطه نیز باید بارگذاری شود. دقت داشته باشید که تمامی تصاویر مدارک باید خوانا و با فرمت تعیین شده در سامانه بارگذاری شوند تا در مرحله احراز هویت توسط کارشناسان شهرداری یا سازمان راهداری رد نشوند.

در صورت مفقودی یا خرابی کارت سوخت، مالک خودرو باید ابتدا به دفاتر پلیس +10 مراجعه کرده و درخواست المثنی ثبت کند. برای پیگیری وضعیت صدور، متقاضی می‌تواند به درگاه خدمات الکترونیک انتظامی (epolice.ir) مراجعه کرده و با وارد کردن شماره پلاک، از آخرین وضعیت تولید و ارسال کارت مطلع شود. همچنین سامانه پیامکی 1101202040 نیز برای استعلام وضعیت کارت سوخت فعال است. پس از صدور، کارت از طریق شرکت پست به آدرس ثبت شده در پرونده ارسال می‌گردد که کد رهگیری پستی آن نیز از طریق همان درگاه‌های مذکور قابل دریافت است.

پروانه فعالیت سندی است که اجازه کار خودرو در حوزه حمل‌ونقل عمومی را تایید می‌کند. برای دریافت آن، پس از ثبت‌نام اولیه در سامانه UTCMS، پرونده به صورت الکترونیکی به شهرداری شهر انتخاب شده ارجاع می‌شود. کارشناسان شهرداری مدارک بارگذاری شده و وضعیت معاینه فنی خودرو را بررسی می‌کنند. در برخی شهرها، بازدید حضوری از خودرو نیز الزامی است. پس از تایید صلاحیت و پرداخت فیش‌های مربوط به عوارض سالیانه و حق صدور پروانه، مجوز به صورت دیجیتالی صادر شده و کد رهگیری آن در سامانه ثبت می‌گردد که ملاک اصلی برای تخصیص سهمیه سوخت عملکردی خواهد بود.

مالکان تراکتور، کمباین و سایر ادوات کشاورزی دیزلی باید ابتدا در سامانه سدف ثبت‌نام کنند. در این فرآیند، متقاضی باید اطلاعات دقیق دستگاه، سطح زیر کشت (برای تراکتور) یا نوع فعالیت صنعتی را وارد کند. پس از ثبت درخواست، پرونده به صورت خودکار برای مدیریت جهاد کشاورزی شهرستان ارسال می‌شود. کارشناس مربوطه با بازدید میدانی یا بررسی اسناد مالکیت، میزان نیاز واقعی به سوخت را تایید می‌کند. پس از تایید جهاد کشاورزی، درخواست به شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی ارسال شده و سهمیه در بازه‌های زمانی مشخص (معمولاً فصلی) در کارت بانکی معرفی شده یا کارت سوخت شارژ می‌شود.

هنگام فروش خودروی دیزلی، مالک جدید موظف است بلافاصله نسبت به تغییر اطلاعات در سامانه‌های UTCMS یا سازمان راهداری اقدام کند. ابتدا باید پروانه فعالیت قبلی ابطال یا غیرفعال شود. سپس مالک جدید با ایجاد حساب کاربری، مشخصات خود را جایگزین کرده و مجدداً درخواست پروانه فعالیت و اشتغال دهد. این کار برای جلوگیری از واریز سهمیه به حساب مالک قبلی یا بروز مشکلات قانونی در صورت تخلفات سوختی بسیار حیاتی است. همچنین کارت سوخت نیز باید از طریق پلیس +10 به نام مالک جدید صادر شود تا فرآیند تخصیص سهمیه دچار وقفه نگردد.

پیمانکاران پروژه‌های عمرانی باید ابتدا قرارداد رسمی پروژه خود را که به تایید دستگاه اجرایی (مانند وزارت راه یا شهرداری) رسیده است، در سامانه سدف بارگذاری کنند. در این درخواست باید لیست تمامی ماشین‌آلات فعال در پروژه به همراه شماره شاسی و موتور ذکر شود. میزان سوخت تخصیصی بر اساس حجم عملیات خاکی، ساعات کارکرد دستگاه‌ها و مدت زمان پروژه محاسبه می‌شود. پس از تایید ناظر پروژه و شرکت ملی پخش، سوخت به صورت حواله‌ای یا شارژ در کارت‌های مخصوص پروژه تخصیص می‌یابد. نظارت بر مصرف صحیح این سوخت بر عهده مجری پروژه و بازرسان شرکت نفت است.

در پایان هر ماه، داده‌های جمع‌آوری شده از سامانه‌های مختلف (بارنامه‌های سازمان راهداری، داده‌های پیمایش سیپاد و تاییدیه شهرداری‌ها) تجمیع می‌شود. این اطلاعات توسط کارگروه سیستم جامع پیمایش بررسی شده و میزان کارکرد واقعی هر خودرو مشخص می‌گردد. سپس بر اساس جداول مصرف سوخت استاندارد برای هر کلاس خودرویی، سهمیه ماه آینده محاسبه می‌شود. این سهمیه معمولاً در دو یا سه مرحله در طول ماه به کارت سوخت واریز می‌گردد. رانندگان می‌توانند با مراجعه به سامانه پیمایش، جزئیات کارکرد تایید شده و مقدار سوخت تخصیصی خود را مشاهده کرده و در صورت اعتراض، درخواست بازبینی ثبت کنند.

پروانه‌های فعالیت و اشتغال معمولاً دارای اعتبار یک‌ساله هستند. مالکان و رانندگان موظفند حداقل یک ماه پیش از انقضای تاریخ اعتبار، از طریق سامانه UTCMS درخواست تمدید خود را ثبت کنند. فرآیند تمدید شامل به‌روزرسانی مدارکی مانند معاینه فنی و بیمه‌نامه است. در صورتی که پروانه منقضی شود، سامانه به صورت خودکار وضعیت خودرو را «غیرفعال» تلقی کرده و تخصیص سهمیه سوخت عملکردی متوقف می‌شود. برای جلوگیری از این مشکل، سامانه معمولاً پیامک‌های یادآوری برای مالکان ارسال می‌کند، اما مسئولیت نهایی پیگیری و تمدید بر عهده خود مالک خودرو است.

سیپاد مخفف «سامانه پایش هوشمند ناوگان حمل‌ونقل متقاضی» است. این دستگاه یک واحد سخت‌افزاری GPS است که روی خودروهای دیزلی درون‌شهری نصب می‌شود تا موقعیت مکانی و مسافت طی شده را به دقت ثبت کند. نصب این دستگاه برای تمامی اتوبوس‌ها، مینی‌بوس‌ها و کامیون‌های فعال در محدوده شهری که قصد دریافت سهمیه سوخت بر اساس پیمایش را دارند، الزامی است. بدون نصب سیپاد، این خودروها تنها سهمیه پایه (حداقلی) را دریافت می‌کنند که برای فعالیت‌های روزمره کافی نخواهد بود. این تکنولوژی به دولت اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به بارنامه، عملکرد واقعی خودروهای شهری را رصد کند.

خطاهای ورود معمولاً ناشی از اشتباه در کدملی، رمز عبور یا اختلالات موقت سرور است. اگر با پیام «اطلاعات یافت نشد» مواجه شدید، ابتدا از صحت کیبورد (فارسی یا انگلیسی بودن اعداد) اطمینان حاصل کنید. در صورت فراموشی رمز عبور، از گزینه «بازیابی رمز» استفاده کنید تا کد تایید به شماره همراه ثبت شده ارسال شود. اگر مشکل از سمت سامانه باشد، پاک کردن حافظه کش مرورگر (Cache) یا استفاده از مرورگر دیگر (مانند فایرفاکس یا کروم به‌روزرسانی شده) توصیه می‌شود. در موارد حاد که اطلاعات هویتی با پایگاه داده ثبت‌احوال مطابقت ندارد، مراجعه حضوری به دفاتر پیشخوان یا شهرداری الزامی است.

دستگاه سیپاد با استفاده از گیرنده GPS داخلی، مختصات جغرافیایی خودرو را در فواصل زمانی کوتاه ثبت کرده و با محاسبه فاصله بین این نقاط، مسافت کل پیموده شده را به دست می‌آورد. این داده‌ها به همراه اطلاعاتی مانند سرعت و زمان روشن بودن موتور، از طریق بستر GPRS (سیم‌کارت داخلی دستگاه) به سرورهای مرکزی ارسال می‌شود. در سرور، با توجه به نوع خودرو (سبک، متوسط یا سنگین) و ضریب مصرف سوخت استاندارد تعریف شده برای آن مدل، میزان لیتر سوخت مصرفی محاسبه شده و جهت شارژ کارت سوخت به شرکت ملی پخش اعلام می‌گردد.

نصب دستگاه باید حتماً توسط نصابان مجاز و مورد تایید سامانه سیپاد انجام شود تا گارانتی دستگاه و سلامت سیستم برق خودرو حفظ گردد. دستگاه باید در محلی نصب شود که آنتن‌دهی GPS آن توسط اجزای فلزی ضخیم مسدود نشود. همچنین اتصال برق دستگاه باید به گونه‌ای باشد که با خاموش شدن خودرو، ارسال داده‌های ضروری متوقف نشود (اتصال مستقیم به باتری با فیوز محافظ). هرگونه دستکاری در سیم‌کشی یا قطع کردن عمدی آنتن دستگاه، توسط سامانه به عنوان تخلف شناسایی شده و منجر به قطع سهمیه سوخت و جریمه‌های قانونی برای مالک خودرو خواهد شد.

بله، مالکان خودروهایی که دستگاه سیپاد نصب کرده‌اند، می‌توانند با ورود به پنل کاربری خود در سایت sipaad.ir یا استفاده از اپلیکیشن موبایل مربوطه، گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه پیمایش خود را مشاهده کنند. در این پنل، مسافت طی شده به کیلومتر و وضعیت اتصال دستگاه به شبکه نمایش داده می‌شود. این شفافیت به رانندگان کمک می‌کند تا از صحت عملکرد دستگاه خود مطمئن شوند و در صورتی که مسافت ثبت شده با مسافت واقعی پیموده شده مغایرت داشت، سریعاً نسبت به بازبینی فنی دستگاه یا ثبت تیکت پشتیبانی در سامانه اقدام نمایند.

در صورت بروز نقص فنی، راننده باید ابتدا از طریق سامانه یا تماس با پشتیبانی شرکت سازنده، خرابی را گزارش دهد. اکثر دستگاه‌ها دارای گارانتی تعویض یا تعمیر یک تا دو ساله هستند. پس از ثبت گزارش، راننده به نزدیک‌ترین مرکز خدمات پس از فروش مراجعه کرده و تکنسین مربوطه نسبت به رفع عیب یا جایگزینی دستگاه اقدام می‌کند. بسیار مهم است که در دوره خرابی دستگاه، راننده تاییدیه کتبی یا سیستمی خرابی را داشته باشد تا در تخصیص سهمیه سوخت آن بازه زمانی، بر اساس میانگین ماه‌های قبل با وی مساعدت شود و سهمیه‌اش به طور کامل قطع نگردد.

این مشکل می‌تواند چندین دلیل فنی داشته باشد: اول، عدم تایید نهایی پروانه فعالیت توسط شهرداری؛ دوم، عدم نصب یا غیرفعال بودن دستگاه سیپاد (در ناوگان درون‌شهری)؛ سوم، عدم ثبت بارنامه معتبر (در ناوگان برون‌شهری)؛ و چهارم، نقص در اطلاعات کارت سوخت یا VIN خودرو در سامانه. همچنین اگر خودرو در طول ماه پیمایشی کمتر از حد نصاب تعیین شده داشته باشد، تنها سهمیه پایه به آن تعلق می‌گیرد. برای حل این مشکل، مالک باید در سامانه UTCMS وضعیت «پروانه» و در سامانه سیپاد وضعیت «ارسال داده» را چک کند تا از برقراری ارتباط فنی اطمینان حاصل یابد.

سیم‌کارت‌های تعبیه شده در دستگاه‌های سیپاد معمولاً از نوع شرکتی (M2M) هستند که وظیفه انتقال داده‌های GPS را بر عهده دارند. هزینه شارژ اولیه و اشتراک سالیانه این سیم‌کارت‌ها در زمان خرید دستگاه از مالک دریافت می‌شود. مدیریت شارژ و تمدید بسته داده بر عهده شرکت پشتیبان دستگاه است و راننده نیازی به خارج کردن سیم‌کارت یا شارژ دستی آن ندارد. در واقع، بخشی از هزینه خدمات پشتیبانی که سالانه توسط مالک پرداخت می‌شود، صرف تامین اعتبار این سیم‌کارت‌ها می‌گردد تا ارسال اطلاعات پیمایش به صورت مداوم و بدون وقفه انجام شود.

بله، سامانه هوشمند سوخت و درگاه‌های ثبت‌نام مانند UTCMS به صورت کاملاً سیستمی به بانک‌های اطلاعاتی معاینه فنی (سیمفا) و بیمه مرکزی متصل هستند. در زمان ثبت‌نام یا تمدید پروانه، سیستم به صورت خودکار استعلام می‌گیرد و در صورتی که خودرو فاقد معاینه فنی معتبر یا بیمه‌نامه شخص ثالث باشد، اجازه ادامه فرآیند را نمی‌دهد. این یکپارچگی فنی باعث شده تا خودروهای فرسوده یا فاقد ایمنی نتوانند از سهمیه سوخت یارانه‌ای استفاده کنند، که خود گامی در جهت ارتقای ایمنی جاده‌ای و کاهش آلودگی هوا در کلان‌شهرها محسوب می‌شود.

هزینه ثبت‌نام در سامانه UTCMS شامل چند بخش است: یک هزینه ثابت بابت خدمات سامانه و احراز هویت الکترونیکی که معمولاً مبلغ ناچیزی است، و یک هزینه متغیر بابت صدور پروانه فعالیت و اشتغال که توسط شورای شهر هر منطقه تصویب می‌شود. این مبالغ بسته به نوع خودرو (سبک یا سنگین) و شهر محل فعالیت متفاوت است. به طور میانگین، مجموع این هزینه‌ها برای یک سال بین ۲۰۰ تا ۵۰۰ هزار تومان متغیر است. پرداخت این مبالغ صرفاً از طریق درگاه‌های بانکی موجود در سامانه انجام می‌شود و دریافت هرگونه وجه نقد توسط افراد یا شرکت‌ها غیرقانونی است.

قیمت دستگاه سیپاد تابع مصوبات سازمان شهرداری‌ها و نرخ ارز است، زیرا برخی قطعات آن وارداتی هستند. در حال حاضر، هزینه خرید دستگاه به همراه متعلقات و نصب اولیه، مبلغی در حدود ۳ تا ۵ میلیون تومان برآورد می‌شود. این مبلغ شامل خود سخت‌افزار، آنتن‌ها، سیم‌کشی و اجرت نصب توسط تکنسین مجاز است. اگرچه این هزینه در ابتدا ممکن است زیاد به نظر برسد، اما با توجه به اختلاف قیمت سوخت یارانه‌ای و آزاد، این مبلغ معمولاً در کمتر از ۳ ماه از محل دریافت سهمیه سوخت عملکردی برای راننده جبران خواهد شد.

بله، استفاده از زیرساخت‌های نرم‌افزاری، سرورهای نگهداری داده و هزینه سیم‌کارت دستگاه سیپاد مستلزم پرداخت هزینه پشتیبانی سالیانه است. این مبلغ که به صورت سالانه یا دوره‌ای دریافت می‌شود، صرف نگهداری سیستم و اطمینان از ارسال صحیح داده‌ها به سامانه سوخت می‌گردد. مبلغ اشتراک سالیانه معمولاً در حدود ۱۰ تا ۱۵ درصد قیمت خود دستگاه است. عدم پرداخت این هزینه منجر به قطع دسترسی دستگاه به شبکه و در نتیجه عدم ثبت پیمایش می‌شود که مستقیماً باعث کاهش سهمیه سوخت خودرو به سطح سهمیه پایه خواهد شد.

در حال حاضر، قیمت هر لیتر نفت‌گاز سهمیه‌ای (نرخ اول) ۳۰۰ تومان و قیمت نفت‌گاز با نرخ دوم (آزاد/حمایتی) ۶۰۰ تومان تعیین شده است. البته باید توجه داشت که استفاده از نرخ دوم نیز دارای محدودیت‌های حجمی در کارت سوخت است. برای خودروهایی که پیمایش بسیار بالایی دارند و سهمیه آن‌ها تمام می‌شود، در برخی جایگاه‌های منتخب سوخت با نرخ اضطراری یا آزاد عرضه می‌شود که قیمت آن بسیار بالاتر و نزدیک به قیمت‌های صادراتی است. دولت همواره تلاش می‌کند با حفظ نرخ ۳۰۰ تومانی برای بخش حمل‌ونقل عمومی، از افزایش هزینه‌های لجستیک و تورم جلوگیری کند.

هزینه درخواست کارت سوخت المثنی در دفاتر پلیس +10 مبلغی در حدود ۱۰۰ هزار تومان است که بابت هزینه تولید کارت و خدمات پستی دریافت می‌شود. فرآیند تولید و ارسال کارت سوخت بسته به ترافیک مرکز صدور، معمولاً بین ۴ تا ۸ هفته زمان می‌برد. در این مدت، راننده سهمیه ماهانه خود را از دست نمی‌دهد و سهمیه در کارت جدید ذخیره می‌شود، اما برای سوخت‌گیری در این بازه زمانی، راننده ناچار به استفاده از کارت سوخت جایگاه‌داران با نرخ آزاد خواهد بود که هزینه تمام شده سوخت را برای وی به شدت افزایش می‌دهد.

تغییر اطلاعات تماس مانند شماره تلفن همراه یا آدرس پستی در سامانه UTCMS معمولاً رایگان است و مالک می‌تواند با ورود به پنل کاربری خود این اصلاحات را انجام دهد. اما اگر تغییر آدرس منجر به تغییر حوزه فعالیت از یک شهر به شهر دیگر شود، ممکن است نیاز به ابطال پروانه قبلی و صدور پروانه جدید در شهرداری مقصد باشد که مستلزم پرداخت مجدد عوارض صدور پروانه در شهر جدید است. توصیه می‌شود مالکان اطلاعات تماس خود را همیشه به‌روز نگه دارند تا پیامک‌های مربوط به واریز سهمیه یا اخطارهای سیستمی را به موقع دریافت کنند.

جریمه مستقیمی به صورت قبض جریمه راهنمایی و رانندگی برای عدم نصب سیپاد وجود ندارد، اما تنبیه اقتصادی در نظر گرفته شده بسیار سنگین‌تر است. خودروهایی که طبق فراخوان ملزم به نصب دستگاه بوده‌اند و اقدام نکرده‌اند، از لیست تخصیص سهمیه عملکردی حذف شده و سهمیه پایه آن‌ها نیز به مرور تا ۵۰ درصد کاهش می‌یابد. این به معنای آن است که راننده مجبور می‌شود بخش عمده سوخت مورد نیاز خود را با قیمت آزاد تهیه کند که در ماه مبالغ میلیونی ضرر به همراه خواهد داشت. در واقع نصب دستگاه، نوعی سرمایه‌گذاری برای دسترسی به سوخت ارزان‌قیمت است.

هزینه معاینه فنی خودروهای سنگین دیزلی هر ساله توسط هیئت وزیران تعیین می‌شود و در سال جاری برای خودروهای سنگین مبلغی در حدود ۲۰۰ تا ۳۰۰ هزار تومان است. با توجه به اینکه خودروهای سنگین با سن بالای ۱۰ سال ملزم به دریافت معاینه فنی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر (مثلاً هر ۶ ماه یک‌بار) هستند، این هزینه به عنوان یک هزینه جاری در سبد مخارج رانندگان قرار می‌گیرد. داشتن گواهی معاینه فنی معتبر برای تایید پیمایش و تخصیص سوخت در تمامی سامانه‌ها (UTCMS و راهداری) یک پیش‌شرط فنی و قانونی غیرقابل تغییر است.

در برخی مقاطع زمانی، سازمان شهرداری‌ها با همکاری بانک‌های عامل، تسهیلات قرض‌الحسنه یا امکان خرید اقساطی دستگاه سیپاد را برای رانندگان فراهم می‌کنند تا فشار مالی کمتری به این قشر وارد شود. همچنین برخی شرکت‌های تولیدکننده دستگاه، طرح‌های فروش اقساطی با چک صیادی را ارائه می‌دهند. رانندگان می‌توانند با مراجعه به اتحادیه‌های حمل‌ونقل بار یا مسافر شهر خود، از وجود طرح‌های حمایتی یا تخفیف‌های گروهی مطلع شوند. هدف دولت این است که تا حد امکان فرآیند تجهیز ناوگان به سیستم‌های پایش هوشمند را تسهیل نماید تا نظارت بر مصرف سوخت کامل شود.

خرید و فروش سهمیه سوخت یا واگذاری کارت سوخت به غیر، طبق قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز جرم محسوب می‌شود. در صورت شناسایی، علاوه بر مسدود شدن دائم کارت سوخت و قطع سهمیه، مالک خودرو به مراجع قضایی معرفی شده و مشمول جریمه‌های نقدی تا چندین برابر ارزش سوخت جابه‌جا شده خواهد شد. همچنین خودروی مذکور ممکن است برای مدتی در لیست سیاه قرار گرفته و از دریافت هرگونه خدمات دولتی محروم شود. سامانه‌های هوشمند امروزی با تطبیق محل سوخت‌گیری و محل پیمایش ثبت شده توسط GPS، به راحتی تخلفات مربوط به تخلیه سهمیه در نقاط غیرمجاز را شناسایی می‌کنند.

مسئولیت هرگونه سوءاستفاده از کارت سوخت تا زمان ثبت گزارش مفقودی، مستقیماً بر عهده مالک خودرو است. اگر از کارت مفقود شده برای قاچاق سوخت استفاده شود و مالک نسبت به ابطال آن اقدام نکرده باشد، وی باید در مراجع قانونی پاسخگو باشد. بنابراین، بلافاصله پس از اطمینان از مفقودی، مالک باید به دفاتر پلیس +10 مراجعه کرده و درخواست مسدودسازی کارت را ثبت کند. داشتن رسید ثبت درخواست المثنی، به عنوان مدرک قانونی جهت تبرئه مالک از تخلفات احتمالی صورت گرفته با کارت پس از زمان مفقودی، در محاکم قضایی و تعزیرات قابل استناد خواهد بود.

هرگونه دستکاری عمدی در سخت‌افزار یا نرم‌افزار دستگاه سیپاد، از جمله قطع کردن آنتن GPS، استفاده از دستگاه‌های پارازیت‌انداز (Jamer) یا باز کردن پلمب دستگاه، تخلف محسوب می‌شود. طبق دستورالعمل‌های اجرایی، در صورت مشاهده چنین مواردی، سهمیه سوخت خودرو بلافاصله قطع شده و مالک موظف به پرداخت جریمه و نصب مجدد دستگاه با هزینه شخصی خواهد بود. در موارد تکرار تخلف، پروانه فعالیت خودرو به صورت دائم ابطال شده و مالک از فعالیت در ناوگان حمل‌ونقل عمومی محروم می‌گردد. سامانه به صورت خودکار قطع شدن سیگنال دستگاه‌های فعال را رصد کرده و به بازرسان گزارش می‌دهد.

طبق مصوبات جدید، تخصیص سوخت به ماشین‌آلات کشاورزی منوط به داشتن پلاک انتظامی است. با این حال، برای دستگاه‌های قدیمی که هنوز موفق به دریافت پلاک نشده‌اند، فرصت‌های محدودی جهت شماره‌گذاری و ثبت‌نام در سامانه سدف در نظر گرفته شده است. این مالکان باید با تاییدیه جهاد کشاورزی و طی کردن مراحل احراز اصالت دستگاه توسط پلیس راهور، نسبت به دریافت پلاک اقدام کنند. در غیر این صورت، سهمیه سوخت آن‌ها به تدریج کاهش یافته و در نهایت قطع خواهد شد. دولت با این ابزار قانونی قصد دارد تمامی ادوات متحرک دیزلی کشور را شناسنامه دار و قابل ردیابی کند.

خیر، سهمیه سوخت گازوئیل کاملاً متعلق به همان خودرو و بر اساس شماره VIN و پلاک آن تعریف شده است. انتقال سوخت از باک یک خودرو به خودروی دیگر یا استفاده از کارت سوخت یک خودرو برای سوخت‌گیری خودروی دیگر، مصداق «عرضه خارج از شبکه» بوده و مجازات‌های سنگین تعزیراتی دارد. حتی در مواردی که یک مالک دارای چندین خودرو است، حق جابه‌جایی سهمیه بین آن‌ها را ندارد. هر خودرو باید بر اساس پیمایش و عملکرد ثبت شده خود سوخت دریافت و مصرف کند. بازرسان شرکت نفت و نیروی انتظامی در بازرسی‌های جاده‌ای و جایگاهی، این موارد را به دقت کنترل می‌کنند.

به منظور جلوگیری از قاچاق سوخت، قوانین ویژه‌ای برای سوخت‌گیری در استان‌های مرزی (مانند سیستان و بلوچستان، کردستان و هرمزگان) وضع شده است. در این مناطق، کارت‌های سوخت ممکن است دارای محدودیت سقف برداشت روزانه یا ماهانه کمتری نسبت به مرکز کشور باشند. همچنین برخی کارت‌ها فقط در جایگاه‌های مشخصی فعال هستند (طرح کدینگ). رانندگانی که قصد سفر به این مناطق را دارند، باید بارنامه معتبر به مقصد آن استان داشته باشند تا سیستم اجازه سوخت‌گیری به آن‌ها بدهد. تخطی از این ضوابط می‌تواند منجر به توقیف خودرو و ارجاع پرونده به ستاد مبارزه با قاچاق کالا شود.

در صورتی که راننده‌ای نسبت به قطع یا کاهش ناگهانی سهمیه سوخت خود اعتراض داشته باشد، باید ابتدا به نهاد متولی صدور مجوز خود مراجعه کند. برای ناوگان درون‌شهری، مرجع پاسخگو سازمان شهرداری مربوطه و سامانه UTCMS است. برای ناوگان برون‌شهری، اداره راهداری شهرستان یا استان مسئولیت دارد. اگر مشکل مربوط به نقص در کارت سوخت یا فرآیند واریز باشد، راننده باید به نواحی شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی مراجعه نماید. همچنین سامانه پاسخگویی ۰۹۶۲۷ شرکت نفت به صورت شبانه‌روزی آماده دریافت شکایات و راهنمایی متقاضیان در خصوص مشکلات کارت سوخت است.

طبق قانون هوای پاک و آیین‌نامه‌های اجرایی آن، خودروهای دیزلی که به سن فرسودگی رسیده‌اند (معمولاً بالای ۲۰ تا ۲۵ سال بسته به نوع خودرو)، با محدودیت‌های شدیدی در دریافت سهمیه سوخت مواجه می‌شوند. دولت موظف است سهمیه سوخت این خودروها را به تدریج کاهش دهد تا مالکان انگیزه لازم برای نوسازی ناوگان را پیدا کنند. در برخی موارد، برای این خودروها پروانه فعالیت صادر نمی‌شود و در نتیجه از سهمیه عملکردی محروم می‌گردند. تنها راه خروج از این محدودیت، شرکت در طرح‌های نوسازی ناوگان و جایگزینی خودروی فرسوده با خودروی نو و استاندارد است.

ثبت‌نام اولیه خودرو در سامانه باید حتماً به نام مالک قانونی (دارنده سند مالکیت یا برگ سبز) انجام شود. با این حال، در بخش «پروانه اشتغال راننده»، می‌توان اطلاعات شخص مستاجر یا راننده دوم را ثبت کرد. در این صورت، مسئولیت‌های عملیاتی و پیمایش بر عهده راننده است، اما امتیازات اصلی و کارت سوخت همچنان به نام مالک صادر می‌گردد. در قراردادهای اجاره بلندمدت یا لیزینگ، مستاجر باید وکالت‌نامه قانونی از مالک داشته باشد تا بتواند مراحل اداری تمدید پروانه‌ها را در سامانه UTCMS یا سایر درگاه‌ها به نیابت از مالک انجام دهد.