سامانه مدرسه هوشمند myschools.ir | راهنمای کامل و امکانات

سامانه «مدرسه من» به آدرس myschools.ir یک پلتفرم جامع مدیریت هوشمند مدارس (ERP آموزشی) است که با هدف یکپارچه‌سازی تمامی فرآیندهای آموزشی، انضباطی، مالی و ارتباطی طراحی شده است. این سامانه به مدارس، به ویژه مدارس غیردولتی، کمک می‌کند تا از حالت سنتی خارج شده و تمامی فعالیت‌های خود را در یک بستر ابری و دیجیتال مدیریت کنند. هدف اصلی آن افزایش شفافیت، کاهش بروکراسی اداری و بهبود کیفیت یادگیری از طریق ابزارهای نوین است.

این سامانه برای چهار گروه اصلی طراحی شده است: مدیران مدرسه که بر کل فرآیندها نظارت دارند؛ معلمان که از ابزارهای آموزشی و ثبت نمرات استفاده می‌کنند؛ دانش‌آموزان که محتوای درسی و آزمون‌ها را دریافت می‌کنند؛ و در نهایت والدین که می‌توانند به صورت لحظه‌ای بر وضعیت تحصیلی، انضباطی و مالی فرزند خود نظارت داشته باشند. هر یک از این گروه‌ها دارای پنل کاربری اختصاصی با دسترسی‌های تعریف شده هستند.

برخلاف سامانه شاد که یک پیام‌رسان با قابلیت‌های آموزشی عمومی برای مدارس دولتی است، myschools.ir یک سیستم مدیریت اختصاصی (LMS/ERP) است. این سامانه امکانات بسیار پیشرفته‌تری نظیر مدیریت شهریه، صدور کارنامه‌های توصیفی و نموداری، سیستم حضور و غیاب هوشمند، و کتابخانه دیجیتال اختصاصی را ارائه می‌دهد. همچنین، این سامانه قابلیت شخصی‌سازی بالایی برای هر مدرسه دارد و به عنوان یک وب‌سایت مستقل برای آن واحد آموزشی عمل می‌کند.

بخش آموزش آسان یکی از ویژگی‌های متمایز myschools.ir است که به عنوان یک مکمل درسی عمل می‌کند. در این بخش، مجموعه‌ای از ویدئوهای آموزشی با کیفیت، جزوات طبقه‌بندی شده و نمونه سوالات امتحانی بر اساس آخرین تغییرات کتب درسی آموزش و پرورش گردآوری شده است. دانش‌آموزان می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز به این منابع دسترسی داشته باشند تا نقاط ضعف درسی خود را بدون نیاز به معلم خصوصی برطرف کنند.

بله، سامانه myschools.ir علاوه بر نسخه وب که در تمامی مرورگرها قابل اجراست، دارای اپلیکیشن اختصاصی برای سیستم‌عامل‌های اندروید و iOS (نسخه وب‌اپلیکیشن) می‌باشد. این اپلیکیشن به والدین و دانش‌آموزان اجازه می‌دهد تا اعلان‌ها (Notifications) را به صورت لحظه‌ای دریافت کنند. مواردی مانند ثبت غیبت، درج نمره جدید، یا پیام‌های فوری مدیریت مدرسه از طریق این اپلیکیشن سریع‌تر از هر روش دیگری به اطلاع ذینفعان می‌رسد.

والدین در پنل خود می‌توانند نمودار پیشرفت تحصیلی فرزندشان را مشاهده کرده و آن را با میانگین کلاس مقایسه کنند. همچنین دسترسی به لیست حضور و غیاب، موارد انضباطی (تشویق و تنبیه)، برنامه هفتگی، و تکالیف روزانه میسر است. یکی از بخش‌های حیاتی برای والدین، بخش مالی است که امکان مشاهده صورت‌حساب شهریه و پرداخت آنلاین اقساط را فراهم می‌کند تا نیازی به مراجعه حضوری به مدرسه نباشد.

کتابخانه دیجیتال یا «کتابخانه من» بستری است که در آن فایل PDF کتاب‌های درسی، کتاب‌های کمک‌آموزشی معتبر و منابع مطالعاتی جانبی بارگذاری شده است. دانش‌آموزان می‌توانند بدون نیاز به حمل کتاب‌های فیزیکی سنگین، در هر مکانی به منابع درسی خود دسترسی داشته باشند. همچنین معلمان می‌توانند جزوات اختصاصی خود را در این بخش قرار دهند تا دانش‌آموزان به راحتی آن‌ها را دانلود و مطالعه نمایند.

بله، سامانه myschools.ir به گونه‌ای طراحی شده که از مقطع پیش‌دبستانی تا متوسطه دوم را پوشش می‌دهد. ساختار ثبت نمرات و کارنامه‌ها متناسب با هر مقطع (توصیفی برای ابتدایی و عددی برای متوسطه) قابل تغییر است. همچنین محتوای آموزشی موجود در بخش آموزش آسان نیز بر اساس پایه‌های مختلف تحصیلی دسته‌بندی شده است تا نیازهای خاص هر گروه سنی و مقطع آموزشی را به طور کامل پوشش دهد.

مدیران مدارس متقاضی باید ابتدا به وب‌سایت اصلی مراجعه کرده و درخواست دمو یا مشاوره ثبت کنند. پس از تماس کارشناسان و تایید مدارک واحد آموزشی، یک زیردامنه اختصاصی برای مدرسه ایجاد می‌شود. سپس تیم پشتیبانی سامانه، اطلاعات اولیه دانش‌آموزان و کادر آموزشی را وارد سیستم کرده و آموزش‌های لازم را به مدیر و رابط هوشمندسازی مدرسه ارائه می‌دهند تا سامانه به طور رسمی عملیاتی شود.

برای اولین ورود، دانش‌آموزان معمولاً باید از کد ملی خود به عنوان نام کاربری استفاده کنند. رمز عبور اولیه توسط مدیریت مدرسه تعیین و به اطلاع اولیا می‌رسد (که غالباً کد ملی یا شماره همراه پدر است). پس از اولین ورود موفقیت‌آمیز، سامانه به دلایل امنیتی از کاربر می‌خواهد که رمز عبور خود را تغییر دهد. توصیه می‌شود دانش‌آموزان حتماً رمز جدید را در جایی یادداشت کنند تا برای ورودهای بعدی دچار مشکل نشوند.

دانش‌آموز پس از ورود به پنل خود، به بخش «آزمون‌های آنلاین» مراجعه می‌کند. در زمان مقرر، دکمه ورود به آزمون فعال می‌شود. آزمون‌ها می‌توانند شامل سوالات تستی، تشریحی یا ترکیبی باشند. در آزمون‌های تستی، بلافاصله پس از اتمام زمان یا ارسال پاسخ‌نامه، نمره دانش‌آموز محاسبه و نمایش داده می‌شود. برای سوالات تشریحی، دانش‌آموز می‌تواند پاسخ خود را تایپ کرده یا عکسی از برگه امتحانی خود را در سامانه بارگذاری کند.

در بخش «تکالیف»، لیست وظایف تعیین شده توسط معلمان با ذکر مهلت ارسال نمایش داده می‌شود. دانش‌آموز فایل پاسخ خود را (عکس، PDF یا متن) آپلود می‌کند. معلم پس از بررسی، می‌تواند نمره یا بازخورد متنی خود را ثبت کند. دانش‌آموز در همان بخش می‌تواند وضعیت تکلیف خود را (بررسی شده/نیاز به اصلاح) مشاهده کرده و نظرات اصلاحی معلم را برای بهبود یادگیری خود به کار ببندد.

پس از پایان هر ماه یا نوبت امتحانی، مدیر مدرسه کارنامه‌ها را تایید و منتشر می‌کند. والدین با ورود به پنل خود و بخش «کارنامه»، می‌توانند لیست نمرات را مشاهده کنند. سامانه امکان دریافت فایل PDF کارنامه با مهر و امضای دیجیتال مدرسه را فراهم کرده است. همچنین نمودارهای تحلیل وضعیت دانش‌آموز در مقایسه با نمرات قبلی خود و میانگین کلاس در این بخش برای تحلیل دقیق‌تر عملکرد تحصیلی در دسترس است.

کاربران می‌توانند از گزینه «فراموشی رمز عبور» در صفحه ورود استفاده کنند. در این مرحله با وارد کردن کد ملی و شماره همراه ثبت شده در سیستم، یک کد تایید از طریق پیامک ارسال می‌شود. پس از وارد کردن کد تایید، کاربر می‌تواند رمز عبور جدیدی برای خود تعریف کند. در صورتی که شماره همراه در سیستم ثبت نشده باشد، کاربر باید با واحد فناوری یا دفتر مدرسه تماس بگیرد تا رمز عبور توسط مدیر سیستم بازنشانی شود.

والدین در بخش «امور مالی»، لیست بدهی‌ها و اقساط شهریه را مشاهده می‌کنند. با انتخاب قسط مورد نظر و کلیک بر روی دکمه «پرداخت آنلاین»، به درگاه بانکی متصل می‌شوند. پس از انجام تراکنش موفق، رسید دیجیتال صادر شده و وضعیت مالی دانش‌آموز در لحظه به‌روزرسانی می‌شود. این فرآیند باعث حذف نیاز به ارائه فیش‌های کاغذی به حسابداری مدرسه شده و تمامی سوابق پرداخت در پنل والدین بایگانی می‌گردد.

معلمان یا معاونین انضباطی در صورت مشاهده هرگونه مورد انضباطی (مثبت یا منفی)، آن را در پنل مدیریت ثبت می‌کنند. به محض ثبت، یک پیامک یا اعلان اپلیکیشن برای والدین ارسال می‌شود. والدین می‌توانند با مراجعه به بخش «انضباطی»، جزئیات مورد ثبت شده، تاریخ و توضیحات ناظم را مشاهده کنند. این سیستم باعث می‌شود تعامل بین خانه و مدرسه در لحظه برقرار شده و از انباشت مشکلات رفتاری جلوگیری شود.

سامانه دارای یک ماژول ارتباطی اختصاصی است که اجازه می‌دهد والدین و دانش‌آموزان بدون نیاز به داشتن شماره موبایل معلمان، با آن‌ها در محیطی امن گفتگو کنند. پیام‌ها دسته‌بندی شده و معلم می‌تواند در ساعات کاری به آن‌ها پاسخ دهد. همچنین مدیریت مدرسه می‌تواند اطلاعیه‌های عمومی را برای تمامی کاربران یا گروه‌های خاص (مثلاً فقط اولیای پایه نهم) ارسال کند. این سیستم تمامی تاریخچه گفتگوها را برای مراجعات بعدی حفظ می‌کند.

سامانه myschools.ir یک پلتفرم تحت وب است و نیاز به نصب نرم‌افزار سنگینی ندارد. برای استفاده بهینه، داشتن یک گوشی هوشمند، تبلت یا کامپیوتر با حداقل ۲ گیگابایت رم و یک مرورگر به‌روز (مانند گوگل کروم یا فایرفاکس) کافی است. اتصال اینترنت با سرعت حداقل ۵۱۲ کیلوبیت بر ثانیه برای مشاهده صفحات و سرعت بالاتر برای شرکت در کلاس‌های آنلاین یا مشاهده ویدئوهای آموزشی توصیه می‌شود.

بله، امنیت داده‌ها اولویت اصلی سامانه است. تمامی ارتباطات بین کاربر و سرور از طریق پروتکل امن SSL رمزنگاری می‌شود. همچنین سرورهای سامانه در مراکز داده معتبر داخلی با دیواره‌های آتش (Firewall) چندلایه محافظت می‌شوند. دسترسی به داده‌ها بر اساس سطوح دسترسی تعریف شده است و هیچ شخصی خارج از کادر مجاز مدرسه و تیم فنی سامانه، امکان مشاهده اطلاعات خصوصی دانش‌آموزان و سوابق مالی آن‌ها را ندارد.

سامانه دارای قابلیت ذخیره‌سازی خودکار (Auto-save) است. اگر اینترنت دانش‌آموز قطع شود، پاسخ‌هایی که تا آن لحظه ثبت کرده در سرور محفوظ می‌ماند. دانش‌آموز می‌تواند پس از اتصال مجدد، به آزمون بازگردد و از ادامه سوالات پاسخ دهد، مشروط بر اینکه زمان کلی آزمون به پایان نرسیده باشد. با این حال، توصیه می‌شود برای آزمون‌های حساس از اینترنت پایدار و در صورت امکان از اتصال کابلی یا وای‌فای استفاده شود.

بله، myschools.ir دارای APIهای استانداردی است که امکان تبادل داده با سیستم‌های جانبی مانند دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی/بیومتریک، پنل‌های ارسال پیامک انبوه و درگاه‌های پرداخت بانکی مختلف را فراهم می‌کند. این یکپارچگی باعث می‌شود که مثلاً با زدن کارت توسط دانش‌آموز در بدو ورود به مدرسه، وضعیت حضور او به طور خودکار در سامانه ثبت و پیامک اطلاع‌رسانی برای والدین ارسال گردد.

سرورهای سامانه در دیتاسنترهای پیشرفته داخل کشور (مانند افرانت یا پارس‌آنلاین) میزبانی می‌شوند که این امر موجب افزایش سرعت بارگذاری برای کاربران ایرانی و کاهش هزینه‌های ترافیک اینترنت (نیم‌بها) می‌گردد. تیم فنی به صورت ۲۴ ساعته پایداری سرورها را مانیتور می‌کند و نرخ پایداری (Uptime) سامانه بالای ۹۹.۹ درصد است تا در زمان‌های پیک مصرف مانند فصل امتحانات، خللی در خدمات‌رسانی ایجاد نشود.

پشتیبان‌گیری از تمامی داده‌های سامانه شامل نمرات، سوابق مالی و فایل‌های آپلود شده به صورت روزانه و خودکار انجام می‌شود. این نسخه‌های پشتیبان در سرورهای مجزا و در موقعیت‌های جغرافیایی متفاوت نگهداری می‌شوند تا در صورت بروز هرگونه حادثه سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری غیرمترقبه، امکان بازیابی کامل اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان ممکن فراهم باشد و هیچ داده‌ای از مدارس ضایع نگردد.

بله، معلمان می‌توانند محتوای آموزشی خود را در قالب ویدئو، صوت و اسلاید بارگذاری کنند. سامانه دارای سیستم فشرده‌سازی و بهینه‌سازی خودکار ویدئوهاست تا دانش‌آموزان با سرعت‌های مختلف اینترنت بتوانند آن‌ها را مشاهده کنند. البته برای مدیریت فضای سرور، محدودیت‌های حجمی مشخصی برای هر فایل در نظر گرفته شده است، اما برای فایل‌های بسیار حجیم، امکان درج لینک از پلتفرم‌های اشتراک ویدئو نیز وجود دارد.

کاربران می‌توانند از طریق سیستم «تیکتینگ» داخلی سامانه، مشکلات خود را به صورت مستقیم به واحد پشتیبانی فنی گزارش دهند. همچنین شماره تماس‌های پشتیبانی و راهنمای آنلاین در سایت موجود است. برای مدارس، یک کارشناس پشتیبانی اختصاصی تعیین می‌شود که مدیر مدرسه می‌تواند در موارد فوری از طریق تماس تلفنی یا پیام‌رسان‌های سازمانی با او در ارتباط باشد تا مشکل در کمترین زمان ممکن مرتفع گردد.

در حال حاضر تمرکز اصلی سامانه بر روی زبان فارسی و تقویم هجری شمسی است که مطابق با نظام آموزشی ایران می‌باشد. با این حال، در بخش‌های آموزش زبان‌های خارجی، امکان استفاده از کاراکترهای لاتین و محتوای چندزبانه وجود دارد. زیرساخت فنی سامانه پتانسیل چندزبانه شدن را دارد، اما نسخه‌ای که فعلاً به مدارس ارائه می‌شود، کاملاً بومی‌سازی شده برای نیازهای داخل کشور است.

هزینه سامانه معمولاً بر اساس تعداد دانش‌آموزان مدرسه و سطح خدمات درخواستی (ماژول‌های فعال شده) محاسبه می‌گردد. این هزینه شامل یک مبلغ اولیه برای راه‌اندازی، آموزش و شخصی‌سازی ظاهر سامانه و یک هزینه پشتیبانی و تمدید سالانه است. مدارس می‌توانند بسته‌های مختلفی را انتخاب کنند که از امکانات پایه تا امکانات پیشرفته (مانند اپلیکیشن اختصاصی با نام مدرسه) را شامل می‌شود.

به طور معمول، هزینه استفاده از سامانه توسط مدرسه پرداخت می‌شود و بخشی از خدمات رفاهی و آموزشی مدرسه به اولیا محسوب می‌گردد. با این حال، برخی مدارس ممکن است هزینه خدمات هوشمندسازی را به عنوان بخشی از شهریه فوق‌برنامه از والدین دریافت کنند. دسترسی به بخش‌های عمومی سامانه رایگان است، اما استفاده از محتوای ویژه «آموزش آسان» ممکن است نیاز به خرید اشتراک جداگانه داشته باشد.

بله، شرکت ارائه‌دهنده معمولاً یک نسخه دمو (نمایشی) با داده‌های فرضی در اختیار مدیران مدارس قرار می‌دهد تا با محیط کاربری و امکانات آن آشنا شوند. همچنین امکان برگزاری یک جلسه ارائه حضوری یا آنلاین رایگان وجود دارد که در آن تمامی بخش‌های سامانه توسط کارشناس تشریح شده و به سوالات مسئولین مدرسه پاسخ داده می‌شود تا با اطمینان کامل نسبت به عقد قرارداد اقدام کنند.

هزینه تمدید سالانه صرف نگهداری سرورها، به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری و ارائه خدمات پشتیبانی می‌شود. این مبلغ معمولاً در ابتدای هر سال تحصیلی و بر اساس نرخ مصوب جدید طی یک صورت‌حساب به مدرسه اعلام می‌گردد. در صورت تمدید به موقع، مدرسه از تخفیف‌های وفاداری بهره‌مند شده و آرشیو اطلاعات سال‌های گذشته دانش‌آموزان نیز بدون تغییر در دسترس مدیریت باقی خواهد ماند.

هزینه پنل پیامک معمولاً جدا از هزینه اشتراک سامانه است. مدرسه باید یک اعتبار پیامکی (شارژ) خریداری کند. سامانه به طور خودکار از این اعتبار برای ارسال پیامک‌های غیبت، نمرات و اطلاعیه‌ها استفاده می‌کند. قیمت هر پیامک بر اساس تعرفه اپراتورهای مخابراتی محاسبه می‌شود. البته استفاده از اعلان‌های اپلیکیشن (Push Notifications) کاملاً رایگان است و می‌تواند هزینه‌های پیامکی مدرسه را تا حد زیادی کاهش دهد.

شرایط بازگشت وجه در قرارداد فی‌مابین مدرسه و شرکت قید می‌گردد. معمولاً اگر انصراف در بازه زمانی کوتاهی پس از خرید (مثلاً یک هفته) و قبل از انجام تنظیمات اختصاصی باشد، بخش بزرگی از مبلغ مسترد می‌شود. اما پس از راه‌اندازی کامل و استفاده از خدمات، هزینه پرداختی قابل استرداد نیست. در پایان دوره قرارداد نیز، مدرسه تعهدی برای تمدید ندارد و می‌تواند داده‌های خود را خروجی بگیرد.

به‌روزرسانی‌های عمومی که شامل رفع باگ‌ها، بهبود امنیت و ارتقای ویژگی‌های موجود است، به صورت رایگان برای تمامی مدارسی که قرارداد فعال دارند اعمال می‌شود. اما اگر ماژول کاملاً جدید و مجزایی به سامانه اضافه شود (مثلاً سیستم واقعیت افزوده آموزشی)، استفاده از آن ممکن است مستلزم پرداخت هزینه جداگانه یا ارتقای بسته اشتراکی مدرسه باشد.

جلسات آموزشی اولیه برای مدیران و رابطین هوشمندسازی مدرسه معمولاً در پکیج اولیه خرید لحاظ شده و هزینه جداگانه‌ای ندارد. این آموزش‌ها شامل نحوه تعریف سال تحصیلی، ورود اطلاعات و کار با بخش‌های مختلف است. با این حال، اگر مدرسه درخواست جلسات آموزشی مکرر برای معلمان جدید در طول سال یا دوره‌های بازآموزی حضوری داشته باشد، ممکن است هزینه ایاب و ذهاب و حق‌الزحمه مدرس دریافت شود.

سامانه myschools.ir برای مجموعه‌های آموزشی که دارای چندین شعبه هستند یا مدارسی که تحت یک مدیریت واحد اداره می‌شوند، طرح‌های تخفیفی ویژه‌ای در نظر می‌گیرد. این تخفیف‌ها هم در بخش هزینه راه‌اندازی اولیه و هم در هزینه‌های پشتیبانی سالانه اعمال می‌شود. همچنین امکان مدیریت متمرکز تمامی شعب از طریق یک پنل مدیریت ارشد برای این مجموعه‌ها فراهم می‌گردد که ارزش افزوده بالایی دارد.

تمامی محتواهای آموزشی، جزوات، سوالات آزمون و ویدئوهایی که توسط معلمان یا مدیریت مدرسه در سامانه بارگذاری می‌شود، متعلق به خود مدرسه است. سامانه myschools.ir تنها به عنوان یک میزبان و ارائه‌دهنده زیرساخت عمل می‌کند و هیچ حق مالکیتی بر روی این داده‌ها ندارد. در صورت اتمام قرارداد، مدرسه حق دارد نسخه پشتیبان از محتواهای خود را دریافت کرده و در جای دیگر استفاده نماید.

بله، سامانه‌های مدیریت هوشمند مدارس باید استانداردهای ابلاغی از سوی مرکز فناوری اطلاعات وزارت آموزش و پرورش را رعایت کنند. myschools.ir با رعایت پروتکل‌های آموزشی و حفاظتی، هماهنگ با ساختار نظام آموزشی کشور فعالیت می‌کند. همچنین این سامانه به مدارس کمک می‌کند تا شاخص‌های هوشمندسازی مورد نظر بازرسان آموزش و پرورش را کسب کرده و رتبه کیفی خود را در ارزیابی‌های سالانه ارتقا دهند.

سامانه متعهد است که اطلاعات هویتی، شماره تماس‌ها و سوابق تحصیلی دانش‌آموزان را به هیچ عنوان در اختیار اشخاص ثالث، شرکت‌های تبلیغاتی یا سایر نهادها قرار ندهد. استفاده از داده‌ها صرفاً محدود به ارائه خدمات آموزشی داخل همان مدرسه است. همچنین تمامی دسترسی‌های فنی به دیتابیس‌ها ثبت و ضبط (Log) می‌شود تا در صورت بروز هرگونه سوءاستفاده احتمالی، قابل پیگیری قانونی باشد.

مسئولیت نهایی صحت نمرات، غیبت‌ها و مندرجات کارنامه بر عهده معلم مربوطه و مدیریت مدرسه است. سامانه تنها ابزاری برای ثبت و پردازش این داده‌هاست. البته سامانه با ثبت دقیق زمان و کاربر واردکننده نمره، امکان ردیابی تغییرات را فراهم می‌کند تا در صورت بروز اختلاف نظر بین اولیا و مدرسه، مستندات کافی برای بررسی در شورای مدرسه یا مراجع ذی‌صلاح وجود داشته باشد.

در قراردادهای منعقده، معمولاً ابتدا روش داوری و حل اختلاف دوستانه پیشنهاد می‌شود. در صورت عدم توافق، مراجع قضایی ذی‌صلاح در شهر محل استقرار دفتر مرکزی شرکت ارائه‌دهنده سامانه (معمولاً تهران) به عنوان مرجع رسیدگی تعیین می‌گردند. تمامی فعالیت‌های سامانه تحت نظارت قوانین تجارت الکترونیک ایران و قوانین جرایم رایانه‌ای است و طرفین ملزم به رعایت مفاد قرارداد رسمی هستند.

ساختار نرم‌افزاری، کدنویسی، طراحی رابط کاربری (UI) و نام تجاری «مدرسه من» متعلق به شرکت سازنده است. هرگونه مهندسی معکوس، کپی‌برداری از سورس‌کد، یا استفاده از نام و لوگوی سامانه برای مقاصد تجاری دیگر بدون کسب مجوز کتبی، پیگرد قانونی دارد. مدارس تنها مجاز به استفاده از خدمات در بازه زمانی قرارداد و برای واحد آموزشی مشخص شده در متن قرارداد هستند.

از نظر فنی این امکان در سامانه وجود دارد که دسترسی به بخش‌های خاصی (مانند مشاهده کارنامه یا شرکت در آزمون) برای دانش‌آموزان غیرفعال شود. اما از نظر قانونی و آموزشی، مدرسه موظف است طبق آیین‌نامه‌های آموزش و پرورش عمل کند. توصیه می‌شود مدارس از این ابزار صرفاً به عنوان یک اهرم اطلاع‌رسانی استفاده کنند و از قطع کامل دسترسی آموزشی دانش‌آموز در طول سال تحصیلی خودداری نمایند.

شرکت موظف است طبق قرارداد، بالاترین سطح استانداردهای نگهداری داده را به کار گیرد. در صورتی که ثابت شود از دست رفتن داده‌ها ناشی از قصور فنی شرکت یا عدم پشتیبان‌گیری مطابق قرارداد بوده است، شرکت مسئول جبران خسارت و بازگرداندن اطلاعات از آخرین نسخه پشتیبان سالم است. البته مدرسه نیز موظف است در حفظ رمز عبور پنل مدیریت کوشا باشد، زیرا نشت اطلاعات ناشی از سهل‌انگاری کاربر بر عهده شرکت نیست.

مدرسه می‌تواند در صورت عدم پایبندی شرکت به تعهدات فنی (مانند قطعی‌های مکرر و طولانی‌مدت سرور) یا عدم ارائه پشتیبانی مطلوب، با اعلام کتبی قبلی نسبت به فسخ قرارداد اقدام کند. در این صورت، شرکت موظف است فایل اکسل کامل اطلاعات دانش‌آموزان و نمرات را جهت انتقال به سیستم دیگر در اختیار مدرسه قرار دهد. جزئیات دقیق جریمه‌های احتمالی یا نحوه تسویه حساب در ماده «فسخ» قرارداد ذکر شده است.