آموزش کامل پاک کردن حافظه گوگل (کش و تاریخچه جستجو)

حافظه گوگل به مجموعه‌ای از داده‌ها اطلاق می‌شود که گوگل در طول استفاده کاربر از سرویس‌های مختلف خود مانند جستجو، یوتیوب، نقشه، گوگل اسیستنت و مرورگر کروم جمع‌آوری و ذخیره می‌کند. این اطلاعات شامل عبارات جستجوشده، ویدیوهای تماشاشده، مکان‌های بازدیدشده، برنامه‌های نصب‌شده و حتی دستورات صوتی است. تمام این داده‌ها در بخش My Activity به آدرس myactivity.google.com متمرکز شده و کاربر می‌تواند آن‌ها را مشاهده، مدیریت یا به‌طور کامل حذف کند.

تاریخچه جستجوی گوگل بخشی از فعالیت حساب کاربری است که در سرورهای گوگل و در My Activity ذخیره می‌شود و شامل عباراتی است که کاربر در گوگل سرچ کرده است. تاریخچه مرورگر کروم اما داده‌ای محلی روی همان دستگاه است که شامل آدرس سایت‌های بازدیدشده، کوکی‌ها، کش و رمزهای ذخیره‌شده می‌شود. پاک کردن یکی از این دو تأثیری بر دیگری ندارد، بنابراین برای پاک‌سازی کامل باید هر دو بخش به‌طور جداگانه مدیریت شوند.

My Activity مرکز رسمی و اصلی گوگل برای مشاهده و مدیریت تمام فعالیت‌های ثبت‌شده در حساب کاربری است که در آدرس myactivity.google.com در دسترس قرار دارد. در این صفحه می‌توان فعالیت جستجو، یوتیوب، نقشه، گوگل اسیستنت و اپلیکیشن‌های متصل را بر اساس تاریخ یا سرویس فیلتر کرد و با استفاده از منوی Delete گزینه‌های حذف امروز، حذف بازه دلخواه یا حذف کامل سابقه را انتخاب نمود. دسترسی به این صفحه نیازمند ورود به حساب گوگل است.

خیر، پاک کردن حافظه گوگل از طریق My Activity یا تنظیمات کروم هیچ تأثیری بر حساب کاربری، ایمیل‌های جیمیل، فایل‌های درایو یا مخاطبین ذخیره‌شده ندارد و صرفاً سابقه فعالیت‌ها مانند جستجوها و بازدیدها را حذف می‌کند. حساب گوگل کاملاً فعال باقی می‌ماند و کاربر می‌تواند بلافاصله پس از پاک‌سازی دوباره از تمام سرویس‌ها مانند جیمیل، یوتیوب و درایو به‌طور عادی استفاده کند بدون آنکه نیاز به ساخت مجدد حساب باشد.

گوگل داده‌های فعالیت کاربران را عمدتاً برای بهبود دقت نتایج جستجو، شخصی‌سازی پیشنهادها در یوتیوب و نقشه، ارائه تبلیغات هدفمندتر و یادگیری بهتر دستیار صوتی ذخیره می‌کند. این اطلاعات همچنین به گوگل کمک می‌کند الگوهای استفاده کاربر را بفهمد و تجربه‌ای سریع‌تر و مرتبط‌تر ارائه دهد. البته این جمع‌آوری داده منبع اصلی درآمد تبلیغاتی گوگل نیز هست، به همین دلیل کنترل کامل حذف یا نگه‌داری این داده‌ها به‌صورت پیش‌فرض در اختیار خود کاربر گذاشته شده است.

بخش Web & App Activity در My Activity، جستجوهای انجام‌شده در گوگل، سایت‌ها و اپلیکیشن‌هایی که با حساب گوگل استفاده شده‌اند، اطلاعات مکان مرتبط با آن فعالیت‌ها و همچنین دستورات صوتی ارسال‌شده به گوگل اسیستنت را ثبت می‌کند. این داده‌ها معمولاً شامل زمان دقیق فعالیت، دستگاه استفاده‌شده و در برخی موارد نتایج کلیک‌شده نیز می‌شود. کاربر می‌تواند این بخش را به‌طور کامل غیرفعال یا فقط سابقه آن را حذف کند.

خیر، پاک کردن کش مرورگر فقط فایل‌های موقت محلی روی دستگاه مانند تصاویر ذخیره‌شده صفحات وب را حذف می‌کند و تأثیری بر فعالیت ثبت‌شده در حساب گوگل مانند تاریخچه جستجو یا تماشای یوتیوب ندارد. برای پاک‌سازی واقعی حافظه گوگل باید علاوه بر پاک کردن کش کروم، به My Activity مراجعه کرده و فعالیت حساب کاربری را نیز جداگانه حذف کرد؛ این دو فرایند کاملاً مستقل از یکدیگر عمل می‌کنند.

بله، پیش از حذف هرگونه داده، کاربر می‌تواند در My Activity تمام فعالیت‌های ثبت‌شده را بر اساس روز، ماه یا سرویس مرور و مشاهده کند. همچنین امکان جست‌وجو در میان فعالیت‌ها با کلمات کلیدی وجود دارد تا کاربر بتواند مورد خاصی را پیدا و بررسی کند. این قابلیت شفافیت کامل درباره اطلاعاتی که گوگل ذخیره کرده است را فراهم می‌کند و کاربر می‌تواند پیش از تصمیم به حذف، محتوای دقیق آن‌ها را ببیند.

تاریخچه مکان‌ها که اکنون در بسیاری از حساب‌ها با نام Timeline شناخته می‌شود، مسیرها و مکان‌های بازدیدشده توسط کاربر را بر اساس داده‌های GPS گوشی ثبت می‌کند، به شرطی که این ویژگی فعال باشد. این داده‌ها می‌تواند شامل آدرس دقیق، زمان حضور در هر مکان و مسیرهای رفت‌وآمد روزانه باشد. کاربران می‌توانند این سابقه را از طریق برنامه گوگل مپ یا My Activity مشاهده، بازه‌ای از آن را حذف یا کلاً غیرفعال کنند.

برای پاک کردن کامل تاریخچه، ابتدا به آدرس myactivity.google.com مراجعه کرده و با حساب گوگل وارد شوید. سپس روی گزینه Delete در بالای صفحه کلیک کنید و از میان سه گزینه Delete today، Delete custom range یا Delete all time، گزینه Delete all time را انتخاب نمایید. پس از تأیید، گوگل تمام سابقه جستجو، یوتیوب، نقشه و فعالیت‌های ثبت‌شده حساب را در چند ثانیه حذف می‌کند و این عملیات غیرقابل بازگشت است.

در گوگل کروم به مسیر Settings سپس Privacy and security و در نهایت Clear browsing data بروید. در پنجره باز شده، یک بازه زمانی مانند Last hour، Last 24 hours یا All time را انتخاب کرده و چک‌باکس‌های Browsing history، Cookies and site data، Cached images and files، Saved passwords و Autofill form data را بر اساس نیاز فعال کنید. در پایان روی دکمه Clear data کلیک کنید تا داده‌های محلی مرورگر روی همان دستگاه پاک شوند.

برای حذف تاریخچه تماشا در یوتیوب، وارد اپلیکیشن یا سایت یوتیوب شوید، روی آیکون حساب کاربری کلیک کرده و به بخش History بروید. در این صفحه می‌توانید با گزینه Clear all watch history کل سابقه تماشا را حذف کنید یا به‌صورت جداگانه ویدیوهای خاص را از لیست پاک کنید. همچنین در تنظیمات همان بخش امکان توقف موقت ذخیره تاریخچه تماشا با فعال کردن Pause watch history وجود دارد تا از این پس چیزی ذخیره نشود.

برای فعال‌سازی حذف خودکار، در My Activity وارد بخش Web & App Activity شده و روی Auto-delete کلیک کنید. سپس یکی از بازه‌های زمانی ۳، ۱۸ یا ۳۶ ماه را انتخاب کنید تا گوگل به‌طور خودکار فعالیت‌های قدیمی‌تر از آن بازه را حذف کند. این تنظیم را می‌توان به‌صورت جداگانه برای فعالیت یوتیوب و مکان نیز اعمال کرد، به این ترتیب دیگر نیازی به حذف دستی و مکرر داده‌ها نیست.

برای حذف فعالیت مربوط به یک روز خاص بدون از بین بردن کل تاریخچه، در صفحه My Activity از تقویم سمت راست تاریخ موردنظر را انتخاب کنید تا فقط فعالیت‌های همان روز نمایش داده شود. سپس روی آیکون سه‌نقطه در بالای صفحه کلیک کرده و گزینه Delete results را انتخاب نمایید. این روش برای مواقعی مفید است که کاربر می‌خواهد فقط بخشی حساس از تاریخچه یک روز خاص را حذف کند و باقی سابقه دست‌نخورده بماند.

در گوشی اندروید، اپلیکیشن Google را باز کنید، روی عکس پروفایل ضربه بزنید و وارد Manage your Google Account شوید. سپس به تب Data & privacy رفته و در بخش History settings روی My Activity ضربه بزنید. از همان‌جا با آیکون سه‌نقطه بالای صفحه گزینه Delete activity by را انتخاب کرده و بازه زمانی موردنظر مانند امروز، بازه دلخواه یا تمام مدت را برای حذف انتخاب کنید.

دستورات صوتی ارسال‌شده به گوگل اسیستنت به‌طور جداگانه در My Activity قابل مدیریت هستند. برای حذف آن‌ها در بخش Web & App Activity گزینه فیلتر بر اساس Google Assistant را انتخاب کنید تا فقط فعالیت‌های صوتی نمایش داده شوند، سپس با آیکون سه‌نقطه گزینه Delete results را بزنید. همچنین می‌توان با گفتن مستقیم عبارت «Hey Google, delete my last conversation» به دستیار صوتی، آخرین مکالمه ثبت‌شده را فوراً حذف کرد.

برای حذف رمزهای عبور ذخیره‌شده در کروم، به مسیر Settings سپس Autofill and passwords و در نهایت Google Password Manager بروید. در این بخش می‌توانید لیست کامل رمزهای ذخیره‌شده برای سایت‌های مختلف را مشاهده و با کلیک روی آیکون سه‌نقطه کنار هر مورد، آن را به‌صورت تکی حذف کنید یا با انتخاب چندگانه، تمام رمزها را یک‌جا پاک نمایید. این تنظیم مستقل از تاریخچه مرور و کوکی‌ها عمل می‌کند.

برای حذف تنها یک مورد خاص بدون پاک کردن کل سابقه، در My Activity با استفاده از کادر جستجوی بالای صفحه عبارت موردنظر را جست‌وجو کنید تا فعالیت مرتبط نمایش داده شود. سپس روی آیکون سه‌نقطه کنار همان مورد کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنید. این روش دقیق‌ترین راه برای حذف انتخابی است و امکان می‌دهد سایر بخش‌های تاریخچه که کاربر نیازی به حذف آن‌ها ندارد دست‌نخورده باقی بمانند.

حالت ناشناس کروم فقط از ذخیره‌شدن تاریخچه مرور، کوکی‌ها و داده‌های فرم روی همان دستگاه پس از بستن پنجره جلوگیری می‌کند، اما به هیچ عنوان فعالیت کاربر را از دید وب‌سایت‌های بازدیدشده، ارائه‌دهنده اینترنت یا کارفرما پنهان نمی‌کند. اگر کاربر در حالت ناشناس وارد حساب گوگل خود شود، جستجوها همچنان در My Activity ثبت می‌شوند مگر آنکه Web & App Activity از قبل غیرفعال شده باشد؛ بنابراین Incognito یک ابزار حریم خصوصی محلی است، نه ناشناس‌سازی کامل آنلاین.

Google Takeout ابزاری در آدرس takeout.google.com است که به کاربران امکان می‌دهد پیش از حذف، نسخه‌ای کامل از داده‌های خود شامل تاریخچه جستجو، ایمیل‌ها، عکس‌ها و فعالیت یوتیوب را در قالب فایل فشرده دانلود کنند. این ابزار ارتباط مستقیمی با حافظه گوگل دارد زیرا کاربرانی که می‌خواهند پیش از پاک‌سازی کامل سابقه، آرشیوی شخصی از داده‌های خود داشته باشند، معمولاً ابتدا از Takeout برای پشتیبان‌گیری و سپس از My Activity برای حذف استفاده می‌کنند.

حذف فعالیت از طریق My Activity چون مستقیماً روی سرور گوگل و متصل به حساب کاربری انجام می‌شود، به‌طور خودکار روی تمام دستگاه‌هایی که با همان حساب وارد شده‌اند اعمال می‌گردد. اما پاک کردن داده‌های مرور کروم مانند کش و کوکی‌ها که به‌صورت محلی روی هر دستگاه ذخیره می‌شوند، باید در هر دستگاه به‌طور جداگانه انجام شود مگر آنکه همگام‌سازی کروم فعال باشد که در آن صورت برخی داده‌ها نیز سینک می‌شوند.

کوکی‌ها فایل‌های کوچکی هستند که سایت‌ها برای به‌خاطر سپردن ورود کاربر یا تنظیمات روی مرورگر ذخیره می‌کنند. کش شامل نسخه‌های موقت تصاویر، اسکریپت‌ها و فایل‌های صفحات وب است که برای بارگذاری سریع‌تر سایت‌های تکراری ذخیره می‌شود. تاریخچه مرور فهرستی از آدرس‌های دقیق و زمان بازدید از هر صفحه است. هر سه این موارد در بخش Clear browsing data کروم قرار دارند اما هرکدام نقش فنی متفاوتی ایفا می‌کنند و به‌طور جداگانه قابل حذف هستند.

طبق سیاست رسمی گوگل، وقتی فعالیتی از My Activity حذف می‌شود، آن داده از سیستم‌های فعال گوگل حذف شده و دیگر برای شخصی‌سازی یا نمایش به کاربر در دسترس نیست. با این حال ممکن است نسخه‌های پشتیبان تا مدت محدودی برای اهداف امنیتی، جلوگیری از سوءاستفاده یا الزامات قانونی در سیستم‌های داخلی گوگل باقی بمانند، هرچند این نسخه‌ها دیگر به‌صورت مستقیم قابل مشاهده یا استفاده در حساب کاربری نیستند.

برای غیرفعال کردن تبلیغات شخصی‌سازی‌شده، به آدرس adssettings.google.com یا از طریق My Ad Center در تنظیمات حساب گوگل مراجعه کنید و گزینه Ad personalization is ON را به OFF تغییر دهید. با این کار گوگل دیگر از تاریخچه جستجو و فعالیت کاربر برای نمایش تبلیغات مرتبط استفاده نمی‌کند، هرچند همچنان تبلیغات عمومی و غیرشخصی‌سازی‌شده نمایش داده خواهد شد و این تنظیم مستقل از حذف کامل تاریخچه فعالیت است.

حالت مهمان در کروم یک نمایه کاملاً مجزا از نمایه اصلی کاربر ایجاد می‌کند که هیچ‌کدام از بوکمارک‌ها، افزونه‌ها یا اطلاعات ورود حساب اصلی در آن قابل دسترسی نیست و پس از بسته شدن، تمام داده‌های آن نشست کاملاً حذف می‌شود. حالت ناشناس اما در همان نمایه کاربری فعلی اجرا می‌شود و فقط از ذخیره تاریخچه و کوکی جلوگیری می‌کند، در حالی که دسترسی به افزونه‌ها و برخی تنظیمات مرورگر اصلی ممکن است همچنان باقی بماند.

بله، اپلیکیشن‌ها و سرویس‌های شخص ثالثی که با استفاده از دکمه «ورود با گوگل» به حساب کاربر متصل شده‌اند نیز می‌توانند فعالیت خاصی را در My Activity یا در بخش Third-party apps with account access ثبت کنند. برای مدیریت این موضوع باید به بخش Security در تنظیمات حساب گوگل مراجعه کرده، اپلیکیشن‌های متصل را بررسی و دسترسی‌های غیرضروری یا قدیمی را لغو کرد تا از ذخیره یا اشتراک‌گذاری بیشتر داده جلوگیری شود.

برخی افزونه‌های کروم مانند Click&Clean یا History Cleaner امکان زمان‌بندی خودکار پاک‌سازی کش، کوکی و تاریخچه مرور را در بازه‌های زمانی مشخص فراهم می‌کنند، اما این ابزارها فقط روی داده محلی مرورگر عمل می‌کنند و تأثیری بر فعالیت ثبت‌شده در سرور گوگل ندارند. برای مدیریت خودکار سابقه حساب گوگل باید حتماً از قابلیت داخلی Auto-delete در My Activity استفاده شود، زیرا افزونه‌های شخص ثالث دسترسی مستقیمی به آن بخش ندارند.

خیر، پاک کردن حافظه گوگل شامل حذف تاریخچه جستجو، فعالیت یوتیوب، تاریخچه مکان و داده‌های مرور کروم کاملاً رایگان است و بخشی از تنظیمات استاندارد هر حساب گوگل محسوب می‌شود. کاربران برای دسترسی به My Activity، Google Takeout یا تنظیمات حریم خصوصی نیازی به پرداخت هیچ‌گونه هزینه‌ای ندارند و این ابزارها برای تمام کاربران دارای حساب گوگل، چه رایگان و چه دارای اشتراک Google One، به‌طور یکسان در دسترس هستند.

عدم پاک‌سازی منظم می‌تواند هزینه‌های غیرمالی جدی برای حریم خصوصی داشته باشد، از جمله افزایش دقت پروفایل تبلیغاتی که ممکن است اطلاعات حساس رفتاری کاربر را افشا کند، ریسک بالاتر در صورت هک شدن حساب که می‌تواند تاریخچه کامل مکان و جستجو را در اختیار مهاجم قرار دهد، و همچنین کاهش کنترل کاربر بر داده‌های شخصی که در صورت اشتراک‌گذاری دستگاه با دیگران می‌تواند حریم خصوصی را به خطر بیندازد.

افزایش فضای ذخیره‌سازی از طریق Google One جداگانه از فرایند پاک‌سازی حافظه است و پلن‌های آن معمولاً از حدود ۱۰۰ گیگابایت با هزینه ماهانه تقریبی ۱.۹۹ دلار شروع شده و تا پلن‌های ترابایتی با قیمت بالاتر ادامه می‌یابد. پاک کردن تاریخچه فعالیت هیچ ارتباطی با فضای ذخیره‌سازی جیمیل، درایو یا عکس‌ها ندارد و صرفاً بر سابقه فعالیت تأثیر می‌گذارد، بنابراین کاربران رایگان هم بدون نیاز به ارتقا می‌توانند حافظه فعالیت خود را کامل مدیریت کنند.

استفاده از سرویس‌های VPN معتبر برای افزایش حریم خصوصی معمولاً بین ۳ تا ۱۲ دلار در ماه بسته به ارائه‌دهنده و مدت اشتراک هزینه دارد، در حالی که مرورگرهای متمرکز بر حریم خصوصی مانند Brave یا DuckDuckGo کاملاً رایگان هستند. این ابزارها مکمل پاک‌سازی حافظه گوگل محسوب می‌شوند اما جایگزین آن نیستند، زیرا VPN فقط آدرس IP و ترافیک شبکه را مخفی می‌کند و تأثیری بر داده‌های از قبل ذخیره‌شده در حساب گوگل ندارد.

شرکت‌های تخصصی حذف ردپای دیجیتال مانند DeleteMe یا Incogni که ردپای کاربر را از سایت‌های جمع‌آوری داده (Data Broker) حذف می‌کنند، معمولاً اشتراک سالانه‌ای بین ۱۰۰ تا ۲۰۰ دلار دریافت می‌کنند. با این حال این سرویس‌ها مستقیماً روی حافظه گوگل عمل نمی‌کنند بلکه سایت‌های ثالث را هدف قرار می‌دهند، بنابراین پاک کردن My Activity و تنظیمات کروم همچنان باید جداگانه و رایگان توسط خود کاربر انجام شود.

پاک کردن کامل حافظه گوگل معمولاً باعث می‌شود پیشنهادهای جستجو، ویدیوهای پیشنهادی یوتیوب و تبلیغات نمایش‌داده‌شده برای مدتی کمتر با علایق واقعی کاربر تطابق داشته باشند، زیرا الگوریتم شخصی‌سازی باید دوباره از صفر رفتار کاربر را یاد بگیرد. این موضوع هزینه ملموسی از نظر مالی ندارد اما می‌تواند تجربه کاربری کوتاه‌مدت را کمی کمتر دقیق کند تا زمانی که سیستم دوباره بر اساس فعالیت جدید تنظیم شود.

پاک‌سازی کامل حافظه گوگل در تمام سرویس‌ها معمولاً بین ۱۰ تا ۲۰ دقیقه زمان می‌برد که شامل حذف فعالیت از My Activity حدود ۲ دقیقه، پاک کردن داده‌های مرور کروم حدود ۲ دقیقه، حذف تاریخچه یوتیوب حدود ۳ دقیقه، بررسی و حذف اپلیکیشن‌های متصل حدود ۵ دقیقه و تنظیم Auto-delete برای جلوگیری از تکرار این فرایند در آینده است.

مرورگرهای متمرکز بر حریم خصوصی مانند Brave، DuckDuckGo Browser و Firefox با تنظیمات سخت‌گیرانه به‌طور کامل رایگان هستند و هزینه اضافی ندارند؛ درآمد این شرکت‌ها معمولاً از طریق تبلیغات غیرردیابی‌شده، موتور جستجوی پیش‌فرض یا ویژگی‌های اختیاری پولی مانند VPN داخلی Brave تأمین می‌شود. بنابراین کاربران می‌توانند بدون پرداخت هیچ هزینه‌ای سطح بالاتری از حریم خصوصی نسبت به کروم پیش‌فرض تجربه کنند.

پاک کردن کامل حافظه گوگل می‌تواند باعث از بین رفتن اطلاعات مفیدی مانند تاریخچه سفارش‌های آنلاین ثبت‌شده در جیمیل که در جستجوهای گوگل نمایش داده می‌شد، مسیرهای ذخیره‌شده مکرر در نقشه، یا لیست ویدیوهای تماشاشده در یوتیوب برای ادامه از همان نقطه شود. اگرچه این هزینه مالی نیست، اما کاربرانی که به این داده‌ها نیاز دارند بهتر است پیش از حذف کامل از Google Takeout برای پشتیبان‌گیری استفاده کنند.

بله، طبق سیاست‌های حریم خصوصی گوگل و قوانین بین‌المللی مانند GDPR، کاربران این حق قانونی را دارند که در هر زمان به تمام داده‌های جمع‌آوری‌شده درباره خود دسترسی داشته باشند و درخواست حذف کامل آن‌ها را بدهند. این حق از طریق ابزارهایی مانند My Activity و Google Takeout به‌صورت عملی در اختیار کاربر قرار گرفته و گوگل موظف است این درخواست‌ها را در چارچوب زمانی معقول اجرا کند.

مقررات عمومی حفاظت از داده اتحادیه اروپا (GDPR) که از سال ۲۰۱۸ اجرایی شده، گوگل را ملزم کرده تا کاربران اتحادیه اروپا حق دسترسی، تصحیح، انتقال و حذف کامل داده‌های شخصی خود موسوم به «حق فراموش‌شدن» را داشته باشند. این قانون باعث شد گوگل ابزارهای شفاف‌تری مانند My Activity و Takeout را برای همه کاربران در سراسر جهان، از جمله خارج از اروپا، در دسترس قرار دهد تا از استانداردهای این مقررات پیروی کند.

در حال حاضر ایران قانون جامع و مشخصی مشابه GDPR برای حمایت مستقل از حریم خصوصی داده‌های آنلاین کاربران در سطح بین‌المللی ندارد و کاربران ایرانی برای مدیریت داده‌های خود در گوگل صرفاً تابع سیاست‌های عمومی حریم خصوصی خود شرکت گوگل هستند، نه یک قانون داخلی اختصاصی. به همین دلیل استفاده از ابزارهایی مانند My Activity و تنظیمات Auto-delete برای کاربران ایرانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند تا کنترل داده‌ها را شخصاً در دست بگیرند.

حق فراموش‌شدن یک اصل حقوقی برگرفته از قوانین اروپایی است که به افراد اجازه می‌دهد درخواست حذف اطلاعات شخصی نامرتبط، قدیمی یا نادرست خود را از نتایج موتورهای جستجو مانند گوگل بدهند. این موضوع با حافظه گوگل مرتبط اما متفاوت است، زیرا حق فراموش‌شدن مربوط به حذف لینک از نتایج جستجوی عمومی درباره یک شخص است، در حالی که پاک کردن My Activity فقط سابقه فعالیت شخصی خود کاربر را حذف می‌کند.

بله، حتی پس از حذف داده توسط کاربر از My Activity، گوگل ممکن است بر اساس الزامات قانونی مانند تحقیقات امنیتی، پرونده‌های قضایی در جریان یا قوانین مالیاتی و حسابداری، نسخه‌ای محدود از برخی اطلاعات را برای مدت زمان مشخصی در سیستم‌های داخلی خود نگه دارد. این داده‌ها دیگر برای شخصی‌سازی یا نمایش در حساب کاربری در دسترس نیستند و صرفاً برای رعایت قوانین محلی کشورهای مختلف ذخیره می‌شوند.

بر اساس قانون کاپا (COPPA) در آمریکا و مقررات مشابه در سایر کشورها، حساب‌های گوگل کودکان زیر ۱۳ سال باید از طریق برنامه Family Link و با نظارت مستقیم والدین مدیریت شوند. در این حالت والدین کنترل کامل بر تاریخچه فعالیت، تنظیمات حریم خصوصی و امکان حذف داده‌های فرزند خود را از طریق My Activity وابسته به حساب کودک در اختیار دارند و شخصی‌سازی تبلیغات برای این حساب‌ها به‌طور پیش‌فرض محدود یا غیرفعال است.

به‌طور معمول پس از حذف کامل و قطعی داده از سیستم‌های فعال گوگل، دسترسی به آن برای هرکسی از جمله مقامات قضایی امکان‌پذیر نیست، اما اگر درخواست رسمی قانونی مانند حکم دادگاه پیش از حذف داده توسط کاربر ارسال شده باشد، گوگل موظف به همکاری و ارائه داده‌های موجود در آن زمان است. گوگل هر ساله گزارش شفافیت درباره تعداد درخواست‌های دولتی برای دسترسی به داده کاربران را در Google Transparency Report منتشر می‌کند.

توافقنامه شرایط استفاده از خدمات گوگل، به‌همراه سیاست حریم خصوصی جداگانه آن، گوگل را متعهد می‌کند که نحوه جمع‌آوری، استفاده و اشتراک‌گذاری داده‌های کاربر را به‌طور شفاف اعلام کند و ابزارهای کنترلی مانند My Activity، Ad Settings و Takeout را در اختیار کاربر بگذارد. با پذیرفتن این شرایط هنگام ساخت حساب، کاربر رضایت خود را برای جمع‌آوری داده در چارچوب اعلام‌شده می‌دهد، اما همچنان حق تغییر یا لغو این رضایت را در هر زمان دارد.

بله، اگر حساب گوگل کاربر از نوع Google Workspace متعلق به یک سازمان باشد، مدیر سیستم آن سازمان طبق قوانین کاری و توافق‌نامه استخدام می‌تواند به بسیاری از داده‌های فعالیت، ایمیل‌ها و اسناد کاربر در آن حساب دسترسی قانونی داشته باشد و حتی برخی تنظیمات حریم خصوصی مانند حذف خودکار را کاربر عادی نتواند تغییر دهد. این موضوع کاملاً متفاوت از حساب‌های شخصی Gmail است که کنترل کامل آن‌ها در اختیار خود کاربر باقی می‌ماند.