راهنمای کامل ورود به سامانه آموزشیار edu.iau.ac.ir

سامانه آموزشیار به نشانی edu.iau.ac.ir، پلتفرم جامع و یکپارچه مدیریت امور آموزشی، مالی و اداری تمامی واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی در سراسر کشور است. این سامانه با هدف تمرکززدایی و یکپارچه‌سازی داده‌ها طراحی شده و دانشجویان برای انجام اموری نظیر انتخاب واحد، پرداخت شهریه، مشاهده نمرات، دریافت کارت ورود به جلسه آزمون، ثبت درخواست‌های اداری و حتی مراحل فارغ‌التحصیلی ملزم به استفاده از آن هستند. این سایت جایگزین سامانه‌های قدیمی شده و تمامی سوابق تحصیلی دانشجو در آن ثبت و نگهداری می‌شود.

بسیاری از دانشجویان این سامانه‌ها را با هم اشتباه می‌گیرند. آموزشیار (edu.iau.ac.ir) سامانه مرجع برای امور سیستمی، انتخاب واحد، واریز شهریه و ثبت نمرات است؛ به عبارتی پرونده اصلی دانشجو در اینجا قرار دارد. اما سامانه‌هایی مانند 'دان' (daan.ir) یا 'وادانا' پلتفرم‌های آموزش مجازی هستند که صرفاً برای برگزاری کلاس‌های آنلاین، آپلود فایل‌های درسی توسط اساتید و برگزاری آزمون‌های مجازی استفاده می‌شوند. بنابراین برای امور اداری باید به آموزشیار و برای حضور در کلاس به دان یا وادانا مراجعه کنید.

بله، در حال حاضر بیش از ۴۰۰ واحد دانشگاهی و مرکز آموزشی زیرمجموعه دانشگاه آزاد اسلامی در سراسر ایران به صورت متمرکز از سامانه آموزشیار استفاده می‌کنند. این یکپارچگی باعث شده است که فرآیندهایی مانند انتقال دانشجو بین واحدها، میهمانی، و استعلام مدرک تحصیلی با سرعت و دقت بسیار بالاتری نسبت به گذشته انجام شود. تمامی دانشجویان در مقاطع کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری موظف هستند تمامی امور خود را صرفاً از طریق این درگاه واحد دنبال کنند.

آموزشیار پلاس یک ابزار کمکی و مکمل برای گوشی‌های هوشمند است که دسترسی به بخش‌های مختلف سامانه اصلی را تسهیل می‌کند. این اپلیکیشن با ارائه اعلان‌های (Push Notifications) مربوط به زمان انتخاب واحد، مهلت پرداخت شهریه و ثبت نمرات جدید، به دانشجو کمک می‌کند تا از اخبار مهم واحد دانشگاهی خود مطلع بماند. همچنین رابط کاربری آن برای موبایل بهینه‌سازی شده است، در حالی که نسخه وب آموزشیار ممکن است در مرورگرهای گوشی به درستی نمایش داده نشود؛ لذا نصب آن برای مدیریت بهتر زمان توصیه می‌شود.

برای دانشجویان ورودی جدید، نام کاربری معمولاً همان شماره دانشجویی موقت یا دائم است. رمز عبور اولیه نیز در اکثر موارد شماره شناسنامه یا کد ملی دانشجو تعریف می‌شود. با این حال، پس از اولین ورود، سیستم از کاربر می‌خواهد که رمز عبور خود را تغییر دهد. برای دانشجویان قدیمی، نام کاربری شماره دانشجویی و رمز عبور همان کدی است که قبلاً تعیین کرده‌اند. دقت داشته باشید که برای امنیت بیشتر، رمز عبور باید ترکیبی از اعداد و حروف انگلیسی باشد و در حفظ آن کوشا باشید.

دانشجویان جدیدالورود ابتدا با یک شماره پرونده یا کد ملی وارد سامانه می‌شوند تا مراحل ثبت‌نام غیرحضوری را تکمیل کنند. پس از تایید مدارک توسط کارشناسان آموزش واحد دانشگاهی و احراز هویت، یک شماره دانشجویی اختصاصی ۱۰ رقمی صادر می‌شود. این شماره در پنل کاربری بخش 'اطلاعات شخصی' یا 'مشاهده آخرین وضعیت تحصیلی' قابل رویت است. این شماره دانشجویی کلید اصلی شما برای تمامی مکاتبات اداری، ورود به سامانه و شرکت در امتحانات تا پایان دوره تحصیل خواهد بود.

بله، سامانه آموزشیار دارای سطوح دسترسی متفاوتی است. اساتید برای ثبت لیست حضور و غیاب، وارد کردن نمرات میان‌ترم و پایان‌ترم، تایید نهایی نمرات و مشاهده ابلاغ تدریس خود از پنل مخصوص اساتید استفاده می‌کنند. کارکنان و مدیران آموزش نیز برای بررسی وضعیت انتخاب واحد دانشجویان، بررسی مدارک ثبت‌نامی و صدور گواهی‌های مختلف به بخش اداری سامانه دسترسی دارند. هر کاربر بسته به نقش خود (دانشجو، استاد یا کارمند) منوهای متفاوتی را پس از ورود به سیستم مشاهده خواهد کرد.

سامانه آموزشیار به صورت ۲۴ ساعته در دسترس است، اما در بازه‌های زمانی حساس مانند انتخاب واحد یا حذف و اضافه، به دلیل ترافیک بسیار بالا، ممکن است سیستم طبق یک جدول زمان‌بندی استانی فعالیت کند. به این معنا که در ساعات خاصی فقط دانشجویان استان‌های مشخصی اجازه ورود دارند. برای پشتیبانی فنی، دانشجویان باید با واحد انفورماتیک دانشگاه خود تماس بگیرند. همچنین در صفحه اول سایت، بخش 'پاسخگویی آنلاین' یا 'تیکتینگ' برای رفع مشکلات سیستمی و خطاهای احتمالی در نظر گرفته شده است.

خیر، به هیچ عنوان هنگام استفاده از سامانه آموزشیار نباید از فیلترشکن یا VPN استفاده کنید. سرورهای سامانه برای امنیت بیشتر و جلوگیری از حملات سایبری، به گونه‌ای تنظیم شده‌اند که فقط به آی‌پی‌های (IP) معتبر پاسخ دهند. استفاده از فیلترشکن باعث می‌شود آی‌پی شما تغییر کرده و سیستم اجازه ورود به پنل کاربری را ندهد یا در هنگام پرداخت آنلاین شهریه، تراکنش شما با خطا مواجه شده و پول از حساب کسر ولی به حساب دانشگاه واریز نشود.

برای انتخاب واحد، ابتدا باید وارد منوی 'ثبت‌نام دروس دانشجو' و سپس 'انتخاب واحد' شوید. قبل از هر چیز، باید تراز مالی خود را چک کرده و بدهی قبلی به همراه شهریه ثابت ترم جدید را پرداخت کنید. پس از تسویه مالی، منوی انتخاب واحد فعال می‌شود. شما باید کد دروس ارائه شده را از لیست دروس واحد خود پیدا کرده و در بخش مربوطه وارد کنید. پس از چیدمان ساعات کلاس‌ها، حتماً گزینه 'ثبت نهایی' را بزنید تا دروس در لیست نهایی شما قرار بگیرند و وضعیت ثبت‌نام قطعی شود.

حذف و اضافه معمولاً دو هفته پس از شروع ترم انجام می‌شود. در این مرحله، دانشجویانی که انتخاب واحد کرده‌اند، اجازه دارند حداکثر ۲ یا ۳ درس را حذف کرده و با دروس دیگری جایگزین کنند. فرآیند فنی آن مشابه انتخاب واحد است، اما محدودیت‌های زمانی و ظرفیت کلاس‌ها در این مرحله جدی‌تر است. نکته مهم این است که اگر در انتخاب واحد اولیه شرکت نکرده باشید، در زمان حذف و اضافه نیز می‌توانید کل واحدها را اخذ کنید، اما ممکن است ظرفیت کلاس‌های خوب تکمیل شده باشد.

درخواست میهمانی (موقت) یا انتقال (دائم) در سامانه آموزشیار انجام نمی‌شود، بلکه باید به سامانه 'منادا' (monada.iau.ir) مراجعه کنید. با این حال، پس از موافقت در سامانه منادا، اطلاعات شما به صورت خودکار در آموزشیار واحد مقصد بارگذاری می‌شود. پس از تایید نهایی، شما با همان شماره دانشجویی قبلی (در صورت انتقال) یا شماره دانشجویی جدید (در صورت میهمانی) می‌توانید در واحد مقصد انتخاب واحد کنید. تمامی نمرات اخذ شده در واحد مقصد، در پایان ترم به کارنامه اصلی شما در آموزشیار منتقل خواهد شد.

دریافت کارت ورود به جلسه منوط به انجام دو شرط اصلی است: اول، تسویه حساب کامل مالی و صفر شدن بدهی در منوی مدیریت مالی؛ دوم، تکمیل فرم ارزشیابی اساتید برای تمامی دروس اخذ شده در آن ترم. پس از انجام این دو مرحله، منوی 'کارت ورود به جلسه امتحان' فعال شده و می‌توانید فایل PDF آن را دریافت و چاپ کنید. همراه داشتن این کارت که حاوی شماره صندلی، تاریخ و ساعت دقیق آزمون است، برای ورود به جلسه تمامی امتحانات پایان ترم الزامی است.

پس از ثبت نمره توسط استاد، نمره به صورت 'موقت' در سامانه نمایش داده می‌شود. در این مرحله، دانشجو به مدت ۷۲ ساعت (یا طبق بازه اعلامی دانشگاه) فرصت دارد تا در مقابل نام درس، روی گزینه 'اعتراض به نمره' یا 'تجدیدنظر' کلیک کرده و متن اعتراض خود را بنویسد. استاد موظف است اعتراض را بررسی و در صورت نیاز نمره را اصلاح کند. پس از تایید نهایی توسط استاد و آموزش، نمره 'قطعی' شده و دیگر امکان تغییر آن در سامانه آموزشیار تحت هیچ شرایطی وجود نخواهد داشت.

پس از گذراندن تمامی واحدهای درسی طبق چارت رشته، دانشجو باید در سامانه آموزشیار درخواست 'فارغ‌التحصیلی' ثبت کند. در این مرحله، سیستم به صورت خودکار وضعیت آموزشی و مالی را چک می‌کند. در صورت عدم بدهی و تکمیل بودن مدارک (نظیر تاییدیه تحصیلی مقطع قبلی)، پرونده به صورت الکترونیکی بین واحدهای مختلف (کتابخانه، سلف، آموزش، مالی) گردش پیدا کرده و تسویه حساب انجام می‌شود. در نهایت، پس از تایید نهایی، وضعیت دانشجو به 'فارغ‌التحصیل' تغییر یافته و مراحل صدور مدرک در سازمان مرکزی آغاز می‌گردد.

دانشجویان برای ارائه به سازمان‌ها یا اداره راهنمایی و رانندگی، نیاز به گواهی اشتغال به تحصیل دارند. در سامانه آموزشیار، بخشی به نام 'درخواست‌های دانشجو' وجود دارد. با انتخاب گزینه 'درخواست گواهی اشتغال به تحصیل' و تعیین سازمان مقصد، سیستم یک گواهی با کد QR و امضای دیجیتال تولید می‌کند. این گواهی کاملاً رسمی بوده و سازمان دریافت‌کننده می‌تواند با اسکن کد QR، صحت آن را مستقیماً از سرورهای دانشگاه آزاد استعلام کند. این فرآیند نیاز به مراجعه حضوری به آموزش را کاملاً حذف کرده است.

پذیرفته‌شدگان آزمون سراسری یا سوابق تحصیلی، ابتدا باید به بخش 'پذیرش غیرحضوری' در سایت آموزشیار مراجعه کنند. در این مرحله، اطلاعات فردی وارد شده و اسکن مدارک (شناسنامه، کارت ملی، مدرک پایه، عکس) بارگذاری می‌شود. پس از واریز هزینه خدمات آموزشی و بیمه، یک شماره دانشجویی موقت صادر می‌گردد. کارشناسان واحد دانشگاهی مدارک را بررسی کرده و در صورت تایید، پیامکی حاوی شماره دانشجویی دائم ارسال می‌شود. پس از آن، دانشجو می‌تواند برای واریز شهریه ثابت و انتخاب واحد ترم اول اقدام نماید.

قبل از شروع زمان انتخاب واحد، دانشگاه لیست دروس ارائه شده در آن ترم را در سامانه بارگذاری می‌کند. دانشجویان می‌توانند از منوی 'برنامه‌ریزی آموزشی' یا بخش 'مشاهده دروس ارائه شده'، با فیلتر کردن نام دانشکده یا گروه آموزشی، لیست کامل دروس به همراه نام استاد، روز و ساعت برگزاری و ظرفیت کلاس را مشاهده کنند. توصیه می‌شود دانشجویان قبل از باز شدن زمان انتخاب واحد، کدهای ارائه (کد ۵ رقمی) دروس مورد نظر خود را یادداشت کنند تا در زمان ترافیک سایت، سریع‌تر فرآیند ثبت‌نام را انجام دهند.

این خطا معمولاً به سه دلیل رخ می‌دهد: ۱. زبان کیبورد شما هنگام تایپ فارسی است (حتماً باید انگلیسی باشد). ۲. کلید Caps Lock روشن است و حروف بزرگ تایپ می‌شود. ۳. رمز عبور را واقعاً فراموش کرده‌اید. نکته مهم در آموزشیار این است که اگر بیش از ۳ بار رمز را اشتباه وارد کنید، حساب شما برای مدتی قفل می‌شود. در این صورت باید از گزینه 'فراموشی رمز عبور' استفاده کنید یا در صورت عدم موفقیت، با واحد انفورماتیک دانشگاه تماس بگیرید تا رمز شما را ریست کنند.

برای امنیت بیشتر، ورود به آموزشیار دو مرحله‌ای شده است. پس از وارد کردن رمز عبور، سیستم از شما کد تایید می‌خواهد. این کد از طریق اپلیکیشن i-ID تولید می‌شود. شما باید این اپلیکیشن را روی گوشی خود نصب و با شماره موبایلی که در سیستم ثبت کرده‌اید، فعال کنید. در هر بار ورود، یک کد یکبار مصرف در اپلیکیشن نمایش داده می‌شود که باید در سایت وارد کنید. اگر به هر دلیلی اپلیکیشن کار نکرد، گزینه 'ارسال کد از طریق پیامک' نیز به عنوان جایگزین در صفحه ورود تعبیه شده است.

طبق توصیه تیم فنی دانشگاه آزاد، بهترین مرورگر برای دسترسی بدون خطا به تمامی منوهای آموزشیار، نسخه به‌روز مرورگر Google Chrome یا Mozilla Firefox در سیستم‌عامل ویندوز است. استفاده از مرورگر Safari در گوشی‌های آیفون یا مرورگرهای پیش‌فرض گوشی‌های اندرویدی ممکن است باعث نمایش ناقص جداول، عدم باز شدن پنجره‌های پاپ‌آپ (Pop-up) برای پرداخت شهریه یا اختلال در دانلود کارت آزمون شود. همچنین همیشه قبل از انتخاب واحد، حافظه کش (Cache) مرورگر خود را پاک کنید تا سرعت بارگذاری صفحات افزایش یابد.

این خطا زمانی رخ می‌دهد که شما در یک مرورگر یا سیستم دیگر وارد حساب خود شده‌اید و بدون زدن دکمه 'خروج'، صفحه را بسته‌اید. همچنین اگر اینترنت شما قطع شود، نشست (Session) شما در سرور باز می‌ماند. برای حل این مشکل، معمولاً باید حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه صبر کنید تا نشست قبلی به صورت خودکار توسط سرور منقضی شود. راه حل سریع‌تر این است که از مرورگر دیگری استفاده کنید یا حافظه کوکی‌های مرورگر فعلی را کاملاً پاک کرده و مجدداً برای ورود تلاش نمایید.

در بخش پذیرش غیرحضوری، محدودیت حجمی برای آپلود مدارک (معمولاً زیر ۲۰۰ کیلوبایت) وجود دارد. اگر حجم فایل‌های شما زیاد است، سیستم اجازه بارگذاری نمی‌دهد. برای حل این مشکل، می‌توانید از سایت‌های آنلاین کاهش حجم عکس یا اپلیکیشن‌های موبایلی مانند CamScanner استفاده کنید. دقت کنید که فرمت فایل‌ها حتماً باید JPG یا PDF باشد (طبق خواسته سامانه). همچنین رزولوشن عکس نباید آنقدر پایین بیاید که نوشته‌های مدرک (مثل ریزنمرات) ناخوانا شود، زیرا باعث رد شدن مدرک توسط کارشناس آموزش خواهد شد.

در صفحه اصلی ورود به سامانه، گزینه‌ای تحت عنوان 'فراموشی رمز عبور' وجود دارد. با کلیک بر روی آن، سیستم از شما شماره دانشجویی، کد ملی و شماره موبایلی که در هنگام ثبت‌نام اعلام کرده‌اید را می‌خواهد. در صورت مطابقت اطلاعات، یک کد تایید به موبایل شما پیامک می‌شود که با وارد کردن آن، می‌توانید رمز عبور جدیدی برای خود تعریف کنید. اگر شماره موبایل شما تغییر کرده و به شماره قبلی دسترسی ندارید، باید حضوری به واحد انفورماتیک دانشگاه مراجعه کنید تا شماره جدید را در دیتابیس ثبت کنند.

اصلی‌ترین دلیل باز نشدن درگاه بانک، فعال بودن قابلیت Pop-up Blocker در مرورگر شماست. مرورگرها به صورت پیش‌فرض پنجره‌های جدیدی که خودبه‌خود باز می‌شوند را مسدود می‌کنند. برای حل این مشکل، در نوار آدرس مرورگر (سمت راست یا چپ) روی علامت ضربدر قرمز یا آیکون قفل کلیک کرده و گزینه 'Always allow pop-ups' را انتخاب کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که از فیلترشکن استفاده نمی‌کنید، زیرا اکثر درگاه‌های بانکی ایران به دلایل امنیتی، تراکنش‌های با آی‌پی خارجی را بلاک می‌کنند.

سامانه آموزشیار از پروتکل امنیتی HTTPS استفاده می‌کند که تمامی تبادلات داده بین مرورگر شما و سرور را رمزنگاری می‌کند. برای حفظ امنیت بیشتر، هرگز رمز عبور خود را در اختیار افراد دیگر یا کافی‌نت‌های غیرمعتبر قرار ندهید. همچنین پس از اتمام کار با سامانه، حتماً روی گزینه 'خروج' کلیک کنید تا نشست شما پایان یابد. فعال‌سازی تایید دو مرحله‌ای از طریق اپلیکیشن i-ID نیز لایه امنیتی بسیار قدرتمندی ایجاد کرده است که حتی در صورت لو رفتن رمز عبور، کسی بدون دسترسی به گوشی شما نمی‌تواند وارد پنل شود.

این خطا معمولاً به دلیل فشار بیش از حد به سرور در دقایق اولیه انتخاب واحد رخ می‌دهد. در این شرایط، دیتابیس قادر به پاسخگویی به حجم عظیم درخواست‌ها نیست. بهترین اقدام این است که از رفرش کردن مداوم صفحه (F5) خودداری کنید، زیرا این کار فشار را مضاعف می‌کند. چند دقیقه صبر کرده و دوباره تلاش کنید. همچنین استفاده از اینترنت پرسرعت و پایدار (ترجیحاً ADSL به جای اینترنت موبایل) و بستن تب‌های اضافی در مرورگر می‌تواند به پایداری اتصال شما به سرور در زمان‌های شلوغ کمک کند.

شهریه ثابت بر اساس سال ورود و مقطع تحصیلی تعیین شده و تا پایان دوره تحصیل تغییر نمی‌کند. این مبلغ باید در ابتدای هر ترم و قبل از انتخاب واحد پرداخت شود. شهریه متغیر بر اساس تعداد و نوع واحدهای اخذ شده (نظری، عملی، آزمایشگاهی) محاسبه می‌گردد. در سامانه آموزشیار، پس از نهایی کردن انتخاب واحد، مبلغ دقیق شهریه متغیر در بخش 'مدیریت مالی' نمایش داده می‌شود. دانشجو موظف است تا قبل از شروع امتحانات پایان‌ترم، کل مبلغ شهریه متغیر را نیز تسویه کند تا اجازه دریافت کارت آزمون را داشته باشد.

دانشگاه آزاد برای رفاه دانشجویان، امکان تقسیط شهریه را فراهم کرده است. برای این کار، دانشجو باید به بخش 'صندوق رفاه' در سامانه آموزشیار یا سامانه ساجد مراجعه کرده و درخواست وام کوتاه مدت (درون دانشگاهی) ثبت کند. در صورت تایید، مبلغ شهریه به چند قسط تقسیم می‌شود. دانشجو باید در سررسیدهای تعیین شده، به منوی مدیریت مالی مراجعه کرده و مبالغ اقساط را به صورت آنلاین پرداخت کند. عدم پرداخت به موقع اقساط ممکن است باعث بسته شدن پنل کاربری و جلوگیری از شرکت در امتحانات شود.

دو نوع وام اصلی وجود دارد: وام‌های صندوق رفاه دانشجویان (وزارت علوم) و وام‌های منابع داخلی دانشگاه (بانک‌های طرف قرارداد). برای وام وزارت علوم، باید در سامانه مربوطه ثبت‌نام کنید و پس از تایید، مبلغ به حساب شهریه شما در آموزشیار واریز می‌شود. برای وام‌های بانکی (مثل بانک ملی یا مهر ایران)، درخواست اولیه در سامانه 'ساجد' ثبت شده و پس از معرفی به بانک و تکمیل مدارک، مبلغ وام مستقیماً به حساب آموزشیار دانشجو منتقل می‌گردد تا بدهی شهریه تسویه شود.

اگر مبلغی بیش از شهریه مورد نیاز واریز کرده باشید، این مبلغ در تراز مالی شما به صورت 'بستانکار' باقی می‌ماند و برای ترم‌های بعدی ذخیره می‌شود. اما اگر به دلیل انصراف یا فارغ‌التحصیلی قصد دریافت وجه را دارید، باید درخواست 'استرداد وجه' را به صورت کتبی به امور مالی واحد دانشگاهی ارائه دهید. پس از بررسی سوابق در آموزشیار و اطمینان از عدم بدهی، مبلغ مورد نظر پس از طی مراحل اداری به شماره شبای بانکی که به نام خود دانشجو باشد، واریز خواهد شد.

علاوه بر شهریه ثابت و متغیر، در شروع هر سال تحصیلی (معمولاً ترم مهر)، مبالغی تحت عنوان 'هزینه خدمات آموزشی' و 'حق بیمه حوادث دانشجویی' در تراز مالی دانشجو اعمال می‌شود. هزینه خدمات آموزشی صرف اموری مانند صدور کارت دانشجویی، هزینه‌های فرهنگی و ورزشی می‌شود. بیمه حوادث نیز اجباری بوده و دانشجو را در قبال حوادث احتمالی در محیط دانشگاه یا مسیر رفت و آمد تحت پوشش قرار می‌دهد. تا زمانی که این مبالغ در آموزشیار پرداخت نشود، امکان انتخاب واحد وجود نخواهد داشت.

این اتفاق معمولاً به دو دلیل رخ می‌دهد: ۱. اختلال در درگاه بانکی که باعث می‌شود تاییدیه پرداخت (Settlement) با تاخیر به سرور آموزشیار برسد. در این حالت معمولاً پس از چند ساعت تراز مالی به‌روز می‌شود. ۲. واریز وجه به 'حساب اشتباه'؛ مثلاً واریز به جای شهریه در بخش هزینه‌های متفرقه. همیشه دقت کنید که پرداخت را از طریق دکمه 'پرداخت الکترونیکی شهریه' انجام دهید. اگر پس از ۲۴ ساعت مبلغ اعمال نشد، با در دست داشتن کد پیگیری و شماره مرجع تراکنش، به امور مالی دانشگاه مراجعه کنید.

خیر، اکیداً توصیه می‌شود پرداخت شهریه را فقط و فقط از داخل پنل کاربری خود در سامانه آموزشیار و از طریق درگاه‌های رسمی بانکی موجود در سایت انجام دهید. پرداخت از طریق کدهای USSD، اپلیکیشن‌های پرداخت عمومی یا انتقال وجه کارت‌به‌کارت به هیچ عنوان مورد تایید سامانه آموزشیار نیست و باعث به‌روزرسانی تراز مالی شما نمی‌شود. تنها راهی که سیستم به صورت خودکار بدهی شما را صفر می‌کند، استفاده از کلید 'پرداخت آنلاین' در منوی مدیریت مالی سایت است.

در بخش مدیریت مالی، عددی که در مقابل 'مانده نهایی' نمایش داده می‌شود بسیار مهم است. اگر عدد مثبت باشد و با رنگ قرمز یا علامت منفی نمایش داده شود، به معنای میزان بدهی شما به دانشگاه است. اگر عدد صفر باشد، یعنی تسویه کامل هستید. اما اگر عدد دارای علامت مثبت (یا بدون علامت منفی در برخی نسخه‌ها) و نشان‌دهنده طلب شما باشد، یعنی 'بستانکار' هستید و این مبلغ برای پوشش هزینه‌های آتی در حساب شما می‌ماند. همیشه قبل از بازه‌های زمانی حساس، تراز خود را چک کنید تا غافلگیر نشوید.

دانشجویانی که قصد انصراف دارند، باید مبلغی را به عنوان 'جریمه انصراف' پرداخت کنند. این مبلغ معمولاً معادل ۱.۵ برابر شهریه ثابت است، اما بسته به مقطع و سال ورود متفاوت است. پس از ثبت درخواست انصراف در واحد، امور مالی مبلغ جریمه را در پورتال آموزشیار دانشجو ثبت می‌کند. دانشجو موظف است این مبلغ را به صورت آنلاین تسویه کند تا مدارک تحصیلی قبلی وی آزاد شده و تسویه حساب نهایی صادر شود. برای دانشجویانی که بلافاصله در واحد دیگری از دانشگاه آزاد پذیرفته شوند، گاهی تخفیفاتی در این هزینه در نظر گرفته می‌شود.

طبق آیین‌نامه آموزشی، اگر معدل ترمی دانشجوی مقطع کاردانی یا کارشناسی کمتر از ۱۲ شود، دانشجو 'مشروط' محسوب می‌شود. در سامانه آموزشیار، سیستم به صورت هوشمند در ترم بعدی اجازه اخذ بیش از ۱۴ واحد درسی را به این دانشجویان نمی‌دهد. همچنین اگر دانشجویی در دو ترم متوالی یا سه ترم متناوب مشروط شود، وضعیت وی در سامانه به 'اخراج آموزشی' تغییر می‌یابد و برای ادامه تحصیل نیاز به مجوز کمیسیون موارد خاص خواهد داشت که باید درخواست آن را در سامانه ساجد ثبت کند.

انصراف از تحصیل فرآیندی رسمی است که باید در سامانه ثبت و تایید شود. اگر دانشجویی بدون اطلاع و تسویه حساب دانشگاه را ترک کند، برای وی 'ترک تحصیل' رد شده و بدهی شهریه ثابت برای تمام ترم‌های غیبت در آموزشیار انباشته می‌شود. برای بازگشت به تحصیل، دانشجو باید درخواست خود را به کمیسیون موارد خاص ارائه دهد. در صورت موافقت، ترم‌های غیبت ممکن است با احتساب در سنوات یا مرخصی بدون احتساب در سنوات در سامانه آموزشیار ثبت شده و اجازه انتخاب واحد مجدد داده شود.

هر مقطع تحصیلی دارای یک سقف زمانی مشخص است؛ به عنوان مثال کارشناسی پیوسته ۵ سال (۱۰ ترم) و کارشناسی ارشد ۳ سال (۶ ترم) سنوات مجاز دارند. سامانه آموزشیار تعداد ترم‌های سپری شده را شمارش می‌کند. در صورتی که دانشجو به سقف سنوات برسد، سیستم اجازه انتخاب واحد نمی‌دهد و وضعیت دانشجو به 'اتمام سنوات' تغییر می‌کند. در این حالت، دانشجو باید برای تمدید سنوات به نظام وظیفه (برای آقایان) و کمیسیون موارد خاص دانشگاه مراجعه کند تا مجوز ادامه تحصیل برای ترم‌های اضافی در سامانه صادر شود.

سامانه آموزشیار به گونه‌ای تنظیم شده است که چارت درسی مصوب شورای عالی برنامه‌ریزی را کنترل می‌کند. اگر دانشجویی درس پیش‌نیاز را نگذرانده باشد یا نمره قبولی کسب نکرده باشد، سیستم اجازه اخذ درس پس‌نیاز را نمی‌دهد. با این حال، در ترم آخر، دانشجویان 'ترم آخر' از رعایت پیش‌نیاز و هم‌نیاز معاف هستند که این وضعیت باید توسط کارشناس آموزش در سامانه فعال شود. همچنین اگر دانشجویی در یک درس پیش‌نیاز مردود شود، می‌تواند در ترم بعد آن درس را با درس پس‌نیاز به صورت 'هم‌نیاز' اخذ کند.

دانشجو در طول دوران تحصیل خود مجاز به استفاده از تعداد مشخصی ترم مرخصی (معمولاً ۲ ترم برای کارشناسی) است. برای این کار باید در زمان انتخاب واحد، به جای اخذ درس، درخواست 'مرخصی تحصیلی' را در سامانه ثبت کنید. نکته حقوقی مهم این است که برای مرخصی تحصیلی، دانشجو موظف به پرداخت شهریه ثابت آن ترم است تا پیوستگی تحصیلی وی حفظ شود. مرخصی بدون احتساب در سنوات نیز فقط در موارد خاص (مثل بیماری حاد یا زایمان) با ارائه مدارک پزشکی و تایید شورای آموزشی امکان‌پذیر است.

تمامی گواهی‌های اشتغال به تحصیل، کارنامه‌های غیررسمی و فرم‌های اداری که از سامانه آموزشیار استخراج می‌شوند و دارای کد QR و شناسه یکتا هستند، از نظر قانونی کاملاً معتبرند. طبق بخشنامه سازمان مرکزی دانشگاه آزاد، تمامی سازمان‌های دولتی، بانک‌ها و نیروهای مسلح موظف به پذیرش این مدارک هستند. استعلام این مدارک از طریق اسکن کد یا وارد کردن شناسه در سایت آموزشیار انجام می‌شود و نیازی به مهر برجسته یا امضای دستی مسئولین دانشگاه (به جز در موارد خاص مانند ترجمه رسمی) ندارند.

در صورتی که دانشجویی در ترم آخر باشد و حداکثر ۲ درس نظری برای فارغ‌التحصیلی باقی مانده باشد که در واحد خودش ارائه نشده است، می‌تواند با موافقت آموزش، این دروس را در واحد دیگری به صورت 'میهمان تک‌درس' بگذراند. در سامانه آموزشیار، پس از معرفی‌نامه رسمی، نمرات این دروس از واحد مقصد استعلام و در کارنامه واحد مبدأ درج می‌شود. همچنین قانون 'معرفی به استاد' برای حداکثر ۴ واحد درس نظری که دانشجو تمام واحدهای دیگر را گذرانده باشد، در سامانه قابل اجراست که فرآیند اداری و ثبت نمره خاص خود را دارد.

طبق قوانین دانشگاه، مسئولیت نهایی صحت تمامی اطلاعات فردی، شماره تماس، آدرس و به ویژه انتخاب واحد بر عهده شخص دانشجو است. دانشجو موظف است پس از اتمام مهلت انتخاب واحد و حذف و اضافه، 'تاییدیه نهایی انتخاب واحد' خود را از سامانه دریافت و کنترل کند. اگر درسی به اشتباه اخذ شده یا تداخل ساعتی داشته باشد و دانشجو نسبت به اصلاح آن اقدام نکند، عواقب آموزشی آن (مانند حذف درس یا عدم صدور نمره) مستقیماً متوجه دانشجو خواهد بود و اعتراض به بهانه عدم اطلاع از قوانین سامانه پذیرفته نیست.

برای دانشجویان پسر، ادامه تحصیل منوط به داشتن معافیت تحصیلی معتبر است. پس از ثبت‌نام اولیه، دانشگاه درخواستی را به سازمان وظیفه عمومی ارسال می‌کند و پس از صدور مجوز، تاریخ اعتبار معافیت در سامانه آموزشیار ثبت می‌شود. دانشجو موظف است قبل از اتمام این تاریخ، نسبت به تمدید سنوات و دریافت مجوز جدید اقدام کند. در غیر این صورت، سامانه به صورت خودکار در ترم بعدی اجازه انتخاب واحد نخواهد داد و وضعیت دانشجو به 'عدم مراجعه' یا 'محروم از تحصیل' به دلیل وضعیت نظام وظیفه تغییر خواهد کرد.