راهنمای سامانه گلستان فرهنگیان education.cfu.ac.ir

سامانه جامع مدیریت آموزشی گلستان، زیرساخت اصلی و متمرکز برای مدیریت تمامی امور تحصیلی دانشجویان دانشگاه فرهنگیان است. این سامانه که با آدرس education.cfu.ac.ir در دسترس است، وظایفی نظیر ثبت‌نام پذیرفته‌شدگان جدید، انتخاب واحد نیم‌سال تحصیلی، مشاهده نمرات و کارنامه، درخواست‌های اداری مانند گواهی اشتغال به تحصیل و در نهایت امور فارغ‌التحصیلی را بر عهده دارد. برخلاف سامانه‌های جانبی، گلستان مرجع نهایی سوابق تحصیلی دانشجو محسوب می‌شود و تمامی تعاملات آموزشی میان دانشجو، استاد و واحد آموزش دانشگاه در این بستر انجام می‌گیرد.

بسیاری از دانشجویان این دو سامانه را با هم اشتباه می‌گیرند. سامانه گلستان صرفاً بر روی مسائل «آموزشی» مانند انتخاب واحد، نمرات و سوابق تحصیلی تمرکز دارد. در مقابل، سامانه «هدف» (Hadaf) برای مدیریت امور رفاهی، تغذیه، خوابگاه و فیش‌های حقوقی دانشجو-معلمان طراحی شده است. بنابراین اگر به دنبال رزرو غذا یا امور خوابگاهی هستید باید به سامانه هدف مراجعه کنید، اما برای مشاهده نمره یا اعتراض به نمرات، سامانه گلستان تنها مرجع رسمی و معتبر دانشگاه فرهنگیان است.

در گذشته و در نسخه‌های ابتدایی نرم‌افزار، از نام «مروارید» برای این سیستم استفاده می‌شد. اما در حال حاضر در تمامی مکاتبات رسمی، اطلاعیه‌ها و محیط کاربری دانشگاه فرهنگیان، عنوان «سیستم جامع دانشگاهی گلستان» به کار می‌رود. استفاده از نام مروارید منسوخ شده و ممکن است باعث سردرگمی دانشجویان جدیدالورود شود. آدرس رسمی این سامانه برای دانشگاه فرهنگیان education.cfu.ac.ir است و دانشجویان باید مراقب باشند که به آدرس‌های مشابه دانشگاه‌های دیگر (مانند پیام نور) وارد نشوند.

دسترسی به این سامانه برای چهار گروه اصلی تعریف شده است: ۱. دانشجویان کارشناسی پیوسته و ناپیوسته که در حال تحصیل هستند. ۲. مهارت‌آموزان ماده ۲۸ (پذیرفته‌شدگان آزمون استخدامی آموزش و پرورش). ۳. اساتید دانشگاه برای ثبت نمرات و تایید انتخاب واحدها. ۴. کارشناسان آموزش و مدیران گروه‌های آموزشی. هر کاربر دارای یک نام کاربری (معمولاً شماره دانشجویی) و یک رمز عبور اختصاصی است که در بدو ورود به دانشگاه توسط واحد فناوری اطلاعات پردیس مربوطه صادر و فعال می‌گردد.

تقویم آموزشی که در صفحه اول سامانه گلستان یا بخش اخبار قرار می‌گیرد، حیاتی‌ترین سند برای دانشجو است. تمامی فرآیندهای حساس مانند بازه زمانی دقیق انتخاب واحد، مهلت حذف و اضافه، زمان ارزشیابی اساتید و تاریخ شروع امتحانات در این تقویم درج می‌شود. عدم توجه به این تاریخ‌ها می‌تواند منجر به محرومیت از انتخاب واحد یا عدم امکان مشاهده نمرات شود. دانشجو موظف است طبق زمان‌بندی اعلام شده در سامانه، نسبت به انجام تکالیف آموزشی خود اقدام کند تا دچار جریمه‌های آموزشی نشود.

بله، مهارت‌آموزانی که از طریق آزمون‌های استخدامی (ماده ۲۸) وارد دانشگاه فرهنگیان می‌شوند تا دوره پودمانی خود را بگذرانند، ملزم به استفاده از سامانه گلستان هستند. این افراد برای ثبت‌نام اولیه، بارگذاری مدارک، شرکت در پودمان‌های آموزشی، مشاهده نمرات آزمون‌های جامع و در نهایت دریافت گواهی صلاحیت حرفه‌ای خود باید از طریق آدرس education.cfu.ac.ir اقدام کنند. فرآیند ورود این افراد معمولاً با کد ملی یا شماره پرونده استخدامی به عنوان نام کاربری موقت آغاز می‌شود که بعداً به شماره دانشجویی تغییر می‌یابد.

پیشخوان خدمت یکی از بخش‌های نوین و کاربردی در سامانه گلستان است که برای تسهیل درخواست‌های دانشجویی ایجاد شده است. در این بخش، دانشجو می‌تواند بدون مراجعه حضوری به آموزش، درخواست‌هایی نظیر «گواهی اشتغال به تحصیل»، «درخواست مهمانی یا انتقال»، «تاییدیه تحصیلی» و «فراغت از تحصیل» را ثبت کند. پس از ثبت درخواست، دانشجو می‌تواند گردش کار و وضعیت تایید یا رد آن را توسط کارشناسان مربوطه به صورت آنلاین مشاهده کند که این امر باعث کاهش بروکراسی اداری و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

در صفحه ورود به سامانه گلستان به نشانی education.cfu.ac.ir، بخشی به نام «اخبار و اعلانات» وجود دارد. در این قسمت، اطلاعیه‌های عمومی دانشگاه شامل تغییر در زمان‌بندی‌ها، بخشنامه‌های جدید آموزشی و راهنماهای سیستمی منتشر می‌شود. همچنین پس از ورود به پنل کاربری، در قسمت پایین صفحه اصلی، پیام‌های شخصی یا عمومی که از سوی آموزش پردیس برای دانشجو ارسال شده، قابل مشاهده است. توصیه می‌شود دانشجویان حداقل هفته‌ای دو بار این بخش را چک کنند تا از تغییرات ناگهانی در قوانین یا برنامه‌ها مطلع شوند.

فارغ‌التحصیلان قدیمی دانشگاه فرهنگیان که پرونده آن‌ها در سیستم دیجیتال ثبت شده است، می‌توانند برای دریافت خدماتی مانند درخواست دانشنامه، تاییدیه تحصیلی برای مقاطع بالاتر یا ریزنمرات رسمی به سامانه مراجعه کنند. البته دسترسی این افراد ممکن است محدودتر از دانشجویان شاغل به تحصیل باشد. در صورتی که فارغ‌التحصیلی کد کاربری خود را فراموش کرده باشد، باید با واحد بایگانی یا فناوری اطلاعات پردیس محل تحصیل خود تماس بگیرد تا دسترسی مجدد برای وی تعریف شود تا بتواند فرآیندهای اداری خود را طی کند.

برای انتخاب واحد، ابتدا باید در بازه زمانی تعیین شده در تقویم آموزشی به سامانه وارد شوید. مسیر اصلی عبارت است از: منوی ثبت‌نام -> عملیات ثبت‌نام -> ثبت‌نام اصلی. در این صفحه، لیست دروس ارائه شده برای رشته و ورودی شما نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی کد درس و انتخاب گروه درسی، درس به لیست موقت شما اضافه می‌شود. در نهایت حتماً باید دکمه «اعمال تغییرات» را بزنید. نکته مهم این است که قبل از انتخاب واحد، باید بدهی مالی (در صورت وجود) تسویه شده و فرم ارزشیابی اساتید ترم قبل تکمیل شده باشد.

حذف و اضافه معمولاً یک تا دو هفته پس از شروع ترم انجام می‌شود. در این مرحله، دانشجو مجاز است حداکثر ۲ درس را حذف و ۲ درس جدید را اضافه کند، مشروط بر اینکه سقف واحدهای مجاز (حداقل ۱۲ و حداکثر ۲۰ یا ۲۴ واحد) رعایت شود. مسیر انجام آن مشابه انتخاب واحد است: منوی ثبت‌نام -> عملیات ثبت‌نام -> ترمیم (حذف و اضافه). در این مرحله می‌توانید گروه‌های درسی خود را تغییر دهید یا دروسی که در انتخاب واحد اصلی ظرفیت نداشتند و اکنون ظرفیت خالی دارند را اخذ نمایید.

برای مشاهده نمرات، پس از ورود به سامانه به مسیر «آموزش -> دانشجو -> مشخصات دانشجو -> کارنامه ترمی دانشجو» بروید. در این بخش با انتخاب سال تحصیلی و ترم مورد نظر، نمرات تایید شده و تایید نشده نمایش داده می‌شود. نمراتی که به رنگ قرمز هستند، هنوز توسط آموزش نهایی نشده‌اند. همچنین برای مشاهده معدل کل و سوابق تمام ترم‌ها، می‌توانید از بخش «کارنامه کلی» استفاده کنید. دقت کنید که اگر فرم ارزشیابی اساتید را پر نکرده باشید، سامانه اجازه مشاهده نمرات را تا تاریخ مشخصی به شما نخواهد داد.

پس از ثبت نمره موقت توسط استاد، دانشجو معمولاً ۴۸ تا ۷۲ ساعت فرصت دارد تا اعتراض خود را ثبت کند. برای این کار باید به بخش «مشاهده نمره امتحان دانشجو» رفته و در مقابل درس مورد نظر، گزینه «درخواست تجدید نظر» را انتخاب کنید. در کادر باز شده، دلیل اعتراض خود را به صورت مستدل بنویسید. استاد موظف است اعتراض را بررسی و نمره را تایید نهایی یا اصلاح کند. پس از تایید نهایی توسط استاد و آموزش، نمره به هیچ وجه قابل تغییر نخواهد بود، لذا در بازه زمانی تعیین شده حتماً نمرات موقت را چک کنید.

فرآیند فارغ‌التحصیلی کاملاً سیستمی است. دانشجو باید از بخش پیشخوان خدمت، درخواست «فراغت از تحصیل» را ثبت کند. با این کار، پرونده الکترونیکی دانشجو به ترتیب به واحدهای کتابخانه، خوابگاه، امور مالی، گروه آموزشی و در نهایت آموزش کل ارسال می‌شود. هر واحد در صورت عدم بدهی یا نقص مدارک، درخواست را تایید می‌کند. دانشجو می‌تواند در هر لحظه ببیند که پرونده‌اش در کدام مرحله متوقف شده است. پس از تایید تمام واحدها، وضعیت دانشجو در سامانه به «فارغ‌التحصیل» تغییر یافته و امکان صدور گواهی موقت فراهم می‌گردد.

برای دریافت گواهی اشتغال به تحصیل جهت ارائه به سازمان‌ها یا بانک‌ها، به منوی «آموزش -> دانشجو -> درخواست‌ها -> درخواست گواهی اشتغال به تحصیل و تاییدیه» بروید. در این بخش نوع گواهی و مرجع صادرکننده را انتخاب کنید. پس از تایید کارشناس آموزش، فایلی حاوی کد QR و امضای دیجیتال صادر می‌شود که ارزش قانونی دارد. نیازی به مراجعه حضوری برای مهر و امضای فیزیکی نیست، زیرا سازمان‌های استعلام‌کننده می‌توانند با استفاده از کد مندرج در پایین گواهی، اصالت آن را از طریق سامانه گلستان فرهنگیان استعلام نمایند.

حذف اضطراری معمولاً در هفته‌های پایانی ترم (حدود دو هفته قبل از امتحانات) فعال می‌شود. دانشجو مجاز است تنها یک درس نظری را حذف کند، به شرطی که تعداد واحدهای باقی‌مانده وی از حد نصاب ۱۲ واحد کمتر نشود. برای این کار باید به منوی ثبت‌نام -> عملیات ثبت‌نام -> حذف اضطراری بروید. درخواست شما به صورت سیستمی برای استاد درس و مدیر گروه ارسال می‌شود و در صورت تایید آن‌ها، درس از لیست دروس ترم جاری حذف شده و نمره‌ای برای آن ثبت نمی‌گردد، اما شهریه آن (در صورت وجود) مسترد نخواهد شد.

ارزشیابی اساتید یک فرآیند اجباری در پایان هر ترم است. دانشجویان باید به مسیر «آموزش -> ارزشیابی -> نظرسنجی -> پاسخگویی به سوالات نظرسنجی» بروند. در این بخش برای هر یک از اساتید ترم جاری، فرمی شامل سوالات کیفی و کمی نمایش داده می‌شود. هویت دانشجو در این نظرسنجی کاملاً محرمانه باقی می‌ماند و اساتید تنها میانگین نمرات را مشاهده می‌کنند. دقت کنید که عدم تکمیل این فرم‌ها باعث قفل شدن موقت سامانه و عدم امکان مشاهده نمرات یا انجام انتخاب واحد در ترم آینده خواهد شد.

قبل از شروع بازه انتخاب واحد، دانشجویان می‌توانند از مسیر «آموزش -> گزارش‌های آموزش -> درس‌های ارائه شده -> لیست دروس ارائه شده» لیست کامل دروس را مشاهده کنند. در این گزارش، اطلاعاتی نظیر کد درس، نام استاد، روز و ساعت برگزاری کلاس، تاریخ امتحان و ظرفیت باقی‌مانده نمایش داده می‌شود. بررسی این لیست به دانشجو کمک می‌کند تا قبل از باز شدن زمان انتخاب واحد، برنامه هفتگی خود را تنظیم کرده و کدهای درسی مورد نظر را یادداشت کند تا در زمان اصلی با سرعت بیشتری فرآیند ثبت‌نام را انجام دهد.

سامانه گلستان با معماری قدیمی طراحی شده و بهینه‌ترین حالت نمایش آن در مرورگر Internet Explorer بود. اما با توجه به توقف پشتیبانی از این مرورگر، در حال حاضر بهترین گزینه استفاده از مرورگر **Microsoft Edge** در حالت **IE Mode** است. همچنین می‌توانید از مرورگر Google Chrome به همراه افزونه‌های شبیه‌ساز IE استفاده کنید. استفاده از مرورگرهای موبایل یا نسخه‌های عادی کروم و فایرفاکس معمولاً باعث نمایش ناقص جداول، کار نکردن دکمه‌های «اعمال تغییرات» و بروز خطاهای جاوا اسکریپت در هنگام انتخاب واحد می‌شود.

برای فعال‌سازی، ابتدا مرورگر Edge را باز کرده و به بخش Settings بروید. در منوی سمت چپ، گزینه Default Browser را انتخاب کنید. در بخش Allow sites to be reloaded in Internet Explorer mode، گزینه Allow را انتخاب کرده و مرورگر را Restart کنید. سپس آدرس education.cfu.ac.ir را باز کنید. پس از لود شدن صفحه، روی آیکون سه نقطه در گوشه بالا سمت راست کلیک کرده و گزینه Reload in Internet Explorer mode را بزنید. با این کار، تمامی منوها و دکمه‌های سامانه گلستان به درستی و بدون نقص فنی نمایش داده خواهند شد.

اگر رمز عبور خود را فراموش کرده‌اید، در صفحه ورود روی لینک «فراموشی رمز عبور» کلیک کنید. در این بخش معمولاً با وارد کردن شماره دانشجویی، کد ملی و شماره همراه ثبت شده در سیستم، رمز جدید برای شما پیامک می‌شود. اگر شماره همراه شما در سیستم اشتباه است یا پیامک دریافت نمی‌کنید، تنها راه حل مراجعه حضوری یا تماس تلفنی با واحد فناوری اطلاعات (IT) پردیس محل تحصیل است. کارشناسان پس از احراز هویت، رمز شما را به حالت پیش‌فرض (معمولاً کد ملی) برمی‌گردانند تا بتوانید مجدداً وارد شوید.

این خطا زمانی رخ می‌دهد که دانشجو بیش از ۳ یا ۵ بار (بسته به تنظیمات امنیتی) رمز عبور خود را اشتباه وارد کند. در این حالت، سیستم برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، حساب کاربری را به مدت ۲۴ ساعت مسدود می‌کند. در برخی موارد، پس از گذشت این زمان حساب به طور خودکار باز می‌شود. اما اگر عجله دارید، باید با کارشناس آموزش یا واحد IT تماس بگیرید تا قفل کاربری شما را باز کنند. توصیه می‌شود برای جلوگیری از این مشکل، از کیبورد انگلیسی استفاده کرده و از خاموش بودن کلید Caps Lock اطمینان حاصل کنید.

بله، اما به دلیل عدم بهینه‌سازی رابط کاربری برای صفحات کوچک و نیاز به تنظیمات خاص مرورگر، بسیار دشوار است. اگر مجبور به استفاده از موبایل هستید، از مرورگرهایی مانند **Puffin** که دارای شبیه‌ساز دسکتاپ و فلش‌پلیر هستند استفاده کنید. در مرورگر کروم موبایل نیز حتماً گزینه Desktop Site را فعال کنید. با این حال، برای کارهای حساس مانند انتخاب واحد که نیاز به سرعت و دقت بالا دارد، به هیچ عنوان استفاده از موبایل توصیه نمی‌شود، زیرا احتمال خطا در انتخاب کد درس یا عدم ثبت نهایی واحدها بسیار زیاد است.

این مشکل عمدتاً به دلیل مسدود بودن پنجره‌های پاپ‌آپ (Pop-up) در مرورگر یا عدم سازگاری با موتور رندرینگ مرورگر رخ می‌دهد. سامانه گلستان برای نمایش بسیاری از فرم‌ها از پنجره‌های جدید استفاده می‌کند. اگر در نوار آدرس مرورگر آیکون قرمز رنگی مشاهده کردید، روی آن کلیک کرده و گزینه Always allow pop-ups from this site را انتخاب کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که تنظیمات Compatibility View در اینترنت اکسپلورر یا IE Mode در اج فعال باشد. غیرفعال بودن جاوا اسکریپت نیز می‌تواند عامل دیگری برای کار نکردن دکمه‌ها باشد.

در ساعات اوج مصرف، به ویژه دقایق اول انتخاب واحد، سرورهای سامانه با ترافیک سنگینی مواجه می‌شوند. در این شرایط، از باز کردن چندین تب همزمان خودداری کنید، زیرا باعث شناسایی شما به عنوان ربات و اخراج از سیستم می‌شود. اگر با خطای Server Busy مواجه شدید، چند لحظه صبر کرده و صفحه را Refresh کنید. همچنین پاک کردن Cache و Cookies مرورگر قبل از شروع انتخاب واحد می‌تواند به بهبود سرعت لود شدن صفحات کمک کند. استفاده از اینترنت پرسرعت و پایدار (ADSL یا VDSL) به جای اینترنت موبایل در این مواقع اولویت دارد.

سامانه گلستان از پروتکل امنیتی HTTPS برای رمزنگاری تبادل داده‌ها استفاده می‌کند. همچنین برای هر بار ورود، علاوه بر رمز عبور، وارد کردن کد امنیتی (Captcha) الزامی است. برای حفظ امنیت حساب خود، هرگز رمز عبور را در اختیار دیگران یا کافی‌نت‌ها قرار ندهید. پس از اتمام کار، حتماً از دکمه «خروج» استفاده کنید و صرفاً به بستن مرورگر اکتفا نکنید. همچنین توصیه می‌شود رمز عبور خود را که به صورت پیش‌فرض کد ملی یا شماره شناسنامه است، در اولین ورود تغییر داده و از ترکیب اعداد و حروف استفاده کنید.

خطای عدم دسترسی معمولاً زمانی رخ می‌دهد که نشست (Session) شما در سامانه منقضی شده باشد یا سعی داشته باشید به منویی دسترسی پیدا کنید که برای نقش کاربری شما تعریف نشده است. اگر مدتی طولانی در صفحه بمانید و فعالیتی نکنید، سیستم شما را به صورت خودکار خارج می‌کند. در این صورت باید یک بار از سامانه خارج شده، مرورگر را ببندید و دوباره وارد شوید. اگر با وجود ورود مجدد همچنان به بخش‌های پایه (مانند مشاهده نمره) دسترسی ندارید، احتمالاً محدودیت آموزشی (مانند عدم پرداخت شهریه یا عدم تکمیل نظرسنجی) برای شما اعمال شده است.

دانشجویان نوبت دوم (شبانه) یا مهارت‌آموزان باید شهریه خود را به صورت آنلاین پرداخت کنند. برای این کار به منوی «آموزش -> شهریه -> پرداخت‌های الکترونیکی دانشجو» بروید. در این صفحه مبلغ بدهی نمایش داده می‌شود. با انتخاب درگاه بانکی و وارد کردن اطلاعات کارت بانکی عضو شتاب (شماره کارت، CVV2 و رمز پویا)، پرداخت را انجام دهید. پس از پرداخت موفق، حتماً کد پیگیری را یادداشت کنید. معمولاً بلافاصله پس از تراکنش، وضعیت مالی در سامانه به‌روزرسانی شده و محدودیت‌های انتخاب واحد یا مشاهده نمره برای دانشجو برطرف می‌گردد.

برای مشاهده جزئیات مالی، به مسیر «آموزش -> شهریه -> لیست پرداختی‌های دانشجو» بروید. در این بخش تمامی مبالغ واریز شده، تاریخ تراکنش‌ها و شماره پیگیری‌های بانکی ثبت شده است. همچنین در گزارش «وضعیت مالی دانشجو»، می‌توانید تفکیک شهریه ثابت و متغیر برای هر ترم را مشاهده کنید. اگر مبلغی از کارت شما کسر شده اما در سامانه ثبت نشده است، معمولاً تا ۷۲ ساعت به صورت خودکار توسط بانک مسترد می‌شود؛ در غیر این صورت باید با در دست داشتن رسید بانکی به امور مالی پردیس مراجعه کنید.

خیر، طبق ساختار جدید دانشگاه فرهنگیان، امور رفاهی از امور آموزشی تفکیک شده است. هزینه‌های مربوط به رزرو غذا، اجاره‌بهای خوابگاه و سایر خدمات رفاهی معمولاً از طریق «سامانه هدف» یا سامانه‌های محلی پردیس‌ها مدیریت می‌شود. سامانه گلستان صرفاً مختص شهریه آموزشی (ثابت و متغیر) و جریمه‌های احتمالی آموزشی است. البته در برخی موارد خاص، بدهی‌های رفاهی ممکن است به صورت دستی توسط کارشناس در سامانه گلستان به عنوان مانع انتخاب واحد ثبت شود، اما پرداخت اصلی آن‌ها در بسترهای دیگر انجام می‌گیرد.

شهریه دوره‌های پودمانی مهارت‌آموزان ماده ۲۸ هر ساله توسط هیئت امنای دانشگاه فرهنگیان تعیین و ابلاغ می‌شود. این شهریه معمولاً شامل دو بخش برای پودمان اول و دوم است. مبلغ دقیق آن در دفترچه راهنمای ثبت‌نام مهارت‌آموزان درج می‌شود و دانشجو موظف است قبل از شروع هر پودمان، سهم تعیین شده را در سامانه گلستان تسویه کند. عدم پرداخت شهریه به منزله انصراف از دوره تلقی شده و سامانه اجازه شرکت در آزمون‌های پایان پودمان یا آزمون جامع اصلح را به فرد نخواهد داد.

امکان تقسیط مستقیم و خودکار در سامانه گلستان تعریف نشده است. دانشجویانی که توانایی پرداخت یکجای شهریه را ندارند، باید به صورت حضوری به امور مالی پردیس خود مراجعه کرده و درخواست تقسیط بدهند. در صورت موافقت، کارشناس مالی سقف بدهی مجاز را در سیستم تغییر می‌دهد تا دانشجو بتواند با پرداخت بخشی از شهریه، انتخاب واحد خود را انجام دهد. مابقی بدهی باید تا قبل از شروع امتحانات پایان ترم تسویه شود، در غیر این صورت کارت ورود به جلسه امتحان برای دانشجو صادر نخواهد شد.

اگر مبلغی اضافه بر شهریه یا به اشتباه واریز کرده‌اید، این مبلغ در حساب شما در سامانه گلستان به عنوان «بستانکار» باقی می‌ماند و برای ترم‌های آینده لحاظ می‌شود. اما اگر قصد دریافت فیزیکی وجه را دارید، باید درخواست کتبی خود را به همراه کپی کارت ملی و شماره شبا به امور مالی دانشگاه ارائه دهید. پس از تایید مدیریت مالی و طی مراحل اداری، مبلغ مورد نظر به حساب شخص دانشجو واریز خواهد شد. این فرآیند ممکن است بین دو هفته تا یک ماه زمان ببرد و مستقیماً از داخل سامانه قابل انجام نیست.

بله، طبق قوانین وزارت علوم و دانشگاه فرهنگیان، صدور مدارک تحصیلی مستلزم پرداخت هزینه‌های اداری و تمبر دولتی است. این مبالغ در زمان ثبت درخواست فارغ‌التحصیلی در پیشخوان خدمت سامانه گلستان محاسبه و به دانشجو اعلام می‌شود. دانشجو باید از طریق درگاه پرداخت آنلاین موجود در همان بخش، هزینه را واریز کند. همچنین اگر دانشجو از وام‌های صندوق رفاه استفاده کرده باشد، باید ابتدا نسبت به تسویه حساب یا تعیین تکلیف وام‌ها اقدام کند تا اجازه صدور مدرک در سامانه صادر شود.

دانشجویانی که در بازه زمانی تعیین شده در تقویم آموزشی نسبت به انتخاب واحد اقدام نکنند، ممکن است با بستن پنل کاربری مواجه شوند. در برخی موارد، برای بازگشایی مجدد سیستم و اجازه انتخاب واحد با تاخیر، مبلغی به عنوان جریمه ثبت‌نام دیرهنگام در سرفصل مالی دانشجو درج می‌شود. این مبلغ بسته به مصوبات دانشگاه متغیر است. علاوه بر جریمه مالی، خطر پر شدن ظرفیت کلاس‌ها و عدم ارائه دروس مورد نیاز نیز وجود دارد که می‌تواند منجر به عقب‌ماندگی تحصیلی و افزایش سنوات دانشجو شود.

در صورت مفقود شدن کارت دانشجویی، برای صدور مجدد آن باید جریمه پرداخت شود. دانشجو باید به بخش «پرداخت‌های متفرقه» در سامانه گلستان مراجعه کرده و گزینه «صدور کارت المثنی» را انتخاب کند. پس از پرداخت آنلاین مبلغ، رسید را چاپ کرده و به همراه فرم درخواست به واحد حراست یا آموزش پردیس تحویل دهد. سایر خدمات مشابه مانند صدور کارنامه لاتین یا گواهی‌های خاص نیز مسیر مشابهی دارند و تمامی مبالغ باید صرفاً از طریق سامانه و به حساب متمرکز دانشگاه واریز گردند.

طبق آیین‌نامه آموزشی دانشگاه فرهنگیان، دانشجویان کارشناسی در هر نیم‌سال تحصیلی مجاز به اخذ حداقل ۱۲ و حداکثر ۲۰ واحد درسی هستند. اگر معدل ترم قبل دانشجو بالای ۱۷ باشد (معدل الف)، می‌تواند با تایید گروه آموزشی تا ۲۴ واحد اخذ کند. همچنین دانشجویان ترم آخر (مشروط به فارغ‌التحصیلی) حتی با معدل پایین، مجاز به اخذ تا ۲۴ واحد هستند. در مقابل، دانشجویانی که در ترم قبل مشروط شده‌اند (معدل زیر ۱۲)، حق انتخاب بیش از ۱۴ واحد درسی را در ترم جاری نخواهند داشت.

اگر میانگین نمرات یک دانشجو در هر ترم کمتر از ۱۲ باشد، آن دانشجو «مشروط» تلقی می‌شود. وضعیت مشروطی به صورت خودکار در کارنامه سامانه گلستان درج می‌گردد. طبق قوانین، دانشجویی که دو ترم متوالی یا سه ترم متناوب مشروط شود، اخراج آموزشی خواهد شد. برای دانشجو-معلمان، مشروطی تبعات اداری نیز دارد و ممکن است منجر به احضار به کمیته انضباطی یا هسته گزینش شود. دانشجوی مشروط در ترم بعد تنها مجاز به انتخاب ۱۴ واحد است تا فرصت تمرکز بیشتر و جبران معدل را داشته باشد.

درخواست مهمانی یا انتقال باید در بازه زمانی مشخص (معمولاً اردیبهشت ماه برای ترم مهر) از طریق پیشخوان خدمت سامانه گلستان ثبت شود. دانشجو باید مدارک و مستندات خود (نظیر حکم اشتغال به کار همسر، بیماری خاص یا سرپرستی خانواده) را بارگذاری کند. درخواست ابتدا توسط پردیس مبدا و سپس توسط پردیس مقصد بررسی می‌شود. در صورت موافقت هر دو واحد و تایید سازمان مرکزی، وضعیت دانشجو در سامانه تغییر می‌کند. لازم به ذکر است که دانشجو-معلمان به دلیل تعهد خدمت، محدودیت‌های بیشتری برای انتقال دائم دارند.

سنوات مجاز برای تحصیل در مقطع کارشناسی پیوسته ۸ نیم‌سال (۴ سال) است. در موارد خاص و با تایید کمیسیون موارد خاص دانشگاه، امکان تمدید سنوات تا حداکثر ۲ ترم دیگر وجود دارد. در سامانه گلستان، تعداد ترم‌های تحصیلی دانشجو شمرده می‌شود و در صورت اتمام سنوات مجاز، سیستم به صورت خودکار اجازه انتخاب واحد را صادر نمی‌کند. برای دانشجویان پسر، اتمام سنوات به معنای لغو معافیت تحصیلی و معرفی به سازمان نظام وظیفه است، لذا مدیریت زمان تحصیل از طریق بررسی کارنامه در سامانه بسیار مهم است.

برای دانشجویان پسر، وضعیت نظام وظیفه در بخش «مشخصات کامل دانشجو» در سامانه گلستان درج شده است. دانشگاه موظف است پس از ثبت‌نام قطعی، نامه معافیت تحصیلی را به صورت سیستمی یا فیزیکی به پلیس +۱۰ ارسال کند. دانشجو باید اطمینان حاصل کند که تاریخ اعتبار معافیت تحصیلی وی در سامانه با سنوات تحصیلی‌اش همخوانی دارد. در صورت انصراف، اخراج یا فارغ‌التحصیلی، مراتب ظرف مدت ۱۵ روز از طریق سامانه به سازمان نظام وظیفه اعلام می‌شود تا وضعیت سربازی فرد مشخص گردد.

طبق آیین‌نامه، غیبت بیش از ۳ شانزدهم در هر درس منجر به حذف آموزشی آن درس (نمره صفر یا حذف توسط استاد) می‌شود. اساتید لیست غیبت‌ها را در سامانه گلستان ثبت می‌کنند. همچنین اگر دانشجو در جلسه امتحان پایان ترم غیبت کند، در سامانه وضعیت «غیبت در امتحان» درج شده و نمره آن درس صفر لحاظ می‌شود. تنها در صورتی که غیبت موجه باشد (با ارائه مدارک پزشکی معتبر و تایید شورای آموزشی)، وضعیت به «حذف پزشکی» تغییر می‌یابد که در این صورت نمره صفر در معدل کل محاسبه نخواهد شد.

تغییر رشته در دانشگاه فرهنگیان به دلیل تعهد خدمت به آموزش و پرورش و سهمیه‌بندی بومی، بسیار دشوار و دارای ضوابط سخت‌گیرانه است. دانشجو باید حداقل یک سال تحصیلی را گذرانده باشد و نمره قبولی در رشته مقصد را در کنکور سراسری کسب کرده باشد. درخواست تغییر رشته باید از طریق پیشخوان خدمت سامانه گلستان ثبت شده و به تایید گروه آموزشی، پردیس و اداره کل آموزش و پرورش استان محل تعهد برسد. در صورت موافقت نهایی، تمامی سوابق تحصیلی در سامانه به رشته جدید منتقل می‌گردد.

دانشجویی که برای فارغ‌التحصیلی تنها ۲ درس نظری (حداکثر ۴ واحد) باقی‌مانده داشته باشد، می‌تواند این دروس را به صورت «معرفی به استاد» اخذ کند. برای این کار باید در سامانه گلستان درخواست خود را ثبت کند تا آموزش بررسی نماید که آیا واقعاً این دروس آخرین دروس وی هستند یا خیر. پس از تایید، دانشجو نیازی به شرکت در کلاس ندارد و تنها در تاریخ تعیین شده توسط آموزش، امتحان درس را با استاد مربوطه هماهنگ و برگزار می‌کند. نمره این درس مستقیماً در کارنامه ترم آخر ثبت می‌شود.

تمامی گزارش‌ها و مدارکی که از سامانه گلستان استخراج می‌شوند، در صورتی که دارای کد صحت، شماره سریال یا کد QR باشند، دارای اعتبار قانونی هستند. طبق بخشنامه‌های جدید، سازمان‌ها و نهادهای دولتی موظف به پذیرش گواهی‌های دیجیتال دانشگاه‌ها هستند. با این حال، برای مدارک حساس مانند «ریزنمرات رسمی» جهت اپلای یا انتقال به دانشگاه‌های خارج از کشور، دانشجو باید نسخه چاپی را به تایید و مهر فیزیکی مدیریت آموزشی دانشگاه در سازمان مرکزی برساند تا قابلیت ترجمه رسمی در دارالترجمه‌ها را داشته باشد.