سامانه سجام چیست؟ راهنمای جامع ثبت‌نام و احراز هویت

بسیاری از سرمایه‌گذاران تازه‌وارد، کد سجام و کد بورسی را یکسان می‌پندارند، در حالی که این دو مفهوم متفاوت اما کاملاً به‌هم‌پیوسته‌اند.

کد سجام شناسه‌ای است که پس از ثبت‌نام کامل و تأیید اطلاعات هویتی در سامانه سجام صادر می‌شود و صرفاً نشان‌دهنده احراز هویت فرد در کل بازار سرمایه کشور است.

کد بورسی اما شناسه‌ای است که هر کارگزاری پس از افتتاح حساب معاملاتی برای مشتری خود صادر می‌کند و برای خرید و فروش سهام در تابلوی بورس و فرابورس الزامی است. بدون داشتن کد سجام معتبر و فعال، هیچ کارگزاری‌ای امکان صدور کد بورسی برای متقاضی را نخواهد داشت.

به بیان ساده، سجام پیش‌نیاز کد بورسی است، نه جایگزین آن. فردی که فقط در سجام ثبت‌نام کرده اما تاکنون به هیچ کارگزاری مراجعه نکرده باشد، همچنان فاقد کد بورسی است و امکان معامله در سامانه‌های آنلاین کارگزاری‌ها یا اپلیکیشن‌های معاملاتی را نخواهد داشت.

نکته مهم دیگر اینکه کد سجام برای تمام فعالیت‌های بازار سرمایه از جمله سرمایه‌گذاری در صندوق‌های سرمایه‌گذاری، دریافت سود نقدی سهام و شرکت در مجامع عمومی کاربرد دارد؛ اما کد بورسی مختص معاملات مستقیم در تابلوی بورس است و هر کارگزاری به‌طور جداگانه کد بورسی مخصوص به خود را به مشتری اختصاص می‌دهد.

به همین دلیل توصیه می‌شود سرمایه‌گذاران بلافاصله پس از دریافت کد سجام، نسبت به انتخاب یک کارگزاری معتبر و دارای مجوز از سازمان بورس اقدام کرده و کد بورسی خود را دریافت کنند تا بتوانند بدون وقفه از تمامی امکانات معاملاتی و سرمایه‌گذاری در بازار سرمایه بهره‌مند شوند.

نکته دیگری که سرمایه‌گذاران باید بدانند این است که هر شخص تنها یک کد سجام دارد، اما می‌تواند نزد چند کارگزاری مختلف حساب معاملاتی باز کرده و از هر کدام یک کد بورسی متفاوت دریافت کند.

این ویژگی به سرمایه‌گذار امکان می‌دهد بسته به نوع خدمات، کارمزد یا امکانات آنلاین هر کارگزاری، همزمان از چند پلتفرم معاملاتی استفاده کند بدون آنکه نیازی به ثبت‌نام مجدد در سجام داشته باشد.

احراز هویت غیرحضوری سجام تنها از طریق پرتال رسمی sejam.ir انجام نمی‌شود؛ سازمان بورس و اوراق بهادار به تعدادی از کارگزاری‌ها و پلتفرم‌های معاملاتی دارای مجوز، اجازه داده تا این فرآیند را به‌صورت مستقیم در اپلیکیشن خود ارائه دهند.

این موضوع سرعت و تجربه کاربری ثبت‌نام را برای متقاضیان به‌طور محسوسی بهبود بخشیده است.

از جمله اپلیکیشن‌های شناخته‌شده‌ای که این خدمت را ارائه می‌دهند می‌توان به سیگنال، مفید تریدر، آی‌کاپ، تاپ و یو‌آیدی اشاره کرد.

کاربر در این اپلیکیشن‌ها می‌تواند بدون خروج از محیط برنامه، مراحل ثبت‌نام و احراز هویت ویدئویی سجام را تکمیل کند و نتیجه را در همان لحظه یا ظرف چند دقیقه دریافت نماید.

مزیت اصلی استفاده از این اپلیکیشن‌ها، یکپارچگی فرآیند ثبت‌نام کارگزاری و سجام در یک مسیر واحد است؛ به این معنا که کاربر همزمان با احراز هویت سجامی، حساب معاملاتی نزد همان کارگزاری نیز برایش ایجاد می‌شود و نیازی به تکرار مراحل در دو سامانه جداگانه نیست.

با این حال، پیش از انتخاب هر اپلیکیشن، باید از مجوز فعالیت آن از سازمان بورس اطمینان حاصل کرد.

فهرست کارگزاری‌های دارای مجوز رسمی در وب‌سایت سازمان بورس و اوراق بهادار و همچنین در پرتال سجام قابل مشاهده است و استفاده از اپلیکیشن‌های فاقد مجوز، امنیت اطلاعات هویتی و بانکی کاربر را در معرض خطر قرار می‌دهد.

در نهایت، صرف‌نظر از اینکه کاربر از پرتال sejam.ir یا یکی از این اپلیکیشن‌ها استفاده کند، خروجی نهایی یکسان است: صدور کد سجام معتبر که پیش‌نیاز دریافت کد بورسی و فعالیت در بازار سرمایه محسوب می‌شود.

قبل از شروع فرآیند در هر یک از این اپلیکیشن‌ها، توصیه می‌شود کاربر از پایداری اتصال اینترنت، نورپردازی مناسب محیط برای ضبط ویدئوی سلفی و در دسترس بودن مدارک هویتی اطمینان حاصل کند، زیرا کیفیت پایین تصویر یا قطعی ارتباط، رایج‌ترین دلیل رد یا تکرار درخواست احراز هویت غیرحضوری در این پلتفرم‌ها گزارش شده است.

ثبت‌نام شرکت‌ها و مؤسسات در سامانه سجام، مسیری متفاوت و پیچیده‌تر از ثبت‌نام اشخاص حقیقی دارد و معمولاً توسط نماینده قانونی یا صاحبان امضای مجاز شرکت انجام می‌شود. این تفاوت ناشی از الزامات احراز هویت شخصیت حقوقی و لزوم بررسی اسناد ثبتی شرکت است.

مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقوقی شامل شناسه ملی شرکت، آخرین آگهی تغییرات ثبت‌شده در روزنامه رسمی، اساسنامه، و مشخصات هویتی صاحبان امضا و اعضای هیئت‌مدیره است. این مدارک باید در سامانه سجام بارگذاری شده و صحت آن‌ها توسط کارشناسان بررسی شود.

برخلاف اشخاص حقیقی که فرآیند احراز هویت آن‌ها می‌تواند کاملاً غیرحضوری و در چند دقیقه انجام شود، بررسی پرونده اشخاص حقوقی معمولاً زمان بیشتری می‌برد، چرا که کارشناسان باید تطابق اطلاعات ثبتی شرکت با مدارک ارسالی و اختیارات نماینده معرفی‌شده را به دقت راستی‌آزمایی کنند.

یکی از نکات مهم برای شرکت‌ها این است که شماره شبای معرفی‌شده باید متعلق به حساب بانکی شرکت به نام شخصیت حقوقی باشد، نه حساب شخصی مدیرعامل یا سهامداران. هرگونه مغایرت در این بخش می‌تواند فرآیند تأیید نهایی را با تأخیر مواجه کند.

پس از تأیید نهایی، کد سجام صادرشده برای شخص حقوقی امکان افتتاح حساب معاملاتی نزد کارگزاری‌ها، سرمایه‌گذاری در اوراق بهادار و مشارکت در عرضه‌های اولیه را برای شرکت فراهم می‌کند، درست مانند اشخاص حقیقی اما در مقیاس و با الزامات نظارتی متناسب با شخصیت حقوقی.

شرکت‌های سرمایه‌گذاری، صندوق‌های بازنشستگی و سایر نهادهای مالی که قصد مدیریت پرتفوی بزرگ در بازار سرمایه دارند نیز مشمول همین فرآیند ثبت‌نام حقوقی هستند، با این تفاوت که ممکن است علاوه بر مدارک عمومی، مجوزهای فعالیت تخصصی صادرشده از نهادهای ناظر مربوطه مانند بانک مرکزی یا سازمان بورس را نیز ضمیمه پرونده خود در سجام کنند.

در صورت تغییر نماینده قانونی یا صاحبان امضای شرکت پس از دریافت کد سجام، شخصیت حقوقی موظف است اطلاعات به‌روزشده را همراه با آگهی تغییرات جدید در سامانه ثبت کند، در غیر این صورت درخواست‌های بعدی مانند افتتاح کد بورسی نزد کارگزاری‌های جدید یا انجام تراکنش‌های بزرگ ممکن است تا رفع مغایرت اطلاعاتی متوقف شود.

اتباع خارجی مقیم ایران نیز در صورت داشتن مجوزهای اقامتی معتبر می‌توانند در بازار سرمایه کشور سرمایه‌گذاری کنند، اما مسیر ثبت‌نام آن‌ها در سجام با اشخاص حقیقی ایرانی تفاوت‌های مشخصی دارد. اولین گام برای این افراد، انتخاب گزینه «اتباع خارجی» در فرم ثبت‌نام اولیه سامانه است.

به‌جای کد ملی، اتباع خارجی باید شماره اقامت یا شماره فراگیر اتباع خارجی صادرشده توسط اداره کل امور اتباع و مهاجرین خارجی را وارد کنند. این شماره باید معتبر و فعال باشد و با مدارک هویتی ارائه‌شده مطابقت داشته باشد.

احراز هویت اتباع خارجی معمولاً به‌صورت حضوری و با مراجعه به کارگزاری‌های منتخب یا دفاتر مشخص‌شده انجام می‌شود، زیرا زیرساخت تطبیق تصویر با پایگاه داده ثبت احوال ایران که مبنای احراز هویت غیرحضوری داخلی است، برای اتباع خارجی قابل استفاده نیست.

از نظر بانکی، این افراد باید حساب بانکی معتبر ریالی نزد یکی از بانک‌های داخلی به نام خود افتتاح کرده و شماره شبای آن را در سجام ثبت کنند؛ استفاده از حساب اشخاص ثالث یا حساب‌های مشترک برای این گروه نیز پذیرفته نیست.

پس از تکمیل ثبت‌نام و تأیید مدارک، اتباع خارجی همانند سرمایه‌گذاران ایرانی می‌توانند کد بورسی دریافت کرده و در چارچوب مقررات ارزی و ضوابط سازمان بورس، به خرید و فروش اوراق بهادار در بازار سرمایه ایران بپردازند.

لازم به ذکر است که خروج سود و اصل سرمایه اتباع خارجی از بازار سرمایه ایران، تابع ضوابط ارزی بانک مرکزی است و ممکن است نیازمند طی مراحل اداری جداگانه‌ای نزد بانک عامل باشد؛ بنابراین توصیه می‌شود این افراد پیش از سرمایه‌گذاری، از مقررات به‌روز انتقال ارز و سود آگاهی کامل داشته باشند.

همچنین اعتبار مجوز اقامت یا کار تبعه خارجی باید در طول دوره سرمایه‌گذاری تمدید و به‌روز نگه داشته شود، زیرا انقضای این مجوز می‌تواند بر فعال ماندن کد سجام و امکان انجام تراکنش‌های جدید در حساب معاملاتی او تأثیر بگذارد.

یکی از کارکردهای کمتر شناخته‌شده سجام، نقش آن در تسهیل پرداخت سود نقدی سهام به سهامداران است. پیش از راه‌اندازی این سامانه، بسیاری از سهامداران به دلیل نداشتن اطلاعات بانکی به‌روز، سود سهام خود را با تأخیر یا اصلاً دریافت نمی‌کردند.

با ثبت شماره شبا در سجام، تمامی شرکت‌های بورسی و فرابورسی و همچنین شرکت سپرده‌گذاری مرکزی، امکان واریز مستقیم سود نقدی مصوب مجامع را به حساب بانکی صحیح سهامدار دارند، بدون نیاز به مراجعه حضوری یا ارائه اطلاعات جداگانه به هر شرکت.

علاوه بر این، اطلاعات تماس ثبت‌شده در سجام از جمله شماره موبایل و ایمیل، مبنای ارسال اطلاعیه‌های رسمی مجامع عمومی عادی و فوق‌العاده، افزایش سرمایه، و تغییرات مهم شرکت‌ها به سهامدار قرار می‌گیرد.

این یکپارچگی اطلاعاتی باعث شده سهامداران دیگر نیازی به پیگیری جداگانه نزد هر شرکت بورسی برای دریافت سود یا اطلاع از تصمیمات مجامع نداشته باشند و تمام این فرآیندها به‌صورت خودکار و بر اساس اطلاعات سجامی انجام شود.

به همین دلیل، به‌روز نگه‌داشتن شماره شبا و اطلاعات تماس در پروفایل سجام، مستقیماً بر سرعت و صحت دریافت سود سهام و آگاهی از تصمیمات مهم شرکت‌های سرمایه‌پذیر تأثیر می‌گذارد.

همچنین در مواقعی که شرکتی اقدام به افزایش سرمایه از محل مطالبات و آورده نقدی یا سود انباشته می‌کند، اولویت خرید حق تقدم سهامداران فعلی نیز بر اساس همان اطلاعات ثبت‌شده در سجام و کد بورسی مرتبط با آن پیگیری می‌شود؛ بنابراین هرگونه ناهماهنگی در اطلاعات سجامی می‌تواند بهره‌مندی سهامدار از این حقوق مالی را نیز با مشکل مواجه کند.

در مورد صندوق‌های سرمایه‌گذاری نیز وضعیت مشابه است؛ سود دوره‌ای واحدهای سرمایه‌گذاری و اطلاعیه‌های تغییر امیدنامه یا ارکان صندوق بر اساس همان اطلاعات تماس و بانکی سجامی به سرمایه‌گذاران اطلاع‌رسانی و واریز می‌شود.

به همین ترتیب، در مجامع فوق‌العاده مربوط به تصمیمات حساسی مانند ادغام، انحلال یا تغییر نام شرکت، دعوت‌نامه رسمی نیز از همان کانال‌های ثبت‌شده در سجام برای سهامداران ارسال می‌شود.

یکی از پرسش‌های رایج متقاضیان، مدت‌زمان لازم برای تکمیل فرآیند ثبت‌نام در سجام است. در حالت استاندارد و با انتخاب روش احراز هویت غیرحضوری، از لحظه شروع ثبت‌نام تا صدور کد سجام معمولاً بین چند دقیقه تا حداکثر چند ساعت زمان می‌برد.

این بازه زمانی به عواملی مانند حجم ترافیک سامانه، کیفیت ویدئوی سلفی ارسالی و صحت مطابقت اطلاعات با پایگاه ثبت احوال بستگی دارد. در مواردی که نیاز به بررسی دستی کارشناسان باشد، این زمان می‌تواند تا یک یا دو روز کاری افزایش یابد.

در روش احراز هویت حضوری، به دلیل مراجعه فیزیکی و صف‌های احتمالی در دفاتر یا کارگزاری‌ها، زمان کلی فرآیند معمولاً طولانی‌تر از روش غیرحضوری است و ممکن است چند روز به طول انجامد.

از نظر هزینه، ثبت‌نام اولیه و دریافت کد سجام برای اشخاص حقیقی رایگان است و هیچ مبلغی بابت آن از متقاضی دریافت نمی‌شود. این سیاست با هدف تشویق عموم مردم به مشارکت در بازار سرمایه اتخاذ شده است.

با این حال، در برخی موارد خاص مانند ثبت‌نام اشخاص حقوقی یا نیاز به استعلام‌های تکمیلی توسط کارگزاری‌ها، ممکن است هزینه‌های جانبی محدودی توسط کارگزاری طرف قرارداد اخذ شود که ارتباطی به خود سامانه سجام ندارد.

نکته دیگر اینکه سرعت پاسخگویی سامانه معمولاً در ساعات اداری و روزهای غیرتعطیل بیشتر است؛ ثبت‌نام در ساعات شلوغ یا در آستانه مهلت‌های قانونی مانند عرضه‌های اولیه پرمتقاضی، می‌تواند به دلیل حجم بالای درخواست‌ها، زمان پردازش را نسبت به روزهای عادی طولانی‌تر کند و بهتر است متقاضیان این موضوع را در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنند.

در صورت بروز خطا در فرآیند احراز هویت یا رد اولیه درخواست، امکان ثبت مجدد بدون هزینه اضافی وجود دارد؛ کاربر تنها باید علت رد را که در پیام سامانه یا اپلیکیشن کارگزاری نمایش داده می‌شود بررسی و رفع کند و دوباره اقدام نماید.

به‌طور کلی رایگان بودن ثبت‌نام سجام، آن را از هزینه‌های جانبی برخی خدمات مالی دیگر متمایز می‌کند و همین موضوع یکی از عوامل تشویق‌کننده برای ورود گسترده اقشار مختلف مردم به بازار سرمایه در سال‌های اخیر بوده است.

افراد فوت‌شده نیازی به ثبت‌نام در سجام ندارند و تلاش برای ثبت‌نام به نام آن‌ها نه‌تنها بی‌فایده بلکه از نظر قانونی نیز غیرمجاز است، چرا که سامانه سجام بر پایه تطبیق زنده چهره با پایگاه ثبت احوال طراحی شده است.

در مقابل، وراث افراد متوفی که دارای دارایی در بازار سرمایه مانند سهام یا واحدهای صندوق سرمایه‌گذاری هستند، باید برای انتقال این دارایی‌ها، ابتدا خود به‌صورت مستقل در سامانه سجام ثبت‌نام کرده و کد سجام معتبر دریافت کنند.

پس از آن، فرآیند انتقال سهام متوفی به وراث از طریق مراجعه به یکی از کارگزاری‌ها و ارائه مدارک قانونی وراثت مانند گواهی انحصار وراثت، گواهی فوت و مالیات بر ارث انجام می‌شود، نه از طریق خود سامانه سجام.

کارگزاری پس از دریافت و بررسی مدارک، نسبت به انتقال سهام به کد بورسی هر یک از وراث بر اساس سهم‌الارث تعیین‌شده در گواهی انحصار وراثت اقدام می‌کند. این فرآیند می‌تواند شامل چندین وارث با کدهای سجام و بورسی جداگانه باشد.

توصیه می‌شود خانواده‌های دارای عضو سرمایه‌گذار، در اسرع وقت پس از فوت متوفی نسبت به شناسایی دارایی‌های بازار سرمایه او و مراجعه به کارگزاری مربوطه اقدام کنند تا از بلوکه‌شدن طولانی‌مدت دارایی و پیچیدگی‌های اداری بیشتر جلوگیری شود.

در صورتی که تعدادی از وراث صغیر یا محجور باشند، حضور و امضای قیم یا ولی قانونی آن‌ها همراه با ارائه مدارک قیمومیت برای تکمیل ثبت‌نام سجامی و دریافت سهم آنان از دارایی متوفی نزد کارگزاری الزامی است.

تا زمانی که فرآیند انتقال دارایی به وراث تکمیل نشده باشد، دارایی متوفی نزد شرکت سپرده‌گذاری مرکزی و کارگزاری مربوطه محفوظ باقی می‌ماند و امکان معامله یا انتقال آن به شخص دیگری جز از طریق مسیر قانونی وراثت وجود ندارد.

به وراث توصیه می‌شود پیش از هرگونه اقدام، از یک وکیل یا کارشناس آشنا به امور ارثیه بازار سرمایه مشاوره بگیرند تا از بروز اختلاف بین وراث یا اشتباه در تقسیم سهم‌الارث میان کارگزاری‌های مختلف جلوگیری شود.