سامانه وادافا دانشگاه آزاد | راهنمای ورود و دفاع پایاننامه
سامانه وادافا (Vadafa) بستر اصلی دانشگاه آزاد برای برگزاری جلسات دفاع از پایاننامه و رساله به صورت آنلاین است. در این مقاله، راهنمای گامبهگام ورود به سامانه، بارگذاری مدارک و نکات فنی برای دانشجویان و اساتید ارائه شده است.
م
مدیر سیستم
نویسنده
10 Jun 2026
446 بازدید
1 دقیقه مطالعه
سامانه وادافا بستر اصلی برگزاری جلسات پیشدفاع متمرکز دانشجویان دکتری است. این سامانه توسط واحد الکترونیکی دانشگاه آزاد اسلامی مدیریت میشود. دانشجویان دکتری تخصصی غیرپزشکی از این درگاه استفاده میکنند. این فرآیند کاملاً آنلاین و به صورت سراسری برگزار میگردد.
ورود به این سامانه مستلزم اتمام مرحله نهم در سامانه پژوهشیار است. استاد راهنما و مدیر گروه باید مستندات رساله را تایید کنند. پس از تایید نهایی واحد، اطلاعات دانشجو به وادافا منتقل میشود. بدون این تاییدیه امکان رزرو وقت دفاع وجود ندارد.
وادافا مخصوص مرحله پیشدفاع رساله دکتری است. این مرحله با دفاع از پروپوزال یا دفاع نهایی تفاوت دارد. دانشجو در این جلسه از یافتههای تحقیق خود دفاع میکند. داوران تخصصی کیفیت علمی رساله را در این مرحله ارزیابی میکنند.
دانشجویان باید برای ورود از اطلاعات هماهنگ با پژوهشیار استفاده کنند. هماهنگی دادهها بین این دو سامانه اهمیت زیادی دارد. داوطلبان باید فایلهای لازم را در زمان مقرر بارگذاری کنند. این سامانه نظم و شفافیت را در جلسات دفاع افزایش میدهد.
زمانبندی جلسات در دورههای مشخصی توسط سازمان مرکزی اعلام میشود. دانشجویان باید در بازههای زمانی تعیین شده نوبت خود را رزرو کنند. عدم حضور در زمان مقرر به منزله انصراف از نوبت فعلی است. پیگیری اطلاعیههای سایت برای موفقیت در این مسیر الزامی است.
نکات کلیدی این مقاله:
مرحله ۹ پژوهشیار شرط الزامی برای انتقال اطلاعات به وادافا
پیشدفاع متمرکز تنها مرجع برگزاری جلسات دکتری تخصصی
واحد الکترونیکی مجری فنی و پشتیبان برگزاری جلسات آنلاین
سامانه وادافا چیست؟ معرفی جامع پلتفرم پیشدفاع متمرکز دکتری
سامانه وادافا به نشانی vadafa.iauec.ac.ir، پلتفرم اختصاصی دانشگاه آزاد اسلامی برای برگزاری جلسات پیشدفاع متمرکز دانشجویان دکتری تخصصی است. در سال ۱۴۰۵، این سامانه به عنوان تنها مرجع رسمی برای ارزیابی نهایی رسالههای دکتری پیش از دفاع اصلی شناخته میشود.
هدف از ایجاد این سیستم، استانداردسازی فرآیند داوری و ارتقای کیفیت علمی خروجیهای دانشگاه است.
همچنین برای اطلاعات بیشتر میتوانید به تبدیل شماره شبا به شماره حساب - بانک مهر ایران مراجعه کنید.
چرا پیشدفاع متمرکز اهمیت دارد؟
پیش از این، جلسات پیشدفاع در واحدهای دانشگاهی برگزار میشد. این موضوع باعث تفاوت در سطح داوریها میگشت. اکنون با سامانه وادافا، داوران از واحدهای مختلف به صورت تصادفی انتخاب میشوند. این تمرکز باعث میشود دانشجو با دیدگاههای متنوعتری روبرو شود.
امکان نظارت مستقیم سازمان مرکزی بر کیفیت رسالهها.
کاهش هزینههای رفت و آمد برای دانشجویان و اساتید.
در سال تحصیلی ۱۴۰۵-۱۴۰۶، تمامی رشتههای غیرپزشکی موظف به استفاده از این سامانه هستند. اگر شما دانشجوی سال آخر هستید، باید با جزئیات این پلتفرم آشنا شوید. اطلاعات ورودی شما مستقیماً از دادههای سامانه ساجد دانشگاه آزاد sajed.iau.ir و پژوهشیار فراخوانی میشود.
بنابراین، بهروز بودن اطلاعات در آن سامانهها حیاتی است.
تفاوتهای کلیدی جلسه پیشدفاع با دفاع از پروپوزال و دفاع نهایی
بسیاری از دانشجویان، جلسه پیشدفاع را با دفاع از پروپوزال اشتباه میگیرند. دفاع از پروپوزال در ابتدای مسیر دکتری انجام میشود. در آن مرحله، شما فقط طرح تحقیق خود را ارائه میدهید.
اما پیشدفاع متمرکز در سامانه وادافا، زمانی برگزار میشود که نگارش رساله به پایان رسیده است. این جلسه در واقع فیلتر نهایی برای ورود به مرحله اعلام نتایج نهایی دکتری دانشگاه آزاد ۱۴۰۵ است.
همچنین برای اطلاعات بیشتر میتوانید به استعلام چک برگشتی با کدملی و شناسه صیاد - بانک رسالت مراجعه کنید.
مقایسه مراحل سه گانه دفاع
مرحله
زمان برگزاری
محل برگزاری
دفاع از پروپوزال
ترم ۳ یا ۴
واحد دانشگاهی
پیشدفاع متمرکز
پس از اتمام رساله
سامانه وادافا (آنلاین)
دفاع نهایی
پس از اصلاحات پیشدفاع
واحد دانشگاهی
در جلسه پیشدفاع، داوران به دنبال اطمینان از صحت روششناسی هستند. آنها نوآوری رساله شما را به چالش میکشند. اگر در این مرحله موفق شوید، مجوز دفاع نهایی صادر میشود. این فرآیند مشابه سختگیریهای موجود در آخرین تراز قبولی پزشکی دانشگاه آزاد است.
دقت کنید که نمره در این مرحله داده نمیشود. نتیجه صرفاً به صورت «قبول»، «اصلاحات» یا «تجدید جلسه» اعلام میگردد.
درگاه ورود به جلسات پیشدفاع متمرکز
پیشنیازهای سیستمی: از مرحله ۹ پژوهشیار تا تاییدیه واحد
ورود به وادافا بدون طی کردن مراحل اداری در پژوهشیار غیرممکن است. شما باید حتماً به مرحله ۹ در سامانه پژوهشیار رسیده باشید. این مرحله به معنای «ارسال به پیشدفاع» است.
همچنین برای اطلاعات بیشتر میتوانید به استعلام رتبه بندی و اعتبارسنجی بانک سینا مراجعه کنید.
گامهای ضروری قبل از رزرو
تایید کامل رساله توسط اساتید راهنما و مشاور.
دریافت تاییدیه از مدیر گروه تخصصی در واحد.
بررسی و تایید وضعیت آموزشی توسط کارشناس آموزش.
تسویه حساب مالی کامل در سامانه آموزشیار.
صدور مجوز نهایی توسط معاونت پژوهشی واحد.
نکته مهم در سال ۱۴۰۵، هماهنگی دیتابیسها است. اگر اطلاعات شما در استعلام مدرک تحصیلی دانشگاه آزاد alumni-iau.org یا ساجد ناقص باشد، سامانه وادافا اجازه ورود نمیدهد. پس از تایید واحد، معمولاً ۴۸ تا ۷۲ ساعت زمان میبرد تا نام شما در لیست مجاز وادافا قرار گیرد.
بررسی شرایط کفایت علمی و بخشنامههای جدید پژوهشی (۱۴۰۵)
کفایت علمی، شرط لازم برای اجازه دفاع است. طبق بخشنامههای سال ۱۴۰۵، دانشجو باید امتیازات پژوهشی لازم را کسب کرده باشد. این امتیازات معمولاً از طریق چاپ مقالات ISI، علمی-پژوهشی یا ثبت اختراع به دست میآید.
برای رشتههای فنی، استانداردهای سختگیرانهای مانند آخرین رتبه قبولی دکتری شیمی پلیمر دانشگاه آزاد ۱۴۰۵-۱۴۰۶ در نظر گرفته میشود. شما باید مستندات را در پژوهشیار بارگذاری کنید.
همچنین برای اطلاعات بیشتر میتوانید به استعلام اعتبار و محکومیت مالی - بانک رفاه مراجعه کنید.
انواع بخشنامههای کفایت علمی
بخشنامه شماره ۱۰/۷۹ همچنان مرجع اصلی است. اما در سال ۱۴۰۵، اصلاحاتی برای تسهیل فرآیند فارغالتحصیلی اعمال شده است. برای مثال، دانشجویان رشتههای علوم انسانی میتوانند با ارائه گواهی پذیرش معتبر نیز وارد مرحله پیشدفاع شوند.
ذکر آدرسدهی (Affiliation) صحیح دانشگاه آزاد اسلامی.
تایید اعتبار مجله در لیست سیاه (Blacklist) وزارت علوم.
اگر در این مرحله دچار مشکل شدید، میتوانید از خدمات راهنمای سامانه میز خدمت دانشگاه فنی و حرفه ای برای الگوبرداری از سیستمهای مشابه استفاده کنید. البته وادافا سیستم منحصر به فرد خود را دارد. عدم احراز کفایت علمی باعث میشود لینک رزرو در وادافا برای شما فعال نشود.
راهنمای ورود به سامانه وادافا و بازیابی نام کاربری و رمز عبور
برای ورود به سامانه، ابتدا به آدرس vadafa.iauec.ac.ir مراجعه کنید. در سال ۱۴۰۵، سیستم احراز هویت یکپارچه شده است. نام کاربری شما به صورت پیشفرض «شماره دانشجویی» است. رمز عبور نیز معمولاً «کد ملی» دانشجو تعریف میشود.
بسیاری از دانشجویان با پیام «کاربری با این مشخصات یافت نشد» روبرو میشوند. این خطا معمولاً به دلیل عدم انتقال دادهها از پژوهشیار به وادافا است. در چنین شرایطی، باید با کارشناس پژوهش واحد خود تماس بگیرید.
از کیبورد انگلیسی برای وارد کردن اعداد استفاده کنید.
کش مرورگر (Cache) خود را قبل از ورود پاک کنید.
در صورت فراموشی رمز، از گزینه «فراموشی رمز عبور» استفاده کنید.
کد امنیتی را به دقت و با رعایت حروف کوچک و بزرگ وارد نمایید.
اگر رمز عبور خود را تغییر داده و آن را فراموش کردهاید، بازیابی از طریق شماره موبایل ثبت شده در پژوهشیار انجام میشود. این شماره باید به نام خود دانشجو باشد. این موضوع برای امنیت بیشتر در سال ۱۴۰۵ سختگیرانهتر شده است.
آموزش گامبهگام رزرو نوبت و انتخاب بازههای زمانی (Cycles)
رزرو نوبت در وادافا در بازههای زمانی مشخصی که به آن «دوره» یا Cycle میگویند انجام میشود. در سال ۱۴۰۵، معمولاً چهار دوره اصلی برای پیشدفاع در نظر گرفته شده است. شما باید با هماهنگی اساتید راهنما، یکی از زمانهای خالی (Slot) را انتخاب کنید.
دقت کنید که پس از رزرو، امکان تغییر زمان بسیار دشوار است. شما باید حتماً با اساتید خود هماهنگ باشید. اگر استاد راهنما در جلسه حاضر نشود، دفاع لغو خواهد شد.
در صورت لغو جلسه توسط دانشجو در فاصله کمتر از ۷۲ ساعت، نوبت وی به انتهای دوره منتقل خواهد شد.
الزامات فنی و نرمافزاری جهت برگزاری بدون نقص جلسه آنلاین
جلسات وادافا در بستر نرمافزار **Adobe Connect** برگزار میشود. برای داشتن یک جلسه بدون قطعی، نصب آخرین نسخه این برنامه الزامی است. استفاده از نسخه تحت وب پیشنهاد نمیشود. این بستر مشابه سیستمهای آموزشی در راهنمای سامانه امجد جهاد دانشگاهی amjad.jde.ir است.
پایداری اینترنت شما باید حداقل ۲ مگابیت بر ثانیه باشد.
چکلیست فنی قبل از شروع
استفاده از لپتاپ یا کامپیوتر (از موبایل استفاده نکنید).
اتصال به اینترنت از طریق کابل LAN به جای وایفای.
تست میکروفون و هدست برای جلوگیری از اکو شدن صدا.
بستن برنامههای جانبی که پهنای باند را اشغال میکنند.
اطمینان از شارژ کامل لپتاپ یا اتصال به برق شهری.
در سال ۱۴۰۵، امکان تست محیط جلسه قبل از موعد مقرر فراهم شده است. شما میتوانید وارد اتاق تست شوید و اسلایدهای خود را بارگذاری کنید. اگر با خطای سرور مواجه شدید، تنظیمات DNS خود را بررسی کنید.
ساختار جلسه پیشدفاع متمرکز و نحوه ارزیابی توسط داوران
جلسه پیشدفاع در وادافا حدود ۶۰ تا ۹۰ دقیقه زمان میبرد. دانشجو ۲۰ دقیقه فرصت دارد تا از رساله خود دفاع کند. در این مدت باید بر روی نوآوری و یافتههای اصلی تمرکز کنید. داوران بر اساس معیارهای علمی دقیق شما را ارزیابی میکنند.
در اتاق مجازی، علاوه بر دانشجو، اساتید راهنما و مشاور نیز حضور دارند. هیئت داوران متشکل از سه داور متخصص است. یک نفر به عنوان مدیر جلسه (ناظر) فرآیند را مدیریت میکند. داوران سوالات خود را مطرح میکنند و دانشجو باید با تسلط کامل پاسخ دهد.
شور نهایی داوران بدون حضور دانشجو و اساتید راهنما.
داوران به دنبال یافتن نقاط ضعف احتمالی هستند تا در دفاع نهایی مشکلی پیش نیاید. آنها ممکن است منابع جدیدی را برای مطالعه پیشنهاد دهند. این مرحله را به عنوان یک فرصت برای یادگیری ببینید.
تحلیل نتایج پیشدفاع: قبولی، اصلاحات و یا تکرار جلسه
پس از پایان جلسه، داوران رای خود را صادر میکنند. این رای در سامانه وادافا ثبت و به پژوهشیار منتقل میشود. سه حالت کلی برای نتیجه وجود دارد. حالت اول «قبول» است که به معنای اجازه برای دفاع نهایی است.
این موفقیت مانند دریافت کارنامه سبز دانشگاه آزاد ۱۴۰۵ لذتبخش است. حالت دوم «اصلاحات» است که دانشجو باید تغییراتی در متن اعمال کند.
تجدید جلسه پیشدفاع
اگر داوران تشخیص دهند که رساله ضعفهای بنیادی دارد، رای به «تجدید جلسه» میدهند. در این صورت، دانشجو باید پس از گذشت حداقل سه ماه، دوباره در سامانه وادافا رزرو انجام دهد. این موضوع هزینههای زمانی و مالی به همراه دارد.
**قبول بدون اصلاحات:** ورود مستقیم به مرحله دفاع نهایی.
**قبول با اصلاحات جزئی:** تایید اساتید راهنما برای دفاع کافی است.
**قبول با اصلاحات کلی:** نیاز به تایید مجدد داوران در سامانه.
**مردود (تجدید جلسه):** نیاز به بازنگری اساسی و دفاع مجدد.
نتایج معمولاً ظرف ۲۴ ساعت در پنل کاربری قابل مشاهده است. اگر اعتراضی به نتیجه دارید، باید از طریق واحد دانشگاهی خود اقدام کنید. فرآیند اعتراض مشابه بررسی دانلود دفترچه تکمیل ظرفیت ذخیره دانشگاه آزاد ۱۴۰۵ زمانبر است. بنابراین سعی کنید در همان جلسه اول، داوران را متقاعد کنید.
نکات حیاتی و هشدارهای مهم برای جلوگیری از لغو جلسه
لغو جلسه پیشدفاع میتواند برنامهریزی شما را ماهها به عقب بیندازد. یکی از دلایل اصلی لغو، عدم حضور استاد راهنما است. طبق قوانین سال ۱۴۰۵، حضور حداقل یک استاد راهنما الزامی است. اگر قصد جابجایی واحد دارید، حتماً ابتدا به سایت منادا monada.iau.ir سر بزنید.
تغییرات واحد میتواند رزرو شما را در وادافا باطل کند.
اشتباهات مرگبار در روز دفاع
فراموش کردن بارگذاری فایل پاورپوینت یکی دیگر از اشتباهات رایج است. شما باید حداقل ۴۸ ساعت قبل، فایل نهایی را در سامانه آپلود کنید. همچنین، از صحت لینک ورود اطمینان حاصل کنید. این لینک برای هر دانشجو اختصاصی است.
بررسی تقویم آموزشی برای عدم تداخل با تعطیلات رسمی.
اطمینان از فعال بودن اکانت پژوهشیار در روز جلسه.
داشتن شماره تماس پشتیبانی فنی وادافا در دسترس.
پوشش مناسب و رسمی در مقابل دوربین (Webcam).
در نهایت، آرامش خود را حفظ کنید. سامانه وادافا برای کمک به شما طراحی شده است. با مطالعه اعلام نتایج ارشد دانشگاه آزاد ۱۴۰۵ متوجه میشوید که نظم، کلید موفقیت است.
اگر تمام مراحل را طبق این راهنما پیش ببرید، جلسه پیشدفاع شما به بهترین شکل برگزار خواهد شد. موفقیت در این مرحله، راه را برای دریافت مدرک دکتری هموار میکند.
تعامل سیستمی پژوهشیار و وادافا؛ از تاییدیه تا رزرو
یکی از چالشهای اصلی دانشجویان دکتری، درک رابطه میان سامانه پژوهشیار و سامانه وادافا است. این دو پلتفرم به صورت جزیرهای عمل نمیکنند، بلکه وادافا به عنوان خروجی نهایی فرآیند پژوهشی در مرحله پیشدفاع شناخته میشود.
برای اینکه نام دانشجو در لیست مجاز سامانه وادافا قرار بگیرد، باید تمامی مراحل در پژوهشیار تا انتهای مرحله ۹ با موفقیت طی شده باشد.
نکته حیاتی اینجاست که انتقال دادهها بین این دو سامانه به صورت آنی انجام نمیشود. معمولاً پس از تایید نهایی در پژوهشیار، یک بازه زمانی ۲۴ تا ۷۲ ساعته لازم است تا وبسرویسهای میانسازمانی، اطلاعات دانشجو را به بانک اطلاعاتی وادافا منتقل کنند.
بنابراین دانشجویان نباید بلافاصله پس از تایید مرحله ۹، انتظار باز شدن پنل رزرو را داشته باشند.
در این میان، نقش ادمینهای پژوهش واحد دانشگاهی بسیار پررنگ است. اگر پس از گذشت ۷۲ ساعت، دسترسی دانشجو در وادافا ایجاد نشود، مشکل معمولاً در عدم ارسال صحیح وضعیت «دفاع از کفایت علمی» از سوی واحد مبدا است.
دانشجو باید اطمینان حاصل کند که وضعیت او در پژوهشیار به حالت «آماده برای پیشدفاع» تغییر یافته است.
همچنین، هرگونه تغییر در عنوان رساله یا اساتید راهنما در دقایق نود، میتواند منجر به اختلال در سامانه وادافا شود. از آنجا که وادافا اطلاعات را مستقیماً از فایلهای ثبت شده در پژوهشیار میخواند، هرگونه مغایرت در فایل بارگذاری شده میتواند باعث لغو جلسه توسط داوران متمرکز شود.
لذا تطبیق دقیق فایل PDF رساله در هر دو سامانه الزامی است.
در نهایت، دانشجویان باید بدانند که سامانه وادافا تنها برای مدیریت جلسات و ارتباط تصویری است و تمامی سوابق تحصیلی و نمرات نهایی در نهایت به پژوهشیار بازگشت داده میشود. این چرخه سیستمی تضمینکننده شفافیت در فرآیند داوریهای متمرکز کشوری است.
تطبیق دستاوردهای علمی با بخشنامه ۱۰/۷۹ جهت ورود به وادافا
ورود به سامانه وادافا صرفاً با اتمام نگارش رساله میسر نیست؛ بلکه کلیدیترین پیششرط، احراز «کفایت علمی» بر اساس بخشنامه ۱۰/۷۹ است. این بخشنامه که در سالهای اخیر بازنگری شده، معیارهای سختگیرانهای برای پذیرش مقالات مستخرج از رساله تعیین کرده است.
دانشجویان باید پیش از اقدام برای رزرو در وادافا، امتیازات لازم را کسب کرده باشند.
برای رشتههای علوم انسانی، هنر و فنی مهندسی، نوع مجلات (Q1 تا Q4) و ضریب تاثیر آنها مستقیماً بر مجوز ورود به پیشدفاع تاثیر میگذارد. در بخشنامه جدید، تاکید بر این است که مقاله باید در وضعیت «پذیرش قطعی» یا «چاپ شده» باشد.
سامانه وادافا به گونهای طراحی شده که اگر تاییدیه این مقالات در پژوهشیار ثبت نشده باشد، اجازه انتخاب بازه زمانی (Cycle) را به دانشجو نمیدهد.
یکی از نکات مغفول مانده، تفاوت میان کفایت علمی برای «پیشدفاع» و «دفاع نهایی» است.
طبق بخشنامه ۱۰/۷۹، دانشجو برای شرکت در جلسه پیشدفاع متمرکز در وادافا، نیازمند ارائه بخشی از امتیازات پژوهشی است، اما تسویه حساب نهایی و ثبت نمره در کارنامه منوط به تکمیل تمامی تعهدات مقالات خواهد بود.
دانشجویان باید دقت کنند که مجلات نامعتبر یا لیست سیاه (Blacklist) وزارت علوم و دانشگاه آزاد، به هیچ عنوان توسط داوران وادافا پذیرفته نمیشود.
حتی اگر دانشجو به اشتباه از سد پژوهشیار عبور کند، داوران متمرکز در جلسه آنلاین وادافا، ابتدا اعتبار مجلات را بررسی کرده و در صورت عدم تطبیق با بخشنامه ۱۰/۷۹، جلسه را بلافاصله متوقف میکنند.
پیشنهاد میشود دانشجویان حداقل دو ماه پیش از باز شدن بازههای رزرو در وادافا، مستندات خود را با کارشناس پژوهش واحد تطبیق دهند. این کار از استرسهای ناشی از رد درخواست در لحظات آخر جلوگیری کرده و فرآیند تایید سیستمی را سرعت میبخشد.
راهکارهای مقابله با اختلالات فنی در پلتفرم وادافا
جلسه پیشدفاع متمرکز در وادافا بر بستر نرمافزار Adobe Connect یا سامانههای مشابه برگزار میشود. با توجه به زیرساختهای اینترنتی، احتمال بروز قطعی یا اختلال در صدا و تصویر همواره وجود دارد. مدیریت این بحرانها بخشی از مهارت دانشجو برای موفقیت در این مرحله حساس است.
اولین قدم، داشتن یک اینترنت پشتیبان (مانند هاتسپات موبایل) در کنار اینترنت ثابت است.
در صورت قطع شدن ارتباط، دانشجو نباید دستپاچه شود. داوران متمرکز و ناظران جلسه به مشکلات فنی واقف هستند. طبق پروتکلهای وادافا، اگر قطعی از سمت دانشجو باشد، او تا ۱۵ دقیقه فرصت دارد تا مجدداً به جلسه بازگردد.
در صورتی که زمان قطعی بیش از حد مجاز شود، جلسه ممکن است لغو و به نوبت دیگری موکول شود که این موضوع هزینههای زمانی و مالی به همراه دارد.
استفاده از تجهیزات مناسب مانند هدست به جای اسپیکر لپتاپ، به شدت توصیه میشود. اکو شدن صدا یا نویز محیطی میتواند تمرکز داوران را بر هم زده و بر نمره نهایی تاثیر منفی بگذارد.
همچنین، دانشجو باید پیش از شروع جلسه، یک بار به صورت آزمایشی وارد محیط تست وادافا شده و دسترسیهای میکروفون و دوربین را در مرورگر خود تایید کند.
یکی دیگر از موارد بحرانی، عدم نمایش فایل پاورپوینت است. توصیه میشود دانشجو علاوه بر بارگذاری فایل در محیط وادافا، یک نسخه PDF از اسلایدهای خود را نیز آماده داشته باشد تا در صورت بروز مشکل در نمایش فونتها یا انیمیشنهای پاورپوینت، از آن استفاده کند.
اشتراکگذاری دسکتاپ (Screen Sharing) آخرین راهکار در صورت عدم لود شدن فایلهاست.
در نهایت، حضور یک نفر به عنوان پشتیبان فنی در کنار دانشجو (خارج از کادر دوربین) میتواند بسیار کمککننده باشد.
این فرد میتواند در صورت بروز مشکل، با پشتیبانی واحد الکترونیکی تماس گرفته یا تنظیمات سیستم را سریعاً بررسی کند تا دانشجو تمرکز خود را بر روی پاسخگویی به سوالات داوران حفظ نماید.
تکنیکهای متقاعدسازی داوران در جلسات غیرحضوری وادافا
دفاع در سامانه وادافا با دفاع در واحد دانشگاهی یک تفاوت بنیادین دارد: داوران شما را نمیشناسند و صرفاً بر اساس کیفیت ارائه و محتوای علمی قضاوت میکنند. در این فضا، «زمانبندی» حرف اول را میزند.
معمولاً به دانشجویان ۲۰ تا ۳۰ دقیقه زمان برای ارائه کل رساله داده میشود. تمرکز اصلی باید بر روی «نوآوری» (Innovation) و «یافتههای تحقیق» باشد.
بسیاری از دانشجویان وقت زیادی را صرف کلیات و ادبیات تحقیق میکنند، در حالی که داوران متمرکز وادافا به دنبال پاسخ این سوال هستند که: «این رساله چه شکاف علمی را پر کرده است؟». اسلایدها باید مینیمال، خوانا و دارای نمودارهای تحلیلی باشند.
از روخوانی متن اسلایدها به شدت پرهیز کنید، زیرا در محیط آنلاین، این کار باعث خستگی سریع داوران میشود.
ارتباط چشمی با دوربین (و نه صفحه نمایش) حس اعتماد به نفس را منتقل میکند. از آنجا که داوران ممکن است در شهرهای مختلف باشند، بیان واضح و شمرده بسیار حیاتی است. پس از پایان ارائه، مرحله پرسش و پاسخ آغاز میشود.
در این مرحله، دانشجو باید با سعه صدر و مستدل به انتقادات پاسخ دهد. پذیرش برخی اصلاحات پیشنهادی داوران، نشاندهنده روحیه علمی دانشجو است.
نکته مهم دیگر، تسلط بر متدولوژی تحقیق است. داوران وادافا معمولاً بر روی روششناسی و نحوه استخراج نتایج حساسیت بالایی دارند. اگر دانشجو نتواند از ابزار آماری یا روش کیفی خود دفاع کند، احتمال دریافت حکم «اصلاحات اساسی» یا «تجدید جلسه» بسیار بالا خواهد بود.
آمادگی برای سوالات چالشبرانگیز درباره روایی و پایایی تحقیق الزامی است.
در پایان، به یاد داشته باشید که هدف وادافا مچگیری نیست، بلکه استانداردسازی کیفیت رسالههای دکتری در سطح ملی است. با یک ارائه حرفهای و پاسخهای دقیق، میتوان تاییدیه داوران را حتی در سختگیرانهترین شرایط دریافت کرد.
اقدامات ضروری پس از اتمام جلسه در سامانه وادافا
پس از پایان جلسه آنلاین در وادافا، کار دانشجو تمام نمیشود. نتیجه جلسه (قبولی، قبولی با اصلاحات، یا رد) معمولاً ظرف ۴۸ ساعت در سامانه وادافا و سپس در پژوهشیار ثبت میشود.
اگر نتیجه «قبولی با اصلاحات» باشد، دانشجو موظف است طبق نظرات داوران که در صورتجلسه الکترونیکی ثبت شده، تغییرات را اعمال کند.
در این مرحله، تعامل با استاد راهنما برای نهایی کردن اصلاحات بسیار مهم است. پس از اعمال تغییرات، فایل نهایی باید مجدداً در پژوهشیار بارگذاری شود تا تاییدیه اساتید و مدیر گروه دریافت گردد.
تنها پس از تایید نهایی اصلاحات پیشدفاع است که دانشجو مجاز به ورود به مرحله ۱۰ (آمادگی برای دفاع نهایی) خواهد بود.
یکی از سوالات رایج این است که آیا نمره پیشدفاع در معدل کل تاثیر دارد؟ خیر، پیشدفاع در سامانه وادافا فاقد نمره عددی است و صرفاً به صورت کیفی (تایید یا عدم تایید) ارزیابی میشود.
اما موفقیت در این مرحله، شرط لازم برای تعیین تاریخ دفاع نهایی در واحد دانشگاهی است. فاصله زمانی بین پیشدفاع موفق و دفاع نهایی نباید از حد مجاز سنوات تحصیلی فراتر رود.
اگر دانشجو در وادافا مردود شود (تجدید جلسه)، باید پس از گذشت حداقل سه ماه و با اصلاحات گسترده، مجدداً فرآیند رزرو نوبت را طی کند. این موضوع مستلزم پرداخت هزینه مجدد رزرو جلسه و طی کردن مراحل اداری در پژوهشیار است.
بنابراین، دقت در کیفیت رساله پیش از ورود به وادافا، از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری میکند.
در نهایت، پس از تایید نهایی در وادافا، دانشجو باید گواهی قبولی را از سامانه دانلود کرده و برای پرونده آموزشی خود به واحد دانشگاهی ارائه دهد. این گواهی به همراه تاییدیه مقالات، پکیج نهایی برای فارغالتحصیلی را تکمیل میکند.
سامانه وادافا (مخفف واحد الکترونیکی دانشگاه آزاد - دفاع) به نشانی vadafa.iauec.ac.ir، پلتفرم اختصاصی و متمرکز برای برگزاری جلسات پیشدفاع دانشجویان دکتری تخصصی غیرپزشکی دانشگاه آزاد اسلامی است. این سامانه با هدف یکپارچهسازی فرآیند نظارت بر کیفیت رسالهها طراحی شده و به دانشجویان اجازه میدهد تا در یک محیط آنلاین و با حضور داوران متمرکز، از یافتههای پژوهشی خود پیش از دفاع نهایی دفاع کنند. استفاده از این سامانه برای تمامی دانشجویان دکتری که مرحله ۹ پژوهشیار را سپری کردهاند، الزامی است.
بسیاری از دانشجویان این دو را اشتباه میگیرند؛ دفاع از پروپوزال در ابتدای مسیر دکتری و برای تصویب موضوع در واحد دانشگاهی انجام میشود. اما جلسه پیشدفاع که در سامانه وادافا رزرو میشود، پس از اتمام کامل نگارش رساله و تایید کفایت علمی توسط اساتید و واحد انجام میگیرد. در واقع پیشدفاع، آخرین فیلتر علمی قبل از جلسه دفاع نهایی است تا اطمینان حاصل شود که رساله استانداردهای لازم برای دریافت درجه دکتری را داراست.
خیر، سامانه وادافا منحصراً برای مدیریت و برگزاری جلسات پیشدفاع متمرکز دانشجویان مقطع دکتری تخصصی (PhD) طراحی شده است. دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد برای برگزاری جلسات دفاع خود نیازی به رزرو نوبت در این سامانه ندارند و فرآیند دفاع آنها طبق روالهای داخلی واحد دانشگاهی خودشان و معمولاً از طریق سامانه پژوهشیار یا سیستمهای محلی واحد انجام میشود. بنابراین ورود به این سامانه برای مقاطع پایینتر تعریف نشده است.
تنها دانشجویان دکتری تخصصی که تمامی مراحل آموزشی شامل آزمون جامع و اخذ نمره زبان را پشت سر گذاشته و رساله خود را به تایید اساتید راهنما و مشاور رساندهاند، مجاز به استفاده هستند. علاوه بر دانشجو، اساتید راهنما، مشاور و داوران منتخب سازمان مرکزی نیز دارای پنل کاربری در این سامانه هستند. شرط فنی ورود دانشجو، تغییر وضعیت پرونده در سامانه پژوهشیار به مرحله «آماده برای پیشدفاع متمرکز» (مرحله ۹) و تایید نهایی توسط ادمین پژوهش واحد است.
خیر، ماهیت سامانه وادافا بر پایه برگزاری جلسات به صورت مجازی و آنلاین است. دانشجویان و اساتید راهنما معمولاً از محل واحد دانشگاهی خود یا با هماهنگی از محل شخصی به سامانه متصل میشوند، اما داوران که از لیست متمرکز سازمان مرکزی انتخاب شدهاند، به صورت غیرحضوری در جلسه شرکت میکنند. این ساختار باعث میشود که محدودیتهای جغرافیایی حذف شده و امکان بهرهگیری از تخصص اساتید برجسته از سراسر کشور در جلسات پیشدفاع فراهم گردد.
سامانه پژوهشیار به عنوان پایگاه داده مرجع عمل میکند. تمامی مستندات، فایل رساله، تاییدیه مقالات و مراحل تصویب پروپوزال باید ابتدا در پژوهشیار ثبت و تایید شود. زمانی که دانشجو در پژوهشیار به مرحله ۹ میرسد، اطلاعات او به صورت خودکار یا نیمهخودکار به سامانه وادافا منتقل میگردد. در واقع بدون داشتن تاییدیه نهایی در پژوهشیار، امکان رزرو وقت یا ورود به سامانه وادافا وجود نخواهد داشت و این دو سامانه مکمل یکدیگر در فرآیند فارغالتحصیلی هستند.
در حال حاضر سامانه وادافا برای رشتههای دکتری تخصصی غیرپزشکی (زیرمجموعه معاونتهای موضوعی علوم انسانی، فنی مهندسی و کشاورزی) در نظر گرفته شده است. فرآیند پیشدفاع و دفاع دانشجویان رشتههای علوم پزشکی تابع قوانین وزارت بهداشت و بخشنامههای اختصاصی حوزه علوم پزشکی دانشگاه آزاد اسلامی است که معمولاً در واحدهای مجری و تحت نظارت مستقیم معاونت علوم پزشکی انجام میشود و در حال حاضر در لیست رشتههای سامانه وادافا قرار ندارند.
اصلیترین مزیت این روش، استانداردسازی داوریها و جلوگیری از اعمال سلیقههای شخصی در واحدهای دانشگاهی است. با حضور داوران خارجی که توسط سازمان مرکزی تعیین میشوند، عیار علمی رساله به دقت سنجیده میشود. همچنین شفافیت در زمانبندی، کاهش هزینههای رفت و آمد برای اساتید و دانشجویان، و امکان ضبط و بازبینی جلسات برای رفع ایرادات احتمالی از دیگر مزایای این سامانه هوشمند است که به ارتقای سطح علمی دانشگاه کمک شایانی کرده است.
بهترین و معتبرترین منبع برای پیگیری اخبار، خودِ صفحه اصلی سامانه به نشانی vadafa.iauec.ac.ir است. معمولاً در بخش اطلاعیهها، زمانبندی دورههای جدید (Cycles) رزرو دفاع، تغییرات در نحوه ورود و یا بروزرسانیهای فنی اعلام میشود. همچنین بخشنامههای مرتبط از طریق معاونتهای پژوهشی واحدهای دانشگاهی به دانشجویان ابلاغ میگردد. توصیه میشود دانشجویان در نیمسال دفاع خود، حداقل هفتهای یکبار این سامانه را برای چک کردن بازههای زمانی رزرو بررسی نمایند.
پس از اطمینان از تایید مرحله ۹ در پژوهشیار، دانشجو باید به سایت وادافا مراجعه کرده و با کدملی و شماره دانشجویی وارد شود. در مرحله بعد، دانشجو باید بازههای زمانی آزاد را مشاهده کرده و با هماهنگی اساتید راهنما و مشاور، یکی از زمانهای موجود را انتخاب کند. پس از انتخاب زمان، درخواست به صورت سیستمی ثبت شده و دانشجو باید منتظر تایید نهایی و تخصیص داوران بماند. در نهایت، لینک ورود به جلسه در روز مقرر در پنل کاربری فعال خواهد شد.
دانشجو باید حتماً مرحله «ارسال به پیشدفاع» را در پژوهشیار تکمیل کرده باشد. این شامل بارگذاری فایل نهایی رساله، بارگذاری مستندات مقالات چاپ شده یا پذیرش شده (طبق بخشنامه کفایت علمی)، تایید استاد راهنما، تایید مدیر گروه، تایید شورای پژوهشی دانشکده و در نهایت تایید ادمین پژوهش واحد است. اگر هر یک از این تاییدات در پژوهشیار ناقص باشد، اطلاعات دانشجو به وادافا منتقل نشده و با خطای «کاربر یافت نشد» مواجه میشود.
پس از قطعی شدن رزرو نوبت، در پنل کاربری دانشجو در سامانه وادافا، بخشی برای بارگذاری فایلهای مورد نیاز ایجاد میشود. دانشجو موظف است حداکثر تا ۴۸ ساعت قبل از شروع جلسه، فایل پاورپوینت ارائه و آخرین نسخه PDF رساله خود را در سامانه آپلود کند. این کار به داوران فرصت میدهد تا پیش از شروع جلسه، نگاهی به محتوای کار بیندازند. عدم بارگذاری به موقع فایلها میتواند منجر به لغو جلسه یا امتیاز منفی در روند ارزیابی توسط داوران شود.
حضور و تایید استاد راهنما در سامانه وادافا برای برگزاری جلسه الزامی است. اگر استاد راهنما در زمان مقرر در سامانه حاضر نشود یا تاییدیه لازم را ثبت نکند، جلسه رسمیت نخواهد داشت. در صورت بروز مشکل، دانشجو باید ابتدا با استاد خود تماس گرفته و از صحت نام کاربری و رمز عبور ایشان اطمینان حاصل کند. اگر مشکل فنی باشد، باید از طریق تیکت پشتیبانی در سامانه وادافا یا تماس با بخش آیتی واحد الکترونیکی موضوع را پیگیری کرد تا دسترسی استاد اصلاح شود.
داوران جلسات پیشدفاع متمرکز توسط دانشجو یا واحد دانشگاهی انتخاب نمیشوند. سامانه وادافا بر اساس بانک اطلاعاتی اساتید مجرب دانشگاه آزاد اسلامی در سراسر کشور و با توجه به تخصص موضوعی (بر اساس کلمات کلیدی پروپوزال در پژوهشیار)، به صورت سیستمی و تحت نظارت سازمان مرکزی، داوران را انتخاب و به جلسه دعوت میکند. این کار به منظور حفظ عدالت آموزشی و اطمینان از داوری بیطرفانه و تخصصی انجام میگیرد.
برگزاری پیشدفاع متمرکز در بازههای زمانی مشخصی در طول سال (معمولاً ۳ تا ۴ دوره در سال) انجام میشود. این بازهها توسط سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اعلام میگردد. به عنوان مثال، دوره اول در اواخر فصل بهار، دوره دوم در تابستان و... دانشجویان باید گوش به زنگ باشند تا در روزهای ابتدایی باز شدن پنجره رزرو، نوبت خود را ثبت کنند، چرا که ظرفیت روزها و ساعتها به سرعت تکمیل میشود و در صورت جا ماندن، باید تا دوره بعدی صبر کنند.
تغییر زمان رزرو شده در وادافا بسیار دشوار و تابع شرایط خاص است. اگر دانشجو پس از رزرو قطعی بخواهد زمان را تغییر دهد، باید دلیل موجهی داشته باشد و این کار معمولاً مستلزم لغو نوبت قبلی (در صورت باز بودن بازه ویرایش) و رزرو مجدد است. اما اگر مهلت رزرو تمام شده باشد، امکان تغییر خودسرانه وجود ندارد و باید با پشتیبانی سامانه و ادمین پژوهش سازمان مکاتبه شود. توصیه میشود قبل از رزرو، حتماً با اساتید راهنما و مشاور هماهنگی نهایی صورت گیرد.
پس از پایان جلسه، داوران نظرات خود را در سامانه ثبت میکنند. نتیجه میتواند «قبول»، «قبول با اصلاحات» یا «مردود» باشد. اگر نتیجه قبول با اصلاحات باشد، دانشجو باید اصلاحات مدنظر داوران را در فایل رساله اعمال کرده و تاییدیه آنها را (معمولاً از طریق سامانه) دریافت کند. پس از نهایی شدن تاییدات در وادافا، صورتجلسه به صورت سیستمی صادر شده و وضعیت دانشجو در پژوهشیار به مرحله ۱۰ (آمادگی برای دفاع نهایی) تغییر مییابد تا بتواند برای دفاع در واحد خود اقدام کند.
در هر جلسه پیشدفاع آنلاین، علاوه بر داوران و اساتید، یک نفر به عنوان «ناظر جلسه» از سوی واحد الکترونیکی یا سازمان حضور دارد. وظیفه ناظر، مدیریت فنی جلسه، اطمینان از حضور تمامی اعضا، ضبط جلسه، نظارت بر رعایت پروتکلهای قانونی و زمانبندی ارائه دانشجو است. ناظر دخالتی در محتوای علمی ندارد اما گزارش انضباطی و فنی جلسه را ثبت میکند تا در صورت بروز اعتراض، مستندات کافی در اختیار دانشگاه باشد.
طبق آخرین بروزرسانیهای سال ۱۴۰۳، نام کاربری دانشجویان برای ورود به سامانه وادافا معمولاً «شماره دانشجویی» و رمز عبور پیشفرض «کد ملی» (بدون صفر ابتدا در برخی موارد) است. با این حال، در برخی دورهها ممکن است از شماره موبایل ثبت شده در پژوهشیار نیز استفاده شود. نکته حیاتی این است که اطلاعات ورود تنها زمانی فعال میشود که دانشجو در پژوهشیار به مرحله ۹ رسیده باشد. در صورت بروز خطا، استفاده از گزینه «فراموشی رمز عبور» با شماره موبایل معتبر الزامی است.
سامانه وادافا بر بستر پلتفرم Adobe Connect یا سامانههای مشابه واحد الکترونیکی اجرا میشود. برای بهترین تجربه، استفاده از آخرین نسخه مرورگر Google Chrome یا Mozilla Firefox توصیه میگردد. همچنین نصب اپلیکیشن Adobe Connect روی ویندوز الزامی است تا از قطع و وصل شدن صدا و تصویر جلوگیری شود. اکیداً توصیه میشود از ورود با مرورگرهای قدیمی مثل Internet Explorer خودداری کنید، زیرا باعث تداخل در بارگذاری میکروفون و وبکم میشود.
برای داشتن یک ارتباط پایدار بدون تاخیر (Lag) در صدا و تصویر، داشتن اینترنت با سرعت حداقل ۲ مگابیت بر ثانیه (Dedicated) توصیه میشود. استفاده از اینترنت ADSL یا فیبر نوری پایدارتر از اینترنت موبایل است. دانشجو باید دقت کند که در زمان دفاع، پهنای باند توسط نرمافزارهای دیگر یا افراد دیگر در شبکه اشغال نشده باشد. همچنین داشتن یک اینترنت پشتیبان (مانند هاتسپت موبایل) برای مواقع اضطراری و قطع ناگهانی برق یا اینترنت اصلی ضروری است.
این خطا معمولاً به دو دلیل رخ میدهد: اول اینکه اطلاعات شما هنوز از سامانه پژوهشیار به وادافا منتقل نشده است (یعنی مرحله ۹ شما توسط ادمین پژوهش واحد تایید نهایی نشده). دوم اینکه ممکن است در وارد کردن کد ملی یا شماره دانشجویی اشتباه کرده باشید. راه حل اول، چک کردن وضعیت در پژوهشیار است. اگر در پژوهشیار مشکلی نبود، باید با پشتیبانی فنی سامانه وادافا تماس بگیرید تا دیتابیس شما را بروزرسانی کنند.
سامانه وادافا معمولاً ۱۰ تا ۱۵ دقیقه قبل از شروع رسمی جلسه، اجازه ورود به محیط کنفرانس را به دانشجو میدهد. در این زمان، دانشجو باید از منوی Meeting گزینه Audio Setup Wizard را اجرا کند تا بلندی صدا و کیفیت میکروفون تست شود. همچنین وبکم را یکبار روشن و خاموش کنید تا از شناسایی درایور توسط مرورگر مطمئن شوید. استفاده از هندزفری یا هدست باکیفیت به جای اسپیکر لپتاپ، برای جلوگیری از اکو شدن صدا اکیداً پیشنهاد میشود.
اگرچه از نظر فنی با نصب اپلیکیشن Adobe Connect امکان ورود با موبایل وجود دارد، اما برای دانشجو که قصد ارائه فایل پاورپوینت و اشتراکگذاری صفحه (Screen Sharing) را دارد، استفاده از موبایل یا تبلت به هیچ وجه توصیه نمیشود. محدودیتهای سیستمعاملهای موبایل در مدیریت فایلها و احتمال دریافت تماس تلفنی که باعث قطع اینترنت میشود، ریسک جلسه را بالا میبرد. دانشجو حتماً باید از لپتاپ یا کامپیوتر رومیزی مجهز به UPS یا باتری سالم استفاده کند.
در صورت قطع اینترنت، خونسردی خود را حفظ کنید و بلافاصله سعی کنید با اینترنت جایگزین دوباره وارد لینک جلسه شوید. ناظر جلسه معمولاً چند دقیقه منتظر بازگشت شما میماند. اگر قطع ارتباط طولانی شد (بیش از ۱۰ دقیقه)، بلافاصله با شماره پشتیبانی درج شده در سایت وادافا تماس بگیرید و موضوع را اطلاع دهید. در موارد خاص که مشکل سراسری باشد، جلسه با هماهنگی ناظر به زمان دیگری موکول میشود، اما مسئولیت پایداری اینترنت شخصی بر عهده دانشجو است.
در محیط Adobe Connect سامانه وادافا، دانشجو باید از بخش Share Pod گزینه Share Document را انتخاب کرده و فایل پاورپوینت خود را آپلود کند. روش دیگر، Share Screen است که کل صفحه دسکتاپ را نشان میدهد. روش اول (آپلود فایل) بهتر است زیرا پهنای باند کمتری مصرف کرده و کیفیت اسلایدها برای داوران بالاتر خواهد بود. دقت کنید که فونتهای استفاده شده در پاورپوینت باید استاندارد باشند یا فایل به صورت PDF ارائه شود تا بهمریختگی ظاهری رخ ندهد.
بله، تمامی جلسات پیشدفاع متمرکز توسط ناظر سامانه وادافا به صورت ابری ضبط میشوند. این ضبط برای آرشیو دانشگاه و بررسیهای نظارتی بعدی است. دانشجو معمولاً دسترسی مستقیم برای دانلود فایل ویدیویی ندارد، اما در صورت نیاز مبرم یا بروز اعتراض به نتیجه داوری، میتواند درخواستی به معاونت پژوهشی واحد ارائه دهد تا بازبینی فیلم توسط کمیته داوری مجدد انجام شود. توصیه میشود دانشجو خودش هم با نرمافزارهای اسکرینرکوردر (مثل Camtasia) جلسه را برای استفاده شخصی ضبط کند.
استفاده از زیرساخت فنی سامانه وادافا به خودی خود هزینه مجزایی ندارد، اما برگزاری جلسه پیشدفاع متمرکز بخشی از فرآیند آموزشی است که هزینه آن در قالب شهریه متغیر رساله و هزینههای خدمات آموزشی محاسبه میشود. در واقع، دانشجو با پرداخت شهریه نیمسال مربوطه، حق استفاده از این خدمات را کسب میکند. با این حال، در برخی موارد برای جبران هزینههای داوران خارجی و ناظران، مبالغی طبق بخشنامههای سالانه بودجه دانشگاه تعیین میشود که دانشجو باید در حساب مالی خود تسویه کرده باشد.
این یکی از مهمترین نکات است. سامانه وادافا به سیستم مالی یکپارچه دانشگاه متصل است. اگر دانشجو بدهی شهریه داشته باشد یا وضعیت مالی او در سامانه آموزشیار «عدم مجاز» باشد، اجازه رزرو وقت در وادافا به او داده نخواهد شد. دانشجو باید پیش از شروع بازه رزرو، نسبت به تسویه کامل بدهی و تمدید پایاننامه در آموزشیار اقدام کند تا محدودیت دسترسی او برطرف شود. بروزرسانی اطلاعات مالی بین آموزشیار و وادافا ممکن است ۲۴ تا ۴۸ ساعت زمان ببرد.
طبق قوانین دانشگاه آزاد، اگر دانشجو در جلسه پیشدفاع اول موفق به کسب نمره قبولی نشود و نیاز به برگزاری مجدد جلسه باشد، مشمول پرداخت جریمه یا هزینه برگزاری مجدد جلسه میشود. این هزینه بابت حقالزحمه مجدد داوران و ناظران و همچنین اشغال فضای فرکانسی سامانه دریافت میگردد. مقدار دقیق این هزینه بر اساس بخشنامههای مالی هر سال تحصیلی متغیر است و دانشجو موظف است پیش از رزرو نوبت دوم، این مبلغ را در سامانه آموزشیار واریز نماید.
دانشجو به صورت مستقیم هیچ مبلغی را به حساب داوران واریز نمیکند. تمامی پرداختهای حقالزحمه داوران، اساتید راهنما و مشاور از طریق سیستم متمرکز مالی دانشگاه آزاد و بر اساس صورتجلسات صادر شده در سامانه وادافا انجام میشود. دانشجو فقط موظف به تسویه حساب با دانشگاه (واحد محل تحصیل) است. هرگونه درخواست وجه توسط افراد تحت عنوان هزینه داوری خارج از ضوابط دانشگاه بوده و غیرقانونی تلقی میشود.
خیر، اگر لغو جلسه ناشی از مشکلات فنی زیرساختی سامانه وادافا یا عدم حضور داوران منتخب سازمان باشد، هیچ هزینهای متوجه دانشجو نخواهد بود و نوبت او محفوظ میماند. در این شرایط، سامانه موظف است در اسرع وقت نوبت جایگزین برای دانشجو تعیین کند. اما اگر لغو جلسه به دلیل عدم حضور دانشجو، نقص فنی سیستم دانشجو یا عدم تایید استاد راهنما باشد، ممکن است نوبت دانشجو سوخت شده و برای رزرو بعدی نیاز به طی مراحل اداری و مالی باشد.
انصراف از نوبت رزرو شده اگر در بازه زمانی مجاز (معمولاً تا ۷۲ ساعت قبل از جلسه) انجام شود، مشمول جریمه مالی نمیشود و دانشجو میتواند در دورههای بعدی دوباره رزرو کند. اما انصراف در لحظات آخر یا عدم شرکت در جلسه بدون اطلاع قبلی، منجر به ثبت غیبت میشود. در صورت ثبت غیبت غیرموجه، دانشجو برای رزرو مجدد ملزم به پرداخت هزینهای معادل هزینه برگزاری یک جلسه کامل خواهد بود که به عنوان جریمه در پرونده مالی او درج میگردد.
خیر، فرآیند ویرایش رساله و تایید اصلاحات توسط داوران در سامانه وادافا پس از برگزاری جلسه، مشمول هزینه اضافی نمیشود. این مرحله بخشی از همان فرآیند پیشدفاع اولیه است. دانشجو موظف است در بازه زمانی تعیین شده (معمولاً یک تا سه ماه بسته به نظر داوران) اصلاحات را انجام داده و در سامانه بارگذاری کند تا تایید نهایی صادر شود. تنها در صورتی که اصلاحات به قدری سنگین باشد که نیاز به برگزاری جلسه مجدد تشخیص داده شود، هزینه جلسه جدید دریافت میشود.
تخفیفهای شهریه (مانند تخفیف خانواده شهدا، رتبههای برتر و غیره) معمولاً بر شهریه ثابت و متغیر نیمسال اعمال میشوند. از آنجایی که هزینه پیشدفاع متمرکز بخشی از فرآیند آموزشی است، به صورت غیرمستقیم تحت تاثیر این تخفیفها قرار میگیرد. اما اگر مبلغی به عنوان «جریمه برگزاری مجدد» یا «هزینه خدمات خاص» تعریف شده باشد، معمولاً مشمول تخفیفهای متداول شهریه نمیشود و دانشجو باید مبلغ مصوب را به طور کامل پرداخت نماید.
تمامی تراکنشهای مالی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی صرفاً از طریق سامانه آموزشیار (edu.iau.ac.ir) انجام میپذیرد. دانشجو باید به پنل کاربری خود در آموزشیار رفته، در بخش مدیریت مالی، مبلغ مورد نظر را واریز کند. پس از اینکه تراز مالی دانشجو مثبت شد یا به حد نصاب رسید، محدودیت رزرو در سامانه وادافا به صورت خودکار برداشته میشود. اکیداً توصیه میشود از پرداخت وجه به هر سایت یا شماره حساب دیگری تحت عنوان وادافا خودداری کنید.
طبق بخشنامه شماره ۱۰/۷۹، دانشجوی دکتری برای ورود به مرحله پیشدفاع باید دستاوردهای پژوهشی مستخرج از رساله خود را ارائه دهد. این دستاوردها معمولاً شامل چاپ حداقل یک یا دو مقاله در مجلات معتبر (ISI، Scopus یا علمی-پژوهشی مورد تایید وزارتین و دانشگاه آزاد) است. مستندات مقاله شامل فایل پیدیاف، لینک مجله و تاییدیه پذیرش باید در سامانه پژوهشیار بارگذاری و توسط ادمین پژوهش واحد تایید شود تا مجوز رزرو در وادافا صادر گردد.
رای «مردود» به این معناست که رساله از نظر علمی دارای ایرادات اساسی است و قابلیت دفاع ندارد. در این حالت، دانشجو موظف است با راهنمایی اساتید خود، تغییرات بنیادین در رساله ایجاد کند. طبق قوانین، دانشجو معمولاً تا دو بار مجاز به شرکت در جلسه پیشدفاع متمرکز است. اگر در بار دوم نیز مردود شود، پرونده علمی او در شورای تحصیلات تکمیلی استان یا سازمان مرکزی مطرح شده و ممکن است منجر به اخراج آموزشی یا تغییر اجباری موضوع رساله شود.
پس از کسب نمره قبولی و تایید نهایی اصلاحات در سامانه وادافا، دانشجو یک بازه زمانی مشخص (حداقل ۱۵ روز و حداکثر ۶ ماه) فرصت دارد تا از رساله خود در واحد دانشگاهی دفاع نهایی کند. اگر این فاصله زمانی بیش از حد مجاز طول بکشد، اعتبار گواهی پیشدفاع منقضی شده و دانشجو ممکن است ملزم به تکرار فرآیند پیشدفاع یا اخذ مجوزهای خاص از شورای پژوهشی دانشگاه شود. هدف از این قانون، حفظ پویایی پژوهش و جلوگیری از کهنگی دادههاست.
حضور استاد راهنما (اول) در جلسه پیشدفاع متمرکز الزامی و حیاتی است و بدون ایشان جلسه رسمیت قانونی ندارد. اما در مورد اساتید مشاور، حضور آنها توصیه میشود ولی در صورت عدم حضور، اگر استاد راهنما مسئولیت دفاع از دانشجو را بپذیرد، جلسه میتواند برگزار شود. با این حال، تمامی اساتید راهنما و مشاور باید پیش از جلسه، فرمهای مربوط به تایید آمادگی دانشجو را در سامانه پژوهشیار امضا کرده باشند تا وجاهت قانونی جلسه حفظ شود.
تمامی رسالهها پیش از ورود به سامانه وادافا باید در سامانههای همانندجو (مانند ایرانداک یا سامانه اختصاصی دانشگاه) بررسی شده و درصد مشابهت آنها از حد مجاز (معمولاً ۲۰ تا ۳۰ درصد) کمتر باشد. اگر در حین جلسه پیشدفاع یا پس از آن مشخص شود که دانشجو مرتکب سرقت علمی شده است، داوران حق دارند بلافاصله جلسه را متوقف و دانشجو را مردود اعلام کنند. این موضوع میتواند منجر به ابطال مراحل قبلی و ارجاع پرونده به کمیته انضباطی دانشگاه شود.
تغییر عنوان رساله پس از انجام پیشدفاع متمرکز، از نظر قانونی ممنوع است، مگر در حد اصلاحات جزئی (تایپی یا عبارتی) که به محتوای اصلی آسیب نزند و مورد تایید داوران باشد. اگر تغییر عنوان به گونهای باشد که ماهیت تحقیق را عوض کند، پیشدفاع قبلی باطل شده و دانشجو باید دوباره مراحل پژوهشیار را طی کرده و نوبت جدیدی در وادافا رزرو کند. لذا توصیه میشود عنوان نهایی در مرحله ۹ پژوهشیار با دقت کامل تثبیت شود.
دانشجو حق دارد نسبت به نتیجه پیشدفاع اعتراض کند. این اعتراض باید حداکثر ظرف مدت یک هفته پس از ابلاغ نتیجه، به صورت کتبی به معاونت پژوهشی واحد دانشگاهی ارائه شود. واحد مربوطه اعتراض را به سازمان مرکزی (اداره کل تحصیلات تکمیلی) ارجاع میدهد. در صورت موافقت، فیلم جلسه توسط تیم داوری تجدیدنظر بازبینی شده و رای نهایی صادر میشود. لازم به ذکر است که رای کمیته تجدیدنظر قطعی و لازمالاجرا بوده و اعتراض مجدد به آن مسموع نخواهد بود.
ضبط جلسه برای استفاده شخصی دانشجو و مرور ایرادات مطرح شده توسط داوران بلامانع است. اما انتشار فیلم جلسه در فضاهای مجازی، شبکههای اجتماعی یا هر پلتفرم عمومی دیگر بدون کسب اجازه کتبی از تمامی اعضای حاضر در جلسه (داوران و اساتید) و دانشگاه، ممنوع بوده و میتواند پیگرد قانونی داشته باشد. این جلسات جزو اسناد محرمانه علمی دانشگاه محسوب میشوند و حفظ حریم خصوصی اساتید و امنیت محتوای پژوهشی الزامی است.
مسئولیت حقوقی و علمی کامل تمامی اطلاعات، فایلها و مستنداتی که در سامانه وادافا بارگذاری میشود، مستقیماً بر عهده دانشجو است. اگر مشخص شود که مدارک بارگذاری شده (مانند گواهی پذیرش مقاله یا دادههای آماری) جعلی یا نادرست هستند، حتی پس از فارغالتحصیلی، دانشگاه حق دارد مدرک تحصیلی صادر شده را ابطال نماید. استاد راهنما نیز موظف به نظارت بر صحت این مستندات است و در صورت قصور، طبق مقررات با ایشان برخورد خواهد شد.
